Plazo para conservar la documentación laboral en las empresas
Por: M.D.T. y L.C. Mabel Salazar.
Es normal que una vez presentadas todas las obligaciones fiscales y laborales de una entidad nos preguntemos: ¿hasta cuándo debo conservar la documentación de mi empresa?
En un negocio, se generan diferentes tipos de documentos y, en consecuencia, también hay diferentes plazos de conservación. Por ejemplo, con respecto a la obligación de conservar documentos laborales, la legislación dispone que los contratos y otra documentación de la misma índole, deben guardarse durante mínimo tres años, mientras que los documentos relativos a la Seguridad Social, se deben conservar cuatro años, y la documentación sobre riesgos laborales se debe guardar durante seis.
Ahora bien, según el Código de Comercio: el artículo 30 del mismo, establece la obligación de conservar durante 6 años la documentación y justificantes en que se soporten las anotaciones registradas en los mismos:
- Prestamos: Hasta que sean devueltos
- Garantías: Hasta que se hayan cancelado
- Bienes de inversión: Hasta que se haya cumplido el plazo de regularización del IVA (puede llegar a los 9 años)
- Bases Imponibles Negativas: Hasta pasados 4 años desde su compensación, etc.). El término fijado empieza a contar a partir del último asiento realizado.
El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación, menciona lo que es contabilidad (papeles de trabajo, pólizas, balanzas y Estados Financieros, e incluso libros sociales).
Pues bien, la ley establece que la documentación, contabilidad, programas, archivos informáticos, etc. deberá conservarse durante al menos 5 años. Laboralmente nos indica que sea un periodo similar, nosotros recomendamos que lo guardes como materia fiscal (que lo integres como documento fiscal), ya que en muchas ocasiones el SAT o el IMSS tiene facultades fiscales como autoridades de poder revisarte cinco años atrás.
En el artículo 30, segundo párrafo, de la misma regulación se establece: “la documentación […] y la contabilidad deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas”; pero en su artículo 67, se comenta que pudiera extenderse esta obligación hasta por 10 años, dependiendo de las facultades de revisión de los organismos autorizados. En tanto que las escrituras de constitución de la sociedad, el libro de registro de actas, y todos los documentos relacionados con la sociedad mercantil, tienen que conservarse durante seis años.
No solo es importante saber por cuánto tiempo hay que guardar la documentación de una empresa, también hay que prestar especial atención a cómo y dónde se guardan los documentos. Es aconsejable contar siempre con una copia digital de todos y cada uno de los documentos del negocio. Copia que debería almacenarse en un sistema de nube. con sistemas de seguridad de última generación.
No guardar la documentación durante el plazo establecido puede suponer una cuantiosa sanción.
Los plazos por los que hay que conservar la documentación dependerán del organismo que los solicite y el tipo de documento. Con ésta información se estará siempre preparado y se evitarán molestias innecesarias.
Quizá te intereses:
- Principales puntos de la propuesta laboral en materia de Outsourcing
- Subcontratación laboral y su tratamiento para ISR e IVA
- Home Office, el mercado laboral del futuro: ventajas y desventajas para las empresas
Contenido recomendado:
- ¿Qué es la negativa ficta y sus implicaciones fiscales?
- ¿Cómo se define un Establecimiento Permanente par fines fiscales?
- Emisión de CFDI a personas «sin actividad económica» en el RFC
Los comentarios u opiniones contenidos en los artículos publicados en Soy Conta, son responsabilidad de su autor, pudiendo ser distintos a los criterios dados a conocer por las autoridades fiscales; tampoco representan una asesoría, consejo o prestación de servicios de ninguna índole. 2018. Se prohíbe su reproducción total o parcial.