Auf vielen Festplatten herrscht heilloses Durcheinander. Heruntergeladene Musik teilt sich den Download-Ordner mit Videos, Fotos, Setup-Programmen und PDFs. Im Dokumentenordner liegen eigene Briefe neben der Haushaltsplanung, den eingescannten Kontoauszügen und den Kündigungsschreiben von alten Verträgen. In dem Chaos eine bestimmte Datei zu finden, kann viel Zeit kosten – muss aber nicht. Denn mit den richtigen Tools finden Sie selbst im größten Durcheinander die Dateien, die Sie brauchen – ohne vorher mühevoll Ordnung schaffen zu müssen. Dateien suchen: Für jeden Zweck das richtige Tool
Es gibt verschiedene Kategorien von Such-Tools. Am umfassendsten sind Desktop-Suchmaschinen. Sie unterscheiden sich von einem einfachen Datei-Such-Tool dadurch, dass sie nicht nur nach Dateinamen suchen kann, sondern auch nach den Inhalten der Dateien. Damit sind nicht nur die auf den ersten Blick sichtbaren Teile gemeint – also zum Beispiel der Text eines Dokuments – sondern auch die enthaltenen Metadaten. Das sind bei Fotos zum Beispiel Infos zu Aufnahme-Ort und –zeit, Kameramodell, Belichtung und Blitz. Bei Musik-Dateien wären es unter anderem Titel- und Künstler-Angaben. Damit eine Desktop-Suchmaschine in eine Datei hineinschauen und menschlich lesbare Inhalte von Binär-Informationen trennen kann, muss sie das jeweilige Dateiformat unterstützen, also zum Beispiel .doc/.docx für Word-Dokumente und .jpg für Fotos.
Desktop-Suchmaschinen: Gründliche Suche, aber langwierige Indexierung
Bei jeder Suchanfrage in Echtzeit alle auf der Festplatte enthaltenen Daten zu durchforsten, würde allerdings viel zu lange dauern. Daher tun Desktop-Suchmaschinen dies nur einmalig nach der Installation und speichern die Ergebnisse in Form von Schlüsselwörtern und Querverweisen in einer Index-Datenbank. In regelmäßigen Zeitabständen aktualisiert ein Hintergrund-Dienst die Datenbank – schaut also, welche Dateien neu hinzugekommen sind, aktualisiert oder gelöscht wurden.
Bei Suchanfragen muss die Desktop-Suchmaschine dann nur in ihre Datenbank schauen und kann Ihnen so in Sekundenschnelle Ergebnisse liefern. Das Prinzip ist vergleichbar mit dem eines Internet-Suchdienstes. Auch Google & Co. scannen nicht bei jeder Benutzeranfrage das gesamte Web, sondern arbeiten ebenfalls datenbankbasiert.
Die Datenbank einer Desktop-Suchmaschine ist allerdings Segen und Fluch zugleich. Denn sie beansprucht zum einen Platz auf der Festplatte. Zum anderen dauert die Erst-Indexierung bei großen Laufwerken mit vielen Dateien seine Zeit – die starke Festplattenaktivität lähmt das System. Das gilt in einem etwas geringeren Maße auch für zukünftige Index-Aktualisierungen, die mehrmals pro Woche stattfinden können.
Daher sind Desktop-Suchmaschinen meistens standardmäßig so eingestellt, dass sie die Indexierung pausieren, wenn sie Benutzer-Aktivität feststellen. Dass führt natürlich dazu, dass an einem PC, an dem permanent gearbeitet wird, während er eingeschaltet ist, die Aktualisierung des Indexes nicht vorankommt und die Desktop-Suche neue oder geänderte Dateien nicht berücksichtigt. Oder dass in den Suchergebnissen Dateien auftauchen, die Sie schon gelöscht haben.
