Tema 1 - 06

Temario Ayudantes de Bibliotecas / Bloque 1 Tema 6 InQnable ©
TEMA 1.06. CRITERIOS PARA LA CONSTITUCIÓN, EL MANTENIMIENTO Y EL

EXPURGO DE LA COLECCIÓN. DEPÓSITO LEGAL. DESARROLLO DE
! COLECCIONES CON RECURSOS ELECTRÓNICOS Y DIGITALES. LICENCIAS.
NUEVOS MODELOS ECONÓMICOS DE LAS PUBLICACIONES Y CONTENIDOS
DIGITALES
I. LA GESTION DE LA COLECCIÓN
1. Concepto de colección
2. La gestión de la colección
3. La selección
3.1. Fuentes para la selección
3.2. Desarrollo de colecciones con recursos electrónicos
3.2.1. Licencias de recursos electrónicos
4. La adquisición
4.1. Sistemas de adquisición
4.1.1. Introducción
4.1.2. Compra
4.1.3. Donación
4.1.4. Canje
4.1.5. Depósitos
4.1.6. El depósito legal. España (anexo I)
4.2. Adquisición de materiales especiales
4.3. El proceso de adquisición (anexo II)
5. Nuevos modelos económicos de las publicaciones y contenidos digitales
6. El expurgo
6.1. Aspectos legales
6.2. Planificación y evaluación crítica
6.3. Criterios
6.4.
II. DOCUMENTOS DE APOYO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA COLECCIÓN
1.Norma ISO 11799:2015. Requerimientos de almacenamiento de documentos para materiales
de archivo y biblioteca
2.Principios para el cuidado y manejo de material de bibliotecas. IFLA
Rubén Izquierdo Martín 1

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I. LA GESTIÓN DE LA COLECCIÓN
1. Concepto de colección
Peek definió en el año 1998 como eran las colecciones de las bibliotecas del pasado. Según este
autor éstas eran colecciones de información, normalmente bases de datos llamadas libros,
contenidas en una localización específica. La suposición es que esta información tenía como fin el
ser compartida - tal vez no compartida por todo el mundo, pero disponible para una comunidad
específica-...Los muros constituían un concepto práctico y las bibliotecas poseían la información
contenida dentro de esos muros”.
Según Lee (2000), una colección bibliotecaria es una “acumulación de recursos de información
desarrollada por profesionales de la información, dirigida a una comunidad de usuarios o a un
conjunto de comunidades”. Para Lee, al igual que para Peek, las colecciones actuales sobrepasan
las fronteras de información que limitaban sus muros y se expanden fuera de éstos, incluyendo
información obtenida por medio del préstamo interbibiotecario.
Por otro lado, la cuestión de si los recursos de información remotos forman parte de la colección
de una biblioteca ha suscitado cierta controversia a lo largo de los últimos años. Sin embargo, tal y
como afirma Fuentes Romero (2007) “no conduce a nada el debate sobre si colección es
realmente sólo lo que tiene entidad física o si también hay que considerar colección a todo lo
“virtual”. El propio Lee afirma: “Se han desarrollado las colecciones con el propósito de servir las
necesidades de información de los usuarios. La comprensión conceptual de una colección debe
recoger este propósito práctico. Por tanto, y en la medida en que cada vez más información está
disponible mediante formatos digitalizados, es cuestionable definir la colección exclusivamente en
términos de ubicación y de tangibilidad. Sobre esta discrepancia generada recientemente sobre la
tangibilidad/intangibilidad de la colección Gómez Hernández (2002) también se manifiesta a favor
de la corriente que considera el préstamo interbibliotecario como una parte integrante de la
colección.
Por su parte, Luisa Orera Orera (2005) se refiera a la colección en los siguientes términos: “antes
[...] se definía la colección bibliotecaria como un conjunto de documentos previamente
seleccionados, que la biblioteca adquiría y trataba para poner a disposición de sus usuarios. Con
la avalancha de la información digital. [...] La progresiva consolidación de colecciones mixtas ha
dado lugar a una postura más realista: ambos tipos de colecciones son complementarias y
necesarias en las bibliotecas. La colección ya no es sólo un conjunto selectivo de documentos
que la biblioteca posee y hace accesible a los usuarios, sin necesidad de que sean de su
propiedad. En definitiva el formato no es lo importante, sino la facilidad o dificultad con las que el
usuario accede a la información”
Las “Pautas sobre los servicios de las bibliotecas públicas” del Ministerio de Cultura, 2002,
redundan en este aspecto:”Se entiende por colección el conjunto de recursos que la biblioteca
pone a disposición de sus usuarios para que éstos accedan a la información. Será, pues, la suma
de los documentos disponibles en la propia biblioteca en los distintos soportes, además de
aquellos a los que la biblioteca facilita el acceso mediante el préstamo interbibliotecario o
mediante recursos electrónicos en línea. La colección debe entenderse como un bien de uso
orientado al servicio, y no tanto como un bien inventariable y de conservación, salvo en lo
concerniente al patrimonio bibliográfico y a la colección local”.

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2. La gestión de la colección
REBIUN, en sus Normas y directrices para Bibliotecas Universitarias (1999) hace una
distinción al considerar que el concepto “gestión de las colecciones” es más amplio que el de
“desarrollo de las colecciones” por incluir aquél el desarrollo de colecciones, la gestión
relacionada con la disponibilidad, la conservación, la evaluación y el uso de los diferentes tipos
de materiales.
Otra de los documentos fundamentales para la gestión de la colección son las Pautas para
establecer una política de colecciones en una biblioteca pública, del Grupo de Trabajo de
Selección Bibliográfica Cooperativa del Consejo de Cooperación Bibliotecaria (2010). Como se
indica en las propias Pautas, “tiene como objetivo servir de documento de referencia para las
Bibliotecas públicas cuando abordan sus políticas de creación, desarrollo, mantenimiento y
gestión de la colección dentro de sus planes estratégicos.” En dichas Pautas se hace mención
tanto a los objetivos de las bibliotecas públicas, como a las políticas de desarrollo y gestión de
colecciones, y a la planificación y evaluación de éstas.
Las acciones que conlleva la gestión de la colección, basándonos en De Mesa y Taladriz (1995)
son:
1.La evaluación de la colección
2.La asignación del presupuesto
3.La selección y adquisición de materiales
4.La decisión de adquirir el acceso a los recursos electrónicos por compra o
alquiler.
5.La decisión de ubicación de los materiales
6.El control y fomento del uso de la colección
7.La conservación
8.El expurgo
Estos dos últimos apartados son objeto de estudio en este tema. Todos estos objetivos y acciones
deben quedar reflejados en un programa de gestión de la colección escrito, accesible y revisable
regularmente (esto no excluye la posibilidad de elaborar planes plurianuales). En él se
identificarán los grupos de usuarios y los servicios con indicación de las prioridades. Así mismo,
se plasmarán los objetivos respecto a la colección, su amplitud, formatos, los recursos
económicos, los criterios de distribución presupuestaria, la descripción de los procesos de gestión
a aplicar, los planes de cooperación y evaluación, etc. Por todo ello este programa será el
instrumento de los bibliotecarios para actuar, evaluar, cooperar, utilizar criterios correctos de
selección, establecer prioridades de catalogación, conversión retrospectiva y conservación, etc
Las Normas y Directrices de REBIUN para Bibliotecas Universitarias (1999) dan da unas
recomendaciones generales, en relación con la gestión de la colección:
§ Cada biblioteca debe disponer de una política de gestión de las colecciones orientada a
servir a los fines de la propia Institución, que se concretará en la elaboración de un
programa escrito

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§ El tamaño de la colección debe ser proporcional al n° de usuarios.

§ La colección debe proporcionar, al menos, la bibliografía básica para el estudiante y el
docente y la colección básica para cubrir los trabajos de investigación..
§ Las categorías de las colecciones a considerar en relación a los distintos tipos de
usuarios incluyen:
o Fondos básicos para el aprendizaje y formación de base (manuales,

bibliografía básica, revistas, obras de divulgación...)
o Material de referencias y consulta de carácter general y especializada
(directorios, enciclopedias, diccionarios, bibliografías, catálogos...)
o Fondos para la investigación (tesis, revistas, informes...)
o Otras colecciones de interés para la Institución que den un valor específico a la
colección (colecciones de temas locales, trabajos especializados en un campo
determinado...)
§ No es función de la Biblioteca, cuando se trata el proceso de adquisición, evitar la
compra de libros por parte de los usuarios, pero deberá disponer de varios ejemplares
de los títulos más utilizados
§ Se tendrán en cuenta diferentes tipos de soportes, incluida la edición electrónica. Debe
escogerse aquel soporte que genere una mayor economía de escala en función de los
usuarios reales.
§ La biblioteca dispondrá de un presupuesto propio que asegure, al menos, el
mantenimiento de la colección de referencia, la colección de interés general, la
bibliografía orientada a cubrir las necesidades derivadas de los planes de estudio y las
necesidades básicas de las diferentes líneas de investigación.
§ Se recomienda la existencia en cada biblioteca de una Sección de adquisiciones cuyas
funciones, además de gestionar las adquisiciones bibliográficas (control presupuestario,
relación con distribuidores, gestión económica...) incluyan también la de recoordinar y
supervisar la coherencia y equilibrio de las colecciones que se adquieran.
Según Luisa Orera (2005) aunque la colección debe ser gestionada como un todo único,
independientemente de que esté estructurada en espacios físicos diversos, es un conjunto de
partes que se complementan y a la vez se diferencian entre si. Solo así es posible satisfacer las
distintas necesidades de información de los diversos usuarios. El análisis de la colección suele
hacerse desde distintos puntos de vista:
- Según la función que realiza. Randall y Goodrich establecen cuatro:

