Cómo hacer un reporte de forma correcta y eficaz

Si está buscando la mejor manera de como hacer un reporte con su información o compartir sus hallazgos de una manera profesional y bien pensada, entonces un reporte sólido y bien escrito puede ser la mejor manera de avanzar para usted y su empresa. Pero si no sabes cómo hacer un reporte o no tienes idea de por dónde empezar, no te preocupes. Visme está aquí para ayudarle con todo esto y más.

Redactar un reporte es un arte diferente a muchos otros tipos de escritura, por lo que un buen reporte comienza con una buena idea previa, un esquema bien pensado y una recopilación y tratamiento preciso de toda la información que se va a presentar en ese documento.

Pero hay una pregunta que siempre está en la mente de todos los que tienen que preparar un buen documento, ¿qué hay que incluir en su reporte? ¿Cómo debe rellenar cada sección? ¿Cómo debe preparar la maquetación de este documento?

Pues bien, existen diferentes formatos de reportes y cada uno de ellos se basará en las necesidades específicas de la información que hay que presentar. Pero en general, la estructura tiende a ser muy similar para cada uno de ellos.

Vamos a repasar todos los pasos sobre cómo hacer un reporte correctamente para que puedas comunicar eficazmente tus conclusiones, información y datos.

 

Todos los pasos para hacer un reporte eficaz

1 Determine su objetivo

Para escribir un buen documento, hay que empezar por el principio y la primera pregunta que hay que hacerse es: ¿por qué estás escribiendo este reporte? ¿Cuál es el objetivo o propósito de este documento? ¿Es un reporte académico o está relacionado con los negocios? Quizá tenga que redactar un reporte anual, un reporte de ventas o un reporte financiero.

También es importante tener en cuenta quién es su público. Su informe puede ser interno, sólo para uso dentro de su empresa, o puede ser externo para presentar información importante a inversores, proporcionar ventas y demás.

¿Se trata de un informe periódico que tendrá que presentar mensualmente, o cada trimestre y quizá una vez al año? ¿Se escribe para las personas que están por encima de ti en la empresa o es para tu propio departamento?

Comprender su objetivo es importante para saber qué tipo de contenido debe incluir en su reporte y también para determinar cuál es la mejor estructura para presentar estos datos. Además, esta información es crucial para saber dónde tendrá que ir a buscar su información.

 

2 Haga un esquema de su reporte

Nunca empieces a escribir nada sin hacer primero un esquema. Esto le ayudará a estructurar su informe, a entender qué recursos tendrá que utilizar para encontrar todos sus hallazgos y qué materiales necesitará para transmitir su información de forma clara y eficaz.

No es necesario que este esquema sea muy detallado, pero sí que tenga la suficiente información para que sea un buen punto de partida. Con un esquema en la mano, puedes consultarlo a lo largo del proceso de redacción del reporte y asegurarte de que nada se desvíe del camino.

Comienza tu esquema determinando el propósito de tu reporte, luego haz una lista de los puntos principales y algunas viñetas de los temas que pretendes cubrir. De este modo, no se perderá nada ni se perderá en el proceso, y créame, es fácil perderse en la plétora de datos de un informe.

Su esquema puede ser algo parecido a esto:

 

3 Reúne tu investigación

Empieza a investigar sobre tu tema y reúne toda la información que necesitas para redactar tu reporte de lectura. Puede recopilar la información de fuentes en línea, revistas, artículos científicos o simplemente del análisis y los números del CRM o el software de ventas de su propia empresa.

Añade toda la investigación a tu esquema para saber qué cifras e información se relacionan con cada uno de tus puntos principales.

Una vez que haya terminado de reunir toda la información y los datos que necesita para completar su informe, puede empezar a escribir.

Es posible que tenga que volver a buscar más información e investigar más a lo largo del proceso, pero no se preocupe, esto no es un problema. Pero una vez que sienta que ya tiene una buena idea general del material que necesita cubrir, puede pasar al siguiente paso y empezar a trabajar directamente con un editor de documentos.