Fotos und MP3-Dateien mit Metadaten anreichern
Damit Desktop-Suchmaschinen auch zielgenau Dateien mit bestimmten Metadaten finden können, müssen diese natürlich erst einmal vorhanden beziehungsweise korrekt sein. Wie Sie Fotos und MP3-Dateien mit Metadaten anreichern und vorhandene Infos aktualisieren, erfahren Sie ab Seite xx.
Altermative: Such-Tools, die auf Dateisystem-Ebene arbeiten
Eine Alternative zu Desktop-Suchmaschinen sind Datei-Such-Tools, die ohne Index arbeiten. Sie durchkämmen bei jeder Suchanfrage die komplette Festplatte beziehungsweise die von Ihnen ausgewählten Ordner. Daher eignen sie sich aus Performance-Gründen eigentlich nur für die Suche nach Datei- und Verzeichnisnamen. Sofern sie auch eine Suche nach Datei-Inhalten anbieten, ist diese nur dann von der Geschwindigkeit her einigermaßen erträglich, wenn Sie die Abfrage anderweitig einschränken, zum Beispiel auf bestimmte Dateitypen, bestimmte Verzeichnisse und/oder einen bestimmten Datumsbereich.
Außerdem kennen diese Such-Tools in der Regel nicht die Strukturen der verschiedenen Dateiformate, sondern durchsuchen alle Dateien stumpf nach der vom Benutzer eingegebenen Zeichenkette. Metadaten sind für sie ebenfalls meist ein Fremdwort. Dafür sind Datei-Such-Tools nach der Installation sofort einsatzbereit und liefern immer aktuelle Ergebnisse.
Katalogisierungs-Software durchsucht auch entfernte Datenträger
Ein Zwischending zwischen Desktop-Suchmaschine und einfachem Datei-Such-Tool ist Katalogisierungs-Software.Diese lesen neben den Inhaltsverzeichnissen der lokalen Laufwerke auch die von Wechselmedien ein und speichern sie in eine Datenbank. So finden Sie bei Bedarf schnell heraus, auf welcher CD/DVD, externen Festplatte oder auf welchem USB-Stick sich eine bestimmte Datei befindet. Die Dateiinhalte können Sie mit Katalogisierungs-Software allerdings normalerweise nicht durchsuchen.
Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen mehrere Arten praktischer und schneller Such-Tools vor.
Copernic ist ein Veteran unter den Desktop-Suchmaschinen. Positiv sticht vor allem die mit 150 sehr große Anzahl an unterstützten Dateiformaten heraus. Die für private Nutzung kostenlose Version besitzt allerdings einige Einschränkungen: Zum einen indexiert sie maximal 75000 Dateien. Da hiermit nur Dokumente, Bilder, Musik und Videos gemeint sind, sollte diese Anzahl aber für die meisten Benutzer ausreichend sein. Außen vor bleiben in der kostenlosen Version außerdem Dateien, die auf Netzwerklaufwerken liegen. Eine weitere Einschränkung ist, dass Copernic Desktop Search Lite in Outlook gespeicherte E-Mails, Termine Aufgaben und Kontakte nicht indexiert. Unterstützt werden aber Outlook Express, Windows Mail, Windows Live Mail, Thunderbird und Eudora. Copernic Desktop Search Lite: Indexierung steuern
Die Bedienung von Copernic Desktop Search Lite ist kinderleicht. Nach der Installation beginnt der Hintergrund-Indexdienst allerdings nicht sofort mit seiner Arbeit, sondern erst bei Inaktivität des PCs, also wenn zehn Sekunden lang keine Benutzereingaben erfolgt sind. Ist die Indexierung einmal gestartet, pausiert sie, sobald sie Benutzeraktivität registriert. Beides soll verhindern, dass Sie Geschwindigkeitseinbußen während Ihrer Arbeit am PC zu spüren bekommen. Wenn Sie einen leistungsfähigen PC mit schneller Festplatte oder SSD besitzen, können Sie über „Tools -> Indexing Leistung“ aber auch „Uneingeschränkt“ wählen, damit die Erfassung des Festplatteninhalts auch während Sie arbeiten läuft.