• De referencia
• De cursos: apoyo a la docencia y el aprendizaje, condicionado por las titulaciones y
ciclos impartidos

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• General
• De investigación.
- Materias: es posible distinguir colecciones especializadas de acuerdo con las disciplinas que
conforman los planes de estudio y las líneas de investigación que desarrolla la Universidad.
- Tipología documental: según la lista de Mondragón y Pérez serían: obras de referencia,
libros de la colección general (antologías y compilaciones, ensayos, investigaciones,
manuales, monografías, tesis y trabajos de grado, textos y tratados), series y colecciones,
publicaciones oficiales institucionales y de organismos internacionales, folletos e informes,
cartillas y plegables, materias de archivos y manuscritos, revistas y periódicos, microformas,
audiovisuales y bases de datos.
- Idioma: es necesario saber cuáles son los idiomas conocidos por la comunidad universitaria
Además de los fondos físicos, hemos de tener en cuenta la gestión de los recursos electrónicos.
Según Eíto Brun, la gestión de los recursos electrónicos es uno de los grandes retos que
bibliotecas y centros de documentación han tenido que afrontar en los últimos años. Con el
término recursos-e este autor hace referencia a aquellos materiales cuya principal característica
es estar disponibles en formato digital, tanto si se almacenan dentro de los sistemas informáticos
de la institución, como si se accede a ellos remotamente a través de una red. Se incluyen
monografías y revistas publicadas en formato electrónico, sitios web y bases de datos. Estos dos
tipos reciben el nombre de recursos continuos actualizables, para señalar el hecho de que sus
contenidos no se actualizan en forma de nuevos números - como sucede con las revistas- sino
que se incrementan en su conjunto de forma progresiva o continua.
La incorporación de estos materiales trajo consigo la necesidad de replantearse la forma en que

las bibliotecas los seleccionan, adquieren, describen y ponen a disposición de sus usuarios. Si en
rasgos generales existen unos principios comunes en la gestión de los documentos tradicionales
y los electrónicos, las características de éstos han obligado a reconsiderar algunos aspectos.
3. La selección
Según Negrete Gutiérrez (2003), la selección constituye una de las funciones más importantes
para la formación, orientación y desarrollo de la colección ya que garantiza:
• Por un lado, el control de la calidad de aquellos recursos que ingresan en la biblioteca
para cubrir las necesidades de los usuarios de la institución a la que sirve.
• Y el mantenimiento de la colección existente, el cual tiene como objetivo prever el
número de recursos que deben sustituirse, retirarse o conservarse en cada materia a fin de
mantener el equilibro entre las diversas materias o disciplinas, entre los distintos tipos de
recursos y los variados niveles intelectuales.
La selección está condicionada por una serie de factores:

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• La imposibilidad de hacer frente al crecimiento de la información en multitud de

tipologías y formatos y la situación del mercado editorial.
• Las diferentes necesidades de nuestros usuarios.
• El tipo de biblioteca
• La distribución de los presupuestos
• La prioridad que se le asigne a la adquisición de material actual frente a las
adquisiciones retrospectivas
• La adopción de planes especializados de adquisición
• La coordinación de todo el personal involucrado en el proceso de desarrollo de la
colección
• El entorno informativo en el que se halla la biblioteca, es decir, la pertenencia o no a
una red bibliotecaria y como consecuencia, la posibilidad de disponer de determinados
documentos por medio del préstamo interbibliotecario.
Luisa Orera (2005) plantea que cuando se habla de selección hay que hacer referencia al menos
a tres elementos fundamentales: las necesidades de información de los usuarios, la calidad de los
documentos y la localización e identificación de los mismos:
• Las necesidades de información de los usuarios. Las fuentes primarias de información

utilizadas suelen ser publicaciones periódicas, monografías, actas de congresos, tesis,
manuales y contactos personales. Los contactos personales y publicaciones periódicas son
muy importantes en ciencias experimentales y tecnologías, mientras las monografías lo son en
ciencias sociales y humanísticas.
En fuentes secundarias los científicos experimentales dan gran importancia a los boletines de
índices y resúmenes al igual que las bases de datos. Los humanistas son los científicos que
utilizan los documentos durante un mayor periodo de tiempo desde su publicación.
En cuanto a la búsqueda de información los humanistas son más activos mientras que otros
colectivos suelen delegar estas tareas.
• La calidad de los documentos. En un proceso de selección es necesario también valorar

la calidad de los documentos: como criterios comunes a todas las tipologías documentales en lo
que respecta a la evaluación de la calidad en el proceso de selección de cualquier obra.
Gómez Hernández (2002), basándose en Gardner, enumera los siguientes factores a tener en
cuenta para que la selección de documentos tenga una calidad óptima:
• La autoridad, reconocimiento del autor, editor o comité de redacción

• La exactitud y corrección de la información presentada
• La imparcialidad con que se presentan los temas

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• Fecha: la actualización de la obra y su revisión

• Alcance: Exhaustividad en el tratamiento de los temas relevantes
• Profundidad: Nivel de detalle o superficialidad de la obra
• Idoneidad de vocabulario, legibilidad
• Relevancia de la obra para nuestros usuarios
• Interés: capacidad de la obra para interesar, provocar curiosidad...
• Organización lógica de los contenidos y sus partes
• Estilo apropiado e inteligible para nuestros usuarios
• Estética de la obra
• Aspectos técnicos: buena disposición de los elementos, ilustraciones, imágenes,...
• Características físicas: tipografía correcta, diseño, facilidad de uso, durabilidad del
papel y la encuadernación.
• Aspectos complementarios: existencia de bibliografía, apéndices, notas, guías en el
material...
• Interés bibliotecario: adecuación a la colección existente, frecuencia previsible de uso,
equilibrio que aporte
• Comparación del precio en relación con otras obras, previsión de obsolescencia...
• La búsqueda, localización e identificación de documentos. El proceso de selección

implica la elección de aquellos documentos concretos que mejor se adapten a las necesidades
de los usuarios. Por ello los bibliotecarios encargados del proceso deben ser profesionales con
conocimientos para buscarlos, localizarlos e identificarlos a través de las fuentes de
información. En este campo el desarrollo de la información digital ha traído cambios importantes
enriqueciendo y alterando los esquemas tradicionales; entre estos cambios se encuentra la
multiplicación del número de fuentes y sus características.
Respecto a las fuentes de información para la selección, podemos citar, entre otras, las
siguientes:
o Peticiones:
• Propuestas diversas de los bibliotecarios teniendo en cuenta las necesidades de
los usuarios.
• Sugerencias de compra canalizadas a través de las desideratas.
o Información de tipo institucional, tanto de la que realiza el proceso de selección como
de otras instituciones (catálogos de otras bibliotecas, sus páginas web, catálogos de
publicaciones)
o Información generada por las distribuidoras, editoriales y librerías a través de catálogos
editoriales y de distribuidores, bibliografías comerciales, catálogos de libreros locales,
nacionales y extranjeros, publicidad de editores y libreros, etc.

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o Bibliografías críticas, nacionales, especializadas...

o Libros a examen a través del establecimiento de un servicio de novedades acordado
con proveedores
Un buen ejemplo de todo esto es el estudio de Regos Varela (1999), Programa de gestión y
desarrollo de colecciones en una biblioteca universitaria, el cual aborda un programa de Gestión y
desarrollo de colecciones para una biblioteca universitaria española, partiendo de su definición, de
la definición de sus metas y objetivos y de su estructuración en subprogramas especializados.
3.1.Fuentes para la selección
Para que el conocimiento de lo publicado en el marcado sea lo más exhaustivo posible, hay que
acudir a distintas fuentes. Éstas tienen características y valor variables. Algunas ponen al día de
novedades, otras tienen un valor retrospectivo. El tipo de fuente a consultar está en relación con el
tipo de biblioteca de que se trate y los documentos que se quieran seleccionar. Vamos a hablar
aquí de las que con más frecuencia se usan, en general, en las bibliotecas:
a) Catálogos comerciales
Bajo esta denominación única se esconde una realidad muy variada en cuanto a forma de
presentación, procedencia, documentos descritos, etc. Sin afán de ser exhaustivos, podemos
distinguir:
1) Según la entidad que los produce: De editoriales, Públicas (universidades, centros de

investigación, grandes bibliotecas), rivadas, de distribuidores, de libreros (de producción
moderna, de anticuario).
2) Por la materia tratada: Generales, Especializados.
3) Por el tipo de documentos recogidos: De libros, de publicaciones periódicas, de

materiales especiales (microfichas, CD ROM, vídeos, etc.).
4) Por el soporte en que se producen: Papel, CD ROM, On line
5) Por la periodicidad: Mensuales, anuales, etc.
Las informaciones comerciales pueden aparecer en forma de catálogos propiamente dichos o,

simplemente, en hojas sueltas que generalmente informan sobre novedades. Este tipo de fuentes,
con una descripción de los documentos poco rigurosa en general, tiene la ventaja de informar

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sobre lo que hay en el mercado, localizándolo.
b) Repertorios de libros y otros documentos en venta

