Auf- und Ausbau von Shared Service Centern: Prozesse zuerst aufwendig standardisieren oder später den übernommenen Ist-Zustand harmonisieren?
Um Kostensenkungs- und Standardisierungsziele zu erreichen, befassen sich Unternehmen jeder Größe immer häufiger mit dem Auf- und/oder Ausbau von Shared Service Centern (kurz SSC). Ob es dabei um HR, IT, Finance, Sales, Real Estate oder eine andere Funktion geht, von den Verantwortlichen sollte vorab eine Grundsatzfrage beantwortet werden: Sollen Prozesse zuerst aufwendig standardisiert werden (Fit-to-Standard-Ansatz) oder sollen übernommene Ist-Prozesse später von der Shared Service Organisation harmonisiert werden (Lift-and-Shift-Ansatz)?
ConMendo hat in unterschiedlichen Projekten festgestellt, dass die Verantwortlichen in C-Level-Positionen – diese sind i.d.R. mit der Vorbereitung und Umsetzung von SCCs betraut – häufig eine vorgelagerte Standardisierung, also den Fit-to-Standard-Ansatz, scheuen, da sich Kosteneffekte erst später, ggf. außerhalb ihres ursprünglichen Verantwortungsbereichs, in den Organisationen realisieren lassen und die eigentliche Prozessstandardisierung mit längeren Projektlaufzeiten verbunden ist. Stattdessen werden die Prozesse dem Lift-and-Shift-Ansatz folgend im Ist-Zustand an die Shared Service Organisation übergeben, um sie dort zu harmonisieren. Aus unseren Erfahrungen erweist sich der Fit-to-Standard-Ansatz jedoch als klar überlegenes Transitionskonzept (vgl. hierzu die Abbildung).
Weitere Kosteneffekte außer Standortvorteilen
Die laufende Optimierung bspw. durch Automatisierung von Standardprozessen und Skalierung innerhalb der Shared Service Organisation im Fit-to-Standard-Ansatz führt zu frühzeitig zu erheblichen Kostensenkungen, bevor überhaupt das SSC seine Aufgaben übernimmt; die Skalierung und Automatisierung aufgrund der Heterogenität der aus den operativen Einheiten übernommenen Prozesse im Lift-and-Shift-Ansatz ist dagegen sehr aufwendig – hier beschränken sich die Kosteneffekte fast ausschließlich auf eine Labour Arbitrage, indem die Shared Service Organisation bestehende Prozesse an kostengünstigere Standorte übernimmt; eine Optimierung und Standardisierung bleibt nicht selten außen vor.
Akzeptanz von Standardisierung und Vergleichbarkeit
Die Übergabe standardisierter Prozesse und Teilprozesse an die Shared Service Organisation erfordert im Vorfeld eine lokale Optimierung – der Standardisierungsaufwand liegt also im Fit-to-Standard-Ansatz primär bei der jeweiligen lokalen, übergebenden Einheit. Dies erfordert einen erhöhten Change-Management Aufwand und ggf. Vorbündelungen von Aktivitäten – gerade bei großen und komplexen Organisationen, welche lange dezentral geführt wurden. Beim Lift-and-Shift-Ansatz ist die Akzeptanz von Shared Service Standardisierungsinitiativen gerade in größeren Organisationen mit heterogenen Geschäftsmodellen und Anforderungen vergleichsweise gering, weil die übernehmenden Einheiten aufgrund der Komplexität der Abläufe nicht den gewünschten Effizienzvorteil beisteuern. Lokale Organisationen (sog. Retained Organisationen) werden nur im Fit-to-Standard-Ansatz nachhaltig und gleichförmig von administrativen Arbeiten entlastet und sind somit vergleichbar.