Über „Tools -> Optionen“ legen Sie fest, welche Elemente Copernic berücksichtigen soll. Im Abschnitt „E-Mails & Terminplaner“ wählen Sie die zu durchsuchenden Postfächer und Adressbücher in den unterstützten E-Mail-Programmen. Unter „Dateien“ bestimmen Sie, in welchen Verzeichnissen welche Dateitypen gescannt werden sollen – und welche Ordner außen vor bleiben sollen. Und in der Rubrik „Browser“ lassen sich Lesezeichen und Chroniken/Verläufe von Chrome, Firefox und Internet Explorer in die Indexierung aufnehmen.
Unter „Indexierung & Leistung“ stellen Sie ein, welche Elemente wie oft auf Änderungen untersucht werden sollen. Standardmäßig sind hier „alle 4 Tage“ für Dokumente, Bilder, Musik und Videos vorgegeben und täglich für alle übrigen Elemente.
Aus Geschwindigkeitsgründen indexiert Copernic den Inhalt von Dateien nur, wenn diese eine bestimmte Dateigröße nicht überschreiten. Dieses Limit können Sie ändern. Voreingestellt sind 20 MB. Außerdem lässt sich das Laufwerk und Verzeichnis ändern, auf dem der Index gespeichert wird. Bei Problemen können Sie über den darunter stehenden Link den Index löschen und neu aufbauen.
Unter „Fortgeschritten“ lässt sich anpassen, bei welcher Dateiendung es sich um welchen Dateityp handelt. Das ist aber nur in den seltensten Fällen nötig. Sinnvoll kann es höchstens sein, über „Hinzufügen“ nicht vorhandene Dateiendungen zu ergänzen.
Außerdem stellen Sie hier ein, ob Copernic zusammen mit Windows starten soll und ob auch Mail-Anhänge bei den Suchergebnissen berücksichtigt werden sollen.
Dateien suchen mit Copernic: So geht’s
Im Copernic-Hauptfenster gibt es unter der Suchleiste mehrere Kategorien-Registerkarten. Auf der ersten zeigt das Tool alle indexierten Daten an, in denen der eingetippte Suchbegriff vorkommt. Über die danebenstehenden Register schränken Sie die Ansicht auf Dateien, Kontakte, Termine, Browser-Chronik, Browser-Lesezeichen, Bilder, Musik und Videos ein. In der linken Spalte gibt es abhängig von der ausgewählten Rubrik weitere Filter-Optionen, bei „Musik“ zum Beispiel „Titel“, „Künstler“ und „Album“. Über das Icon ganz rechts in der Spaltenreihe der Ergebnisliste lassen sich zusätzliche Infos einblenden.
Über das Ausklappmenü oberhalb der Suchergebnisse wählen Sie aus, ob diese einzeilig oder mehrzeilig und dafür detaillierter angezeigt werden sollen.
Mit den Pfeiltasten rechts neben der Suchzeile schalten Sie zwischen Ihren bisherigen Suchanfragen hin und her. Und über das Ausklappmenü „Meine Suchen“ greifen Sie auf vordefinierte Suchabfragen wie „E-Mails von gestern“, „Termine (diese Woche)“ und „Videos größer als 200 MB“ zu. Über den Eintrag „Add to Meine Suchen“ fügen Sie Ihre zuletzt gestartete Suche dieser Liste hinzu, falls Sie sie häufig benötigen.
Das Copernic-Suchfenster lässt sich übrigens jederzeit durch gleichzeitiges Drücken beider Strg-Tasten oder durch schnelles, zweimaliges Drücken einer Strg-Taste öffnen.