Recogen el conjunto de producción editorial de un país. Presentan una estructura parecida en los
distintos países, ya que se realizan a partir de los datos recogidos por las agencias del ISBN
(International Standar Book Number). En realidad hacen un papel parecido, en cuanto a
contenido, a las bibliografías nacionales, aunque los datos que recogen sobre las publicaciones
son diferentes, y son menos rigurosas en cuanto a la descripción de los documentos. A
continuación citamos algunos ejemplos
- Para libros:
• Books in Print. New York: Bowker, 1948-.
• En Gran Bretaña se publica como: British Books in Print. London: Withaker,
1967.
• En Francia: Livres disponibles. París: Circle de la Librairie, 1977.
• En España:
§ Base de datos de Libros editados en España. Madrid: Ministerio de
Educación, Cultura y Deporte. Esta base de datos contiene referencias
bibliográficas de los libros editados en España desde 1972, año en que
nuestro país se unió al sistema ISBN. Está gestionada por la Agencia
Española del ISBN. Los datos los proporciona el propio editor al tramitar
y remitir a la Agencia el impreso de solicitud del ISBN. Contiene las
referencias de las publicaciones monográficas editadas en España que
llevan ISBN, tanto disponibles como agotadas, editadas en distintas
lenguas y diferentes soportes. Es una base de datos viva que
diariamente incorpora nuevos registros.
§ Base de datos de editoriales. Madrid: Ministerio de Educación,
Cultura y Deporte. Esta base contiene datos de todas las editoriales
españolas que están o han estado en activo desde 1972 hasta la
actualidad, así como autores-editores, entidades, empresas, etc. que
publican esporádicamente. Es una base de datos viva ya que
diariamente incorpora nuevos editores que se dan de alta al solicitar el
ISBN para las publicaciones que editan.
§ Guía de Editores de España.
§ Federación de Gremios de Editores de España (FGEE).
- Para revistas:
• Ulrich’s Web. Global Serial Directory.
• The Serials Directory, EBSCO.

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c) Otras fuentes
Con un criterio de selección retrospectiva, existen otro tipo de fuentes que también resultan
interesantes en el proceso de creación de la colección bibliotecaria. Su uso resulta más o menos
interesante según el tipo de bibliotecas de que se trate. Entre ellas podemos citar:
- Bibliografías nacionales. Elaboradas por las bibliotecas nacionales o por organismos

íntimamente ligados a ellas que reciben el depósito legal en cada país, las bibliografías
nacionales garantizan la aparición de la noticia bibliográfica de toda la producción literaria
de un país; además, es en las bibliotecas nacionales donde suelen concentrarse los mejores
especialistas en catalogación, por lo que la referencia bibliográfica es muy fiable; también
ofrecen una catalogación por materias y una clasificación homogénea, que resultan de gran
ayuda a las bibliotecas. Estas bibliografías permiten conocer la referencia de materiales que no
suelen ser recogidos por otro tipo de bibliografías (partituras, materiales cartográficos,
publicaciones oficiales, etc.).
En España disponemos de la Bibliografía Española en Línea. Recoge los registros bibliográficos
de los documentos publicados en España y que ingresan en la Biblioteca Nacional de acuerdo con
las disposiciones vigentes de Depósito Legal. Es un instrumento para el control bibliográfico
nacional, constituye el registro de la producción editorial española y facilita la difusión del
patrimonio intelectual y cultural del país para las generaciones presentes y futuras. La Bibliografía
Española en línea es un recurso electrónico que permite un acceso inmediato y universal a la
información que recoge. La periodicidad varía según el tipo de material y se presenta en ficheros
independientes a los que se accede a través del correspondiente enlace. La Bibliografía Española
en línea incluye: Monografías, Publicaciones periódicas, Música Impresa y Cartografía.
- Bibliografías especializadas:
· Medline. Base de datos de bibliografía médica, producida por la BN de Medicina de los

EEUU. Recoge referencias bibliográficas de los artículos publicados en revistas
médicas desde 1966 hasta el presente.
· Documat. Catálogo colectivo de revistas de matemáticas, existentes en la Red de
bibliotecas españolas DOCUMAT.
· ÍnDICEs-CSIC. Información y Documentación de la Ciencia en España (ÍnDICEs-CSIC)
es un recurso bibliográfico multidisciplinar que recopila y difunde principalmente
artículos de investigación publicados en revistas científicas españolas. Las antiguas
"Bases de datos bibliográficas del CSIC" (ISOC, ICYT e IME), que recopilaban y
difundían principalmente artículos de investigación publicados en revistas científicas
españolas, pasaron a denominarse en 2018 ÍnDICEs-CSIC. La renovación tecnológica
y la migración de datos eran imprescindibles para asegurar y mejorar el acceso a la
información contenida en estos recursos que nacieron en la década de 1970 y fueron
pioneros en la primera fase del desarrollo de bases de datos científico-técnicas en
España.

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- Bibliografías selectivas. Dentro de las bibliografías selectivas, las que recogen

documentos propios de determinados tipos de bibliotecas, tienen una gran importancia, ya que
pueden servir como guías de evaluación de colecciones. Como ejemplos podemos destacar:
· Bibliografía básica para bibliotecas infantiles y juveniles. Madrid: Dirección General del
Libro y Bibliotecas, 1989.
· Livres et biblothèques pour enfants: guide de formation/Sous la dirèction de Claude
Anne Parmegioni. París: Editions du Cercle de la Librairie, 1985.
· ¿Qué Libros han de leer los niños? Barcelona: Publicaciones de Rosa Sensat, 1980.
- Catálogos colectivos
· REBIUN. Catálogo colectivo que permite consultar las publicaciones periódicas de las
76 universidades miembros de la CRUE (50 públicas y 26 privadas) y el CSIC.
· Catálogo Colectivo de Publicaciones Periódicas (CCPP). Contiene 84.000
publicaciones periódicas que se conservan en 1.100 bibliotecas españolas. Su
mantenimiento y actualización dependen de la BNE.
- Otros tipos de bibliografías
· Bibliografías críticas. En este apartado se incluyen desde aquellas bibliografías que

añaden a la referencia bibliográfica una nota sobre su contenido hasta aquellas que
recogen comentarios críticos elaborados por especialistas. Comprenden un conjunto
de publicaciones que van desde los suplementos culturales semanales de los
periódicos a las recensiones críticas de las revistas científicas. Su importancia es
esencial para bibliotecas con un fondo no muy extensivo ni exhaustivo en una materia
determinada y aquéllas en las que predominan los fondos literarios y ensayísticos.
Publicaciones de este tipo existentes hoy en día en España son las revistas Delibros,
Leer, El Urogallo, Saber Leer. En Gran Bretaña el Times Literary Supplement y en
Francia el Bulletin Critique du Livre Français.
· Bibliografías retrospectivas. Para cubrir las lagunas que han quedado en una
colección, bien por una política de selección y adquisición anterior incorrecta o por
pérdidas y deterioros, debe recurrirse a las bibliografías retrospectivas; también son
útiles para esta labor los catálogos de libreros anticuarios.
Como resulta evidente, las bibliografías que hoy aparecen como corrientes, llegarán a ser en su
momento bibliografías retrospectivas; concretamente, la bibliografía nacional corriente
adquiere con el tiempo el carácter de una magnífica obra de información retrospectiva.

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Además de éstas, existen también otras fuentes para la selección que podríamos calificar como
más informales y menos sistemáticas como son: las reseñas de libros recogidas en diarios
y revistas especializadas o de divulgación, las guías académicas, en el caso de las bibliotecas
universitarias, las bibliografías que aparecen en estudios sobre diversos temas, etc.
3.2.El desarrollo de colecciones con recursos electrónicos
Respecto a las colecciones de recursos electrónicos citaremos los siguientes elementos

cualitativos relativos a su selección, siguiendo a Gloria Carrizo (2000):
• Contenido (Calidad de los contenidos multimedia si los hubiere, organización...)

• Actualización
• Longevidad: cuánto tiempo será relevante.
• Referencia y uso, de acuerdo con los objetivos de la biblioteca.
• Redundancia: si la biblioteca ya posee esta fuente en otro formato.
• Demanda potencial
• Facilidad de uso
• Cuestiones técnicas: es necesario tener en cuenta si los requisitos para leer o ejecutar
el recurso (software, sistema operativo, dispositivos, incrementos de memoria...) están dentro de
las posibilidades de la biblioteca o red de bibliotecas o si su implementación resultaría
excesivamente compleja o cara (Alice Keefer y Nuria Gallart) 1. También es necesario tener en
‑
cuenta el espacio de almacenaje que requeriremos si así fuese necesario y la facilidad de

acceso y descarga de programas
• Cuestiones institucionales : hay que tener en cuenta el impacto de la incorporación del
recurso digital en los servicios bibliotecarios, especialmente en lo que afecta a los recursos
económicos y humanos de la organización
• Modo de acceso.
• Local
• Distribuido..
• Por rango de IPs
• Por identificación del usuario...
• Posibilidad o no de uso simultáneo por varios usuarios (usuarios concurrentes)
• Durabilidad del recurso: a la volatilidad del mercado editorial hay que añadir la
existencia del modelo denominado “Rolling years” para revistas electrónicas científicas.
! KEEFER, Alice; GALLART, Nuria. La preservación de los recursos digitales: el reto del siglo XXI. Barcelona : UOC,
1
2007

