Memorándum para mí: anotar y priorizar

Decidir qué hacer con el tiempo es cansador porque requiere una cuota extra de trabajo de nuestro cerebro, por lo que muchas veces dejamos que lo que tenemos enfrente decida por nosotros. En este artículo veremos cómo hacer para decidir cómo y en qué orden debemos afrontar nuestras tareas.

Priorización 

Esto que diré es válido para cualquier industria, pero especialmente para la del software a la hora de abordar los requerimientos de un producto, es decir, de las cosas que tenemos que hacer. 

En las metodologías ágiles, como por ejemplo en Scrum, organizamos nuestro trabajo en función de hacer primero aquello que genera más valor para el negocio. Por ejemplo, si voy a construir un sistema para ordenar comida, haré primero aquellas características que me permitan buscar la comida y pedirla y si me queda tiempo y presupuesto, haré al final un sistema que me permita obtener recompensas en función de los pedidos que voy haciendo.

Cito a las metodologías ágiles porque si bien se originaron en el mundo del desarrollo de software, han probado ser válidas y aplicables en cualquier contexto, incluso el entorno personal.

Es crucial que antes encarar cualquier actividad, identifiquemos cuáles son las tareas que tenemos que hacer, por ejemplo, en una lista. Luego debemos tomarnos el trabajo de priorizarlas según algún criterio, ya sea el del valor que genere para nuestro negocio, nuestra vida o aquello que tenga sentido para el contexto en el que estamos.

Para registrar y organizar nuestras tareas podemos valernos de diferentes medios según nos quede más cómodo y según nuestras características. Si queremos algo no muy complejo, podemos hacerlo simplemente anotando las tareas en una lista y una vez que tenemos nuestras tareas escritas, podemos enumerarlas en función de su prioridad. 

Podemos hacerlo también con POST IT pegados en alguna superficie, lo que nos permitirá tener un panorama visual de lo que hay que hacer y mover con facilidad hacia arriba aquellas cosas que tengan más prioridad y dejar las que tienen menos prioridad en la parte inferior.

Si somos más afines a la tecnología o queremos compartir lo que fuimos escribiendo y organizando con nuestro equipo, podemos utilizar versiones digitales en herramientas como MIRO o MURAL. 

Existen herramientas más sofisticadas pero a la vez simples en su uso como Trello que nos van a permitir además de escribir nuestras tareas, hacer toda clase de cosas con ellas como por ejemplo:

• Agregarles información adicional y comentarios
• Organizarlas en listas que podremos utilizar para agruparlas por una temática determinada o para representar el ciclo de vida de dicha tarea (pendiente, en curso, bloqueada.
• Compartirlas con miembros de nuestro equipo de trabajo, familia o amigos.

A continuación, les presento dos ejemplos de cómo podríamos utilizar Trello con dos enfoques distintos. 

En este primer enfoque organizamos las listas (es el nombre que reciben las columnas) como pasos del ciclo de vida de nuestra tarea: Para hacer, haciendo, bloqueado y terminado. Este enfoque utiliza un tablero de tipo Kanban. (En referencias te dejo un enlace si estás intersado en saber más).

Otra posibilidad consiste en agrupar las tareas por tema como se ve a continuación. Además, puedes valerte de las etiquetas para indicar el estado y la prioridad.

La matriz de Eisenhower

Ya hablamos de la importancia de registrar las tareas y vimos algunos ejemplos de cómo hacerlo. También abordamos la necesidad de priorizar las tareas, así que ahora te contaré sobre una estrategia para priorizarlas.

La matriz de Eisenhower es una herramienta de priorización que deriva su nombre del presidente #34 de Estados Unidos, Dwight D. Eisenhower. Según se narra, él era conocido por su alta productividad, lo que llevó a estudiar sus técnicas de administración del tiempo.

Básicamente se trata de una estrategia que busca ubicar los problemas (o tareas en este caso) en 2 ejes: el de urgencia y el de importancia.

