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No. 1968 del 12 de febrero de 2018, MEN.
Centro de Admisiones, Registro
y Control Académico.
Acreditación en Alta Calidad Resolución
GUIA DE MATRICULA PREGRADO
PRESENCIAL Y DISTANCIA CARTAGENA
Cartagena Indias D.T. y C, 26 días del mes de junio del año 2022
Señor (a) Admitido (a) :
PABUENA SÁNCHEZ WENDY PAOLA
Código: 2052220050
Cordial Saludo:
Es un placer para el Centro de Admisiones, Registro y Control Académico de la Universidad de Cartagena, darle la
bienvenida y felicitarlo por ser admitido(a) al programa de ADMINISTRACION FINANCIERA - CARTAGENA, en el
segundo período académico del año 2022. Le ha sido asignado el código 2052220050, que será su número de
identificación en nuestra Universidad.
En la presente guía se describen los pasos a seguir y documentos requeridos para la liquidación de Matrícula Financiera
(factura o comprobante de pago de matrícula) y legalización de la Matrícula Académica (documento que acredita
como estudiante de la UdC y relaciona los horarios de las asignaturas a cursar).
Le recomendamos leer cuidadosamente los pasos a seguir y realizar el respectivo trámite en las fechas establecidas.
PASOS PARA LEGALIZACIÓN DE MATRÍCULA FINANCIERA Y ACADÉMICA
PASO 1: Tramitar los siguientes documentos requeridos: A continuación, se describen los documentos requeridos para
Liquidación de Matrícula Financiera y legalización de la Matrícula Académica.
REQUISITOS PARA LA MATRÍCULA FINANCIERA
1. Certificado de afiliación a la EPS del núcleo familiar: Este certificado de afiliación es expedido por la EPS a la que
pertenece. Este documento certifica que usted se encuentra afiliado al Sistema de Seguridad Social en Salud y especifica
cuantas personas pertenecen a ese núcleo y en qué calidad están; es decir, si son beneficiarios, cotizantes o
subsidiados. Contiene datos como: el nombre, tipo y número de documento, estado y fecha de afiliación.
Si cada miembro de su núcleo familiar se encuentra en diferentes EPS deberá solicitar cada certificado y cargarlos en un
mismo archivo PDF.
Importante: Para solicitar los certificados de salud debe estar registrado en el sistema Adres (Administradora de los
Recursos del Sistema General de Seguridad Social en Salud) de lo contrario, debe afiliarse al sistema de salud como
régimen contributivo y deberá aportar el formulario de afiliación junto al primer pago en un mismo archivo PDF.
2. Certificado Ingreso Base de Cotización o certificado de pago: Este certificado presenta el salario base sobre el cual
se descuenta el aporte a la salud y fecha en la que se efectúan los aportes. Este certificado debe contener la columna
con nombre IBC.
Tenga en cuenta lo siguiente:
• Si es trabajador independiente puedes generar la planilla de pago de seguridad social donde se especifique
el aporte a la SALUD en los últimos 2 meses.
• Las personas que pertenecen a regímenes especiales (Fuerzas Armadas, Magisterio, Policía Nacional
o Ecopetrol), NO tienen certificado de ingreso y base de cotización, deben anexar los comprobantes de pago de los 3
últimos meses en este campo.
• Si pertenece al Régimen Subsidiado, es decir, tienes acceso a los servicios de salud a través de un subsidio
que ofrece el Estado con entidades como: Mutual-Ser, Ambuq, Coosalud; entre otras, NO debe adjuntar
el documento Certificado Ingreso Base de Cotización o certificado de pago.
3. Certificado del valor pagado durante el grado undécimo(11): Certificado del valor pagado mensualmente durante el
último año escolar o volante del último pago. Si usted terminó en colegio oficial(público) debe presentar certificado de “no
pago” expedido por la institución educativa o por la secretaria de educación.
Chat en linea durante el proceso de matrícula desde el portal de matrícula
Canales para dudas e inquietudes
www.unicartagena.edu.co
Chat de Whatsapp
Centro de Admisiones (+57) 301 2192330
Oficina de Matricula Financiera (+57) 302 2884706
Atención al ciudadano (+57) 312 3290369
Lunes a viernes de 8:00 a.m a 12m y 2:00 p.m a 5p.m

• Quienes se hayan graduado hace más de 5 años deberán cargar en el campo de “Valor Pagado” del Portal
Estudiante la copia del diploma de bachiller.
• Al escanear el documento, verifique que sea visible la fecha de expedición del mismo.
4. Ingresos: Usted debe presentar los documentos que demuestre o acrediten los ingresos de sus padres o los suyos en
caso de ser independiente. Estos pueden ser: certificado de ingreso y retenciones del año anterior, certificado laboral o
declaración de renta del año anterior, según sea su caso.