Wenn Sie nur schnell nach einer Datei suchen wollen, deren Namen oder Namensbestandteil Sie kennen, ist Everything das Tool der Wahl. Es durchsucht nicht zeitaufwendig den gesamten Festplatteninhalt, sondern nutzt den Master File Table (MFT) von NTFS-formatierten Laufwerken, in dem alle Dateinamen samt deren Eigenschaften, also etwa Größe und Datum verzeichnet sind. Everything: Wieselflinke Suche dank NTFS
Beim ersten Start liest das Tool die MFTs aller Laufwerke mit NTFS-Dateisystem ein und speichert die für die Suche relevanten Infos in einer eigenen Datenbank, die sich bei zukünftigen Starts automatisch aktualisiert. Nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, listet Everything alphabetisch alle Ordner- und Dateinamen auf. Über die Eingabezeile filtern Sie die Liste nach ihren Suchbegriffen. Das kann der komplette Dateiname sein, nur ein Teil davon oder ein mit Platzhaltern versehener Begriff. Über „Search -> Match Case“ stellen Sie ein, ob die Groß- und Kleinschreibung, die Sie bei den Suchbegriffen verwenden, berücksichtigt werden soll. Über „Search -> Match Whole Word“ legen Sie fest, dass nur Ergebnisse erscheinen sollen, in denen der gesuchte Begriff als eigenes Wort auftaucht und nicht als Wortteil.
Laufwerke, die mit dem Dateisystem FAT(32) formatiert sind sowie CDs und DVDs unterstützt Everything nicht, da sie keinen MFT besitzen. Ebenso ist es nicht möglich, Dateiinhalte zu durchsuchen. Damit Everything auf den MFT zugreifen kann, benötigt es Administratorrechte. Mit einem eingeschränkten Windows-Benutzerkonto und ohne Kenntnis des Administrator-Passworts können Sie es daher nicht nutzen.
Aborange Searcher: Unterstützt alle Windows-Dateisysteme und bietet Inhaltssuche
Aborange Searcher ist zwar nicht ganz so schnell wie Everything, kann aber dafür aber alle von Windows unterstützten Dateisysteme und auch Dateiinhalte durchsuchen – und das, ohne vorher einen Index zu erstellen. Die Bedienung ist denkbar einfach: Laufwerk oder Verzeichnis auswählen, Suchbegriff eingeben und gegebenenfalls Datumsbereich und Dateigröße eingrenzen. Falls Sie eine Inhaltssuche starten, sollten Sie diese auf bestimmte Dateitypen beschränken, um den Vorgang zu beschleunigen. Um zum Beispiel nur innerhalb von DOC- und RTF-Dateien zu suchen, geben Sie „*doc;*.rtf“ in die Zeile „Name“ ein. Suchanfragen, die Sie häufiger ausführen wollen, sichern Sie per „Datei -> Suchprofil speichern“.
Der Computer-Alltag könnte so viel einfacher sein, wenn man auf der Suche nach bestimmten Dateien, die nicht auf der Festplatte liegen, nicht sämtliche USB-Datenträger ein- und ausstöpseln und mit den selbstgebrannten CDs/DVDs nicht Discjockey spielen müsste. Mit dem Tool „ VVV (Virtual Volumes View) “ fällt diese Arbeit in der Regel nur ein einziges Mal an. Denn dabei handelt es sich um eine Katalogisierungs-Software. Sie liest die Datei- und Verzeichnisstruktur der von Ihnen ausgewählten Speichermedien ein und ermöglicht es Ihnen, diese einzusehen und zu durchsuchen, auch wenn sie nicht mit dem PC verbunden beziehungsweise ins DVD-Laufwerk eingelegt sind. VVV: Laufwerks-Datenbank anlegen und Datenträger einlesen
Nach dem Start des Tools klicken Sie auf „Neu“, um eine Laufwerks-Datenbank anzulegen. Sie können entweder eine Datenbank für alle Ihre Medien verwenden oder diese in mehreren Datenbanken thematisch gruppieren. Als nächstes klicken Sie in der Symbolleiste auf „Katalogisieren“, wählen in dem Dialogfeld über den Button „…“ ein Laufwerk aus, vergeben über „Datenträgername“ eine eindeutige Bezeichnung und betätigen den Button „Katalogisieren“. Daraufhin liest VVV die Verzeichnis- und Dateistruktur ein. Wiederholen Sie diesen Vorgang je nach Bedarf für beliebig viele weitere Datenträger.