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En cuanto a la calidad de las revistas científicas:
1.Ésta se puede medir mediante estudios bibliométricos mediante los cuales se

contabilizan las citas recibidas.
• Factor de impacto: relación existente entre el n° total de citas que

reciben durante un año los artículos de una revista publicados en los dos años
anteriores y el n° total de artículos publicados por esa revista en esos dos años.
• Fi = ∑cb / A1 + A2
• cb = citas recibidas en un año por los artículos publicados en los dos
años anteriores y
• A1 + A2 = total de artículos publicados en esos dos años
Una herramienta fundamental para conocer el factor de impacto de
una revista es ISI Journal Citation Reports (JCR)
• Índice de inmediatez o prontitud de citas: mide no sólo el impacto
sino la rapidez con que es citado. Es la relación que existe entre el total de citas que
reciben en un año los artículos publicados por la revista en ese mismo año y el total
de artículos publicados por esa misma revista en ese año
Li = ∑cb / A cb = citas recibidas en un año por los artículos.
A = total de artículos publicados por la revista en ese mismo año.
2.Observancia de normas editoriales.(Latindex)
3.Grado de difusión: valorando su presencia en grandes bibliotecas, su inclusión en
bases de datos, su grado de difusión a través de Internet y su presencia en
directorios de revistas (Ulrich, Latindex,...)
4.Estudios especializados sobre calidad de revistas.
5.Otros elementos como uso, coste, posibilidad de completar la colección en otros
soportes, inclusión en bases de datos, posibilidad de obtención por canje...
Las compras consorciadas y las adquisiciones por paquetes afectan a los procesos de selección y
adquisición de la colección. Peters2, en cuanto a la selección, habla de dos grupos enfrentados,
“el tradicional que quiere realizar una precisa selección de los recursos basado en satisfacer las
necesidades de los usuarios, y la no tradicional, que quiere comprar una amplia gama de recursos
que luego tras un estudio de uso se podrá mejorar.
2
PETERS, T. A. "Consortia and their Discontents" The Journal of Academic Librarianship, 2003, vol. 29, n. 2.

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Para Farmer3 las políticas y procesos de selección de los recursos electrónicos requieren unos
criterios añadidos de valoración respecto a los recursos analógicos: ámbito, gestión de su acceso,
facilidad de uso, propósito, audiencia y autoridad. También, se debe considerar la interfaz, la
buena legibilidad, la facilidad de transferencia de archivos y contenidos, los requerimientos
técnicos y los acuerdos de licencia. Además de conocer con exactitud los títulos para los que se
ha contratado acceso, los responsables de su selección y adquisición deben disponer de
información actualizada sobre los períodos de suscripción, fechas en las que se debe informar al
proveedor de la renovación o cancelación de las suscripciones y datos de contacto de los
proveedores (para obtener soporte técnico, discutir aspectos contractuales, etc.).
3.2.1.Licencias de recursos electrónicos
Para este apartado, seguiremos la guía sobre Licencias de recursos electrónicos, elaborado por el
grupo de Bibliotecas y Propiedad Intelectual de FESABID. Según esta guía, “En el entorno papel,
los bibliotecarios compran libros que los usuarios pueden utilizar de forma ilimitada. Una vez
comprado, el libro pertenece a la biblioteca para siempre. En el entorno digital, por el contrario, el
bibliotecario está, en muchos casos, obligado a comprar el acceso a la copia electrónica por un
tiempo determinado y con unas condiciones de uso específicas. Este acceso es, la mayoría de las
veces, adquirido mediante una licencia. Una licencia es una autorización oficial para hacer algo
que si no resultaría ilegal. Las licencias se rigen, generalmente por el derecho contractual. El
grado de acceso a una revista electrónica y el uso autorizado de ella dependen principalmente de
los términos y de las condiciones negociadas en la licencia para este producto concreto.”
Respecto a la problemática derechos de autor frente a licencias, se indica que “el uso de licencias
y la extensión del derecho contractual para reglamentar el uso de recursos digitales han puesto en
entredicho el estatus de las excepciones del derecho de autor. El derecho de los contratos está
regido por el principio de la libertad contractual, lo que significa que las partes de un contrato son
libres de negociar las condiciones de utilización de los documentos protegidos por el derecho de
autor o bien renunciar a los derechos que el derecho de la propiedad intelectual les concede.” Es
por ello que el grupo de FESABID recomiende siempre la introducción de la siguiente cláusula en
lso contratos: “Con el fin de evitar cualquier duda, nada de esta licencia debería excluir, modificar
o afectar a un derecho legal que en algún momento podría concederse a las bibliotecas y a sus
usuarios, por la legislación nacional sobre el derecho de autor.” Ella permitirá, al menos, garantizar
que los derechos concedidos por la legislación nacional relativa a la propiedad intelectual no
podrán ser anulados por la licencia.
En general, el contrato de licencia comporta las cláusulas que se refieren a los siguientes
elementos, en los cuales nos detendremos en mayor o menor profundidad según las dificultades
que impliquen:
· las partes
· la exposición de motivos: presenta brevemente los objetivos de las partes y el contexto
factual en el que el contrato se ha redactado, con el fin de permitir posteriormente una
interpretación en caso de litigio
3
FARMER, L. S. J. (2009). The life cycle of digital reference sources. The Reference Librarian, 2009, vol. 50, p. 117-136.

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· interpretación del contrato:

o definiciones: conjunto de términos complejos, generalmente de carácter legal,
que se definen con objeto de evitar interpretaciones erróneas
o derecho aplicable: La legislación aplicable para regir la interpretación de una
licencia y la jurisdicción competente que puede actuar en justicia contra el
editor o la biblioteca constituye una cláusula fundamenta
· términos del contrato: constituye el acuerdo del contrato. Resume lo que se ha
adquirido o proporcionado como contrapartida del precio
· derechos concedidos por la licencia: Las cláusulas enunciadas bajo esta rúbrica
determinan lo que las bibliotecas estarán autorizadas a hacer con los materiales objeto
de licencia. Es importante asegurarse de indicar bien aquí todas las actividades a
realizar con los materiales objeto de licencia. Todo lo que no esté mencionado no se
autorizará, excepto si se negocia nuevamente la licencia o si adquirís nuevos derechos
con una nueva licencia.
· restricciones de uso: son las cláusulas que indican lo que las bibliotecas no están
autorizadas a hacer con el material objeto de la licencia. Las más frecuentes son la
reproducción masiva y sistemática, la redistribución, la reventa, el préstamo o la
licencia y cualquier suministro o distribución sistemática a alguien que no pertenezca a
la institución.
· duración y finalización: La duración de la licencia es el período durante el cual el editor
debe proporcionar acceso y la biblioteca debe pagar por ello. Respecto a la
finalización, recomienda FESABID que la licencia lleve siempre una cláusula con los
mecanismos o las circunstancias en las que la licencia debe ser rescindida. Puede ser
necesario que ciertas cláusulas continúen vigentes después de la finalización del
contrato. Una de ellas, muy importante, concierne al acceso perpetuo a los materiales,
objeto de la licencia. Hay que tener en cuenta que el acceso perpetuo no es algo que
se conceda automáticamente.
· entrega de los recursos y acceso a los que son objeto de la licencia
· tarifa
· obligaciones del beneficiario (biblioteca). En esta sección se encuentran en ella
cláusulas por las que la biblioteca se compromete a que sus usuarios o ella misma no
atenten contra los derechos de autor u otro derecho de propiedad, como por ejemplo,
modificando, adaptando, transformando, traduciendo o creando obras derivadas de los
documentos objeto de licencia o de parte de ellos.
· puesta en marcha y evaluación
· garantías, obligaciones e indemnizaciones. La garantía crucial para las bibliotecas es
aquella que declara que el editor es el titular de los derechos de propiedad intelectual
de los materiales objeto de licencia y que puede conceder la licencia. Si una licencia no
contiene tal cláusula de garantía o contiene una cláusula de garantía ambigua, la
biblioteca puede encontrarse en una situación que la obligue a pagar dos veces: una al
editor y otra a la persona que se declare titular de los derechos de propiedad intelectual
en lugar del editor.

