La contabilidad es el lenguaje mundial de los negocios, el entendimiento de los principios básicos y las dinámicas para el manejo de las cuentas contables.

En esta unidad se iniciará con el conocimiento de la estructura general de las cuentas contables, del activo y su dinámica, precisando el manejo de las mismas de acuerdo con la normatividad nacional e internacional aplicable en Colombia.

Por otra parte, teniendo en cuenta que el resultado de la contabilidad, luego de la compilación, clasificación y registro de la información, se muestra en los informes contables, se hará un recorrido por cada una de las cuentas que conformarán la estructura de los dos principales estados financieros: el estado de situación financiera y el estado de resultados, su clasificación y análisis preliminar.

Propósito general

Relacionar conceptos básicos contables y registros de cuentas del activo para la correcta presentación de los estados financieros de una compañía.

Propósitos específicos

• Reconocer la naturaleza de las cuentas contables del activo y la dinámica en el registro de los hechos económicos.
• Identificar las cuentas del activo y su análisis en el estado de situación financiera.
• Analizar la estructura del estado de resultados, identificando las cuentas nominales que lo componen y su relación con las cuentas del activo.

Uno de los conceptos básicos de la contabilidad es la ecuación contable, con la cual se obtiene el balance de las transacciones económicas en una entidad. Con dicha ecuación se puede visualizar de primera mano los cambios y movimientos del activo, pasivo y patrimonio, además de mostrar una igualdad en las operaciones, tal como se presenta en el gráfico que acompaña esta pantalla.

Con la ecuación contable se hace un primer acercamiento a la estructura del balance general o estado de situación financiera, donde se aprecia como primer elemento de los estados financieros el activo de la compañía, que representa los recursos con que cuenta la entidad y de los cuales puede disponer y utilizar para el cumplimiento de los fines para los que se constituye.

Para poner en práctica el concepto de ecuación contable, se hace necesario recordar el sistema de partida doble, donde cada transacción empresarial debe contar con un registro contable cuya dinámica incluye el uso de más de una de las cuentas contables. Analicemos los siguientes tres ejemplos.

De acuerdo con Guajardo & Andrade (2012), un activo es un recurso económico controlado por una entidad, que se espera rinda beneficios económicos en el futuro. Para conocer el costo real de dicho activo se debe tener presente el costo de adquisición del mismo y además todas las erogaciones necesarias para su instalación, traslado y puesta en marcha.

Con la entrada en vigencia de las normas internacionales de información financiera (NIIF) en Colombia, la contabilidad sufre un cambio en la forma de llevar la información, conservando siempre el principio de partida doble, el cual debe reflejar el valor monetario de las transacciones pero adaptadas a lo establecido en los contratos, sin dejar de lado que impera la esencia económica sobre la forma legal, pero teniendo presente las políticas contables y haciendo las aclaraciones respectivas en las notas a los estados financieros.

Con el proceso de armonización y convergencia a estándares internacionales, la forma de presentación de la información sufrió algunas modificaciones debido a que se hace necesario el análisis de algunas características generales de los estados financieros: presentación razonable, cumplimiento, empresa en marcha, base de devengo o contabilidad por causación, materialidad o relevancia, compensación, periodo de reportes, información comparativa, y consistencia o uniformidad de la presentación; entre otras. (Estupiñan, 2008, p.3)

Las bases de medición brindan información para determinar el valor monetario de los activos, pasivos, ingresos y gastos de la entidad. Para definir dichas bases de medición es necesario remitirse a las políticas contables establecidas por cada entidad donde acorde a la normatividad vigente pueden establecer bases de medición como: costo histórico, valor razonable, costo, valor realizable o de liquidación y valor presente. En la siguiente interactividad se explican algunos de estos modelos.

La contabilidad se sustenta en los principios establecidos en las normas internacionales de información financiera que se encuentran en constante revisión y ajuste. Es responsabilidad de cada profesional estar en constante actualización.

Colombia está en proceso de convergencia a NIIF desde el año 2013. Cada año hay varias actualizaciones a las normas emitidas por IASB. Para el 2017, de acuerdo con el Consejo Técnico de Contaduría Pública (CTCP), las PYMES en Colombia deben aplicar NIIF para PYMES versión 2009, a pesar de que IASB ya cuenta con NIIF para PYMES versión 2015.