Según sea el caso, usted debe presentar el documento que le aplique a su situación:
• Certificado laboral: Donde se especifique sueldo, tiempo y tipo de contrato. Lo emite la empresa donde labora y su
expedición no debe ser superior a 30 días.
• Certificado de ingresos y retenciones: Es un documento emitido por la empresa (empleador o contratante) a sus
trabajadores donde reporta los pagos realizados durante el año inmediatamente anterior y las retenciones que se
practican en dichos pagos.
• Declaración de renta: Es un documento en el que se consignan los ingresos, los egresos y las inversiones. Se
presenta ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este certificado se debe adjuntar, en caso de NO
tener certificado laboral y certificado de ingreso y retenciones.
• Certificado de ingresos para trabajadores independientes: Si sus padres o usted son trabajadores
independientes debe presentar certificado de ingresos expedido por un contador público, especificando actividad
económica a la que se dedica e ingresos mensuales producto de la misma. Además, debe anexar en un mismo
documento PDF fotocopia de la tarjeta profesional y copia de la cédula del contador público.
• En caso de fallecimiento de alguno de sus padres, usted debe presentar certificado o acta de defunción y cargarlo
en el campo Declaración de renta y/o ingresos y retenciones y patrimonio del padre/madre correspondiente.
• Si usted no depende económicamente de ninguno de sus padres o parientes, debe presentar un extra juicio
(documento realizado en una notaría) en donde declare que no convive con sus padres o parientes, no ha formado nuevo
núcleo familiar y no depende de ellos económicamente. Así mismo, deberá anexar el documento que certifique sus
ingresos de acuerdo a los anteriormente descritos.
• Si sus padres están divorciados debe adjuntar el acta de divorcio.
• Si alguno de tus padres está desempleado, este debe realizar una declaración extra juicio donde manifieste que no
recibe ingresos de ningún tipo y de quien depende económicamente
Importante: Si usted es extranjero y no tiene ciudadanía colombiana, NO debe cargar ninguna documentación financiera
requerida, debido a que la factura se generará por valor de 5 SMMLV, teniendo en cuenta lo establecido en la
normatividad interna de la Universidad de Cartagena.
AVISO LEGAL: En caso de FALSEDAD o INEXACTITUD en la información suministrada por el admitido, relacionada con
sus ingresos económicos o los de su familia, con el objetivo de cancelar su matrícula financiera con una suma inferior a
la que le correspondería, la Universidad de Cartagena liquidará el valor correspondiente a cada período con un recargo
por FALSEDAD, equivalente al 100% del valor que debió asumir.
Nota: El recargo previsto se aplicará sin perjuicio a la acción penal o sanción disciplinaria a que hubiere lugar, según la
calificación de la falta.
REQUISITOS DOCUMENTOS ACADÉMICOS
1. Copia del documento de identificación: El documento de Identificación debe ser en ambas caras.
2. Copia del Diploma de bachiller: Usted debe cargar copia del diploma de bachiller, o certificado de que este se
encuentra en trámite. En este caso se le concederá un plazo máximo de seis (6) para la presentación del referido
documento.
Importante: Si usted cursó sus estudios de bachiller en el exterior, deberá presentar el diploma y su convalidación
(resolución) expedida por el Ministerio de Educación Nacional de Colombia. Estos documentos deben ser adjuntados en
un mismo PDF.
3. Copia de los resultados de las pruebas de ICFES: Debe adjuntar el documento que se descarga directamente de la
página del ICFES.
4. Certificado de salud física y mental: Puede ser expedido por su EPS o por un médico particular siempre y cuando el
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documento cuente con hoja membretada, tenga la firma y número de tarjeta profesional del médico que la expide.
5. Certificado de afiliación a la EPS vigente: Este documento debe ser expedido directamente por su EPS o por el
régimen especial al cual pertenece (Fuerzas Armadas, Magisterio, Policía Nacional o Ecopetrol).
Nota: NO se acepta documento que se imprime de la página web del ADRES.
6.Una foto 3x4 tipo cédula: La foto debe ser en formato jpg con fondo amarillo, debe ser con perfil frontal (de frente) y
mirando directamente al lente de la cámara.
Importante: Todos los documentos deben ser cargados en formato PDF, de manera visible, legibles y sin protección
alguna. Ningún documento será aceptado, en caso de encontrar
AVISO LEGAL: En caso de FALSEDAD, INEXACTITUD O SUPLANTACIÓN en la información suministrada por el
admitido correspondiente a sus documentos académicos, con el objetivo de legalizar su matrícula académica,
PERDERÁ su cupo en la Universidad y este le será asignado a otro aspirante en el orden descendente de la lista de
Admitidos
PASO 2: Realizar el cargue de documentos en el portal de matrícula.
