EL VALOR PROBATORIO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

EL VALOR PROBATORIO DE LOS LIBROS 

DE CONTABILIDAD 

1. Introducción. 

Dr. LEO VEDIS MARTÍNEZ DURAN 

Juez Civil del Circuito de Valledupar; 

Profesor de la Universidad Popular del Cesar 

Al emprender el estudio del valor probatorio de los libros de contabilidad, 

se hace necesario adentrarse en el de la contabilidad misma, pues solo 

da l.a ley eficacia probatoria a aquellos libros que cumplen con las formalidades 

que ella misma señala. 

Los ordinales 3°. y 4°. del artículo 19 del C. de Co., imponen a los comerciantes 

la obligación de llevar contabilidad regular de sus negocios 

conforme a las prescripciones legales, y conservar la correspondencia y 

demás documentos relacionados con sus negocios o actividades. 

La obligación de llevar contabilidad tiene como finalidad primera la de 

que el comerciante lleve y mantenga una historia escrita de sus negocios. 

Conforme al art. 48 del C. de Co., la contabilidad estará conformada por 

libros registros contabies, inventario y estados financieros en general y señala 

que la ley podrá autorizar el uso de sistemas que como la microfilmación 

faciliten la guarda del archivo y correspondencia y el de otros sistemas 

contables que permitan el conocimiento y prueba de la historia clara, completa 

y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios. 

La ley colombiana no señala que el comerciante deba llevar un número 

determinado de libros, ni cuales, permitiendo una amplia libertad en la forma 

como deben de ser llevados, siempre y cuando reflejen el verdadero estado 

de los negocios y se cumplan los principios básicos de las ciencias contables 

que contienen los Decretos 2160 de 1986 y 2553 de 1987.

722 VALOR PROBATORIO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD 

Sobre los cuales libros de indispensables, dijo la Superintendencia de 

Sociedades en oficio N°. J16245 del 15 de noviembre de 1972: "Los artículos 

49, 50, 52 y 53 del C. de Co., aún cuando no denominan los libros que 

deben llevar los comerciantes, señalan algunas obligaciones suyas, cuyo 

cumplimiento requiere la apertura de, por lo menos, los libros siguientes: 

Mayor, Diario, y el de Inventarios y Balance, pues solo así se puede cumplir 

estrictamente con las normas contables relativas al sistema de partida doble 

(art. 50), al inventario y balance general (art. 50) y al Registro de orden cronológica 

de las operaciones mercantiles (art. 53), respectivamente". 

El Consejo de Estado, en sentencia del 25 de marzo de 1988, comentó 

esta interpretación de la Superintendencia, advirtiendo que a pesar de ser 

juiciosa y armónica, debe tenerse en cuenta que no ha sido elevada a canon 

reglamentario "por respeto precisamente al art. 49 (del C. de Co.) que reservó 

a la ley la determinación de los libros obligatorios y al art. 48 que 

consagró la libertad de procedimientos técnicos contables"; y más adelante, 

afirmó: "Tanto es así que el Decreto 2160 de 1986, el más completo, moderno 

y ambicioso reglamento de la contabilidad, ni siquiera intentó mencionar 

los libros que deben llevar los comerciantes.". 

2. Requisitos de la Contabilidad 

Conforme el art. 50 del C. de Co., la contabilidad solamente podrá ser 

llevada en idioma castellano, por el sistema de partida doble, en libros registrados, 

de manera que suministre una historia clara, completa y fidedigna 

de los negocios del comerciante con sujeción a las reglas que expida el 

gobierno. Requisitos que deben cumplirse al menos cuando la contabilidad 

se lleva en libros, y que enumeramos así: 

1°. Unidad.- La contabilidad está integrada por los libros, auxiliares, 

documentos, comprobantes y correspondencia, debiendo existir la debida 

correspondencia entre los asientos de los libros y los comprobantes so pena 

de que carezcan de eficacia probatoria en favor del comerciante obligado 

a llevarlos, (art. 59). 