 

4 Cómo hacer una portada de reporte

Ahora estamos listos para empezar a crear la cara de su reporte. Cuando trabajes por primera vez en tu portada, una buena idea es empezar con una plantilla prediseñada. Sobre todo si no tienes mucha afinidad con el mundo del diseño gráfico.

Esto le ayudará a dar a su informe un cambio de diseño y a convertirlo en una bella y moderna obra de arte y no sólo en un documento lleno de palabras aburridas. Una plantilla también puede ayudarte a diseñar tu portada de forma que sea más agradable estéticamente para que pueda destacar y captar realmente la atención de tu público.

Echa un vistazo a este ejemplo de reporte que el equipo de diseño de Visme ha preparado especialmente para gente como tú.

A la hora de decidir cómo redactar la portada de tu reporte, hay hasta cinco cosas que querrás incluir, la más importante de las cuales es, por supuesto, el título de tu reporte.

Los otros 4 incluyen información sobre a quién va dirigido el reporte, quién lo ha elaborado (¡usted!), la fecha de presentación del reporte y, si procede, su departamento dentro de la empresa.

La mejor manera de que el lector sepa, de un vistazo, lo que contiene el informe y a quién va dirigido es incluir esta información en la portada del mismo.

 

5 Cómo hacer un índice de contenidos para su reporte

La siguiente parte de cómo hacer un reporte, será el índice. Aunque todavía no sepa exactamente cómo va a presentar su reporte final, su esquema puede ayudarle a comenzar este paso. Al fin y al cabo, usted ya sabe de qué está hablando y sabe qué información es crucial en ese documento.

A medida que escriba su informe, o incluso cuando haya terminado de escribirlo, puede volver atrás y actualizar el índice para que la información que contiene esté correctamente alineada con sus títulos y subtítulos.

Una cosa muy importante es trabajar para facilitar a tus lectores la navegación dentro de tu reporte, así que asegúrate de que todos los títulos y subtítulos de tus páginas se correlacionan exactamente con lo que has puesto en tu tabla de contenidos.

Para hacerse una idea de cómo hacerlo, puede echar un vistazo a esta plantilla de índice para reportes que ha creado nuestro equipo de diseño.

¿Ves cómo tienen separadores obvios para que sea fácil determinar qué sección empieza en cada página? Quieres asegurarte de emular algo similar.

Hay muchas formas de hacerlo.

Por un lado, puede alinear adecuadamente su tabla de contenidos para que los títulos estén directamente al lado de los números de las páginas, como en el ejemplo de reporte de abajo que fue diseñado por el equipo de Visme.

También puede crear una línea de puntos o algún otro elemento de flujo visual que guíe el ojo del lector a través de la tabla directamente hasta el número de página.

Sólo asegúrese de no crear un desorden visual que dificulte encontrar el número de página correcto para cada sección.

 

6 Cómo redactar la introducción de su reporte

La primera sección que empiece a escribir en su reporte, será siempre un resumen o una introducción. La introducción debe redactarse en sólo una o dos páginas, para que el lector se haga una breve idea de los resultados o conclusiones.

Hable de la metodología que utilizó para reunir el material que cubre en su informe, ya sea una encuesta, un experimento, una recopilación de datos analíticos, un análisis a través de datos de CRM, un cálculo de ingresos y más.

También puede incluir imágenes que le ayuden a contar su historia. Esta imagen puede ser cualquier cosa, desde fotografía hasta iconos o gráficos, siempre que tenga sentido con el contenido que se presenta. Incluso puede incluir formas para ayudar a dar a su proyecto un cambio de diseño.

Este es un ejemplo de un reporte de propuesta con una bonita introducción y una foto en blanco y negro para ayudar a compensar el texto y hacer la página menos densa.

