Catalogar consiste en registrar en un soporte físico (una cartulina, por ejemplo) o digital (una aplicación informática) un conjunto de datos referidos a un fondo determinado, con el objetivo de dejarlo correctamente identificado dentro del fondo documental de la biblioteca y de facilitar su uso y recuperación, ya sea por los usuarios, ya por los gestores de la biblioteca.
Tradicionalmente la catalogación se ha realizado en fichas, que eran de papel o cartulina, y se archivaban en grandes cajoneras, que solían encontrarse en la antesala de las bibliotecas; en la actualidad, las aplicaciones informáticas como AbiesWeb convierten en registros de una base de datos los elementos de la ficha de catalogación, y nos permiten acceder a ella de modo ubicuo, gracias a la conexión a Internet y al uso de dispositivos digitales con capacidad para navegar por la red.
En el siguiente vídeo unas alumnas del colegio Plantel Cancún 2, de Méjico, nos explican cuáles son los elementos básicos que debe recoger una ficha de catalogación.
Si nos fijamos en la siguiente imagen (en la que podemos ver una ficha creada en AbiesWeb), podremos comprobar que, cuando completamos la catalogación de un recurso en AbiesWeb, el resultado es muy parecido al que estas alumnas nos muestran en su trocito de papel, cuidadosamente elaborado:
La diferencia no está, por lo tanto, en el sistema de recogida de datos; el cambio fundamental estriba en la potencialidad de los medios que en cada uno de los casos se emplea. Mientras que en el ejemplo que hemos visto en el vídeo la única posibilidad es proceder a ordenar alfabéticamente la ficha, entre un conjunto de fichas similares, por el apellido del autor, en el caso de la catalogación digital podremos acceder a la información por la práctica totalidad de los campos que hayamos completado. De ahí la importancia de que esta catalogación sea lo más completa posible. Si en la ficha anterior hubiésemos evitado rellenar el campo Colección, por ejemplo, eso habría conllevado una dificultad enorme para reunir los libros que integran El tren de las palabras dispersos por toda la sección de literatura infantil de la biblioteca, en el caso de que por alguna razón (una práctica en clase, por ejemplo) hubiésemos deseado hacerlo. Si no hubiésemos completado, dentro del campo Autor, los datos correspondientes a la ilustradora, no podríamos reunir en una pequeña exposición las publicaciones de nuestra biblioteca en las que ella hubiese colaborado. Si hubiésemos dejado el campo Sinopsis vacío, los lectores habrían tenido más problemas para conocer el contenido del libro y su utilidad.