MICROSOFT EXCEL

Introducción a Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en
una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios. Veremos
cuáles son los elementos básicos de Excel, la pantalla, las barras, etc., para saber diferenciar entre cada uno de
ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven.

Ingreso al programa

◊ hacemos clic en INICIO  PROGRAMAS  MICROSOFT EXCEL o

◊ podemos hacer doble clic si existiese el acceso directo en el Escritorio.

Pantalla inicial de Excel

◊ Barra de título: muestra el nombre del programa y el nombre de la planilla con el que se está trabajando, si
este todavía no tiene nombre se lo denomina Libro1.

◊ Barra de menú: contiene todas las funciones de Excel agrupadas en ventanas desplegables.

◊ Barra de herramientas Formato: contiene los botones para acceder de manera más rápida a las funciones
utilizadas con mayor frecuencia.

◊ Barra de fórmulas: nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.
Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo
estudiaremos más adelante.

◊ Cursor: es el indicador que nos muestra en que celda nos hallamos ubicados.

◊ Planilla: formada por 256 columnas y 65535 filas. Cada intersección entre una columna y una fila se llama
celda.

◊ Barra de etiquetas: conjunto de solapas Hoja1, Hoja2, la cuál nos permite desplazarnos por las hojas que
forman lo que se denomina un Libro de trabajo que es almacenado en un archivo.

◊ Barras de desplazamiento: permite moverse a distintas áreas de la planilla cuando esta ocupa más de una
pantalla, se accede con la ayuda del mouse pulsando clic en las flechitas o arrastrando el rectángulo. También
se llama “scroll”.

◊ Barra de estado: situada en la parte inferior de la planilla, nos muestra diferente información acerca de un
comando seleccionado o de una operación en curso. Sobre el lado derecho de la planilla nos informa si las teclas
BloqNum (teclado numérico), BloqMay (mayúsculas), Bloques (desplazamiento) se encuentran activadas.

Libro de Excel:

los documentos creados con Microsoft Excel se denominan libros. Cada uno de ellos se compone de varias hojas
de cálculo almacenadas en un mismo archivo. Las hojas contenidas en un libro son, por defecto, tres aunque este
número puede aumentarse sin límite alguno. El hecho de que un libro contenga varias hojas de cálculo, permite
tener mejor relacionados documentos que contengan vínculos entre sí. Los archivos de tipo libro de Excel se

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Profesora: Andrea Viscio
identifican por su extensión .xls. Es conveniente conservar esta extensión aún cuando se modifique el nombre del
archivo.

Empezando a trabajar con Excel

Desplazamiento por la hoja: existen numerosas maneras de desplazarse por una hoja de cálculo de Microsoft
Excel utilizando el ratón o las teclas y combinaciones de teclas.

Hojas: en la parte inferior tenemos una barra que nos permite cambiar entre las distintas hojas. Igual que en
una carpeta, en Excel podemos tener varias hojas. Podemos realizar por ejemplo en cada hoja un presupuesto y
posteriormente integrarlos. Activamos por ejemplo la "Hoja número 2". Haciendo doble clic sobre el nombre de
la hoja (“Hoja2, por ejemplo) le podemos cambiar el nombre a un nombre significativo al contenido de cada
hoja.

Desplazamiento por el libro: nos centramos en el modo de desplazarnos por diferentes hojas del libro o,
utilizando una expresión coloquial, la manera de “pasar las páginas del libro”. Esta operación puede ser tan
sencilla como pulsar sobre la etiqueta de la hoja a la que se quiere acceder.

Desplazamientos:

◊ Cursor derecha una celda a la derecha. ◊ Av.Pag  una pantalla hacia abajo.

◊ Cursor izquierda  una celda a la izquierda. ◊ Re.Pag  una pantalla hacia arriba.

◊ Cursor arriba  una celda arriba. ◊ Alt+Av.Pag  una pantalla a la derecha.

◊ Cursor abajo  una celda abajo. ◊ Alt+Re.Pag  una pantalla hacia la izquierda.

◊ Inicio  comienzo de una fila. ◊ Un clic  selecciona una celda.

◊ Ctrl+Fin  final de la hoja ◊ Un clic y arrastro  selecciono un rango de celda.

