Gutschrift drucken / buchen

Beim Drucken / Buchen einer Kalkulationsmappe mit der Dokumentenart Gutschrift wird das Fenster Gutschrift erstellen angezeigt, hier haben Sie noch diverse Einstellungsmöglichkeiten:

Beim Buchen einer neuen Gutschrift erfolgt ggf. eine Abfrage, ob mit dem aktuellen Datum gebucht werden soll.

Nachfolgende Meldung kann ggf. erscheinen, wenn eine Gutschrift erneut gebucht werden soll.

Buchen vor dem Druck

Bei aktivierter Option Buchen vor dem Druck wird die Gutschrift vor dem Drucken in das Rechnungsausgangsbuch gebucht.

Die Geschäftsstellennummer der Kalkulation wird ebenso ins Rechnungsausgangsbuch mit übernommen, wie die Personalnummer des angemeldeten Mitarbeiters.

Datum

Das Datum der Gutschrift wird im nebenliegenden Datumsfeld bestimmt.

Bis zum erstmaligen Buchen einer Gutschrift wird das aktuelle Datum als Gutschriftsdatum vorgegeben.

Zahlungsziel

Das Zahlungsziel-Datum kann bei Gutschriften nicht bearbeitet werden.

MwSt

Wählen Sie einen Mehrwertsteuer-Code mit einen entsprechenden Mehrwertsteuersatz aus. Als Vorgabe wird der Mehrwertsteuer-Code des Kunden bzw. der Kalkulation (Register Parameter) eingetragen, eine Änderung ist noch möglich.

Die Mehrwertsteuersätze werden unter Einstellungen | Referenzen - Buchhaltung | Mehrwertsteuer angelegt.

SEPA-Mandat

Bei Gutschriften kann kein SEPA-Mandat ausgewählt werden.

Leitweg-ID

Die Leitweg-ID wird für den elektronischen Rechnungsversand von xRechnungen an öffentliche Stellen benötigt.

Da xRechnungen auf unterschiedlichen Wegen eingereicht werden können, ist als eindeutiges Identifikationsmerkmal eine Leitweg-ID erforderlich.

Unabhängig vom Übertragungsweg ermöglicht es die Leitweg-ID die Adressierung und ggf. die Weiterleitung von eingegangenen elektronischen Rechnungen an die entsprechenden Stellen des öffentlichen Auftraggebers.

Siehe auch xRechnung

 

Vorgangsspezifische Leitweg-ID

Zusätzlich ist es möglich für einzelne Vorgänge eine abweichende Leitweg-ID anzugeben. Bei Buchen eines Auftrages oder einer Rechnung kann eine abweichende Leitweg-ID eingetragen werden. Wird der Wert in den Dialogen Auftrag erstellen / Rechnung erstellen nicht manuell gefüllt, wird automatisch auf die beim Kunden oder Fakturierungskunden hinterlegte Leitweg-ID zurückgegriffen. Bei Aufträgen (Projekt-, Service- und Inspektionsauftrag) kann die Leitweg-ID hinterlegt werden.

Bei Verträgen kann die Leitweg-ID auf dem Register Service | Verträge | Fakturierung eingetragen werden. Im Vertrag wird ebenfalls dann auf die Leitweg-ID des Kunden zurückgegriffen, sofern diese im Vertrag nicht hinterlegt ist.

 

Die Leitweg-ID eines Rechnungsempfängers wird in der Regel im konkreten Auftrag an den Rechnungssteller bzw. Rechnungssender übermittelt. Bitte wenden Sie sich an den öffentlichen Auftraggeber, wenn Ihnen die Leitweg-ID zu einem Auftrag nicht vorliegt.

 

Leitweg-ID: 04011000-1234512345-06

 

Informationen zum Aufbau der Leitweg-ID finden Sie unter

https://www.xoev.de/de/xrechnung#LID

 

Für die Übersichtlichkeit sind einige Bereiche beim Öffnen des Fenstes ausgeblendet. Damit einige Felder / Optionen angezeigt werden, klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern , zum Ausblenden der Bereiche können Sie die Schaltfläche Reduzieren verwenden.