2°. Sistema de Partida doble.- La contabilidad sólo podrá llevarse por 

el sistema de partida doble. Se fundamenta este sistema en el principio 

denominado equilibrio aritmético que consiste en que cada vez que sea 

anotada una determinada partida, ha de efectuarse la anotación de otra contrapartida 

por igual importante, de tal manera que nunca pueda existir una 

cuenta deudora sin su respectiva cuenta acreedora. 

3°. Idioma.- La contabilidad sólo puede ser llevada en idioma castellano, 

(art. 50).

LEOVEDIS MARTÍNEZ DURAN 123 • «V 

4°. Orden Cronológico.- Las operaciones se asentarán en los libros en 

el orden cronológico haciendo referencia a los comprobantes de contabilidad 

que los respalden (art. 53). 

El hecho de que las anotaciones deban hacerse en orden cronológico 

riguroso, no quiere decir que esas anotaciones deban hacerse en forma 

diaria, sino que cada comerciante o su contador puedan escoger la forma 

que les permita llevar su contabilidad en la forma más ágil y confiable; sin 

embargo, la contabilidad no puede presentar un atraso en el asiento de sus 

operaciones mayor de cuatro meses, pues esto constituye un hecho irregular 

conforme el art. 63, literal f del Decreto 2503 de 1987. 

, 

- 

5°. Conservac/ón.- El comerciante debe conservar sus libros y papeles 

cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquellos o la fecha 

del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido ese lapso 

podrán ser destruidos siempre que se reproduzcan por cualquier medio técnico 

(microfilmación, sistematización, etc.) que garantice su reproducción 

exacta, autenticada por la respectiva Cámara de Comercio y previa anotación, 

por el secretario de los libros y papeles destruidos, (art. 60). 

6°. Inventario y Balance General.- Por lo menos una vez al año el 31 de 

diciembre, la empresa o el comerciante, deben elaborar un inventario y balance 

general que permita conocer de manera clara y completa la situación 

de su patrimonio, identificando la fecha de corte de la información y el 

período que cubre, {art. 52 C. de Co., y 13 Dcto. 2160/86). 

7°. Registro de Libros.- Los libros de contabilidad deben registrarse ante 

la Cámara de Comercio, lo que les da el carácter de auténticos. Así lo 

exigen el ord. 7°. del art. 28, y 56 del C. de Co., y 252, inc. final del C. de P. 

C. 

El art. 56 citado autoriza que los libros podrán ser de hojas removibles 

o formarse por series continuas de tarjetas, siempre que unas y otras estén 

numeradas, puedan conservarse archivadas en orden y aparescan autenticadas 

mediante el correspondiente registro. 

8°. Unidad Monetaria.- El peso es la unidad monetaria de medida para 

la contabilidad y la información financiera que se desprende de ésta. (art. 

1°. Dcto 2553/87, que modificó el art. 7°. del Dcto 2160/86). Los valores representados 

en moneda extranjera se deben ajustar a la tasa de cambio vigente 

al cierre del periodo (art. 32. Dcto. 2160/86).

124 VALOfí PROBA TORIO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD 

3. Prohibiciones con relación a los Libros de Comercio 

Los libros de contabilidad deben ser llevados conforme las disposiciones 

del Código de Comercio, las normas especiales sobre técnicas contables 

(Dctos. 2160/86 y 2553/87), y. las disposiciones tributarias (Dcto. 2503/ 

87). 

3.1 Prohibiciones que consagra el Código de Comercio. El art. 57 enumera 

las siguientes: 

1. Alterar en los asientos el orden o la fecha de las operaciones a que 

estos se refieren; 

2. Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones en el texto 

de los asientos o a continuación de los mismos; 

3. Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos. 

Cualquier error u omisión se salvará con un nuevo asiento en la fecha en 

que se advirtiere; 

4. Borrar o tachar los asientos, y 

5. Arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilar los libros. 

En caso de que la omisión o error afecte no solo un asiento sino todo el 

folio, ante la prohibición de suprimir o alterar la hoja respectiva, la corrección 

se hace anulando la respectiva hoja dejando constancia de ello y efectuando 

todos los registros anulados, mediante un procedimiento similar 

al autorizado por el ord. 3°. del art. 57. 