FECHAS DEL PROCESO DE MATRÍCULA FINANCIERA Y ACADÉMICA
Fechas de cargue de documentos
Los documentos requeridos deben ser cargados teniendo en cuenta las siguientes fechas
21 de junio del 2022 y 08 de julio del 2022
Fechas de revisión de documentos por programa académico
Las fechas establecidas para la revisión de sus documentos cargados en el portal se definen a continuación:
21 de junio del 2022 Horario: 8 am a 5 p.m hasta el 8-07-22
Importante: Estas fechas establecidas son exclusivamente para la revisión de sus documentos cargados en el portal.
Tenga en cuenta que el plazo máximo para cargue de sus documentos se definen en el ítem Fechas de cargue de
documentos, y serán revisados hasta el último día de cargue de los mismos.
CARGUE DE DOCUMENTOS EN EL PORTAL
Los documentos deben ser cargados directamente en el Portal Estudiantes que se encuentra en el enlace
https://matriculaestudiantes.unicartagena.edu.co/, únicamente en las fechas indicada.
Cada documento debe ser cargado en la casilla o campo correspondiente y en formato PDF. La fotografía debe ser
cargada en formato jpg.
Importante: Es RESPONSABILIDAD del Admitido, verificar el estado de los documentos cargados y atender las
observaciones en caso de presentar inconsistencia o errores en la documentación. Esto, podrá hacerlo en la opción
Observaciones Financieras y Observaciones Académicas del portal.
Estado de los documentos:
Pendiente: Ha sido cargado el documento y en espera de ser revisado
Admitido: El documento cargado es correcto
Denegado: Se ha dejado una observación para corregir el documento y volver a cargarlo.
PASO 3: Realizar pago de derechos de matrícula.
FECHAS DE PAGO DE DERECHO DE MATRÍCULA FINANCIERA
• Pago de derechos de matrícula ordinaria: 21 de junio del 2022 hasta el 11 de julio del 2022
• Pago de derechos de matrícula extraordinaria: 12 de julio del 2022 hasta el 13 de julio del 2022
Importante: Cuando tenga todos los documentos académicos aprobados en el Portal Estudiante, se generará la
FACTURA DE MATRÍCULA FINANCIERA y podrá descargarla en la Plataforma SMA opción Reportes/Comprobantes
Generados.
Puede realizar el pago de su factura por medios físicos o utilizando nuestra plataforma de pagos virtuales, a través del
enlace https://sma.unicartagena.edu.co:8443/Smaix20/vista/administrativos/tesoreria/formPrintPublicKmp.jsp
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CARGUE DE FACTURA CANCELADA EN EL PORTAL
Una vez realizado el pago de su factura, deberá cargar el pago correspondiente en el campo COMPROBANTE DE PAGO
que se encuentra ubicado en la opción Subir Documentos Académicos del portal de matrícula.
PASO 4: Expedición de matrícula académica.
Fechas de matrícula académica
Desde el 21 de junio del 2022 hasta el 18 de julio del 2022
Importante: Debe esperar que el pago se refleje en la Plataforma SMA. Una vez aceptado, le enviarán el documento de
matrícula mediante correo electrónico.
AVISO LEGAL: Si NO CUMPLE con los requisitos exigidos y fechas estipuladas para el cargue de documentos y firma de
la matrícula académica PERDERÁ su cupo en la Universidad y este le será asignado a otro aspirante en el orden
descendente de la lista de Admitidos.
PASO 5: Firma de matrícula académica
Una vez usted firme su matrícula, deberá escanearla y cargarla en el campo MATRÍCULA ACADÉMICA CON FIRMA
DEL ESTUDIANTE que se encuentra ubicado en la opción Subir Documentos Académicos del portal de matrícula.
Con la revisión de este documento finaliza su proceso de legalización de matrícula en la Universidad de Cartagena.
PASO 6: Generación del correo institucional.
Una vez aceptada su matrícula académica firmada, usted deberá estar atento a su correo electrónico porque le estará
llegando la notificación de la generación de su correo institucional. Es importante acceder al mismo, debido a que podrá
tener comunicación adecuada con las diferentes áreas de la Universidad durante su permanencia en nuestra institución.
Importante: Su correo institucional será generado por la oficina del Centro de Informática. Para mayor información
podrá escribir al correo informatica@unicartagena.edu.co.
PASO 7: Proceso de Inducción
La jornada de inducción será programada por la División de Bienestar Universitario. El lugar y fecha establecida se le
estará notificando a su correo electrónico. La asistencia a la jornada de Inducción es OBLIGATORIA y los contenidos
desarrollados en la inducción serán evaluados al finalizar la jornada.
¡BIENVENIDO, YA ERES UDECEISTA!
Para mayor información
Ingresa al Portal de Estudiante y conéctate al chat habilitado en la parte inferior derecha de la pantalla, te atenderán
funcionarios en línea durante el proceso de matrícula.
Directora
Cordialmente,
Centro de Admisiones, Registro y Control Académico
MARIA JOSE DE LA HOZ APARICIO
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