Material de apoyo

Las cuentas del activo son de naturaleza débito, es decir; aumentan por el débito y disminuyen por el crédito. Sin embargo, como lo indica Fierro (2009), el activo tiene algunas cuentas complementarias, como: depreciaciones, amortizaciones, deterioro y agotamiento, que son de naturaleza crédito y disminuyen directamente los activos permitiendo mostrar el valor neto o en libros de algunas cuentas.

De acuerdo con las normas internacionales de información financiera (NIIF), un activo es un recurso controlado por la empresa (no necesariamente de propiedad de la misma), procedente de sucesos pasados (como compra, consignación, cesión, producción…etc.) y del cual se espera obtener beneficios económicos futuros que sean susceptibles de ser valorados con fiabilidad.

Según la norma mexicana NIF A-1 citada por Romero (2014), la información financiera que surge de la contabilidad, es información cuantitativa, expresada en unidades monetarias, y descriptiva, que muestra la posición y el desempeño financiero de una entidad, y cuyo objetivo es el de ser útil al usuario general en la toma de sus decisiones económicas.

Dentro de esa estructura del estado de situación financiera, se encuentran la ecuación contable y las cuentas que la componen: activo, pasivo y patrimonio o capital; estas cuentas son conocidas como cuentas reales porque muestran la realidad de la empresa en un corte específico y por lo tanto, no se cierran al finalizar cada periodo contable. Son dinámicas y aumentan o disminuyen con las diferentes operaciones de la empresa por lo que no son acumulativas y presentan saldos reales para la empresa.

El saldo de las cuentas, por lo tanto, se presenta como una diferencia entre sus movimientos débitos y créditos. Analicemos los siguientes saldos de una empresa para comprender mejor este aspecto.

El activo se clasifica de acuerdo con diferentes puntos de vista: financiero, fiscal, administrativo y civil. Igualmente, se pueden dar diferentes clasificaciones por requerimientos de análisis por parte de los diferentes usuarios internos y externos de la información, como: superintendencias, direcciones de impuestos nacionales, distritales, departamentales y locales, cámara de comercio, gerentes generales y de áreas; entre otros.

Para la norma internacional los activos se clasifican en financieros y no financieros, Fierro & Fierro (2015) presentan el efectivo, las inversiones financieras en otras entidades y las inversiones en acciones ordinarias como activos financieros porque generan nuevas entradas de efectivo. Los inventarios para mantenimiento o venta, la maquinaria, el equipo de transporte, entre otros; se consideran activos no financieros.

La clasificación de las cuentas como corrientes y no corrientes es una decisión empresarial pero no obligatoria para las NIIF. La presentación de informes financieros de acuerdo con las normas internacionales de información financiera establece tres criterios: naturaleza y liquidez de los activos, función de los activos dentro de la entidad y los importes, naturaleza y plazo de pasivos. La NIC 1, resume algunas características de los activos para ser considerados corrientes.

Para las NIIF los activos se clasifican de acuerdo con la intención, ya sea que se tengan para la venta, para propósito administrativo, para arriendo, para uso, etc.

En Colombia se trató de establecer uniformidad en la clasificación de la contabilidad estructurando un catálogo de cuentas con una lista ordenada y codificada de las cuentas que requiere la empresa, su descripción y manejo. Así, antes de la entrada en el proceso de convergencia a NIIF, estaban autorizados 14 planes únicos de cuentas (PUC) para diferentes sectores económicos, algunos de los cuales ya han sido modificados para dar cumplimiento a la norma de implementación de NIIF y para continuar con la uniformidad de la información contable.

Material de apoyo

Las cuentas de orden son establecidas en Colombia mediante el decreto 2650. Son cuentas que no afectan los valores reales de la empresa contenidas en el balance: activos, pasivos y patrimonio. Por lo tanto, se presentan al pie del balance a manera de anexo, ya que registran operaciones no contables con valores contingentes; es decir, que pueden o no suceder. Con el fin de justificar la partida doble, se presentan en pareja, una cuenta de orden deudora y su contrapartida o una cuenta de orden acreedora y su contrapartida. (Decreto 2650, 1993).

