Wo ist der Engpass?

System definieren

Zunächst bestimmen wir den Bereich, den wir unter die Lupe nehmen möchten. Soll es das komplette Unternehmen sein? Oder doch nur eine Abteilung wie z. B. die Produktion oder den Vertrieb? Diese Grenze definiert den Engpass. Im ganzen Unternehmen gibt es andere Engpässe als in einzelnen Abteilungen.

Hypothesen aufstellen

Wir stellen Vermutungen an, woran es liegen könnte, dass der Workflow nicht optimal läuft. Diese Arbeitshypothesen helfen uns im nächsten Schritt, schneller zu erkennen, ob es tatsächlich an den verdächtigen Schwachstellen hakt – oder ob es ganz andere, verdeckte Engpässe gibt. Oft kommt es vor, dass Unternehmer glauben, sie hätten in der Projektwelt einen Engpass. Aber da ist er dann gar nicht, sondern er liegt in einer vorgelagerten Abteilung. Ziel ist es natürlich, möglichst fix den Fokus auf die richtige Stelle zu richten.

Engpass feststellen

Existiert der Engpass tatsächlich an der vermuteten Stelle? Wenn der Engpass in einem Fachbereich liegt, dann ist das oft leicht überprüfbar. Denn in dieser Abteilung stapeln sich dann die Aufgaben. Es kommen mehr Tasks rein, als abgearbeitet werden können. Etwas kniffliger ist es, Engpässe in der Produktentwicklung zu entlarven. Liegt es an der Menge der Tasks, an den DevOps oder an der Software-Architektur? „Der Engpass ist selten da, wo man ihn vermutet“, weiß Engpass-Management-Berater Wolfram Müller. „Ich habe durch meine Erfahrung ein gutes Gespür dafür, wo ein Engpass liegen könnte. Auf den ersten Blick ist er nämlich nicht immer zu erkennen.“

Ideen zur Lösung erarbeiten

Ist der Engpass erst einmal identifiziert, gilt es, eine Liste mit Möglichkeiten zu erstellen, wie man den Engpass entlasten könnte. Es ist sinnvoll, die betroffenen Mitarbeiter bei diesem Schritt miteinzubeziehen. Die Menschen rund um einen Engpass sind nämlich oft die Leidtragenden. Wenn der Engpass aufgelöst wird und der Workflow wieder hergestellt ist, atmen sie erleichtert auf. „Output hin oder her. Am Ende des Tages geht es bei der Engpassoptimierung immer um die Menschen. Wenn sie wieder entspannter und freudvoller arbeiten können und nicht mehr so unter Druck stehen, haben alle nachhaltig am meisten gewonnen“, weiß Wolfram Müller.

Die Theory of Constraints hat darüber hinaus in den letzten 30 Jahren, leichtgewichtige und flexible Steuerungen entwickelt. Sie stellen nachhaltig sicher, dass nie zu viel Arbeit gestartet wird und dass jeder weiß, was gerade dringlich ist, sodass der Engpass immer optimal arbeiten kann. Es gibt Lösungen für agiles Arbeiten, für klassisches Projektmanagement und natürlich auch alle sinnvollen Kombinationen.