Klicken Sie anschließend im Hauptfenster von VVV auf den Button „Physisch“, um in der linken Spalte die Liste aller eingelesenen Medien zu sehen. Nach einem Klick auf einen Eintrag können Sie den Datenträger durchstöbern, auch wenn er nicht eingelegt beziehungsweise eingesteckt ist. Nur öffnen können Sie die Dateien natürlich nicht. Die erhalten aber alle wesentlichen Informationen wie Dateigröße und Datum. Per Rechtsklick und den Kontextmenü-Eintrag „Object Information“ erhalten Sie alle Infos auf einen Blick und haben die Möglichkeit, Notizen oder eine Beschreibung hinzuzufügen.
Mit virtuellen Verzeichnissen Übersicht schaffen
Eine Besonderheit von VVV ist die Option, ganze Datenträger oder auch nur einzelne Ordner und Dateien in einem virtuellen Verzeichnispfad thematisch zu gruppieren. So können Sie zum Beispiel alle Datenträger, die Fotos enthalten, über einen gemeinsamen virtuellen Pfad „Bilder“ durchstöbern. Dazu klicken Sie in der Symbolleiste auf „Virtuell“ und dann auf den Menüeintrag „Bearbeiten -> Neues virtuelles Wurzelverzeichnis“. Dieses nennen Sie zum Beispiel „Bilder“. Nun wechseln Sie zurück in die Ansicht „Physisch“ und klicken Laufwerke, Ordner oder Dateien, die Sie der virtuellen Ansicht hinzufügen wollen, jeweils mit der rechten Maustaste an, wählen erst „Zu virtuellem Ordner hinzufügen“ und dann das gewünschte Ziel aus.
Sowohl die physische als auch die virtuelle Ansicht lässt sich über den Button „Suchen“ nach Stichworten durchstöbern. Falls Sie keinen kompletten Datei- oder Ordnernamen eingeben, sondern nur einen Teil, achten Sie darauf im Abschnitt „Dateiname“ die Option „Enthält“ statt „Ist gleich zu“. Wenn Sie mehrere Suchbegriffe eingeben, zeigt VVV standardmäßig Ergebnisse an, in denen entweder der eine oder der andere Begriff auftaucht. Um die Stichwörter mit einem logischen „UND“ zu verknüpfen, setzen Sie ein Plus-Zeichen vor jeden Begriff.
Um das Inhaltsverzeichnis eines Mediums in VVV zu aktualisieren, klicken Sie den entsprechenden Eintrag mit der rechten Maustaste an und wählen Sie „Datenträger aktualisieren“.
Viele Bildformate – zum Beispiel JPG und PNG – erlauben das Speichern von Metadaten. Hierfür existieren mehrere Standards. Die bekanntesten sind Exif und Iptc. Die meisten Kameras nutzen einen der beiden oder beide Standards, um Infos wie Aufnahmedatum, Blende, Brennweite, Belichtungszeit und ISO-Empfindlichkeit mit in der Bilddatei zu speichern. Exif Pilot: Exif- und Iptc-Daten von Fotos anzeigen
Das Tool Exif Pilot zeigt Ihnen die in Ihrem Fotos gespeicherten Exif- und Iptc-Daten an und bietet über den Button „Edit EXIF/IPTC“ die Option, diese zu ändern. Möchten Sie mehrere Bilder auf einmal ändern statt eins nach dem anderen, benötigen Sie ein Plug-in, das der Hersteller für happige 96,74 Euro anbietet.