Projektreferenz / Vertragsreferenz / Bestellreferenz

Diese Referenzen können für den elektronischen Rechnungsversand im xRechnungsformat verwendet werden, einige öffentliche Auftraggeber erwarten diese Angaben in der XML-Datei der xRechnung.

Die Felder BT-11 (Projektreferenz), BT-12 (Vertragreferenz) und BT-13 (Bestellreferenz) können in Kalkulation, Auftrag und Vertrag angegeben werden.

Beim Buchen eines Auftrags aus einer Kalkulationsmappe werden die Daten aus der Kalkulation in den Auftrag geschrieben. Bei der Fakturierung eines Auftrags werden die Daten aus dem Auftrag zurück in die Kalkulation kopiert. Bei der Erstellung einer xRechnung aus der Kalkulation werden die Daten dieser Referenzfelder in die XML Rechnungsdatei der xRechnung eingebettet. Bei Vertragsrechnung werden die Daten aus dem Vertrag verwendet.

Sind bei einem Vorgang schon Referenzdaten vorhanden, werden diese verwendet.

Artikel auf Lager zurückbuchen

Sind mit der Rechnung Artikel vom Lager gebucht worden, können Sie diese Option aktivieren um bei einer Gutschrift die Artikel wieder auf das Lager zu buchen.

Als Vorbelegung für die Lagernummer kommen mehrere Möglichkeiten in Betracht. Dies ist abhängig von den Einstellungen unter Einstellungen | Allgemein | Lager II - Bereich 'Auftragslager' / Lager erstellen bei Auftragsbuchung ab.

Bei der Option Ohne wird das Hauptlager, welches unter Einstellungen | Allgemein | Lager I - Bereich Allgemein - Hauptlager festgelegt wurde, als Vorbelegung gewählt. Bei den Optionen Lagernr. aus Nummernkreis ziehen und Lagernr. gleich Auftragsnr. wird die jeweils erstellte Lagernummer des Auftragslagers verwendet.

Das Lager wird in dem Auswahlfeld hinter dem Text festgelegt und kann dort noch geändert werden.

Auftrag abschließen

Diese Option ist bei Gutschriften nicht verfügbar.

Provisionsabrechnungen erstellen

Beim Buchen einer Gutschrift kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Provisionsabrechnung erstellt werden.

Wurde die Kalkulation bereits als Rechnung gebucht und wurde zu dieser Rechnung eine Provisionsabrechnung erstellt, dann wird automatisch beim Erstellen der Gutschrift auch immer eine Provisionsabrechnung erstellt und gutgeschrieben. Die Option Provisionsabrechnung erstellen ist in diesem Fall aktiviert und kann nicht bearbeitet werden.

Versandart

Für den elektronischen Dokumentenversand können Sie hier eine Versandart auswählen, die Sie zuvor unter Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Elektronischer Dokumentenversand - Versandarten angelegt haben.

Wenn der elektronische Dokumentenversand aktiv ist, werden beim Drucken von Gutschriften mit einer Versandart, in der die Option E-Mail in den Versandarten gesetzt ist, diese nicht mehr ausgedruckt sondern per E-Mail verschickt.

Der Empfänger der E-Mail ist zunächst der Ansprechpartner gemäß Kalkulation.

Zusätzlich werden die Ansprechpartner gemäß den Feldern E-Mail An Rolle und E-Mail CC Rolle aus der Vorgangsart hinzugefügt. Siehe auch Vorgänge

Für Rechnungen, denen eine Anlage zugeordnet ist, werden dabei zunächst die Ansprechpartner der Anlage verwendet.

Existiert dort kein Ansprechpartner mit der Rolle An oder ist keine Anlage zugeordnet, dann werden die Ansprechpartner des Kunden verwendet.

Der Betreff und der Text der E-Mail werden gemäß der Vorgangsart vorbelegt. Siehe auch Vorgänge.

 

Abweichend von Einstellungen in den Referenzen können noch Vorgänge für den Elektronischen Dokumentenversand auf Kunden-Ebene unter Office | Kunden | Details - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' definiert werden. Sind beim Kunden für einen Vorgang individuelle Einstellungen vorhanden, haben diese Vorrang von den Einstellungen auf diesem Register.

