Organizar y almacenar un expediente legal puede ser uno de los mayores dolores de cabeza para un abogado o abogada, particularmente cuando no tiene personal de apoyo que le asista en esta tarea. A la vez, es sumamente primordial mantenerlos organizados, al menos mientras el caso está abierto. Con la llegada de la tecnología, muchos y muchas profesionales del derecho han recurrido a almacenar sus expedientes de forma digital. De esta forma, ahorran espacio y tiempo, pues a la hora de buscar algún escrito o moción, simplemente hacen una búsqueda en sus computadoras.
Para aquellos que aún no han hecho la transición al almacenamiento digital, y se ven en la necesidad de explorar una forma sencilla y conveniente de organizar sus expedientes, aquí van varios consejos:
Antes de comenzar
En primer lugar, debemos conocer que los expedientes legales están compuestos de lo siguiente y así debe separarlos:
1. Correspondencia y notificaciones
2. Alegaciones
3. Mociones
4. Prueba: Interrogatorios, prueba documental, fotografías entre otros
5. Misceláneas: Expedientes médicos, reportes, el contrato, recibos, etc.
Entonces…
- Separa cada grupo de documentos y ponlos en orden cronológico
Para organizar de forma conveniente un expediente legal, las alegaciones deben estar separadas en orden cronológico, así como las mociones y la correspondencia. Esto es útil, ya que en ocasiones los abogados deben acudir a vistas y se les requiere alguna información particular de una moción o una de las alegaciones y si estas están mezcladas con mociones y correspondencia, puede ser un caos acceder a ellas. No obstante, si se organiza el expediente en parte y a su vez, los documentos se organizan en orden cronológico, la búsqueda terminará siendo algo sencillo. - Prepara ÍNDICES
- Cuando culmines de organizar los cinco elementos del expediente, prepara un índice de las alegaciones que debes poner sobre estas. Dicho índice debe incluir la fecha en que la alegación fue presentada ante el Tribunal.
- Luego de culminar con el índice de alegaciones, haz un índice para las mociones. Tener estos índices te ayudará si el caso eventualmente se traslada al tribunal apelativo, donde las fechas y los detalles son tan importantes y donde las complicaciones para cumplir con todas las reglas, pueden restarte tiempo.
- Finalmente, haz un índice de la prueba, que eventualmente también te ayudará en la Conferencia con Antelación a Juicio y el juicio. Particularmente con la prueba, esta debe ser dividida también. Dependiendo del volumen de la prueba, a menudo es conveniente mantenerla en un cartapacio aparte. No obstante, el índice de contenido de la prueba debe permanecer en el expediente. En un cartapacio aparte también pueden incluirse las transcripciones de deposiciones así como las notas del abogado. Si las notas son pequeñas, hechas en «post-its» o tarjetas pequeñas, estas pueden organizarse dentro de un sobre para que no se pierdan.
Organizar un expediente puede tomar mucho tiempo, así que es preferible comenzar este sistema desde que llega el primer documento. Pero si no es así, saca un sábado o un día feriado… Aunque es probable que no puedas facturar o cobrar ese tiempo, a la larga garantiza el ahorro y otros dolores de cabeza tan innecesarios en esta profesión.