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· fuerza mayor
· cesiones. Un traspaso permite a una de las partes liberarse de las obligaciones
contractuales y transferirlas a la entidad beneficiaria del traspaso.
· notificaciones
· regulación de litigios
· anexos
· firmas
4. La adquisición
Si la selección es una tarea fundamental en la construcción de una colección de calidad que

responda a los objetivos institucionales. De su buena gestión se desprenden dos ventajas
principales:
• La rapidez en la obtención de las obras solicitadas, que repercute directamente en la

satisfacción de las necesidades informativas de los usuarios.
• Y la segunda, el ahorro económico, que posibilita un mayor número de adquisiciones
y, por lo tanto, satisfacer un mayor número de demandas.
En la actualidad, las bibliotecas han de incorporar cada vez más material no librario a sus fondos
y, por otro, desarrollar unas políticas de adquisiciones, las cuales garanticen el acceso real a la
documentación primaria. Este tipo de políticas deben ponerse al servicio de grandes grupos de
usuarios, mediante un servicio de adquisiciones, así como de préstamo interbibliotecario
realmente efectivos. Ello supone la adscripción de partidas presupuestarias y la anulación de
materiales con índices de uso reducido, así como una mayor cooperación bibliotecaria, que
garantice el acceso a determinadas obras, evitando la duplicación de éstas.
Las Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas de REBIUN, en su apartado

“Volumen e incremento de las colecciones” proporcionan unas normas generales de tipo
cuantitativo comunes para las bibliotecas universitarias españolas (en las propias Normas se hace
referencia a la dificultad de establecer estos parámetros cuantitativos debido a las diferencias en
la historia, evolución y dimensiones de las universidades). Se hace referencia al número de
volúmenes (documentos no periódicos) y n° de títulos de publicaciones periódicas, debiendo
considerarse en cada caso los diferentes soportes.
Recomendaciones cuantitativas:
a) Colección básica: 50.000 volúmenes.
b) Nuevos estudios

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• 5.000 volúmenes colección básica de nueva titulación

• 1.000 volúmenes cada nuevo programa de doctorado
• 500 volúmenes cada nuevo programa de master
c) Un título de publicación periódica cada 3 usuarios.
d) Incremento anual
• 1 volumen por alumno
• 10 volúmenes por PDI
Se define como "volumen" a la unidad física de trabajo que ha sido impresa o reproducida de otra
forma, mecanografiada o manuscrita, contenida en una encuadernación o carpeta, con cubierta
dura o blanda, y que ha sido catalogada, clasificada o preparada de cualquier otra forma para su
uso. Los materiales audiovisuales incluyen películas y videodiscos registros de sonido, filminas,
cintas, conjuntos de diapositivas, materiales gráficos incluyendo mapas, y programas de
ordenador y diapositivas). Este tratamiento puede adaptarse para otros formatos no impresos.
4.1.Sistemas de adquisición
4.1.1.Introducción
Tradicionalmente, la adquisición abarcaba la compra, la donación, el canje y el depósito.

Actualmente, y tal y como plantea Luisa Orera (2003), con la llegada de la información digital
accesible a través de Internet los procedimientos tradicionales de adquisición no son aplicables.
La biblioteca, al adquirir este tipo de recursos no dispone de documentos físicos sino que adquiere
el derecho a acceder a documentos que residen en servidores ajenos a través de suscripciones o
licencias (“access” & “owing”). Los altos costes que para las bibliotecas implica el acceso a este
tipo de documentos las ha llevado a tratar de conseguir condiciones ventajosas a través de formas
de cooperación como los consorcios y las compras consorciadas, que tienen su origen en las
Bibliotecas Universitarias de los EE.UU. También ha propiciado el desarrollo del movimiento Open
Acces. Además, la edición de documentos digitales y su integración en las colecciones
bibliotecarias está alcanzando gran importancia abarcando desde la digitalización de fondo
antiguo hasta la edición en formato digital de materiales como las tesis.
4.1.2.Compra
Es el procedimiento más habitual de adquisición. Requiere conocer los editores, distribuidores y

librerías, así como sus respectivos catálogos. El editor es el fabricante o productor. El distribuidor
actúa como intermediario entre el editor y el librero. El librero lleva a cabo la venta al por
menor. Aun siendo propias de cada uno las funciones arriba señaladas, en la realidad se dan
a veces solapamientos de manera que en ocasiones la actividad de las editoriales y de las
distribuidoras invaden el campo de la librería y comercializan al por menor.

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Los sistemas de compra son los siguientes:
▪ En firme: habitualmente es la forma prioritaria de la adquisición de monografías y

materiales especiales.
▪ A examen: se establecen acuerdos con proveedores para que éstos proporcionen
novedades editoriales a examen que permanecen en las estanterías de las secciones
de proceso de los diferentes centros durante un tiempo determinado. Los
bibliotecarios responsables del proceso de adquisición seleccionan los libros de su
interés que son adquiridos por la biblioteca. Los no seleccionados se devuelven al
proveedor. También puede ser considerado como una fuente de selección.
▪ Pedidos abiertos o pedidos de suscripción (o standing orders): son un tipo de

pedidos permanentes con el proveedor y revisables anualmente. Se utiliza
básicamente para la adquisición de documentos que requieren una continuidad. Su
desarrollo permite al bibliotecario realizar una previsión presupuestaria y asegurarse
la actualización constante de la colección además del consiguiente ahorro de tiempo y
costos en la ejecución de los pedidos. El tipo de material susceptible de aplicar los
pedidos de suscripción son todas las publicaciones seriadas y las colecciones
monográficas de determinadas editoriales.
En lo que respecta a la política de proveedores de la Biblioteca, ésta se debe basar en la

diversidad y no en la exclusividad (salvo en los concursos). La elección se realizará en función de
la especialidad temática, idiomática o de tipo de material. La selección de nuestros proveedores
(salvo en el caso de adjudicación por concurso, en el que, como hemos visto, las condiciones
vienen dadas por el pliego de prescripciones) debe obedecer a los siguientes criterios:
- Los que ofrezcan mayores garantías en el servicio.

- Los que cuenten con los últimos avances tecnológicos en la gestión y oferta de
servicios.
- Los que ofrezcan servicios de valor añadido: posibilidad de provisión de registros
en formato MARC, estadísticas de pedidos (por tramos temporales, por
materias o por claves de pedidos, precio medio de los ítems, de evolución
de los precios por editoriales o por áreas geográficas, etc.), posibilidad de
desarrollar approval plan, encuadernación...
4.1.3.Donación
La donación es una forma de adquisición gratuita que puede resultar muy útil para incrementar
aquellas áreas menos sólidas. En cualquier caso, hay que tener en cuenta que los procesos a los
que hay que someter los materiales donados para la puesta a disposición del público implican una
serie de costes en recursos humanos y problemas de almacenamiento. Hay que establecer, por

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tanto, unas condiciones mínimas para la aceptación de donaciones. Por esta razón se hace
necesario evitar condiciones, de modo que la biblioteca se reserve el derecho de aceptar o
rechazar una donación.
Las donaciones pueden clasificarse según el tamaño ya que recibirán un tratamiento diferente por
parte de la institución. Para las grandes donaciones el procedimiento será el siguiente:
1. La Institución o particular que quiera realizar una donación debe proporcionar a la

Biblioteca una información mínima sobre el contenido, historia, volumen y cronología
del material.
2. La Biblioteca emitirá un informe elaborado con la colaboración del personal
bibliotecario competente en las materias de la donación que debe tener en cuenta su
utilidad dentro de la colección, el espacio disponible en la Biblioteca y sopesar el valor
de la donación y el costo que supone el proceso técnico que se debe realizar.
3. La Institución o particular que realiza la donación entregará a la Biblioteca los
instrumentos de descripción bibliográficos que tenga disponibles (catálogos, listados)
con el fin de facilitar la integración del fondo en la Biblioteca de la Universidad.
4. Las donaciones se aceptan con el acuerdo de que el material donado pasa a ser
propiedad legal de la biblioteca que puede organizar, mantener y utilizar este fondo
como considere oportuno. Los fondos se integrarán dentro de la colección y estarán
disponibles para su uso y préstamo como cualquier otro material.
5. En el caso de donaciones de colecciones que tengan condiciones especiales de
almacenamiento y uso dichas condiciones deberán ser aprobadas por los órganos
competentes.
6. No existe un compromiso de mantener la donación de forma unitaria, salvo casos
excepcionales.
Por otra parte, las donaciones que se reciben habitualmente, son de dos tipos:
· Espontáneas o no solicitadas por la Biblioteca, procedentes de particulares,

Instituciones etc que llegan sin regularidad y sin posibilidad por parte del bibliotecario
de seleccionar el material hasta su llegada. Es necesario que la Biblioteca conozca
previamente la intención de envío y contenido de dichas donaciones. De esta forma,
la Biblioteca podrá decidir anticipadamente el interés de incorporar el fondo donado.
· Solicitadas por la biblioteca a organismos públicos o privados de todo o parte de su

producción editorial y que su por contenido o por estar fuera del circuito comercial del
libro resultan interesantes para el incremento de la colección. En términos generales,
las donaciones procedentes de los servicios de publicaciones de las administraciones
suponen un cauce importante para el ingreso en la biblioteca de publicaciones
oficiales que no se encuentran en el mercado.

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4.1.4. Canje
Es otra forma gratuita de adquisición e incremento de fondos en las bibliotecas junto a los
donativos, legados y depósitos. Representa otro procedimiento de adquisición en el que se
intercambian documentos con otras bibliotecas. Resulta especialmente útil para obtener obras que
se encuentran fuera de los circuitos comerciales, agotadas, etc. o para completar las lagunas en
colecciones o publicaciones periódicas. Incluso los fondos procedentes de expurgos pueden ser
positivos ya que no tienen por qué ser fondos muertos para otra biblioteca.
Generalmente, el canje se centra en:
- El intercambio de ejemplares duplicados, especialmente publicaciones

seriadas.
- El intercambio de documentos publicados por la institución, procedentes de
donaciones o compra de múltiples ejemplares pactada con determinadas
editoriales, que permite mantener acuerdos de canje con numerosas
instituciones.
No es un procedimiento totalmente gratuito, ya que exige una contrapartida. Sin embargo, evita el
desembolso económico que cuando es internacional se traduce en un desembolso de divisas.
Martín Montalvo ha hecho varias distinciones dentro del canje:
• Por el ámbito: Nacional, internacional.