Für bestehende Versandarten wie zum Beispiel openTrans, wird die zugehörige Exportdatei der E-Mail als Anhang hinzugefügt. Standard-Dateiname der openTrans-Datei: <IRechnungsnr.xml>

 

Die Anpassung des Dateinamens über Variablen in einem Textbaustein ist möglich

Bei der Versandart PDF wird über die bestehenden Mechanismen (Native PDF-Erzeugung) ein PDF erzeugt und als Anhang hinzugefügt.

Rechnungen, die über die Direktfaktura im Auftrag erstellt werden, können auch über den elektronischen Dokumentenversand verschickt werden.

Beim Buchen und Drucken einer Rechnung aus der Vorschau heraus, erscheint ein Dialog, in dem die Optionen für den Versand festgelegt werden können.

Arbeitsberichte / Weitere Dokumente

Zusätzliche ausgewählte Dateien (Arbeitsberichte, weitere Anhänge) werden ebenfalls als Anhänge beim Elektronischen Dokumentenversand hinzugefügt.

In dem Dialog können zusätzlich zur Versandart der Gutschrift (Wird vorbelegt mit dem Wert gemäß Kundenstamm) auch die Arbeitsberichte des Auftrags und sonstige PDF-Dateien ausgewählt werden. Die Arbeitsberichte und zusätzlichen Dateien werden dann mit der Rechnung zusammen verschickt / ausgedruckt.

 

Der Dateiname für den Arbeitsbericht kann in den Referenzen (Einstellungen | Referenzen - Allgemein | Elektronischer Dokumentenversand - Versandarten bzw. Office | Kunden | Details - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' über einen Textbaustein festgelegt werden.

Zusätzlich lokal drucken

Gutschriften, die elektronisch versendet werden, können auch gleichzeitig (optional) gedruckt werden. Aktivieren Sie dazu die Option Zusätzlich lokal drucken ausgewählt werden.

 

Damit zusätzlich zum Versand auch ein Ausdruck erfolgen kann, ist es erforderlich , dass unter Einstellungen | Allgemein | Parameter II - Bereich 'Elektronischer Dokumentenversand' die Auswahl Kundenspezifisch gewählt wurde.

Kontierungsgruppe

Bei einer Gutschrift kann die Kontierungsgruppe nicht ausgewählt werden.

Kontonummern / Kostenstellen / Kostenträger

 

Beim Umstellen einer gebuchten Rechnung auf eine Gutschrift werden die Eingabefelder für Kontonummern, Kostenstellen und Kostenträger schreibgeschützt.

Dokumentunterart

Hier können Sie zwischen den Dokumentarten Gutschrift und Proformagutschrift auswählen.

 

Bei einer Proforma-Gutschrift werden im Gutschrift erstellen-Dialog die Buchungsoptionen ausgeschaltet und deaktiviert.

Schlussgutschrift

Bei einer Schlussgutschrift wird ein gesamter Vorgang abgerechnet / gutgeschrieben. In der Schlussgutschrift können Teil- und Akontogutschriften in Abzug gebracht werden.

 

Nach dem Buchen einer Schlussgutschrift kann keine weitere Rechnung (Teil- oder Akontogutschrift für die Kalkulationsmappe gebucht werden.

Teilgutschrift

Bei einer Teilgutschrift werden nur bestimmte Leistungen und Artikel gutgeschrieben, zu einem Vorgang können mehrere Teilgutschriften erstellt werden.

Teilgutschriften können bei einer Schlussrechnung ausgewiesen werden.

Akontogutschrift

Bei einer Akontogutschrift handelt es sich um eine Abschlagsgutschrift. Dabei wird vorab pauschal eine bestimmte Summe gutgeschreiben. Bei einer Schlussgutschrift kann eine Akontogutschrift wieder ausgewiesen werden.

