Qual a importância da Padronização dos Processos?

Quando você pensa em algo padronizado, o que exatamente vem à sua mente? Algo rígido e rotinas monótonas? Essa interpretação já está bastante ultrapassada. Atualmente, implementar uma padronização de processos dentro da empresa significa reduzir a variação de uma atividade sem perder a flexibilidade. 

Padronizar significa submeter um processo a um determinado modelo ou método. A padronização busca normatizar e organizar processos de trabalho, a fim de aumentar a produtividade e efetivar os lucros. Isso faz com que o produto atenda às expectativas do mercado de maneira mais simples e prática, com menor custo e variação possível.

Os benefícios em se implantar a padronização dos processos são inúmeros:

• Aumenta a produtividade: aperfeiçoando as técnicas e diminuindo o tempo de produção; 
• Otimiza o tempo: padronizando e otimizando os procedimentos, diminuindo a perda de tempo com dúvidas e retrabalhos; 
• Reduz falhas:  Como os procedimentos são realizados seguindo um determinado padrão e são documentados, os erros são encontrados com muito mais facilidade. 
• Gerencia os riscos: possibilitando uma melhor visualização do processo, prevendo assim possíveis problemas; 
• Permite utilizar adequadamente os recursos disponíveis: direcionando o olhar para o resultado e visualizando melhor onde os recursos pode ser melhor aproveitados; 
• Beneficia a operacionalização do processo: Quando delegamos a uma equipe a operacionalização do mesmo processo, ela pode investir tempo e energia no aperfeiçoamento das suas técnicas, promovendo habilidades necessárias para realizar as tarefas e executá-las conforme os padrões, garantindo a manutenção e a melhoria dos resultados. 
•  Aumento da qualidade dos produtos/serviços: focando as ferramentas e a equipe na missão de ganhar a satisfação do cliente ao alinhar expectativa e realidade. 
•  Obtém o controle do processo: Cada um está responsável pelo que produz, tendo consciência dessa responsabilidade, cada pessoa tem maior controle sobre a qualidade dos produtos. 
•  Reduz custos: Como as atividades seguem os mesmos parâmetros, o uso de recursos são potencializados, consequentemente podendo diminuir os preços dos produtos, atrair novos clientes e aumentar a lucratividade. 
• Utiliza novas tecnologias: é preciso acompanhar as tendências do mercado e utilizar o que há de mais moderno no segmento de atuação. Existem várias ferramentas e softwares que otimizam as atividades. Analise os processos e para aquelas tarefas que podem ser automatizadas, faça!

Ótimo, já vimos os impactos positivo associados à padronização dos processos. E as etapas para sua implementação?

1º – Mapeie processos

A fase de mapeamento, os gestores devem identificar os processos e as rotinas de todos os setores internos, destacando recursos necessários, falhas e como as atividades são realizadas. Nesse momento, todas as rotinas ficam nítidas e é possível identificar etapas desnecessárias. Deve ser realizado um diagnóstico, visando conhecer e entender a cadeia de valor da empresa e seus macroprocessos. Para tal, pode ser utilizado o Value Stream Mapping (VSM), que auxilia no macro mapeamento, identificação e qualificação do fluxo de materiais e informações entre os processos de um fluxo de valor.

Ainda na primeira etapa, cada processo a ser mapeado deve ser detalhado por meio de entrevistas com os executores (individualmente ou em grupo), observação direta ou cronoanálise.

2º – Desenho do Processos

Na etapa/ de “Desenho dos Processos”, os processos que foram mapeados e detalhados devem ser documentados na forma de modelos, como o Fluxograma ou Diagrama AV/NAV. O objetivo é registrar as atividades do processo e informações pertinentes, como suas entradas e saídas de material ou informação, se cada uma dessas atividades agrega valor ou não, quais são as funções responsáveis, quais são os tempos e recursos envolvidos em cada uma, as regras de formação de lote ou fila, entre outras.