Geosetter: Fügt Koordinaten hinzu
Einige Kameras und so gut wie alle Smartphones verfügen inzwischen über GPS-Empfänger zur genauen Positionsbestimmung. Wenn diese Funktion aktiviert ist, legen sie in den Metadaten auch die Koordinaten von dem Ort ab, an dem die Aufnahme entstanden ist. Mit Geosetter können Sie sich Ihre Fotosammlung oder Teile davon sortiert nach Entstehungsort anzeigen lassen – visualisiert auf einer Google-Maps-Karte, die das Tool dynamisch aus dem Internet nachlädt. Außerdem bietet es die Möglichkeit, fehlende Geo-Koordinaten nachzutragen und zusätzliche Infos wie Höhe über Normalnull sowie Länder- und Städtename per Online-Abfrage automatisch nachzutragen.
Über „Bilder -> Verzeichnis öffnen“ suchen Sie einen Ordner mit Fotos aus und bestätigen per Doppelklick die Auswahl. Um auch die Bilder der darunterliegenden Verzeichnisse anzuzeigen, wählen Sie „Bilder -> Flat-Modus“. Nun klicken Sie auf „Karte -> Bildpositionen anzeigen“, damit Geosetter die Aufnahmeorte aller Bilder auf der Karte im rechten Fensterbereich einzeichnet. Der Entstehungsort der aktuell markierten Aufnahme erscheint mit einem lila Marker, die übrigen mit einem blauen. Um die im Bild hinterlegten Koordinaten zu ändern, ziehen Sie den lila Marker an die gewünschte Stelle und bestätigen mit „Bild verschieben“. Alternativ geben Sie eine Adresse in das Feld „Suchen“ ein, bestätigen Sie den gleichnamigen Button, markieren im linken Fensterbereich die betreffenden Fotos und wählen „Karte -> Kartenposition übernehmen“. Genauso gehen Sie vor, um Fotos, die noch über keine Geokoordinaten verfügen, welche hinzuzufügen.
Um Fotos, die Koordinaten enthalten, automatisch mit Text-Infos zum Aufnahmeort anzureichern, markieren Sie diese und wählen „Bilder -> Daten bearbeiten“. Im Dialogfeld, das sich daraufhin öffnet, klicken Sie sowohl bei „Höhe“ als auch bei „Ort“ auf „Alle online abfragen“.
Mit Musicbrainz Picard vervollständigen Sie die Metadaten (ID3-Tags) Ihrer MP3s. Dazu ziehen Sie Dateien in das Tool oder wählen über „Verzeichnis hinzufügen“ einen Ordner aus.
Mehrere MP3-Tags auf einmal anpassen
Dateien mit unvollständigen Metadaten erscheinen links unter „Nicht zugeordnete Dateien“. Markieren Sie bei gedrückter Strg-Taste die MP3s, deren Metadaten Sie anpassen wollen. Alternativ drücken Sie Strg-A, um alle Dateien auszuwählen. Im unteren Fensterbereich lassen sich nun Felder wie „Titel“, „Interpret“, Album“, „Genre“ und „Jahr“ für alle markierten MP3s in die Spalte „Neuer Wert“ eintragen beziehungsweise anpassen.
MP3-Tags automatisch vervollständigen
Unvollständige Metadaten lassen sich über den Button „Abfragen“ mit Hilfe von Internet-Datenbanken automatisch vervollständigen. Falls das nicht klappt, oder falls in manchen Dateien gar keine Metainfos vorhanden sind, klicken Sie auf „Analysieren“. Dann erstellt das Tool akustische Fingerabdrücke der Musikdateien, überträgt die Fingerabdrücke an die Datenbank des Open-Source-Projekts „ AcoustID “ und erhält als Antwort sämtliche Metadaten. Über den Speichern-Button bestätigen Sie Ihre Änderungen.