3.2 Irregularidades que consagra el Decreto 2503 de 1987. El artículo 

63 señala las siguientes irregularidades: 

1. No llevar libros de contabilidad si hubiere obligación de llevarlos; 

2. No tener registrados los libros principales de contabilidad si hubiere 

obligación de registrarlos; 

3. No exhibir los libros de contabilidad cuando las autoridades tributarias 

lo exigieren; 

4. Llevar doble contabilidad. 

Hay doble contabilidad cuando un comerciante lleva dos o más libros

LEO VEDIS MARTÍNEZ DURAN 125 

iguales en los que registre en forma diferente las mismas operaciones, o 

cuando tenga distintos comprobantes sobre los mismos actos (art. 74 C. 

de Co.). 

5. No llevar los libros de contabilidad en forma que permitan verificar 

o determinar los factores necesarios para establecer las bases de liquidación 

de los impuestos o retenciones, y 

6. Cuando entre la fecha de las últimas operaciones registradas en los 

libros y el último día del mes anterior a aquel en el cual se solicita su exhibición, 

existan más de cuatro meses de atraso. 

- 

4. Sanciones 

. 

4.1 Por infringir las prohibiciones que consagra el Código de Comercio. 

El responsable de violar las prohibiciones a que alude el art. 57 del C. 

de Co., incurre en multa de hasta cinco mil pesos que impondrá la Cámara 

de Comercio o la Superintendencia de Comercio o Sociedades o Bancaria 

según el caso, de oficie en el momento en que descubra la irregularidad o 

a petición de cualquier persona, sin perjuicio de las acciones penales correspondientes 

(falsedad). Cuando no pueda determinarse con certeza quien 

es el verdadero responsable de estas situaciones, serán solidariamente responsables 

del pago de la multa el propietario de los libros, el contador y el 

revisor fiscal, si éste incurre en culpa, (art. 58). 

Los libros en que se cometen esas irregularidades carecerán de todo 

valor probatorio en favor del comerciante que los lleve, (art. 5'8). 

El comerciante que lleve contabilidad irregular no podrá ser admitido 

en concordato preventivo, (art. 1910 del C. de Co.). 

Si se trata de doble contabilidad, sus libros sólo tendrán valor probatorio 

en su contra (art. 74). 

4.2. Por incurrir en las irregularidades en la contabilidad que señala el 

Decreto 2503 de 1987. 

Sin perjuicio del rechazo de los costos, deducciones, impuestos descontables, 

excenciones, descuentos tributarios y demás conceptos que carezcan 

de soporte en la contabilidad, o que no sean plenamente probados 

de conformidad con las normas vigentes, la sanción por los libros de contabilidad 

será del medio (0.5%) por ciento del mayor valor entre el patrimonio

126 VALOR PROBA TORIO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD 

líquido y los ingresos netos del año anterior al de su imposición, sin exceder 

de veinte millones de pesos ($20.000.000.oo). (art. 64). 

Otra sanción que impone la ley tributaria es la de la clausura o cierre 

del establecimiento por un día mediante la imposición de sellos oficiales 

que contendrán la leyenda "cerrado por evasión", y en caso de reincidencia, 

la clausura podrá ser hasta por quince días. (art. 68, lit. b). 

Estas sanciones las- impone la Dirección General de Impuestos Nacionales, 

y no se podrá imponer más de una sanción pecuniaria por libros de 

contabilidad en un mismo año calendario, ni más de una sanción respecto 

de un mismo año gravable. (parágrafo del art. 64). 

5. Contabilidad Regular 

Solo será regular la contabilidad que cumpla con los requisitos señalados 

y que no incurra en ninguna de las prohibiciones o irregularidades 

que señala la ley. De lo contrario, será irregular la contabilidad con las consecuencias 

que veremos a continuación. 

6. Del valor probatorio de los Libros de Contabilidad 

Esta materia está reglada por los artículos 67 a 74 del Código de Comercio, 

y los artículos 252, 271, 288 y 297 del Código de Procedimiento Civil. 

