Gracias a los blogs Consultoria Sap   y Sap Basis Cafe he conocido la existencia de una guia oficial Sap que nos habla de Data Management. Dicho así, quizas no os diga nada. Pero si habeis tenido que administrar un sistema Sap con un volumen considerable de usuarios y transacciones, os habreis tenido que pelear con una base de datos «devoradora de Gigas» a la que hay que poner freno con la utilización de diferentes técnicas. Tanto los elementos basicos del sistema (spool de impresión, logs de jobs, Sapoffice, batch inputs, idocs, logs de aplicaciones, log de modificaciones) como las propias tablas de las aplicaciones (Sap dispone de un amplio catalogo de tablas con cientos de campos en ocasiones), crecen de una forma rapida, requieriendo amplios recursos de disco para la base de datos y penalizando muchas veces el rendimiento del sistema por los tamaños de tablas.

En la guia de 2010, se abordan las diferentes técnicas y procedimientos para controlar el crecimiento del sistema (también disponible la versión del documento del año 2006 aquí).

En lo referente al crecimiento de tablas asociadas a las funcionalidades básicas del sistema, la guia nos habla de los elementos de base de datos implicados en cada proceso básico, así como las transacciones y reports disponibles en el sistema para su administración, control de crecimiento, análisis, archivado (en los casos que sea posible) y borrado. Algunos de estos elementos son:

• APQD, APQI, APQL: carpetas de Batch Inputs.
• ARFCSDATA: gestion de RFC´s salientes.
• BALHDR*, BALDAT, BALC, BAL_INDX, BALM*: tablas de los diferetnes Logs de Aplicacion.
• BDCP BDCPS: punteros de cambio de maestros en ALE.
• CDHDR and CDCLS: documentos de cambio en los diferentes maestros y tablas de aplicacion.
• DDLOG: buffer de sincronizacion de datos.
• E070, E071, E071K: tablas del sistema de transportes.
• EDI40, EDIDS: tablas de Idocs.
• SOC(SOFM, SOOD, SOOS, SOST): SAP Business Workplace/documentos SAPoffice.
• STXH, STXL: SAPscript Texts
• TST03: tablas de Spool y objetos Temse.
• VBDATA: datos de registros de actualizacion.

Transaccion TAANA para el analisis de tamaño de tablas

En lo referente al crecimiento de tablas de aplicaciones, Sap dispone de la herramienta de archivado que nos permite «sacar» de la base de datos Online los datos para depositarlos en un medio de almacenamiento alternativo, fuera de la base de datos. Los procesos de archivado y borrado de la base de datos online  han de tener en cuenta en ocasiones obligaciones legales de las empresas (facturacion, datos contables, etc). Algunas de las tablas con mayor crecimiento en un sistema Sap  son las siguientes:

• ACCTHD, ACCTCR, ACCTIT: tablas auxiliares para la contabilizacion en finanzas de documentos de material (MM).
• BKPF, RFBLG, BSIS, BSAS, BSIM: tablas de contabilizaciones de Finanzas.
• CE(1-4)xxxx (xxxx = Sociedad Pa): tablas del modulo de Cuenta de Resultados (PA).
• COEJ: partidas individuales de planificación de Costes.
• COEP: partidas individuales reales de Costes.
• COSP, COSS: tablas de totales de movimientos por periodo en el modulo CO.
• EKKO, EKPO, EKBE, EKKN: tablas de los documentos de compra (Modulo MM).
• GLPCA: tabla de movimientos de la contabilidad de Centros de Beneficio.
• GREP: resultados de informes grabados en el Report Writer.
• JEST: tabla de control de status de objetos (Ordenes, Proyectos, etc).
• LIPS: tabla de contabilización de entregas en documentos de venta (SD).
• MARC, MARD, MBEW: maestro de materiales (MM).
• MBEWH: historico de tablas de valoracion de materiales (MM).
• MKPF, MSEG: tabla de documentos de material (MM).
• NAST, CMFP, CMFK: tablas de mensajes (impresión de documentos) y gestión de errores.
• PCL2: resultados de nómina (Modulo HR-PY).
• PPOIX/PPOPX: tablas auxiliares de contabilización a Finanzas de resultados de Nómina.
• REGUH, REGUC: Información de propuestas de Pago (FI).
• RESB, RKPF: Reservas de Material (Modulo MM).
• S033: Tabla donde se almacena el Sistema Info de Logistica (SIL).
• VBAK, VBAP, VBEP, VBKD, VBPA: tablas de Documentos de Venta (Ofertas, Pedidos) en el modulo SD.
• VBFA: flujo de documentos de ventas (SD).
• VBFS: logs de procesamiento colectivo en Ventas.
• VBRP: tablas donde se registran las facturas de Ventas (SD).

En el documento se tratan las peculiaridades de cada tabla, forma de analizar tamaños, aspectos a tener en cuenta con respecto al archivado así como herramientas adicionales para los procesos. Todo de una forma completa, bien documentada y con un enfoque global.

Transaccion SARA: gestion de archivado.

Sin duda, un documento imprescindible en el portfolio del administrador Sap. Y una lastima haber estado enfrentandome a este problema durante tantos años sin conocer esta guia tan completa.