◊ Ctrl+Inicio  comienzo de la hoja. ◊ Manteniendo pulsado Ctrl pulsar clic en la celda o

rango  selecciona celdas o rangos no adyacentes.
◊ Clic en la primera celda, pulso la tecla Mayús y para seleccionar todas las filas o columnas que
manteniéndola pulsada hago un clic en la última deseo  selecciona filas o columnas continuas.
celda  selecciona un rango de celdas amplio.
◊ Clic en la primera letra de columna ó número de
◊ Clic en el número de la fila  selecciona toda la la primera fila, luego Ctrl mientras selecciono el
fila. resto de las filas o columnas  selecciona filas o
columnas no continuas.
◊ Clic en la letra de columna  selecciona toda la
columna. ◊ Clic en cualquier lugar de la planilla  desactiva
la selección.
◊ Clic en el primer número de fila ó primera letra
de la columna a seleccionar, y arrastro el mouse

Deshacer y Rehacer cambios: deshacer significa anular algún cambio que hemos efectuado en la planilla.
Rehacer significa anular la acción del botón deshacer y dejar la planilla como estaba originalmente. Para cada
una de las operaciones se hace un clic en el ícono correspondiente.

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Ingreso de datos:

◊ Se ubica el cursor en la celda a escribir, haciendo clic con el botón izquierdo del mouse o con las teclas de cursor
del teclado.

◊ Se tipean los datos (numéricos o alfanuméricos).

◊ Para confirmar el valor en la celda se puede utilizar cualquiera de estos tres métodos nombrados a
continuación:

o INTRO (ENTER): Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que
se encuentra justo por debajo.

o TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa

cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua
hacia la derecha.

o CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic sobre él se valida el valor
para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté escribiendo o más tarde, después de
la introducción. Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar
utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo
retroceder éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la
entrada de datos. Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda
adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de
fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar. En la
Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos
modificar la información. Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el Cuadro
de Aceptación. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se
escribe el nuevo valor directamente sobre ésta

Tipos de datos

Veamos que los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo:

Valores Constantes: Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u
hora, o un texto.

Números: Para introducir números puedes incluir los caracteres 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 y los signos especiales + - (
) / % E ó e €. Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que
ir precedido por el signo .Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.Si un
número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica. Por
defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

Fecha u hora: Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que
aparezca

Texto: Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener
letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener
hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están

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en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda. El
texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Operaciones con archivos

Guardar un archivo:

◊ Se va al menú Archivo

◊ Se elige la opción Guardar como.

◊ Se escribe el nombre del archivo hasta 255 caracteres.

◊ Se elige la unidad de disco y a continuación la carpeta.

Cerrar un archivo:

◊ Se elige la opción Cerrar de menú Archivo.

Abrir un archivo:

◊ Se elige la opción Archivo.

◊ Se elige Abrir.

◊ Se selecciona la unidad de disco y/o carpeta.

◊ Se elige el archivo.

◊ Se hace clic en la opción Abrir.

Salir de Excel: hacemos clic sucesivamente en menú Archivo y la opción Salir (habiendo previamente guardado
el archivo con el que estábamos trabajando. También podemos elegir el símbolo de la X que se encuentra en la
parte superior derecha.

Crear un libro nuevo: cuando entramos en Excel automáticamente se inicia un libro de trabajo vacío, pero
supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operación se denomina Nuevo. Para empezar a crear un
nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Selecciona el menú Archivo y elige la opción Nuevo... O bien
hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas. En caso de utilizar el botón Nuevo, aparecerá un
nuevo libro automáticamente,

Funciones

Fórmulas: Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres,
funciones, u operadores.

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La
fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de
operadores que se pueden utilizar en una fórmula son:

OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * / % ^ •

OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & •

OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o
falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <> •
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Existen más tipos de operadores pero por ahora sólo vamos a ver estos.

Ingreso de fórmulas y funciones

Toda fórmula se ingresa desde la celda del resultado con el signo “=” luego irá la celda de datos, el signo de
operación, y la 2° celda de datos, así sucesivamente según la operación a realizar. Por ejemplo:

Nombre de la Fórmulas con parámetros Ejemplos

Función u
operación
SUMA =SUMA(<rango de celdas o celdas>) =SUMA(C12:D23)
=SUMA(D23;F45;G7:G20)
RESTA =<valor o celda>-<valor o celda> =C23-F43
MULTIPLICACIÓN =<valor o celda>*<valor o celda> =C23*F43
DIVISIÓN =<valor o celda>/<valor o celda> =C23/F43

Copiar a un rango la misma fórmula

◊ Se ubica en la celda del resultado

◊ Ir a Edición  Copiar.