Consagran las normas señaladas tres reglas que veremos a continuación 

con sus co'nsecuencias: 

6.1 En cuestiones mercantiles que los comerciantes debatan entre 

sí, judicial o extrajudicialmente, los libros y papeles de comercio constituyen 

plena prueba, (art. 68, inc. 1°. C. de Co.). "Hacen fe en los procesos 

entre comerciantes, siempre que estén llevados en legal forma" señala el 

inc. 1°. del art. 271 del C. de P.C.. 

Se presenta esta situación cuando se trata de conflictos entre comerciantes 

por asuntos mercantiles, y deberá aplicarse las reglas señaladas 

por el art. 70 ib.; a saber: 

a) Si los libros de ambas partes están ajustados a las prescripciones 

legales y concuerdan entre sí, se decidirá conforme al contenido de sus 

asientos (ord. 1°. art. 70 ib.).

LEOVEDIS MARTÍNEZ DURAN 127 

Para ilustrar esta situación tomemos como ejemplo la compraventa 

mercantil, en la que A, comerciante en inmueble, vende a B, también comerciante 

en el ramo, quien adquiere con el propósito de enajernar el bien, 

todo conforme el ord. 1°. del art. 20 del C. de Co., una casa por valor de 

$15.000.000.00. Con el solo objeto de evadir impuestos al fisco, al otorgar 

la correspondiente escritura pública consignan como precio pagado la suma 

de $5.000.000.00. Un tiempo después A demanda a B para que se decrete 

que hubo lesión enorme y solicita la rescisión del contrato o el reajuste del 

precio. 

Si al solicitar el demandado B la exhibición de los libros del demandante 

A se encuentra en los asientos correspondientes el registro del ingreso 

de los $15.000.000.oo pagados por B, coincidiendo con los asientos de los 

libros de éste, deberá el juez o los arbitros resolver conforme a estos prescindiendo 

de cualquier otra prueba, y no habrá lesión enorme. 

Si a contrario sensu, se encuentra que en los libros de A aparece consignado 

el ingreso de $5.000.000.oo, suma que aparece también en los libros 

de B, nos encontraremos frente a la lesión enorme y deberá prosperar 

la acción incoada por el vendedor. 

b) Si los libros de ambas partes se ajustan a la ley, pero sus asientos 

no concuerdan, se decidirá teniendo en cuenta que los libros y papeles de 

comercio constituyen una confesión, por lo que se aprecian contra su dueño 

(ord. 2°. art. 70 C. de Co.), y que al comerciante no se le admitirá prueba 

que tienda a destruir lo que resultare de sus libros (inc. final del art. 271 

del C. de P.C.). 

En el ejemplo propuesto, si en los libros de A, aparece consignada la 

suma de $10.000.000.oo como ingreso por el concepto referido y en los de 

B aparece como egreso por el mismo concepto la suma de $15.000.000.oo, 

tendremos que no hubo lesión enorme por haber recibido el vendedor A 

más de la mitad del valor del inmueble vendido, tal como lo confesó en sus 

libros. 

Y si por el contrario, en los libros de B aparece que efectivamente canceló 

la suma de $5.000.000.oo, aún cuando no concuerde con la suma consignada 

como ingreso en los libros del vendedor A, tendremos una confesión 

del comprador de que efectivamente pagó menos del 50% del valor 

real del inmueble sobre el que recayó el contrato de compraventa y deberá 

prosperar la acción propuesta por el vendedor A. 

c) Si los libros de una de las partes no están ajustados a la ley, se de-

"728 VALOR PROBA TORIO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD 

cidirá conforme a los de la contraparte que los lleve debidamente, si aquella 

no aduce plena prueba que destruya o desvirtúe el contenido de tales 

libros (ord. 3°. art. 70 ib.). Si en los procesos entre comerciantes los libros 

de una de las partes no están llevados en legal forma, se estará a los de 

la contraparte, salvo prueba en contrario, siempre que aparezcan llevados 

en legal forma (art. 271, inc. 2°. de C. de P.C.). 