3º – Identifique as oportunidades de melhoria

A terceira etapa é dedicada à identificação das oportunidades de melhoria dos processos. Todas as evidências de oportunidades de melhoria registradas ao longo do mapeamento e desenho dos processos devem ser listadas em uma tabela com as sugestões de ações de melhoria.

4º – Implemente mudanças

Depois de feito o mapeamento e analisados todos os pontos que devem ser melhorados, chegou a hora de aplicar a mudança na equipe. É importante destacar que, para que a padronização de processos aconteça, todos os colaboradores devem estar engajados e cientes do motivo, da importância e do impacto dessas transformações. As equipes devem ser capacitadas nos novos procedimentos e instruções de trabalho, visando garantir a padronização dos processos e a cultura de melhoria contínua.

5º – Monitore constantemente

Com o processo já implementado em toda a empresa, os gestores devem monitorar constantemente a nova rotina da equipe para identificar se o plano de ação adotado foi realmente adequado. Sempre é possível corrigir falhas, mesmo com o processo em andamento. O importante é agir rápido para que o tempo de execução das atividades não seja impactado e para que sejam adotadas medidas que evitem que o mesmo erro volte a ocorrer.

6º – Alinhe departamentos importantes

Antes de padronizar os processos da empresa, é importante listar o papel de cada setor nos procedimentos. Isso vai garantir que cada um saiba como pegará o produto ou serviço em questão e como deve entregá-lo ao próximo setor que vai conduzir a próxima etapa.

7º – Use a tecnologia a seu favor

A grande vantagem da padronização de processos hoje, em relação há alguns anos, é que a tecnologia evoluiu muito e pode tornar as atividades mais eficientes e mais rápidas. Para isso, é importante conhecer as alternativas disponíveis no mercado de acordo com o seu segmento. Desde um complexo sistema de gestão até um software, qualquer uma dessas ferramentas pode contribuir para a padronização de processos na empresa.

8º – Faça gestão do risco

Funciona assim: uma das funções da padronização dos processos não é justamente diminuir os erros? Pois bem, quando esses erros são identificados e relacionados, fica mais fácil criar planos de contingência e ações preventivas para que eles nunca mais ocorram.

9º – Qualifique as pessoas

Durante a padronização de processos organizacionais é primordial oferecer uma atenção especial às equipes. Elas precisam perceber que o processo também vai beneficiá-las. Para que isso seja percebido, aposte na qualificação continuada dos times. Capacidades técnicas, analíticas e gerenciais devem ser contempladas.

10º – Crie indicadores de desempenho

Se antes da padronização de processos a sua empresa ainda não trabalhava com indicadores de desempenho, a partir dessa implantação, essa necessidade ficará real. Os indicadores são uma forma de criar metas objetivas para que a função principal da empresa seja cumprida. Mas lembre-se, estabeleça metas alcançáveis e que realmente contribuam para o crescimento da organização.

11° – Manuais de procedimento e/ou Procedimentos Operacionais

Esses documentos têm como objetivo a padronização do trabalho para que este proporcione a qualidade desejada. Eles orientam a execução dos processos, facilitando o treinamento, e ajudam a comprovar a conformidade das atividades, além de se tornarem uma importante fonte de informação.

Um bom manual de procedimentos deve conter:

• A representação gráfica (Fotos/Desenhos/Figuras) do processo
• Condições de início
• Interface com outros processos
• As atividades
• Caminhos de execução do processo

É preciso incluir texto auxiliares detalhando diversas informações sobre cada atividade, os manuais devem ser objetivos, práticos e bastante visuais. Eles não podem conter informações confusas ou incompletas.

Realizando todas as melhorias que citamos, é fácil identificar um aumento considerável na qualidade do produto ou serviço final da empresa. Assim, é possível destacar-se dos concorrentes diretos e indiretos, uma vez que a padronização de processos é uma ótima estratégia para garantir um aumento da qualidade com um baixo investimento.

 Todo o processo de mudança pode parecer complicado de início, mas a efetivação da padronização pode trazer enormes benefícios. E então, você já adota algum tipo de padronização interna? Ficou motivado em aplicar essa metodologia em sua empresa?