Gutschrift gemäß Kalkulation

Legt fest, ob die Gutschrift gemäß der Kalkulation ausgestellt werden soll. Bei aktivierter Option Schlussgutschrift wird eine Schlussgutschrift erstellt, d.h. es werden alle vorhandenen Teilgutschriften einschließlich aller Akontogutschriften von der Endsumme abgezogen.

Gutschrift gemäß Auftrag

Wird diese Auswahl getroffen, kann eine Auftragsnummer ausgewählt werden, es wird die Auftragsart übernommen.

Soll hier ein Serviceauftrag etc. als Grundlage dienen, so ist es erforderlich zuvor die Kalkulation auf die Dokumentart Auftrag umzuschalten und dann über die Kalkulation den entsprechenden Serviceauftrag auszuwählen.

Gutschrift gemäß Aufmaß

Legt fest, ob die Gutschrift gemäß Aufmaß ausgestellt werden soll. Bei aktivierter Option Schlussgutschrift wird eine Schlussgutschrift erstellt, das heißt, es werden neben den normalen Teilgutschriften auch alle vorhandenen Akontogutschriften von der Endsumme abgezogen. Dabei werden Akontogutschriften beim Gutschriftsabzug wie normale Teilgutschriften behandelt.

Wenn der Eintrag Bis einschl. Aufmaß ausgewählt ist, dann wird die Gutschrift über alle zum Auftrag erstellten Aufmaße bis einschließlich der angegebenen Aufmaß Nummer erstellt.

Wenn die Option Aufmaße auswählen markiert ist, dann können im Auswahldialog des Kombinationsfeldes für das Aufmaß mehrere Aufmaße ausgewählt werden. Die Auswahl wird nur beim Buchen in der Datenbank gespeichert, ansonsten gehen Änderungen beim Schließen oder Wechseln der Kalkulation verloren.

  • Beim Buchen einer Gutschrift gemäß Aufmaß werden die Mengen der einzelnen Kalkulationspositionen in einer zusätzlichen Tabelle (RechAufm) gespeichert.

  • Bei einer als Gutschrift gebuchten Kalkulation gemäß Aufmaß werden die zuvor gespeicherten Mengen der einzelnen Kalkulationspositionen verwendet.

  • Wenn der Dialog Gutschrift erstellen mit der Option Gutschrift gemäß Aufmaß ohne Drucken geschlossen wird, dann erfolgt eine Abfrage, ob die Mengen gemäß Aufmaß aktualisiert werden sollen. Somit stehen im Aufmaß immer die aktuellen Werte.

Gutschrift gemäß Lieferschein

Diese Option kann durch die Schaltfläche erweitert werden. Das Lieferscheinauswahlfeld (nur bei Menüauswahl Für einen Lieferschein und Bis einschl. Lieferschein sichtbar).

Bei Auswahl dieser Option werden die Mengen aller Positionen aus dem gelieferten und zu gutzuschreibenden Material der ausgewählten Lieferscheine bestimmt.

Bei der zusätzlichen Menüauswahl Kumulativ werden auch alle bereits fakturierten Mengen eingerechnet, ansonsten nur die noch nicht berechneten.

Bei Kaskaden werden nur komplette, ganzzahlige Kaskaden abgerechnet.

Beim Buchen der Kunden-Artikel-Statistik werden die einzelnen Mengen der Materialpositionen in eine neue Detailtabelle geschrieben.

Mengen gemäß letzter Rechnung

Diese Option kann bei Gutschriften nicht bearbeitet werden.

Artikelpreise kundenspezifisch speichern

Wurden für den Kunden bei der Kalkulation spezielle Preise für Artikel gewährt, die er auch für Folgekalkulationen erhalten soll, können diese mit Hilfe dieser Option abgespeichert werden. Einsehen kann man diese Preise unter Office | Kunden | Statistik.

Beim Buchen einer Gutschrift werden auch die Artikelstatistik-Felder Menge und Preis um die Menge bzw. den Gesamtmaterialpreis fortgeschrieben.

Ebenso wird beim Erstellen und Ändern der Kunden-Artikelstatistik beim Buchen einer Gutschrift, dieses durch das Protokollieren des Änderungsdatum festgehalten.

