Cuando se habla de digitalizar la información se refiere al proceso de transformar toda la información analógica a un formato digital para que pueda ser almacenada, consultada y manipulada durante las actividades y procesos de las empresas.
Las organizaciones generan una amplia cantidad de información en papel, la cual las obliga a destinar espacios de almacenamiento físico que se pueden convertirse en bodegas repletas de papeles donde tomaría mucho tiempo encontrar un documento en específico. Es por ello que la digitalización de información se convierte en una solución eficaz que permite la automatización de la información y contenido de toda la organización.
Como se mencionó cada empresa genera su propia información y tienen necesidades específicas. No es lo mismo una agencia de arquitectura que utiliza planos y fotografías para sus actividades diarias, que un despacho contable que tiene que manejar facturas y recibos.
Pero sin importar a qué se dedique una empresa, la digitalización ofrece soluciones para todas las industrias. Los tipos de información que se pueden convertir en un formato digital son:
- Facturas
- Documentos
- Planos
- Libros
- Mapas
- Fotografías
- Expedientes médicos
- Transparencias y prácticamente cualquier tipo de información que esté en formato físico.
Para efectuar la digitalización es necesario realizar un proceso minucioso para convertir esta información en formato digital. Dependiendo del formato que tenga la información será el tipo de proceso que se ejecutará. En el caso de documentos como textos e imágenes suele hacerse la captura a través del uso de un escáner.
Después de que se tienen todos los datos en formato digital se procede a hacer la indexación de la información, la cual es extraída de los diferentes documentos, este paso es de suma importancia porque servirá para su futura catalogación.
El siguiente paso de la digitalización de documentos es el almacenamiento de dicha información de manera organizada para que pueda ser localizada en el momento en el que se requiera. Cualquier usuario que desee acceder a un documento específico debe ser capaz de hacerlo de forma fácil e intuitiva.
Este proceso tiene muchas ventajas para las empresas, algunas de ellas son:
- Elimina la presencia de los documentos en soporte físico, lo cual permite ahorrar espacio.
- Disminuye los tiempos de búsqueda de la información.
- Ahorra recursos como papel y tinta, por lo que lo hace una solución amigable con el medio ambiente.
- Otorga una mejor organización en la empresa.
En Microformas somos especialistas en digitalización de la información, si quieres conocer más sobre los beneficios que puede tener este proceso para tu empresa contáctanos y te ayudaremos a encontrar la solución ideal.