Así como al comerciante no le es dado desvirtuar lo que resulte de sus 

propíos libros, sí le es permitido desvirtuar ef contenido de los de la parte 

contraria, pero siempre que lo haga aportando otras pruebas que constituyan 

"plena prueba", tal como lo exige la norma especial que lo es para este 

caso el citado ordinal 3°. del art. 70 del C. de Co.. 

Para ilustrar esta situación se propone el ejemplo siguien.te: 

El art. 920 del C. de Co., señala que "no habrá compra-venta si los contratantes 

no convienen en el precio o en la manera de determinarlo. Pero 

si el comprador recibe la cosa, se presumirá que las partes aceptan el pre- 

C)o nue tengan en el día y lucjar de la entrega". Habiéndose celebrado contrato 

de compraventa de un bien mueble entre comerciantes, pretende el 

vendedor que no hubo tal contrato al no haberse pactado precio, por ser 

este irrito. 

En el evento de que el comprador, también comerciante, lleve libros 

de contabilidad irregulares deberá acreditar el pago efectuado en cuantía 

superior a la afirmada por el vendedor, mediante el aporte de pruebas que 

acrediten plenamente que el precio irrisorio consignado en los libros del 

vendedor, que sí están sujetos a las prescripciones legales, no es real y 

efectivamente pactado y pagado. 

" 

De no demostrar el real precio, se verá abocado el demandado a la resolución 

del contrato por faltar uno de los elementos esenciales de la compra-venta. 

d) Si los libros de ambas partes no se ajustan a las prescripciones legales, 

se prescindirá totalmente de ellos y sólo se tomarán en cuenta las 

demás pruebas allegadas al juicio, (ord. 4°. art. 70 up supra). No ofrece 

ninguna dificultad este tópico. 

e) Si una de las partes lleva libros ajustados a la ley y la otra no lleva 

contabilidad o no la presenta, se decidirá conforme a los de aquella, sin admitir 

prueba en contrario, (ord. 5°. art. 70).

LEOVEDIS MARTÍNEZ DURAN 129 

En cualquiera de los ejemplos propuestos se castiga al comerciante 

ya el incumplimiento a su obligación de llevar contabilidad regular de sus 

negocios; ya la renuencia a exhibir sus libros, no permitiéndole desvirtuar 

por ningún medio probatorio los libros de su contraparte, los que toman, 

por ese solo hecho, el carácter de plena prueba contra el comerciante renuente. 

Armoniza esta norma con el art. 285 del C. de P.C., que sanciona la renuencia 

a la exhibición "teniendo por ciertos los hechos que quien pidió la 

exhibición se proponía probar". 

6.2 En materia civil, aún entre comerciantes, dichos libros y papeles 

sólo tienen valor contra su propietario, en lo que en ellos conste de manera 

clara y completa y siempre que su contraparte no lo rechace en lo que le 

sea desfavorable, (inc. 2°. art. 68 C. de Co.). 

Le da aquí el Código de Comercio a los libros de contabilidad el mismo 

valor que les daba al derogado art. 1763 del C. Civil a los papeles domésticos, 

parcialmente reproducidos por el art. 281 del C. de P. C. que estatuye: 

"asientos, registros y papeles domésticos. Los asientos, registros y 

papeles domésticos haces fe contra el que los ha escrito o firmado". 

Ilustremos esta situación con el siguiente ejemplo: 

Si A, comerciante, compra a B, también comerciante, su casa de habitación, 

para su propia vivienda, nos encontramos ante un acto puramente 

civil conforme el ord. 1°. del art. 23 del C. de Co., y si se presenta conflicto 

entre los contratantes y se solicitan como prueba los libros de contabilidad 

de las partes tendrán el valor de confesión y se apreciarán contra su dueño 

siempre y cuando la otra parte no los rechace en lo que lo desfavorezca, 

de tal manera que si son rechazados no tendrán valor probatorio alguno. 

