Darauf sollten Sie beim DMS Datentransfer achten

Im Rahmen des Datentransfers werden alle wichtigen Daten des Legacy-DMS ins neue System überführt. Was zu beachten ist, erfahren Sie hier.

Die Digitalisierung ist nicht mehr aufzuhalten. Im Rahmen der digitalen Transformation nimmt sie einen immer größeren Stellenwert in unserem Alltag ein – sowohl privat als auch beruflich. Immer mehr Unternehmen setzen auf ganzheitliche Unternehmenssoftware, um interne Prozesse zu optimieren. Auch sogenannte Dokumentenmanagement Systeme (kurz DMS) spielen hier eine immer größere Rolle. 

Planung und Vorbereitung auf die DMS Implementierung

Sollten Sie sich dazu entscheiden, ein neues DMS zu implementieren, sind jedoch einige Dinge zu beachten. Zunächst sollten Sie im Rahmen einer ausgiebigen Planungs- bzw. Vorbereitungsphase einige Rahmenbedingungen klären. Doch auch während der eigentlichen Installation müssen einige Faktoren berücksichtigt werden. 

Welche dies sind und was Sie besonders in Bezug auf einen lückenlosen Datentransfer zwischen Ihrem Altsystem und Ihrem neuen DMS beachten sollten, soll im Folgenden geklärt werden. Zunächst muss jedoch der Aufgabenbereich eines DMS konkretisiert werden.  

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein DMS? 
• Qualität der Altdaten 
• Ausführliche Analyse des IST-Zustands 
• Mapping der DMS Daten 
• Mapping vs. Manuelle Übertragung 
• Fazit: So gelingt der Datentransfer 

Was ist ein DMS?

Ein DMS oder Dokumentenmanagement System dient, wie der Name bereits suggeriert, zur zentralen Verwaltung und Verarbeitung sämtlicher unternehmensrelevanter Dokumente. Moderne DMS leisten jedoch wesentlich mehr als die Aufgaben einer statischen, digitalen Datenbank. 

Sie sind wichtige Tools, die die unternehmensweite Kollaboration erleichtern und so Workflows effizienter gestalten. Ein DMS ist zudem in der Lage, Prozesse zu beschleunigen, indem bestimmte Teilprozesse automatisch vom System durchgeführt werden. Dies hat auch den positiven Nebeneffekt, dass Fehler durch manuelle Eingabe reduziert werden. 

Gesammelte Dokumente enthalten wichtige Informationen

Je nach Größe, Tätigkeitsbereich oder Alter des Unternehmens hat sich im Laufe der Jahre vermutlich ein großes Dokumentenvolumen angesammelt. Unabhängig davon, ob diese Dokumente analog oder in digitaler Form vorliegen, enthalten Sie in jedem Fall relevante Informationen, die es zu bewahren geht, um den Fortlauf des Tagesgeschäftes nicht zu gefährden. 

Aus diesem Grund muss sichergestellt werden, dass bei der Neueinführung eines DMS sämtliche, relevanten Dokumente auch fehlerfrei übertragen werden. Nur, wenn alle wichtigen Dokumente fehlerfrei migriert werden, kann eine spätere, volle Funktionalität des DMS im Tagesgeschäft gewährleistet werden. 

Dies bringt uns zum Thema der Datenmigration bzw. des Datentransfers im Rahmen einer DMS Implementierung. Was Sie bei der Überführung relevanter Dokumente in das neue DMS beachten sollten, soll im Folgenden einmal etwas näher thematisiert werden. 

Qualität der Altdaten

Die Qualität der Altdaten ist die Basis für eine erfolgreiche Datenmigration. Wird beispielsweise bislang noch ohne ein strukturiertes DMS gearbeitet, ist es sehr wahrscheinlich, dass Dokumente in unübersichtlichen Datensilos abgelegt wurden. Dies zieht eine Vielzahl an Problemen mit sich. Zum einen wird eine Vielzahl doppelter Datensätze bzw. 

Dubletten vorhanden sein. Zum anderen ist es sehr wahrscheinlich, dass es im Rahmen der Erstellung diverser Versionen des selben Dokumenten zu Fehlern gekommen ist. Aus diesem Grund ist es durchaus möglich, dass Dokumente nicht vollständig übereinstimmen und unterschiedliche Abteilungen auch mit unterschiedlichen Informationen gearbeitet haben.

Um zu vermeiden, dass sich die daraus resultierende Ineffizienz auch auf das neue DMS erstreckt, müssen die Datensätze vor der Migration in das neue System zunächst bereinigt werden. 

Pflege und Bereinigung der Altdaten

Besonders, wenn die Datenpflege in der Vergangenheit vernachlässigt wurde, kann die Bereinigung vorhandener Datensätze eine durchaus große Herausforderung für Unternehmen darstellen. Es gibt jedoch diverse Möglichkeiten, die Bereinigung bzw. Selektion zumindest teilweise automatisiert durchführen zu lassen. 