• Por el método empleado: Directo (entre bibliotecas); Indirecto (a través de
centros de canje).
• Según la regularidad: Permanente o habitual; Accidental.
Dentro de la denominación general de canje, conviene también distinguir entre canje de

publicaciones y canje de duplicados, ya que ambos presentan distintos matices. El canje de
duplicados tiene una gran utilidad en la adquisición retrospectiva para llenar lagunas que, por
diversos motivos, se han ido generando en la colección. El canje de publicaciones, que pueden
ser de la propia biblioteca o de alguna institución con la cual esté relacionada, tiene como finalidad
principal la difusión de dichas publicaciones, y por parte de la biblioteca que las recibe, la
posibilidad de acceder muchas veces, a publicaciones que no se comercializan. En este sentido el
canje es un buen procedimiento para adquirir publicaciones oficiales y literatura gris.
El canje tiene pues dos vertientes. Una más elemental, que nos acerca a la idea de ahorro
económico por medio del "trueque", que es sobre todo interesante y útil para países
tercermundistas. Otra, de accesibilidad a las publicaciones que supone una pieza importante
dentro de planes internacionales de adquisiciones.

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4.1.5.Depósitos
Los depósitos son donaciones por un tiempo determinado de un fondo o colección. Presentan una
serie de requisitos que se formalizan en un acuerdo sobre utilización y un acuerdo sobre
instalación de los fondos en la biblioteca depositaría. Transcurrido el tiempo se procede a una
renegociación para una posible permanencia o devolución de los fondos.
4.1.6.El Depósito Legal en España (anexo I)
4.2.Adquisición de materiales especiales
La adquisición de materiales distintos al libro en su forma clásica, suele presentar una variada
problemática; repasemos estos materiales y su forma de compra:
a) Publicaciones periódicas y seriadas. Este tipo de publicaciones son

especialmente importantes para la investigación, ya que recogen con gran rapidez los
últimos avances científicos. Las bibliotecas que mantienen una gran cantidad de
suscripciones suelen formar un servicio especial para ellas, la hemeroteca.
Los principales problemas que implican las publicaciones periódicas son, entre otros,
su elevado coste y la necesidad de continuidad, que obliga a tener cantidades fijas del
presupuesto asignado de antemano para mantener las suscripciones año tras año. El
almacenamiento también resulta problemático, pues una revista tiene un crecimiento
anual que puede oscilar entre unos pocos centímetros hasta varios metros de
estantería lineal; si no deja el suficiente espacio libre de estanterías para varios años,
se harán necesarios trabajosos traslados a otras estanterías o dividir la colección de
una misma revista en dos o más ubicaciones, complicando de esta forma la
localización.
Otro problema nace de la propia naturaleza de este tipo de materiales: su periodicidad

exige un constante control de la recepción de los fascículos, con el fin de poder dar a
los usuarios la información del estado de la colección puesto constantemente al día
(no se solicitará un fascículo si no se sabe que ya está en la biblioteca) y para poder
reclamar los fascículos atrasados dentro de los plazos que se suelen establecer; es
aconsejable tramitar las reclamaciones trimestralmente, dejando de esta forma un
margen razonable para que la revista llegue al centro, a la vez que se está a tiempo
antes de que el fascículo pueda quedar agotado.
Para la adquisición de publicaciones periódicas se puede recurrir a las agencias

o distribuidores especializados en este material, quienes proporcionan el mejor

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servicio y suelen ofrecer ventajas económicas. También algunos distribuidores de

libros y grandes librerías ofrecen estos servicios de suscripción a revistas, y siempre
es posible una suscripción directa con la editorial; pero este último método multiplica
los trámites administrativos para la biblioteca, sobre todo con las revistas extranjeras,
y suele resultar más caro.
Las lagunas existentes en las colecciones pueden cubrirse por medio del canje
de duplicados y la microfilmación, ya que resulta muy difícil la compra de ejemplares
atrasados.
b) Publicaciones oficiales. En este tipo de material están incluidos no sólo los boletines
y gacetas oficiales, sino también las obras científicas producidas por organismos
y agencias dependientes de la Administración Pública, y que suelen ofrecer un gran
interés para los investigadores. Es difícil obtener estas publicaciones por medio de los
libreros y distribuidores habituales; lo más aconsejable es ponerse en contacto
directamente con las imprentas nacionales, que las editan, o los Servicios de
Publicaciones de los distintos organismos oficiales.
c) Microformas. En sí, la microforma no es más que la reproducción fotográfica

de documentos escritos. Es cierto que, con el desarrollo de la digitalización, la
microfilmación ha pasado a un segundo plano, lo cual no ha hecho que este tipo de
materiales haya perdido su valor. Es necesario tener en cuenta, además, que de un
microfilme es posible obtener una digitalización de una monografía, una revista o
cualquier otro material contenido en dicho soporte, por lo que sus opciones de
reproducción son amplias. Respecto a su coste, debemos tener en cuenta que, si bien
es cierto que requieren de equipos adecuados para su lectura, la facilidad de
reproducción de los microfilmes, su enorme durabilidad y su facilidad de
almacenamiento (amén del enorme ahorro de espacio frente a los documentos
impresos), hacen de los microfilmes unos materiales rentables y muy fiables.
d) Material cartográfico. Atlas, mapas, planos, etc., pueden ser identificados mediante
la bibliografía nacional especializada; su adquisición se puede hacer tanto
individualmente como por colecciones.
e) Música impresa. Para su selección se puede recurrir, como en el caso anterior, a la

bibliografía especializada; la adquisición debe hacerse por medio de las casas
productoras y distribuidores especializados.
f) Estampas, fotografías, postales y materiales similares pueden obtenerse por medio

de las editoriales especializadas, de las galerías y de los talleres. Puede recurrirse
también al contacto directo con los propios artistas y con coleccionistas.

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g) Literatura gris. Este concepto abarca a un amplio espectro de publicaciones,

que generalmente contienen información científica de gran actualidad e importancia;
las producen centros de investigación e instituciones similares de una forma
sencilla (fotocopia, impresión de ordenador, etc.) y con una tirada limitada; son
informes, memorias, etc. No suelen circular por los cauces comerciales
habituales por lo que resulta muy difícil conseguirlos, salvo por donación, canje o
depósito legal. El control bibliográfico de este tipo de publicaciones es casi inexistente;
esta falta de información ocasiona, en muchos casos, la ignorancia de su existencia
pese a su gran importancia.
h) Patentes. Proporcionan información técnica de primera orden y pueden obtenerse de

las oficinas nacionales encargadas de su concesión. En muchos países existen
centros especializados en patentes nacionales y extranjeras y se publican revistas
especializadas y boletines de resúmenes.
i) Normas. Son los documentos publicados con la designación de norma o

especificación y otros documentos afines que se refieren a los distintos aspectos de la
normalización. Pueden obtenerse por compra, pero también por donación o por
afiliación a las asociaciones que las publican; en el caso de España, es
AENOR el organismo encargado de la elaboración y publicación de normas.
j) Folletos. Estas publicaciones suelen obtenerse gratuitamente solicitándolas a las

compañías, organismos oficiales o instituciones que las editan. Cuando debe pagarse
por su adquisición, el mayor problema resulta girar y facturar pequeñas cantidades de
dinero, sobre todo al extranjero.
k) Materiales audiovisuales. Entran en este apartado los discos, films, diapositivas,

vídeos, etc.; su enorme proliferación ha supuesto la normalización de los cauces de
circulación y hoy día su adquisición no ofrece mayor problema que los libros; se
pueden adquirir por medio de casas y distribuidores especializados; en los
campos especializados, los proveedores habituales de libros y revistas ofrecen
también materiales audiovisuales.
l) Materiales únicos o raros. Adquirir este tipo de material es muy difícil por falta de
oferta; el prestigio que estos fondos confieren a las instituciones que los poseen hace
que difícilmente sean puestos a la venta. Además, su coste es muy elevado, por lo que
debe examinarse muy atentamente la necesidad real de adquirir este material. Se
pueden obtener por medio del contacto directo con los propietarios o en subastas.

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4.3.El proceso de adquisición (anexo II)
5. Nuevos modelos económicos de publicaciones y contenidos digitales
Respecto a los modelos de suscripción a contenidos digitales, podemos diferenciar las siguientes
tipologías:
• Compra a perpetuidad: se adquiere en propiedad el contenido seleccionado,
manteniendo los derechos de acceso de forma indefinida. Un inconveniente de esta opción
es que algunos editores obligan a adquirir colecciones completas como única alternativa a
la compra de uno de los títulos.
• Compra de licencias de acceso: Los editores ofrecen la posibilidad de comprar una

licencia de acceso que se renueva anualmente. Esta opción permite renovar la colección
según las necesidades que se van detectando en las demandas de los usuarios, aunque el
coste es mayor que la compra a perpetuidad.
• Suscripción: Durante un periodo concreto de tiempo y mediante una cuota anual (basada
en el bajo coste por título) se accede al material contratado. La suscripción a
paquetes implica que la colección está siempre actualizada, pero no se asegura un
acceso perpetuo en el caso de cancelación y además la biblioteca no puede seleccionar
aquellos títulos que realmente necesita, por lo que de todos los materiales adquiridos, una
gran parte no se utiliza.
• Modelo híbrido: permite la adquisición en propiedad del contenido contratado después de

un período de tiempo de suscripción.
• Pick&Choose, título a título: Es una de las opciones por la que más se inclinan las
bibliotecas públicas para incorporar libros electrónicos a su colección. Esta modalidad
permite la compra a perpetuidad de títulos sueltos de una colección. Por el momento
pocos editores ofrecen esta alternativa por lo que con frecuencia las bibliotecas deben
acudir a agregadores (plataformas integradas por múltiples editoriales académicas), si
quieren utilizar este modelo de adquisición. Con la selección título a título, la biblioteca se
asegura que los títulos seleccionados son más pertinentes.
• Alquiler de libros electrónicos: Es una modalidad económica y ventajosa para la

biblioteca, que resulta útil fundamentalmente para consultas puntuales que no requieren la
compra del libro.
• Patron-Driven Adquisición (PDA) modelo de adquisición orientado a los usuarios: Es

un modelo muy utilizado por las bibliotecas norteamericanas y consiste en que las

