Managerinnen und Manager verbringen Forschungen der Beratung Connected Commons zufolge 85 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Kommunikation. Das ist deutlich mehr, als noch vor zehn Jahren, denn kollaborative Tätigkeiten werden immer wichtiger. Aber während Teamarbeit zu innovativen Ergebnissen führen kann, hält sie durch die vielen benötigten Gespräche von der eigentlichen Arbeit ab und kann so zur Überlastung führen – was die Zusammenarbeit nicht gerade produktiver macht.

Die Autoren Rob Cross, Scott Taylor und Deb Zehner haben deshalb globale Unternehmen untersucht und Schritte analysiert, mit denen Sie Ihre Zusammenarbeit strategischer gestalten können , sodass kollaborative Arbeit produktiv ist und Sie gleichzeitig genügend Zeit für konzentrierte Stillarbeit haben.

Ursachen analysieren

Das alte deutsche Sprichwort "Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung" bewahrheitet sich auch in diesem Fall. Zunächst müssen Sie erkennen, dass Sie durch zu viele Meetings überlastet sind und sich dann auf die Suche nach den Ursachen dafür begeben. Bei der Suche hilft die banale Frage: "Warum habe ich so vielen Zusammenarbeiten zugestimmt?" Konzentrieren Sie sich dabei nur auf Ihre Gründe und nicht auf die Ihres Chefs oder des Unternehmens. Häufig haben die Antworten etwas mit Ihrem Selbstverständnis und Selbstwertgefühl zu tun. Sind Sie etwa sehr hilfsbereit und bringen sich deshalb in jedem Projekt ein? Oder liegt es an Ihrer unstillbaren Neugierde? Vielleicht machen Sie Zusammenarbeiten auch zu einem persönlichen Projekt und können sich deshalb nicht von Ihnen trennen? Gehen Sie der Sache auf den Grund!

Termine reduzieren

Nachdem Sie die Ursachen analysiert haben, geht es direkt an das Filetstück: Ihren Terminkalender. Um sich aus dem Hamsterrad zu befreien, müssen sie offensiv Meetings und Kollaborationen absagen oder streichen. Denn nur so haben Sie genug Energie, um an den wirklich wichtigen Zusammenarbeiten effektiv teilzunehmen.

Schauen Sie sich die Termine der letzten paar Monate an und stellen Sie jedes der wiederkehrenden Treffen auf den Prüfstand. In welchen der Meetings sind Sie entbehrbar? Wo haben Sie vielleicht ursprünglich wegen Ihrer Expertise teilgenommen, die Sie inzwischen an die Gruppe weitergeben konnten? Es ist auch hilfreich, mit Kollegen über deren Interessenfelder zu reden. Dadurch können Sie Projekte an diejenigen weiter delegieren, die für das Thema brennen. Machen Sie sich klar, was Ihre persönlichen Ziele sind und welche Projekte auf diese Ziele einzahlen. Wichtig ist auch, dass Sie offen mit Ihren Kolleginnen und Kollegen darüber sprechen, dass Sie aus Teamarbeiten aussteigen. Erklären Sie, dass Sie die Arbeitsgruppe nicht aus mangelndem Interesse verlassen, sondern weil Sie sich auf andere Projekte fokussieren möchten.

Ziele setzen

Jetzt, wo weniger Meetings und Projekte in Ihrem Kalender stehen, können Sie diese produktiver gestalten. Das gelingt, indem Sie bereits vor Gesprächen die Ziele des Treffens kommunizieren und für Meetings im Vorhinein eine Agenda festlegen. Sind Sie selbst nicht an der Planung beteiligt, können Sie den Moderator darum bitten, eine Agenda aufzustellen. Gleiches gilt für Gespräche, um die ein Gegenüber Sie bittet. Dort können Sie ebenso bereits vorher nach den Zielen des Gesprächs fragen. So schweifen Gespräche, die eigentlich wegen einer Zusammenarbeit stattfinden, nicht ab und tragen produktiv zur Teamarbeit bei.