Podemos utilizar la matriz para planificar, delegar y priorizar tareas al asignarlas a cada uno de los cuadrantes:

Primer cuadrante: urgentes e importantes (HACER)

Muchas veces se trata de temas imprevistos y por lo general, las tareas como estas deben completarse inmediatamente o en el mismo día. Algunos ejemplos son: cubrir en el trabajo a un compañero enfermo o solicitar el arreglo de la heladera (refrigerador) que se nos acaba de romper. Probablemente haya consecuencias si no cumplimos con estas tareas enseguida. 

Segundo cuadrante: importantes, pero no urgentes (PLANEAR)

Tareas que son importantes pero no tienen un plazo marcado, por lo que las puedes planificar para completarlas más adelante. Algunos ejemplos son: comprarme un vehículo porque estoy perdiendo tiempo en el transporte o planificar un objetivo comercial a largo plazo, como la renovación de maquinaria o la reducción de los costos fijos.

Tercer cuadrante: urgentes, pero no importantes (DELEGAR)

Estas tareas deben completarse inmediatamente, pero probablemente no sean tan importantes para requerir que tú las hagas, lo cual significa que pueden delegarse a otros miembros de tu equipo o de tu familia. Algunos ejemplos son: tareas rutinarias laborales o prepararte la comida diariamente.

Cuarto cuadrante: ni urgentes ni importantes (ELIMINAR) 

Estas tareas son una distracción y deben evitarse si es posible. Podemos ser menos drásticos y dejarlas en un segundo orden hasta que las de los otros cuadrantes se reduzcan, pero en general es algo difícilmente sucede. Algunos ejemplos pueden ser: asistir a la demostración de un producto que no necesitamos y nos están ofreciendo o hacer un curso de jardinería.

Es importante aclarar que estos ejemplos son subjetivos y su urgencia y su importancia van a depender de cada uno de nosotros.

Por último, puede surgir la pregunta de cómo distinguir entre importante y urgente y aquí hay varias interpretaciones. Personalmente considero que la urgencia está atada a la celeridad con la que la tarea tiene que ser atendida y la importancia con la relevancia que esa tarea tiene para nosotros o nuestro negocio.

BONUS TOPIC: La importancia de descargar la cabeza

La mayoría de las personas tienen la tendencia a dejar que las tareas se les acumulen. Tanto da si es una tarea algo compleja como escribir un artículo como este o algo simple como poner la ropa a lavar. 

El hecho de que no las hagamos provoca (al menos) tres cosas:

1. Que todo el tiempo tengamos que estar repasando en nuestra mente aquello que no hemos hecho para que no se nos olvide. A esto me gusta llamarle el efecto memoria RAM, ya que para mantener la información tenemos que invertir permanente y repetitivamente la energía de nuestros pensamientos.
2. Que el peso de las tareas no realizadas crezca. Seguramente alguna vez te haya pasado que has postergado algo muy simple por mucho tiempo y cada vez que piensas en hacerlo te cuesta más y más afrontarlo y conforme pasa el tiempo, ese peso es cada vez mayor, pero el día que decides hacerlo te toma cinco minutos y te preguntas ¿por qué no hice esto antes? y te sacas una tonelada de encima.
3. Aumenta nuestro nivel de estrés al tratar de recordar todo y que no se nos pase nada por alto.

Descargar la cabeza (hacer brain dump) nos ayuda de múltiples maneras aliviando el estrés de tratar de recordar todo y ayudándonos a poner en perspectiva las tareas para asignarles el peso correcto. 

Puedes utilizar la estrategia que mejor te convenga para hacerlo. Hay quienes anotan las cosas ni bien se les ocurren o se las encargan y hay quienes toman algunos momentos puntuales del día para hacer esta actividad.

Por ejemplo, anotar tus tareas, tus preocupaciones o tus dudas antes de dormir va a provocar que tengas un descanso más tranquilo, porque no vas a dormir preocupándote por cosas que se pueden olvidar y que siguen creciendo como una bola de nieve. Mañana estarán allí registradas para seguir ocupándote de ellas.

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Espero que te haya gustado este artículo y si quieres que profundice en alguno de los conceptos en uno de los próximos artículos, dímelo en los comentarios.

¡Gracias por tomarte el tiempo de leerlo!

Referencias:

• https://www.dropbox.com/es/business/resources/eisenhower-matrix
• Si quieres saber más sobre tableros Kanban, visita este enlace: https://www.atlassian.com/es/agile/kanban/boards