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bibliotecas ofrecen a sus usuarios el acceso a una amplia colección de libros electrónicos
que todavía no han comprado formalmente. Las obras se muestran a los usuarios y
posteriormente, tras analizar detenidamente las demandas de los usuarios, se realiza la
adquisición.
En esta modalidad las colecciones se crean en base al uso y a las necesidades del
usuario, aunque es la biblioteca la encargada de elegir qué tipo de acceso quiere dar para
configurar este servicio. Por lo general se utilizan dos modelos: El usuario solicita el
acceso a un determinado título y la biblioteca decide sobre la compra del libro solicitado o
bien, la biblioteca adquiere los libros electrónicos después de un determinado número de
solicitudes.
• EBS (Evidence Based Selection), compra basada en la evidencia: Opción ventajosa

para la biblioteca ya que permite acceder durante un tiempo a la colección completa y,
después de este período, adquirir los libros seleccionados por la biblioteca de acuerdo con
el uso que hayan tenido. Por ejemplo: La biblioteca se plantea la compra de una colección
que tiene un precio muy elevado. De antemano no se puede saber el uso que va a tener
cada uno de los títulos que forman la colección, por lo que la biblioteca llega a un acuerdo
con el editor. El editor ofrece la posibilidad de pagar sólo un tanto por ciento del valor total
de la colección, por un periodo de tiempo determinado (en un pago único y cerrado al
principio del periodo), durante el cual se tendrá acceso a todos los libros electrónicos de la
colección.
Al finalizar el periodo se analiza el número de accesos que ha tenido cada título y en base
a esas estadísticas de uso se adquieren los títulos más utilizados, hasta completar el
precio pagado al principio del periodo.
El modelo EBS permite de esta manera que la biblioteca pueda realizar la selección y
adquisición de los títulos más relevantes e interesantes para sus usuarios a un precio más
económico.
Además, podemos diferenciar distintos tipos de contenidos digitales para suscribir:

• Base de datos
• Revista suelta o individual
• Libro suelto o individual
• Paquete comercial de revistas
• Paquete comercial de libros
• Colección de revistas de un editor / agregador (plataforma)
• Colección de libros de un editor / agregador (plataforma)

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6. El expurgo
Siguiendo la Guía para el expurgo de ejemplares de la Red de Lectura Pública de Euskadi,

podríamos definir el expurgo como la operación técnica de evaluación crítica de la colección con
vistas a la retirada de ejemplares, previa selección. Debe entenderse como una tarea
imprescindible de la gestión de la colección. Pero, a su vez, como un elemento biblioteconómico
saludable para mantener el equilibrio y la calidad de la colección.
Las Directrices IFLA/UNESCO para el desarrollo del servicio de bibliotecas públicas señalan que
“Toda biblioteca pública necesita unos criterios de gestión de los fondos por escrito”.
También, el Ministerio de Cultura en las Pautas sobre los servicios de las bibliotecas públicas dice
que el proceso de expurgo forma parte de la política de gestión de la colección, vinculándose
estrechamente a su desarrollo y mantenimiento.
Dicho proceso exige un análisis previo en el que se tengan en cuenta las necesidades y
expectativas de los usuarios y requiere un buen conocimiento de la colección y profesionalidad en
su ejecución, teniendo presente la población que atiende la biblioteca, el número de usuarios
existentes y potenciales, la dimensión del edificio, la cercanía a otras bibliotecas, los índices de
adquisición e intercambio (PIB), etc.
Los elementos a tener en cuenta son: el espacio, el personal, los servicios, la colección y el
usuario. El espacio estará definido para la colección, los procesos técnicos, los excedentes,
lugares de consulta y sala infantil y juvenil o de adultos. El personal encargado de la compra y la
selección de fondos es el más adecuado para realizar el expurgo, conocedor de la producción
editorial y usuario de catálogos comerciales, repertorios, bibliografías, reseñas y boletines de
novedades.
Fruto de una renovación constante, el procedimiento de expurgo debe ser tan riguroso como el de
adquisición, pero la selección cobra especial relevancia ante la enorme producción editorial. Su
finalidad será la consecución de una colección viva, actualizada, accesible, atractiva, en buen
estado y sobre todo, útil para los usuarios.
Así, la IFLA acepta un 10% de expurgo anual, es decir, la renovación del fondo en 10 años y
marca como objetivo, el crecimiento cero al igualar las cifras de las adquisiciones a las de la
retirada de fondos. Es recomendable fijar un límite cuantitativo mínimo y máximo para la colección
que dispone de un espacio finito. No importa tanto lo que se tiene como a lo que se puede
acceder.
6.1.Aspectos legales
El fundamento legal básico vigente es el Real Decreto 582/1989, de 19 de mayo, en cuyo, en cuyo
artículo 4º, párrafo 3 dice: “Los manuscritos, los incunables y las obras de las que no conste la
existencia de al menos tres ejemplares en Bibliotecas o servicios públicos, así como las que, por
su relevancia, han sido declaradas Bienes de Interés Cultural, o están incluidas en el Inventario
General de Bienes Muebles del Patrimonio Histórico Español, son objeto de especial protección,
conforme a lo establecido en este Reglamento y normas de desarrollo. Estos fondos deberán ser
incluidos en un inventario especial de la Biblioteca”

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6.2.Planificación y evaluación crítica
Las fases de actuación de una operación de expurgo son: el análisis y evaluación crítica, los
criterios, las consecuencias y finalmente, los destinos a dar al material expurgado, que conviene
recoger en un plan de gestión de recursos para evaluar las necesidades presentes y las futuras en
base a los recursos financieros de que se disponga.
a) Motivos:
• deterioro de ejemplares
• obsolescencia, desfase científico o inadecuación del contenido
• falta de uso
• necesidad de espacio (alcanzado el 80% de la capacidad se debe iniciar un
expurgo)
• mejora del acceso a los fondos
b) Objeto: Teniendo en cuenta que debe haber una Colección Básica, excluiremos del
proceso, en principio, el material bibliográfico perteneciente a:
• fondo de historia local y recursos autóctonos
• Fondo de Reserva: libros antiguos, curiosos o raros y ejemplares únicos o
agotados, es decir, irremplazables (fondo propiamente patrimonial y de acceso
restringido)
• obras literarias, de cine y música básicas consideradas como “clásicos” que se
deben tener siempre
• partes de una colección que se tenga completa
• ejemplares considerados imprescindibles en su especialidad (manuales)
• obras concernientes a colectividades relevantes para la comunidad, como
minorías étnicas.
Se pueden expurgar, por tanto, el resto de los materiales bibliográficos: libros,
publicaciones periódicas, obras de referencia, anuarios y directorios atrasados,
etc.
c) Finalidad: La finalidad de esta operación viene marcada por las razones que la
originan: mayor disponibilidad de espacio, incremento de uso, actualización de
contenidos, etc.
Las peculiaridades fundamentales a considerar son:
• Colección: la política de desarrollo vigente, el tamaño de la colección, su composición, su

estado de conservación, el crecimiento estimado, su uso, etc.

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La colección ha de estar en continuo proceso de transformación (un organismo en

crecimiento, según Ranganathan). Su composición ha de ser rica, plural, variada y
equilibrada. La selección adecuada sobre temas de interés general y específico, de
investigación y de ocio. Tiene que dar respuesta al usuario en la misma proporción en que
él usa la biblioteca.
Adecuada a todos los grupos de edad y materias, reflejo de la actualidad, libre, no sujeta a
censuras ideológicas, políticas, religiosas ni comerciales.
• Instrumentos de evaluación y control: básicamente el catálogo de la biblioteca.
• Espacio físico: disponibilidad de depósito de almacenamiento, nivel de saturación actual y
previsión futura: número máximo de ejemplares que permite albergar, número de
ejemplares existentes en la colección, lugar para el proceso técnico, depósito para
excedentes, lugar para consultas, lugar para determinados materiales especiales, etc.
• Personal: capital humano disponible para esta operación y tiempo disponible (conviene
diseñar un cronograma), implicándose dirección, catalogadores y auxiliares. Precisa un
conocimiento de la distribución demográfica (trabajadores y estudiantes, edades,
actividades productivas) y de la estructura educativa, cultural, asociativa y económica de la
comunidad.
6.3.Criterios
Criterios objetivos, materiales o directos, combinables, que por sí solos determinan la retirada de
los ejemplares:
• fecha del ejemplar (antigüedad). Podrán expurgarse aquellos ejemplares cuya fecha de
Depósito Legal es anterior a 15 años (en lo que se refiere a materias o temas que se
actualizan constantemente como ocurre en el caso de la informática). En el caso de
anuarios y memorias se recomienda conservar los dos últimos años,
• redundancia (multiplicidad del título en uno u otro formato, casos de monografías en formato
libro y en formato electrónico), así como, su accesibilidad y disponibilidad en otras
bibliotecas
• frecuencia de uso o cuantificación del préstamo (5 años de desuso aproximadamente puede
ser una razón más para expurgar un ejemplar)
• alteraciones físicas (deterioro, roturas, vejez o suciedad) y mutilaciones del ejemplar
Criterios subjetivos o indirectos:

• actualidad del contenido
• interés demandado por el usuario
• calidad de la información (relevancia del ejemplar en su área temática)

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II. DOCUMENTOS DE APOYO PARA EL MANTENIMIENTO DE LA COLECCIÓN
1. Norma ISO 11799:2015. Requerimientos de almacenamiento de documentos para

materiales de archivo y biblioteca
Además de realizar todas aquellas actuaciones necesarias que garanticen la actualización de la

colección, la calidad de los fondos o su adecuación a las necesidades de los usuarios, las tareas
de mantenimiento de la colección han de extenderse hasta la propia conservación física de los
documentos. Distintos factores, como las condiciones ambientales, agentes biológicos o los
espacios físicos destinados al almacenamiento de las colecciones, podrían poner en peligro el
correcto mantenimiento de las mismas. Ante estos riesgos, resulta imprescindible aplicar medidas
protectoras, acordes a las necesidades particulares de cada biblioteca. Para su planificación, es
conveniente recurrir a la cooperación y a la consulta de pautas y sistemas establecidos por
organismos nacionales e internacionales competentes (planes de conservación de la BNE, norma
ISO 11799:2015 sobre el almacenamiento de los materiales bibliotecarios, etc.).
La ISO 11799:2015 Information and documentation -- Document storage requirements for
archive and library materials especifica las características de los repositorios de uso general
utilizados para el almacenamiento a largo plazo de los materiales de archivos y bibliotecas, en los
que los materiales multimedia se pueden almacenar junto a los materiales en papel. Abarca los
aspectos relativos al emplazamiento y la construcción del edificio, incluyendo la instalación y el
equipo a utilizar, y no excluye el establecimiento de zonas o compartimentos separados dentro de
repositorios individuales en los que el medio ambiente puede ser controlado para crear
condiciones, satisfaciendo las necesidades particulares de determinados materiales.
La norma se aplica tanto para las bibliotecas como para los archivos y para soporte en papel o
electrónico; además, hay que destacar que la inclusión de los archivos demuestra, explícitamente,
la necesidad de su integración en los sistemas de información, cosa que no siempre ocurre, pese
a que la atención de los archivos como fuente valiosa de información para la toma de decisiones
dentro de las organizaciones no requiere mayor comentario ni demostración.
Ofrece, además, como marco de aplicación definiciones específicas de documento,
almacenamiento a largo plazo, mantenimiento y repositorio, así como indicaciones relacionadas
con las condiciones ambientales, estructurales y de seguridad que han de tenerse en cuenta en la
construcción, instalación del equipamiento y mantenimiento de edificios de archivos y bibliotecas
(junto con pautas para la conservación de sus contenidos). Estas indicaciones relativas a la
seguridad física resultan necesarias para realizar de forma apropiada la custodia permanente de
los documentos, un servicio que está siendo cada vez más externalizado por las
empresas para ahorrar costes de almacenamiento en sus propias instalaciones y para preservar
la documentación de catástrofes derivadas de intervenciones humanas no autorizadas y daños
materiales.
2. Principios para el cuidado y manejo de material de bibliotecas. IFLA
La actividad fundamental de IFLA en relación con la preservación y la conservación (PAC) fue

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creada oficialmente durante la conferencia anual de IFLA en Nairobi en 1984 para centrar sus
esfuerzos en aplicaciones sobre preservación y para iniciar la cooperación mundial para la
preservación de los materiales de la biblioteca. El programa PAC fue lanzado con eficacia en
Viena durante la conferencia de 1986 sobre la preservación de los materiales de la biblioteca
coorganizados por la conferencia de los directores de las bibliotecas nacionales, IFLA y la
UNESCO. De este programa surgieron los Principios para el cuidado y manejo de material de
Bibliotecas.
Según se indica en el propio documento, “es una introducción general al cuidado y manejo de
material de bibliotecas, dirigido a individuos e instituciones con poco o ningún conocimiento en
preservación. No proporciona una extensa lista de métodos ni prácticas en detalle, pero
proporciona información básica para ayudar a las bibliotecas a establecer una actitud responsable
en el cuidado de sus colecciones. A menudo se conocen los factores que amenazan a las
colecciones, pero con frecuencia los bibliotecarios no denuncian de manera suficientemente
enfática las consecuencias de ignorar tales riesgos. Por lo tanto, “Los Principios IFLA para el
Cuidado y Manejo de Material de Bibliotecas” están diseñados para alentar a los responsables a
enfrentar estas consecuencias, y junto con científicos y técnicos expertos, formular una política
positiva para el futuro del material de sus colecciones.
Esta publicación se orienta fundamentalmente a:
• Dar a conocer la vulnerabilidad del material de bibliotecas

• Promover el conocimiento sobre la permanencia y durabilidad del material de bibliotecas
• Incentivar el cuidado y manejo adecuados del material de bibliotecas
• Ayudar al personal de bibliotecas en la búsqueda de soluciones frente a los problemas de
preservación
• Incentivar líneas claras de comunicación entre los administradores de bibliotecas y edificios
y el personal de preservación y de la biblioteca en general, de manera tal que todos velen
por la preservación de las colecciones de la institución.
En cuanto a los temas concretos que se abordan en dicho documento, se aborda la seguridad y
planificación frente a desastres, medio ambiente (condiciones ambientales), material tradicional en
bibliotecas (donde se hace referencia a la manipulación de los fondos, a su transporte, a los
métodos de almacenamiento, etc.), material fotográfico y películas, soportes audiovisuales y
cambio de formato (fotocopiado, microfilmación y digitalización).

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BIBLIOGRAFÍA
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Servicio de Donativo y Canje. Departamento de adquisiciones. Organigrama. En Biblioteca

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Temario Ayudantes de Bibliotecas / Bloque 1 Tema 6 InQnable ©

TEMA 1.06. CRITERIOS PARA LA CONSTITUCIÓN, EL MANTENIMIENTO Y EL

Rubén Izquierdo Martín 1

Rubén Izquierdo Martín 2

Rubén Izquierdo Martín 3

§ El tamaño de la colección debe ser proporcional al n° de usuarios.

o Fondos básicos para el aprendizaje y formación de base (manuales,

- Según la función que realiza. Randall y Goodrich establecen cuatro:

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La incorporación de estos materiales trajo consigo la necesidad de replantearse la forma en que

La selección está condicionada por una serie de factores:

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• La imposibilidad de hacer frente al crecimiento de la información en multitud de

• Las necesidades de información de los usuarios. Las fuentes primarias de información

• La calidad de los documentos. En un proceso de selección es necesario también valorar

• La autoridad, reconocimiento del autor, editor o comité de redacción

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• Fecha: la actualización de la obra y su revisión

• La búsqueda, localización e identificación de documentos. El proceso de selección

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o Bibliografías críticas, nacionales, especializadas...

3.1.Fuentes para la selección

1) Según la entidad que los produce: De editoriales, Públicas (universidades, centros de

2) Por la materia tratada: Generales, Especializados.

3) Por el tipo de documentos recogidos: De libros, de publicaciones periódicas, de

4) Por el soporte en que se producen: Papel, CD ROM, On line

5) Por la periodicidad: Mensuales, anuales, etc.

Las informaciones comerciales pueden aparecer en forma de catálogos propiamente dichos o,

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sobre lo que hay en el mercado, localizándolo.

b) Repertorios de libros y otros documentos en venta

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- Bibliografías nacionales. Elaboradas por las bibliotecas nacionales o por organismos

· Medline. Base de datos de bibliografía médica, producida por la BN de Medicina de los

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- Bibliografías selectivas. Dentro de las bibliografías selectivas, las que recogen

- Otros tipos de bibliografías

· Bibliografías críticas. En este apartado se incluyen desde aquellas bibliografías que

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3.2.El desarrollo de colecciones con recursos electrónicos

Respecto a las colecciones de recursos electrónicos citaremos los siguientes elementos

• Contenido (Calidad de los contenidos multimedia si los hubiere, organización...)

cuenta el espacio de almacenaje que requeriremos si así fuese necesario y la facilidad de

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En cuanto a la calidad de las revistas científicas:

1.Ésta se puede medir mediante estudios bibliométricos mediante los cuales se

• Factor de impacto: relación existente entre el n° total de citas que

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3.2.1.Licencias de recursos electrónicos

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· interpretación del contrato:

Rubén Izquierdo Martín 15

Si la selección es una tarea fundamental en la construcción de una colección de calidad que

• La rapidez en la obtención de las obras solicitadas, que repercute directamente en la

Las Normas y directrices para bibliotecas universitarias y científicas de REBIUN, en su apartado

Rubén Izquierdo Martín 16

• 5.000 volúmenes colección básica de nueva titulación

Tradicionalmente, la adquisición abarcaba la compra, la donación, el canje y el depósito.

Es el procedimiento más habitual de adquisición. Requiere conocer los editores, distribuidores y

Rubén Izquierdo Martín 17

Los sistemas de compra son los siguientes:

▪ En firme: habitualmente es la forma prioritaria de la adquisición de monografías y