Las NIIF como principios y criterios de contabilidad no enmarcan explícitamente planes de cuentas y tampoco acostumbran el manejo de cuentas de orden, cuyo fin es controlar información no contable; ya que de acuerdo con NIIF dicha información se debe manejar por medio de las revelaciones o notas a los estados financieros. En Colombia, las cuentas de orden permiten evidenciar: embargos, bienes en custodia, litigios, documentos endosados o valores en contingencia…etc.

Al hablar del activo no es posible realizar una argumentación independiente mostrando estas cuentas como un todo absoluto ya que como se ha observado previamente, se debe conservar el principio de partida doble y por tanto, establecer las relaciones necesarias con la estructura financiera de la empresa.

El estado de situación financiera de la empresa también conocido como balance, representa el equilibrio de las cuentas del activo con las cuentas del pasivo y patrimonio y en él, los resultados del ejercicio derivados del cierre del estado de resultados.

El estado de situación financiera no es un informe acumulativo, es decir que sus cuentas aumentan y disminuyen con el paso de las transacciones y por lo tanto, presenta saldos de cuentas en una fecha determinada, por esa razón es un estado estático.

El estado de situación financiera puede ser presentado en forma de cuenta o en forma de reporte, igualmente en forma vertical o en forma horizontal comparativa.

Actividad de aprendizaje

A continuación deberás realizar un reporte para una empresa, lee atentamente las indicaciones y evalúa lo aprendido.

Las cuentas nominales o de resultados acumulan gastos que se originan de disminuciones en el activo como: pagos de servicios, deterioro de inventarios, deterioro de cartera o de inversiones, gastos de ventas, etc. También se pueden generar por aumento de los pasivos; por ejemplo, cuando se genera la nómina por pagar, o cuando se causan los impuestos derivados de las ventas, etc.

A su vez, el estado de resultados también acumula cuentas de ingresos que se derivan de operaciones comerciales de venta y que por ende, crean un activo, como es el caso de las cuentas por cobrar a clientes, o cuando el banco paga intereses por un dinero depositado en ahorros generando un ingreso no operacional y su contrapartida como un débito a la cuenta de bancos. También se pueden dar ingresos en este informe financiero, derivados de pasivos; por ejemplo, en un descuento por pronto pago a un proveedor.

El estado de resultados es un informe acumulativo y periódico, es decir que a medida que avanzan las transacciones empresariales, esas cuentas van creciendo, lo que al cierre de un periodo refleja una utilidad o pérdida que se traslada al patrimonio empresarial. Por esa razón, estas cuentas deben quedar en ceros al cierre del ejercicio contable. Son dinámicos porque muestran resultados de un solo periodo contable.

La NIC 1 establece dos formas de presentación del estado de resultados: por naturaleza de los gastos y por función del gasto. En Colombia tradicionalmente es de mayor uso el estado de resultados presentado por función. En cualquier caso, es bueno conservar la forma de presentación de un periodo a otro para facilitar el análisis y cruce de información.

Actividad de aprendizaje

Esta actividad busca evaluar la práctica de los conocimientos obtenidos en el desarrollo de esta unidad: generalidades del activo. Lee atentamente el planteamiento y resuelve el ejercicio de forma exitosa.

El activo representa los bienes y derechos con que cuenta un ente económico para el desarrollo de su objeto social. Las cuentas del activo son de naturaleza débito; esto quiere decir, que empiezan y aumentan en el debe, disminuyen en el haber y generalmente su saldo es débito, pero existen algunas excepciones como: depreciaciones, agotamiento y deterioro que son de naturaleza crédito y, por tanto, disminuyen los activos.

Existen diferentes modelos para valuación de activos, la norma internacional sugiere aplicar el modelo de valor razonable en varios conceptos, entendido el valor razonable como el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre un comprador y un vendedor interesado y debidamente informado, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua.

Debido a que la contabilidad se trabaja por partida doble, resulta más claro entender el manejo de las cuentas del activo con sus correspondientes contrapartidas de pasivo, patrimonio o cuentas nominales.

Las cuentas del activo por ser parte del estado de situación financiera o balance general se denominan cuentas reales ya que no son acumulativas y, por tanto, reflejan la realidad en una fecha específica. Dentro del balance general podemos identificar la ecuación contable: Activo=Pasivo + Patrimonio, ya que éstas son las cuentas que lo componen.