La razón para esta solución es elemental: La ley tiene la contabilidad 

que llevan los particulares no comerciantes, y aún los comerciantes en los 

asuntos civiles, no como contabilidad mercantil sino como simples papeles 

domésticos, o sea como documentos privados que hacen fe contra su dueño, 

prueba que como la confesión es indivisible (art. 258 C. de P.C.), por lo 

que si la parte contraria rechaza esta prueba documental en lo que le sea 

favorable pierde su valor probatorio, ya que de tenerse como prueba estaríamos 

dividiendo el alcance probatorio tanto del documento como de la 

confesión en él contenida. 

Y no es gratuito que la ley solo de valor probatorio a estos documentos


contra su dueño en tratándose de cuestiones puramente civiles, pues los 

comerciantes no están obligados a llevar contabilidad de sus negocios civiles 

desde que los ordinales 3°. y 4°. del artículo 19 del C. de Co., solo les 

exige: "Llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones 

legales" y "Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y demás 

documentos relacionados con sus negocios o actividades". 

De manera que en los negocios civiles en que intervengan los comerciantes, 

los libros de comercio tendrán siempre el carácter de documentos 

privados, eso sí, que gozarán de la presunción de autenticidad que les otorga 

el art. 252 del C. de P.C., si están llevados en legal forma y están inscritos 

en el Registro Mercantil. 

Sabia decisión esta que ofrece el inciso del art. 68 del C. de Co., pues 

de tener en esia materia los libros de contabilidad el carácter de mercantiles, 

y no estando el comerciante obligado a llevar contabilidad de sus negocios 

no mercantiles, nos enfrentaríamos a la injusticia de que de no 

exhibir o no llevar una contabilidad a la que no está obligado, se decidirán 

los conflictos sobre esas materias conforme a la contabilidad de quien sí 

la llevara sin que se le admitiera prueba en contrario, tal como consagra el 

ord. 5°. del art. 70 del C. de Co., repito, en materias sobre las que no está 

obligado a llevar contabilidad. 

. . - 

6.3 En cuestiones mercantiles con persona no comerciante, los libros 

solo constituirán un principio de prueba en favor del comerciante, que necesitará 

ser complementado con otras pruebas legales, (art. 69 C. de Co.). 

Conforme el art. 22 del C. de Co., si el acto es mercantil para una de 

las partes se regirá por las disposiciones de la ley comercial. 

Si bien es cierto que la ley señala que cuando un particular no comerciante 

realiza una operación mercantil con un comerciante, estando este 

obligado a llevar registros de esas operaciones, no solo constituirán sus 

asientos un principio de prueba en favor del comerciante que necesitará sercomplementada 

con otras pruebas (cuando de probar en su favor se trata), 

sino que en su contra hacen plena prueba ya que de confesión se trata, siguiendo 

las reglas generales. 

7. Reserva de los Libros de Contabilidad 

El artículo 38 de la C.N., modificado por el art. 5° del Acto Legislativo 

N°. 1 de 1945, garantiza la inviolabilidad y reserva de los libros y papeles 

del comerciante, que no pueden "registrados sino por la autoridad, median-


te orden del funcionario competente, en los casos y con las formalidades 

que establezca la ley y con el único objeto de buscar pruebas judiciales. 

Para la tasación de impuestos y para los casos de intervención del Estado, 

podrá exigirse la presentación de los libros de contabilidad y demás papeles 

anexos". 

El art. 61 del C. de Co., recoge la garantía constitucional y dispone que 

"Los libros y papeles del comerciante no podrán examinarse por personas 

distintas de sus propietarios o personas autorizadas para ello, sino para los 

fines indicados en la Constitución Nacional y mediante orden de autoridad 

competente.". 

• • . • 

8. Sanciones por la violación de los Libros de Contabilidad 

Dispone el art. 62 del C. de Co., que el revisor fiscal, el contador o el 

tenedor de libros (que son las únicas personas autorizadas, además del propietario 

de los libros y de los socios de las compañías comerciales y quienes 

cumplen funciones de vigilancia o auditoría en las mismas) que violen 

la reserva de los mismos será sancionado con arreglo al Código Penal en 

cuanto a la violación de secretos y correspondencia, sin perjuicio de las 

sanciones disciplinarias del caso. 

