Dieses Dokument ist Teil der Anfrage „IFG-Antrag: Weisungen des Jobcenters“
8. Wissenstransfer 8.1. Austausch zwischen Geschäftsführung und Widerspruchstelle Die Geschäftsführung des Jobcenters Helmstedt nimmt anlassbezogen an der Dienstbesprechung der Widerspruchsstelle teil. Es findet regelmäßig (vierteljährig) eine Besprechung zwischen der Geschäftsführung und der 1. FK SGG statt. 8.2. Teamübergreifender Wissensaustausch Ein Sachbearbeiter/eine Sachbearbeiterin der Widerspruchstelle nimmt anlassbezogen an den Dienstbesprechungen aller Teams teil, um den übergreifenden fachlichen Austausch und den Wissenstransfer zu gewährleisten. Im Vorfeld zur Dienstbesprechung wird seitens des jeweiligen Teams Leistungsgewährung oder Markt & Integration ein Themenspeicher mit offenen Fragestellungen den Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen der Widerspruchstelle zur Verfügung gestellt. Zur Reduzierung wiederholt auftretender Einzelanfragen der Mitarbeiter/-innen aus Leistungsgewährung und Markt & Integration fungiert bei fachlichen Fragen außerhalb eines konkreten Widerspruchsverfahrens, zunächst immer die jeweilige Teamleitung als erster Ansprechpartner/erste Ansprechpartnerin. Sofern diese die Fragestellung nicht eigenständig klären kann, setzt sich die Teamleitung mit der Widerspruchstelle in Verbindung und kommuniziert das Ergebnis an das gesamte Team. Jobcenter Helmstedt 11 Geschäftsanweisung / 2015
9. Standards der Aktenführung Für eine schnelle und einfache Prüfung des von dem Widerspruch betroffenen Sachverhalts ist unabdingbar, einheitliche Standards der Aktenführung zu definieren und einzuhalten. Folgende Standards der Aktenführung im Jobcenter Helmstedt werden mit dieser Geschäftsanweisung für alle Mitarbeiter/-innen festgelegt: - die Sortierung erfolgt chronologisch. - es erfolgt eine vollständige Nummerierung (Beginn mit dem aktuellen Band unter Benennung der Vorbände und einem Hinweis auf deren fehlende Nummerierung) - vollständige Leistungsakten müssen beinhalten: mit einem Eingangsstempel versehene Post Vorher-Nachher-Ausdrucke, Dokumentationen der einzelnen Entscheidungsfindungen Abverfügungen (Datum, Unterschrift, WVL) Bescheide als Ausdruck (bis zur Unterschrift, ohne Berechnungsbögen) - keine Querheftungen in den Leistungsakten - die Laschen der Leistungsakte werden nicht für die Aufbewahrung von Schriftstücken genutzt - der Vorband verbleibt bis zur Beendigung des laufenden Bewilligungsabschnitts am Platz - bei Abschluss von Akten wird das Formblatt genutzt - mittels einer „Widerspruchspappe“ werden die dem jeweiligen Widerspruch zugehörigen Bescheide in der Leistungsakte gekennzeichnet; die Entfernung der Pappe wird ausschließlich durch die SGG-Stelle nach Abschluss der Bearbeitung vorgenommen Jobcenter Helmstedt 12 Geschäftsanweisung / 2015
9. Aufbewahrung sanktionsbegründender Unterlagen Einladungen werden bei Nichterscheinen des Kunden/der Kundin aus der BK- Dokumentenübersicht in zPDV ausgedruckt und bis zu der Entscheidung über eine eventuelle Sanktion durch den zuständigen Arbeitsvermittler/die zuständige Vermittlerin aufbewahrt. Eine Sanktionierung auf nicht wahrgenommene Vermittlungsvorschläge erfolgt nur, sofern der Vermittlungsvorschlag aus der BK-Dokumentenübersicht in zPDV noch unter Angabe aller korrekten Daten (z. B. Datum) ausgedruckt werden kann. Eingliederungsvereinbarungen werden für 12 Monate im Büro des zuständigen Arbeitsvermittlers/der zuständigen Arbeitsvermittlerin aufbewahrt. Sofern ein Widerspruch oder eine Klage anhängig sind werden die Eingliederungsvereinbarungen bis zur Rechtskraft der Entscheidung aufbewahrt. Anhörungen verbleiben bis zur Rückmeldung des Kunden/der Kundin bzw. bis zur Entscheidung über das weitere Vorgehen bei dem zuständigen Arbeitsvermittler/der zuständigen Arbeitsvermittlerin. Sämtliche Sanktionsbescheide werden inklusive aller zugehörigen Unterlagen der Leistungsgewährung zur Abheftung in die Leistungsakte zugeleitet. Jobcenter Helmstedt 13 Geschäftsanweisung / 2015