 

7 Cómo redactar el cuerpo del reporte

Ahora llegamos al centro de atención de su reporte de lectura, el contenido propiamente dicho. Ya ha elaborado su esquema, ha reunido su investigación y ha creado su portada, su índice y su introducción.

Esto significa que ya debe saber exactamente qué escribir en la parte principal de su informe. Tener todo esto en la mano hará que el proceso de escribir su contenido sea mucho más fácil.

Aunque la extensión de los reportes puede variar mucho, ya que los más cortos tienen entre 7 y 15 páginas y los más largos entre 30 y 50 o incluso más, la longitud del documento dependerá del tema que se trate y del nivel de profundidad con el que se trabaje. Los reportes más cortos se centran en un solo tema y, por lo general, los más largos acaban abarcando varios temas y con mayor profundidad.

Es importante tener en cuenta estos pasos para redactar correctamente el cuerpo del reporte de forma eficaz. Pero en caso de que lo necesites, puedes obtener ayuda para escribir tus tareas.

Dividir el cuerpo en secciones.

Si bien es cierto que tienes cada uno de tus títulos principales en el índice, es decir, la introducción, el cuerpo y la conclusión, también puedes incluir tus subtítulos en el índice y hacer que tu reporte sea aún más navegable.

También recomendamos dividir el cuerpo de su informe en varias secciones en función del contenido que abarque.

Si está creando un informe anual, puede dividirlo por meses. Si está creando un informe financiero, tal vez podría dividir el contenido en función de diversas estadísticas y cifras.

Hay muchas maneras de dividir el cuerpo de su reporte en secciones, pero al igual que hemos dividido este artículo en diferentes subtítulos, es importante hacerlo. Esto ayuda a que cada una de las diferentes secciones sea más fácil de digerir y determina un orden lógico de cómo encontrar y cómo entender los temas tratados.

Puede ver cómo este ejemplo de reporte ha dividido el cuerpo en trozos, bien en formato Bite Size Content.

Métete de lleno en tus resultados y descubrimientos.

Aquí es donde realmente te metes de lleno en toda la investigación que has reunido y empiezas a hablar de tu tema. A lo largo de los subtítulos que has presentado previamente, haz que cada uno de ellos profundice en los hallazgos que has descubierto.

Por lo general, los informes tienden a ser documentos más formales, así que tenlo en cuenta a la hora de redactar tu contenido. Aléjese de los tonos más coloquiales al hablar, evite el uso de contracciones y cite correctamente todas sus fuentes y resultados. De esta forma conseguirás transmitir una buena imagen de profesionalidad y seriedad.

Asegúrese de cubrir todos los aspectos de los temas tratados, incluyendo las estadísticas más relevantes, investigaciones actualizadas y más.

Utilizar herramientas de visualización de datos y organizadores gráficos.

No es necesario inundar su reporte de lectura con páginas y más páginas de texto. Incluir imágenes, iconos, cuadros, gráficos y organizadores gráficos es una forma estupenda de mostrar el contenido y reforzar el punto de vista.

Si está creando un reporte de ventas o financiero, las herramientas de visualización de datos son clave para mostrar sus números y estadísticas de una manera fácil.

Este es un ejemplo de una de nuestras plantillas que incluye cuadros y gráficos dentro de las páginas del informe para facilitar aún más su comprensión.

Aprender a contar una historia a través de los datos es esencial para crear un buen documento. Pero ciertamente no querrá detenerse ahí, especialmente si utiliza una herramienta potente, como Visme por ejemplo.

La incorporación de fotos y gráficos en el diseño es otra buena manera de representar su texto y atraer al lector. Los reportes tienen mala reputación por ser aburridos, esa es la verdad, pero si tan sólo pudiéramos animarle a dar un paso más audaz en el proceso de creación de sus próximos documentos, ¿cómo sería el resultado final?