El art. 289 del C.P. sanciona esta conducta bajo la denominación de 

"Divulgación y empleo de documentos reservados", con una pena de arresto 

de seis (6) meses a dos (2) años, siempre que el hecho no constituya delito 

sancionado con una pena mayor. 

Por su parte, el C.S. del T. sanciona esta conducta como justa causal 

de despido por parte del patrono (ord. 8o. art. 88). 

9. Exhibición y examen de Libros de Comercio 

Ya hemos visto que los libros de comercio solo pueden ser examinados 

por sus propietarios, los socios de las sociedades comerciales y las personas 

que por razón de su oficio tienen acceso a ellos, tales como los contadores, 

revisores fiscales, tenedores de los libros, etc. Sin embargo, permite 

la ley a los funcionarios de la rama jurisdiccional y ejecutiva del 

poder público, ordenar de oficio o a petición de parte la presentación o 

examen de los libros y papeles del comerciante. 

Solo podrán estos funcionarios ordenar oficiosamente la exhibición 

en los siguientes casos señalados por el art. 63 del C. de Co.:

j 32 VALOR PROBA TORIO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD 

1. Para la tasación de impuestos a fin de verificar la exactitud de las 

declaraciones. El art. 2°. del Dcto 1354 de 1987 reglamenta esta exhibición 

de la siguiente manera: 

"Cuando la Administración Tributaria ordene la exhibición de los libros 

de Contabilidad a quienes estén obligados a llevarlos, estos podrán disponer 

hasta de cinco (5) días hábiles para exhibirlos, contados a partir de la 

fecha en la cual se solicite por escrito la presentación de los mismos. Cuando 

la solicitud se realice por correo, el plazo de que trata este artículo será 

de ocho (8) días hábiles contados a partir de la fecha de introducción al correo 

de la respectiva solicitud. Cuando se trate de la práctica de pruebas, 

originada en el trámite de las solicitudes de devolución del impuesto sobre 

las ventas de que tratan los artículos 31 y 32 del Dcto 3541 de.1983, el contribuyente 

deberá exhibir los libros a más tardar al día hábil siguiente al de 

la fecha en que se solicite por escrito su exhibición". 

2. Para la vigilancia de los establecimientos de crédito, las sociedades 

mercantiles y las instituciones de utilidad común. 

3. En la investigación de delitos conforme a las disposiciones del Código 

de Procedimiento Penal, que señala que: "Quién tenga en su poder 

documentos que se requieran en una investigación penal, tiene la obligación 

de entregarlos o permitir su conocimiento al funcionario que lo solicite, 

salvo las excepciones legales. El funcionario decomisará el documento, 

cuya entrega o conocimiento le fuere negado e impondrá las mismas sanciones 

previstas para el testigo renuente". No están sujetas a las sanciones 

las personas exentas del deber de denunciar o declarar, (art. 282 C. de P.P.). 

• 

4. En los procesos civiles conforme a las normas del Código de Procedimiento 

Civil, que dispone que "Podrá ordenarse de oficio o a solicitud 

de parte la exhibición parcial de los libros y papeles del comerciante. La 

diligencia se practicará ante el juez del lugar en que los libros se lleven y 

se limitará a los asientos y papeles que tengan relación necesaria con el 

objeto del proceso y la comprobación de que aquellos cumplan con las 

prescripciones legales. "El comerciante que no presente alguno de sus libros 

a pesar de habérsele ordenado la exhibición, quedará sujeto a los libros 

de su contraparte que estén llevados en forma legal, sin admitírsele 

prueba en contrario, salvo que aparezca probada y justificada la pérdida o 

destrucción de ellas o que habiendo demostrado siquiera sumariamente 

una causa justificada de su renuencia, dentro de los tres días siguientes 

a la fecha señalada para la exhibición, presente los libros en la nueva oportunidad 

que el juez señale" (art. 288 C. de P.C.).