10. Rückstandsabbau Im Rahmen des Rückstandsabbaus wird für alle vorliegenden und neu eingehenden Widersprüche die Widerspruchsbegründung ausschließlich auf die angefochtene Entscheidung reduziert. Dabei ist die Widerspruchsbegründung möglichst kurz zu halten, im Regelfall ist die Grundlage der Entscheidungsfindung aber darzustellen, um keine Erhöhung der Klageeingänge zu erwirken. Die Entscheidung über die Ausführlichkeit des Widerspruchsbescheides obliegt dem jeweiligen SB SGG/ der jeweiligen SB SGG. 11. Abarbeitung der Widersprüche Jeder/jede SB SGG hat eigenverantwortlich sicherzustellen, dass in seinem/ihrem Bestand die offenen Widersprüche innerhalb der 3-Monats-Frist abschließend bearbeitet sind. Es wird erwartet, dass jeder Sachbearbeiter/jede Sachbearbeiterin (Vollzeit – 39 Stunden) mindestens im Durchschnitt pro Arbeitstag 1,4 Widersprüche abschließend erledigt. Leistungsakten sind nach der Bearbeitung unverzüglich, spätestens nach zwei Wochen an die Fachabteilung zurückzuleiten. 12. Prozessvertretung Die Prozessvertretung erfolgt grundsätzlich durch einen Sachbearbeiter/eine Sachbearbeiterin der Widerspruchstelle allein. Sofern an einem Tag mehrere Termine am gleichen Gericht stattfinden, erfolgt in der Regel die Terminswahrnehmung durch einen/eine der SB SGG. Soweit zwischen den einzelnen SB SGG keine Einigung erzielt wird, wer den Termin vor dem Sozialgericht wahrnimmt, erfolgt eine Entscheidung durch die 1. FK SGG. Die Gerichtstermine sind durch den/die SB SGG unverzüglich im Fachverfahren „Falke“ sowie in dem Gerichtskalender einzutragen. Sofern Termine aufgehoben werden bzw. Jobcenter Helmstedt 14 Geschäftsanweisung / 2015
neue Termine dazu geladen werden sind diese unverzüglich nach Erhalt der Ladung bzw. Ab-/Umladung im Fachverfahren Falke und dem Gerichtskalender einzutragen. Klagen sind im Fachverfahren Falke erst nach Eingang des Urteils bzw. des Erledigungsvermerkes des Gerichts auszutragen. 13. Berufungen und Beschwerden Nach Eingang eines stattgebenden (voll/teilweise) Urteils der 1. Instanz prüft der/die bisher zuständige SB SGG ggf. zusammen mit dem/der SB der/die den Termin vor dem Sozialgericht wahrgenommen hat, ob Berufung gegen das Urteil eingelegt werden sollte. Sofern der/die SB SGG zu dem Ergebnis kommt, dass eine Berufung keine Aussicht auf Erfolg hat, lässt er/sie das Urteil durch die Fachabteilung umsetzen. Sofern der/die SB SGG der Auffassung ist, dass Berufung gegen das Urteil erhoben werden sollte, legt er/sie die Klageakte und die Leistungsakte mit einer kurzen schriftlichen Begründung, weshalb nach seiner Auffassung Berufung gegen das Urteil erhoben werden soll der 1. FK SGG vor. Diese entscheidet abschließend zusammen mit dem jeweiligen Teamleiter/der jeweiligen Teamleiterin der Fachabteilung, ob Berufung erhoben werden wird. Die Frist zwischen Eingang des Urteils und der Vorlage an die 1. FK SGG hat innerhalb einer Woche zu erfolgen. Bei Beschwerden ist analog zu Verfahren. Die Vorlage mit den entsprechenden Unterlagen ist der 1. FK SGG in den Fällen unverzüglich vorzulegen. 14. Inkrafttreten Die Geschäftsanweisung tritt am 10. Februar 2015 in Kraft. Helmstedt, den 10.02.2015 Jobcenter Helmstedt 15 Geschäftsanweisung / 2015
Verfügung: 1. Verteiler: BL 41; 1. SGG, 414 Herr Bruns, alle Teamleitungen im Jobcenter Helmstedt zur Sicherstellung der Weisungslage und Umsetzung im Verantwortungsbereich (lt. Protokoll FKDB vom 10.02.2015) 2. Ablage:\\Dst.baintern.de\dfs\241\Ablagen\D24110- Jobcenter\09_IKS\02_Information_Kommunikation\Geschäftsprozesse Heike Bannach Geschäftsführerin des Jobcenter Helmstedt BL 41 TL 421 TL 422 TL 451 TL 432 TL 433 1.SGG Jobcenter Helmstedt 16 Geschäftsanweisung / 2015