Am besten wenden Sie sich in diesem Fall an den Anbieter Ihres neues DMS. Idealerweise sollten Sie bereits in der Entscheidungsphase geprüft haben, wieviel Erfahrung dieser in der Bereinigung und Überführung von Datensätzen hat. 

Der detaillierte Ablauf der Migration hängt vor allem auch davon ab, ob bereits ein DMS vorhanden ist, welches abgelöst werden soll. In diesem Fall kann durch eine geeignete Schnittstelle die Datenübertragung erheblich erleichtern. Nichts desto trotz sollte im Vorab eine Qualitätskontrolle bzw. Bereinigung der Altdaten vorgenommen werden. 

Ausführliche Analyse des IST-Zustands

Um sich einen Überblick darüber verschaffen zu können, welche Daten migriert werden bzw. welche zunächst bereinigt werden müssen, ist eine Analyse des IST-Zustandes unabdingbar. An dieser Stelle finden sich üblicherweise beispielsweise Dubletten, die bereinigt werden müssen. 

Manuelle Nachkontrollen unabdingbar

Wenn das neue DMS über eine Dubletten Bereinigungsfunktion verfügt, kann dieser Prozesse automatisiert durchgeführt werden. Auch, wenn dies den Arbeitsaufwand reduziert und es verlockend ist, sich auf dem Funktionsumfang des Systems auszuruhen, sollten in jedem Fall dennoch manuelle Nachkontrollen durchgeführt werden. 

Mapping der DMS Daten

Ist die Bereinigung der Daten abgeschlossen, geht es im wahrsten Sinne des Wortes ans Eingemachte. Auch, wenn sich die Datenbereinigung als durchaus umfangreich erweisen kann, handelt es sich hierbei um einen weniger anspruchsvollen Teil der Datenmigration.

Im Vergleich zum sogenannten Mapping, welches nun folgt, handelt es sich bei der Bereinigung eher um eine reine Fleißarbeit. 

Der Begriff „Mapping“ lässt bereits vermuten, was nun folgt. Jedes Feld des aktualisierten, bereinigten Altdatensatzes muss nun im Rahmen einer automatisierten Migration seinem entsprechenden Gegenstück im neuen DMS zugeordnet werden. Standard ist hier ein Export-Import Prozess über CSV Dateien.

Technisches Know-how ist gefordert 

Dieser Vorgang erfordert im Vergleich zur Bereinigung ein entsprechendes technisches Know-how. Besonders, wenn bestehende Strukturen im Rahmen der Neudefinition verändert wurden, kann sich das Mapping als äußerst komplex erweisen. 

Wenn bestehende Datensätze aufgeteilt oder neu zusammengeführt werden müssen, ist eine 1:1 Zuordnung in der Regel nicht möglich. Wichtig ist zudem, dass der Datentyp der jeweils gemappten Felder übereinstimmt. 

Besonders kleine und mittelständische Unternehmen (KMU), welche nicht über das technische Knowhow bzw. die internen Ressourcen zur Bewältigung einer solchen Aufgabe verfügen, sollten sich an dieser Stelle externe Hilfe verschaffen. 

Der Anbieter hat meist Erfahrung 

Ein guter Ansprechpartner ist hier der Anbieter der neuen Dokumentenmanagement Software, da dieser im Idealfall bereits etliche Neueinführungen und somit auch Datenmigrationen betreut hat. 

Mapping vs. Manuelle Übertragung 

Im Vergleich zu einer aufwendigen, manuellen Übertragung scheint eine automatisierte Übertragung via Mapping vergleichsweise verlockend. Doch ist eine manuelle Übertragung wirklich aufwendiger? 

Kurz gesagt: Nicht unbedingt. In manchen Fällen würde sich das Mapping komplexer gestalten, als Datensätze vollständig manuell zu übertragen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn es sich um einen vergleichsweise kleinen Datenbestand handelt, dessen Struktur grundlegend verändert wurde. Hier würde das Mapping vermutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen als eine manuelle Überführung.  

Obwohl der Aufwand, welcher mit der Implementierung eines neuen DMS verbunden ist, zunächst abschreckend wirkt, sollten Unternehmen keinesfalls aus diesem Grund von der Entscheidung absehen. Früher oder später zählt sich der anfängliche investierte Aufwand aus. 

Fazit: So gelingt der Datentransfer

Es lässt sich festhalten, dass der Datentransfer eine nicht zu unterschätzende Aufgabe ist. Viele Unternehmen sind zudem schlichtweg nicht in der Lage, die Migration der Daten in vollständiger Eigeninitiative durchzuführen. 

Aus diesem Grund sollten Unternehmen bereits bei der Auswahl eines geeigneten Systems bedenken, dass sie sich sowohl für ein Systems als auch einen Geschäftspartner entscheiden.

Der Anbieter des DMS verfügt meist über extensive Erfahrung bei der Implementierung von DMS und kann Unternehmen daher beim Transfer unterstützen.