Artikelpreise gruppenspezifisch speichern

Wurden in der Kalkulation mit einem Kunden, der zu einer Preisgruppe gehört, Preise vereinbart, die für die ganze Gruppe gelten sollen, so aktivieren Sie dieses Auswahlfeld. Den neuen gruppenspezifischen Preis können Sie im Artikelstamm bei den Preisgruppen einsehen.

Artikelpreise nicht wiederverwenden

Ist dieses Feld aktiviert, werden die Kalkulationspreise nicht gespeichert.

Speichern der Verkaufspreise bzw. Rabattwerte

Sollen Preise Kunden- oder gruppenspezifisch gespeichert werden, haben Sie hier noch die Möglichkeit zu sagen ob nur der Verkaufspreis oder zusätzlich noch die Rabattwerte gespeichert werden.

Nr.-Kreis

Beim Buchen einer Gutschrift wird im Dialogfenster der Sub-Nummernkreis der Geschäftsstelle voreingestellt. Durch das Auswahlfeld kann man außerdem noch eine Auswahl eines oder mehrerer alternativer Nummernkreise für die Gutschriftsnummern vornehmen.

Siehe auch Subnummernkreise

Seriendruck

Ist die Option Seriendruck aktiviert, wird die Rechnung nur zum Druck vorbereitet.

Später kann dann in der Kalkulationsverwaltung die Schaltfläche Serienrechnungen betätigt werden, die alle so gekennzeichneten Rechnungen / Gutschriften nacheinander ausdruckt (näheres siehe Kalkulationen | Liste - Schaltfläche Serienrechnungen).

 

Die Schaltfläche Drucken wird abgeblendet, sobald die Option Seriendruck aktiviert wird. Ein unbeabsichtigtes Drucken dieser Rechnung wird dadurch vermieden.

Weitere Funktionen

Stornierung

Eine bereits gebuchte Rechnung kann storniert werden, indem dieselbe Kalkulation als Gutschrift mit markierter Option Stornierung (im Druck-Dialog) gebucht wird.

 

Das ist allerdings nur dann möglich, wenn noch keine Zahlungen erfolgt sind und der Endbetrag gleichgeblieben ist. Bei der Stornierung wird zu der Rechnung und der Gutschrift jeweils ein Datensatz im Zahlungseingangsbuch angelegt, und beide werden als erledigt markiert. Sind vorher schon Teilrechnungen erstellt und bezahlt worden, bevor die Schlussrechnung erstellt wird, wird bei einer Stornierung nur der Schlussrechnungsbetrag (abzgl. vorhandener Teilrechnungen) storniert.

 

Rechnungen können jedoch nur dann storniert werden, wenn der Anwender die Berechtigung Gebuchte Rechnung stornieren hat.

Siehe auch Rechnungskorrektur

Beim Drucken einer stornierten Rechnung / Gutschrift wird der Anwender vorher gefragt, ob eine neue Rechnung / Gutschrift erstellt werden soll. Falls Sie Ja betätigen, so werden in diesem Fall alle Bezüge zwischen der Kalkulation und dem Rechnungsausgangsbuch gelöscht, und die Rechnung / Gutschrift wird gegebenenfalls mit einer neuen Nummer gebucht. Gleiches gilt für die Bezüge zu internen Lieferscheinen.

Bei der Stornierung einer Rechnung wird der Mehrwertsteuersatz der gebuchten Rechnung verwendet.

Rechnung erneut drucken

Drucken von schon gebuchten Dokumenten

Wenn eine Gutschrift zuvor schon einmal gebucht wurde, dann wird im Fenster Gutschrift das Feld Buchen nach dem Druck mit Ja und das Feld Datum mit dem damaligen Buchungsdatum vorbelegt.

  • D.h., dass beim Drucken einer bereits gebuchten Gutschrift, diese immer auch noch einmal gebucht wird.

  • Eine bereits gebuchte Gutschrift, die nicht mehr geändert werden kann, wird immer ohne Buchen gedruckt.

  • Gutschriften, die bereits an die Finanzbuchhaltung übertragen worden sind, lassen sich nicht noch einmal buchen.