◊ Se selecciona el rango donde se va a calcular la misma fórmula.

◊ Ir a Edición  Pegar.

◊ Pulsar Esc para desactivar la indicación de los datos a copiar.

◊ Clic en cualquier celda para desactivar la selección. “Las fórmulas se habrán repetido para el resto de los
productos”.

Celdas

Inserción de columnas o filas:

◊ Posicionarse en donde se quiere insertar la columna o fila.

◊ Ir a Insertar  columnas o Insertar  fila tantas veces como se necesite. Todas las columnas por la derecha de la
nueva se incrementarán una posición y todas las filas para abajo se incrementarán en una posición

Cambiar el ancho de una columna o fila:

◊ Ubicarse en la columna.

◊ Ir a Formato/Columna Autoajustar a la selección. Otra forma es posicionarse en la división de cada columna y

arrastrar con el botón izquierdo del mouse al tamaño deseado.

Ocultar Columnas o Filas:

◊ Acceder a la opción Formato  Columna o Fila según la ocasión.

◊ Elegir Ocultar.

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◊ Para desocultar, en la misma opción elegir Mostrar.

Para todos los formatos que tengan que ver con las celdas (relleno, bordes, tipo de datos, combinar celdas,
formato de la fuente) debemos ir al menú Formato  Celda o teniendo seleccionadas las celdas a las cuales les
queremos dar formato hacemos clic con el botón derecho sobre ellas y hacemos clic en Formato de celdas.

Estilo de letra: el estilo de letra es el formato que se le puede dar usando los botones Negrita (N), Subrayado(S)
y Cursiva (K). Se puede seleccionar el botón y luego se escribe, o se escribe directamente, luego se selecciona la o
las celdas, y luego se hace clic en los botones correspondientes.

Tipo y tamaño de letra: para el tipo se elige el ícono Fuente y para el tamaño el ícono Tamaño de Fuente, para
cada caso se elige el que más desee.

Copiar formato: mediante esta opción se puede asignar un mismo tipo de formato a cualquier otra celda. Para
esto:

◊ Seleccionar el rango de celdas que tiene el formato original.

◊ Hacer un clic en el ícono Copiar formato representado con una brocha.

◊ Seleccionar el rango destinatario.

◊ Hacer un clic en cualquier celda para desactivar la selección.

Alineación del contenido de una celda: el contenido de una celda se puede escribir Centrado, a la izquierda, a la
derecha. Para cada caso seleccionar el ícono que corresponda a cada caso.

Formato moneda: para pasar todo un rango o celda al formato de $, se selecciona el rango o celda y se hace un
clic en el ícono $. Para disminuir decimales, luego de seleccionar el rango o celda se elige el ícono
correspondiente. Para aumentar decimales, luego de seleccionar el rango de celdas o celda se elige el ícono
correspondiente.

Añadir bordes a la planilla

◊ Seleccionar el rango al cual se va a aplicar algún borde.

◊ Hacer un clic en el ícono correspondiente simbolizado con un recuadro.

◊ Aparece un cuadro en el cual se elige el borde deseado. ◊ También para mejorar aún más el aspecto de la
planilla se pude ir al menú Formato  Bordes y sombreado.

Hojas

Cambiar de nombre a una hoja

◊ Acceder a Formato  Hoja

◊ Elegir Cambiar Nombre

◊ Escribir el nombre donde queda marcada Hoja… y Enter

Ocultar Hoja

◊ Acceder a Formato Hoja.

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◊ Elegir Ocultar

◊ Para desocultar en la misma opción elegir Mostrar.

Vista preliminar

Se hace en el ícono que simboliza una lupa. Esto mostrará como guardará la planilla en una hoja.

Uso del zoom Cuando entramos a la presentación preliminar, nos aparece una vista que no da idea general de
la planilla, pero si lo deseamos podemos ampliar el tamaño para verla más detalladamente. Hacer un clic en
zoom.

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