Puede utilizar fotografías e iconos vectoriales para ayudar a transmitir su punto de vista y contar su historia.

Echa un vistazo a la página de lo tipo de reporte que aparece a continuación y cómo aporta de forma creativa varios tipos de elementos visuales para añadir más a la página.

Pruebe cada una de las herramientas de visualización de datos, nuestra biblioteca de fotos, nuestra selección de iconos vectoriales y mucho más para ayudar a que su reporte destaque y atraiga realmente la atención.

Cubrir los materiales utilizados.

Asegúrese de incluir los materiales utilizados para encontrar sus resultados y cada una de sus fuentes. Esta sección será probablemente corta y mucho menos densa, mencionando simplemente su software de CRM u otras herramientas que utilizó para sacar números. Pero en otros casos, esta sección puede ser más larga. Todo dependerá de la complejidad del tema y de la profundidad con la que se trate.

Si has utilizado los datos de tu empresa o has determinado tus resultados utilizando un experimento o una fuente de terceros, asegúrate de incluir en tu reporte todos y cada uno de los recursos que has utilizado.

Resuma cada sección.

No todas las secciones del cuerpo del reporte de lectura serán lo suficientemente largas como para necesitar un resumen, pero si hay una sección que incluye mucha información o que abarca un par de páginas, es buena idea resumirla.

Esto ayudará a su lector a asegurarse de que ha accedido a toda la información y le permitirá hojear su informe más adelante, leyendo los resúmenes de las secciones y teniendo un acceso rápido a toda la información que necesita en poco tiempo.

 

8 Cómo redactar la conclusión de su reporte

Caaaaasi, ¡ya casi has terminado! Ahora es el momento de escribir la conclusión y finalizar el reporte.

En primer lugar, empieza por resumir tus puntos principales. Sí, has escrito breves resúmenes para cada sección del cuerpo, pero ahora vas a dar un resumen general del contenido que se ha tratado.

Remítase a sus conclusiones y discuta lo que significan. Mientras que el cuerpo está diseñado para demostrar tus hallazgos, puedes utilizar la conclusión para hablar de su contexto en el mundo real, o lo que significan para tu negocio.

Es posible que quiera hablar de los próximos pasos, o de los suyos, de su departamento o de su empresa. Si los resultados no fueron tan positivos como esperabas, escribe cuál es el plan para que mejoren. Explique sus objetivos y estrategias para lograr estos resultados y, si es necesario, determine los plazos para las tareas específicas necesarias para lograr estos resultados y metas.

Y asegúrese de no introducir ninguna información nueva, la conclusión no es el lugar para hacerlo. Aunque hable de la información de una manera diferente, debe seguir refiriéndose exclusivamente a los datos y al contenido que ya está en su informe.

 

9 Incluya sus fuentes en el reporte

Ahora que has cubierto los materiales y recursos utilizados en una sección de tu cuerpo de informes, es el momento de incluir una bibliografía completa, en la que enumerarás cada una de tus fuentes en orden alfabético para que el lector pueda acceder fácilmente a más información.

También puede incluir agradecimientos, dando las gracias a determinadas organizaciones o personas que le han ayudado a elaborar el contenido.

Y dependiendo del propósito de su informe, también puede incluir un glosario al final para ayudar a definir los términos de la industria para los lectores externos que pueden no entender completamente.

 

Crea un reporte correctamente con Visme

¿Listo para empezar a crear su próximo reporte? Visme te lo pone fácil, con nuestras plantillas de informes prediseñadas que te permiten conectar tu información y enviar tu informe a tu audiencia de forma rápida y sencilla.

Aprenda cómo hacer un reporte que destaque siguiendo los pasos indicados en este artículo e insertándolos todos en una plantilla impresionante. Regístrese en una cuenta Visme para empezar hoy mismo.

Además, aprenda a crear hermosos documentos viendo nuestro rápido video tutorial de 5 minutos.