Contadores y consorcios de propietarios
En algún momento de la vida, casi todos tuvimos que lidiar con los consorcios de propietarios, el administrador de los mismos y el pago de las expensas, para sostener el normal funcionamiento del edificio y los problemas que surgen cuando alguna de estas cuestiones no operan de la forma debida.
La existencia de administradores desliga a los propietarios de seguir de cerca el cobro de las expensas para el posterior pago a los proveedores del edificio, más la planificación y realización de las tareas relacionadas con la conservación del mismo.
Entre las funciones delegadas por el consorcio de propietarios al administrador, no es menor la función de "rendir cuentas" acerca de su desempeño cada cierto período de tiempo, usualmente un año, coincidiendo con los ejercicios económicos de las empresas, en la fecha establecida en el Reglamento de copropiedad o por decisión posterior de la Asamblea de Propietarios.
A partir de la vigencia del Código Civil y Comercial del 2015, esa rendición de cuentas debe realizarse en Asamblea, dentro de los 60 días de cerrado el ejercicio económico. Si bien se encuadran como personas jurídicas privadas y como tales están obligados a llevar contabilidad, falta una normativa específica y modelos que permitan brindar información adecuada y uniforme a fin de que los propietarios aprueben las rendiciones de cuentas, con la tranquilidad de que se está resguardando el patrimonio del edificio.
Al ser el consorcio un ente sin fin de lucro podría encuadrarse dentro de la normas contables como tal, llevando adelante un trabajo de auditoría que permita certificar la rendición de cuentas preparada por el administrador. Eso implicaría analizar la situación del consorcio en el año, comparando con el año anterior bajo los cuatro aspectos propuestos que contemplan los estados contables básicos según las normas argentinas:
1- Estado de flujo de efectivo: permite identificar la situación financiera del edificio. Partiendo del efectivo al inicio y el efectivo al cierre, explica las causas de las variaciones, utilizando el método directo. De esta forma se mostrarán los ingresos del consorcio y los egresos. Se sugiere agrupar los egresos de acuerdo a las clasificaciones en rubros utilizados por los sistemas de expensas recomendados por la Municipalidad. Se construye utilizando el criterio de lo percibido (detallando lo efectivamente cobrado y pagado).
2- Estado de evolución del patrimonio neto: va a mostrar la composición y evolución del fondo de reserva, con sus respectivos incrementos y utilizaciones, para poder compararlo con las resoluciones del Consejo de Propietarios o la Asamblea de Propietarios, al respecto.
3- Recursos y gastos: detallando, por el criterio de lo devengado, las expensas liquidadas en el ejercicio económico, agrupando los gastos con el mismo criterio que en el estado de flujo de efectivo y complementando la información con un anexo de gastos, donde se detalle por proveedor los gastos liquidados e incluidos en expensas. Este estado se puede cruzar contra las liquidaciones de expensas entregadas mes por mes a los ocupantes.
4- Estado de situación patrimonial: expone los saldos al cierre del ejercicio económico de caja, cuentas bancarias, expensas adeudadas y cuentas de los proveedores, empleados y fisco adeudadas. Se recomienda complementar la información con un anexo de deudores de expensas, detallado por unidad e informando en nota la composición de las cuentas impagas al cierre, indicando si están vencidas o por vencer.
Este trabajo deberá ser revisado por un contador matriculado que a partir de las planillas de trabajo, base de los estados mencionados anteriormente, solicitará la documentación respaldatoria de la actuación del administrador en el ejercicio económico a verificar. Con este fin, aplicará los procedimientos de auditoría necesarios para evaluar la realidad económica del edificio, incluyendo entre otros control de cuentas corrientes en AFIP, ART, cías. de seguros, comprobaciones aritméticas de gastos incluídos en la liquidación de expensas versus comprobantes, verificación de saldos de caja, conciliaciones bancarias, etc.
Con el resultado de los procedimientos de auditoría, se elabora un informe preliminar y se solicitan aclaraciones, para luego preparar el dictamen del auditor en consecuencia con los resultados de esas aclaraciones.
Se puede realizar un informe aclaratorio adicional para el Consejo de Administración, incluyendo información complementaria e indicadores de desempeño, en base a los números analizados. Este trabajo se certificará en el Consejo Profesional correspondiente.
A través de este trabajo integral, tanto el administrador como el Consejo de propietarios, garantizan que las rendiciones de cuentas se realizaron en la debida forma y se hace más transparente la relación entre todas las partes y la información hacia los consorcistas.
En una actividad tan conflictiva y con mala prensa como la administración de consorcios, la actuación profesional de los contadores como auditores, aplicando procedimientos estandarizados de control puede ayudar a despejar dudas y minimizar conflictos.