5. Aún cuando la norma citada no lo señala, también podrá decretar 

la exhibición oficiosa de los libros de contabilidad y papeles del comerciante 

el Juez Laboral, ya que el art. 54 del Código Procesal del Trabajo lo autoriza 

para "Además de las pruebas pedidas, el juez podrá ordenar a costas 

de una de las partes, o de ambas, según a quien o a quienes aproveche, la 

práctica de todas aquellas que a su juicio sean indispensables para el completo 

esclarecimiento de los hechos controvertidos", y el art. 144 del mismo 

estatuto señala que "A falta de disposiciones especiales en el procedimiento 

del trabajo se aplicarán las normas análogas de este decreto, y, en 

su defecto, las del Código Judicial", que no es otro que el C. de Procedimiento 

Civil, y no existiendo norma en ese estatuto que regule la exhibición 

de los libros y papeles de comercio, debe acudirse a las normas del procedimiento 

civil que sí lo autoriza. De ahf que se sostenga que también el 

Juez Laboral está autorizado para ordenar la exhibición. 

6. Señala el art. 64 del C. de Co., que también podrán los tribunales y 

jueces civiles ordenar, de oficio, o a instancia de parte, la exhibición y examen 

general de los libros y papeles de un comerciante en los casos de 

quiebra y de liquidación de sucesiones, comunidades, y sociedades. 

En las demás situaciones solo podrán ser examinados los libros y papeles 

de comercio, mediante exhibición ordenada por los tribunales o jueces 

a petición de parte legítima, y en estos casos se limitará la exhibición 

y examen a los libros y papeles que se relacionen con la controversia, (art. 

65 C. de Co.). 

Con el fin de pre-constituir pruebas, podrá quien pretenda demandar 

o tema ser demandado, solicitar de su presunta contraparte o de terceros 

la exhibición de sus libros (art. 65, inc. 2°. C. de Co., y art. 297 C. de P.C.). 

10. Pérdida de los Libros de Contabilidad 

Ya hemos visto que la ley sanciona drásticamente la no exhibición de 

los libros de contabilidad cuando estas son requeridas por las autoridades, 

y solo en caso de demostrar el comerciante la pérdida o destrucción de 

estos se le admitirá prueba en contra de los libros de su contraparte que 

si los exhiba y los lleve con arreglo a la ley, conforme el art. 288 del C. de 

P.C.. Sin1 embargo, no preveé la ley que hacer en caso de pérdida o destrucción 

de estos libros. 

El Consejo de Estado, en sentencia del 29 de marzo de 1979 dijo que 

en caso de robo, incendio y otras circunstancias semejantes el comerciante 

está en la obligación de dar aviso oportuno a las autoridades de Impues-


tos Nacionales, comprobando y justificando las circunstancias que originaron 

su pérdida o destrucción. 

Solo mediante este aviso oportuno, se exonerará el comerciante de las 

sanciones que por irregularidad en la contabilidad, tipifica el art. 63 del 

Dcto 2503 de 1987, y queda relevado de la obligación de exhibir esos libros 

perdidos o destruidos. 

11. Conclusiones 

En Colombia la ley solo le otorga valor probatorio a los libros y papeles 

del comerciante cuando estos son llevados en legal forma, y conforme a las 

reglas vistas. 

2. El hecho de llevar contabilidad irregular acarrea al comerciante, además 

de las sanciones tributarias señaladas, la carga de no poder hacer valer 

sus libros cuando de probar se trate, y lo que es más grave, la de que 

no pueda probar en contra de los asientos de la contra parte que lleva libros 

conforme a la ley cuando exista obligación legal de llevarlos, amén de 

que quien no lleve libros conforme a la ley no puede ser admitido en concordato, 

por lo que tanto los comerciantes mismos, como los contadores, 

revisores fiscales y asesores jurídicos, y todas aquellas personas que ejerzan 

control y vigilancia sobre empresas y sociedades, deben ser extramadamente 

celosas en el cumplimiento de las obligaciones que entorno a la contabilidad 

se han estudiado. 

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EL VALOR PROBATORIO DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

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