Sistema de tramite documentario ppt

Sistema de Trámite Documentario

I. Antecedentes y Normatividad
.

 En el marco de la Política Nacional de
Gobierno Electrónico 2013-2017 y la Política
Nacional de Modernización de la Gestión
Pública, se identificó la necesidad que los
documentos se gestionen a través de un
Sistema de Trámite Documentario, promoviendo
procesos de gestión, control y trazabilidad de
documentos emitidos entre las unidades
organizacionales
.

 RM Nº 048-2013-PCM,
que aprueba el Plan
Nacional de Simplificación
Administrativa 2013 - 2016
.

 RM Nº 125-2013-PCM,
se aprueba Plan de
Implementación de la
Política Nacional de
Modernización de la
Gestión Pública 2013 -
2016
.

 Permite gestionar las solicitudes de los
Administrados (documentos externos) y los
requerimientos de oficinas internas
 Sirve de base para el desarrollo de un Sistema
Informático replicable en otras entidades del
estado
 Herramienta tecnológica, para apoyar la gestión de trámites que gestiona
una institución, la que permite agilizar ciertos procesos dentro de la
organización
II. ¿Qué es el Sistema de Trámite Documentario?
.

III. Descripción Funcional del Sistema de Trámite Documentario
 Registro de documentos de entrada (ingresan a entidad); interno (entre
oficinas) y salida (salen de entidad)

 Carga en el Sistema documentos escaneados o archivos

 Consultas y búsquedas de documentos registrados a todo nivel (diferentes
criterios para búsqueda)

 Reportes en Excel y PDF de las consultas

 Consulta del estado de un trámite vía internet

Algunos perfiles de usuarios principales.-
 Trámite Documentario: perfil de aquellas personas que reciben documentos
externos y los registran en el Sistema, para luego derivarlos a las diferentes
áreas de la entidad, según el trámite solicitado.
 Punto de Control: perfil de aquellas personas o funcionarios responsables
de un grupo de trabajadores (especialistas), los que integran una sección
(área funcional, jefatura, subgerencia, gerencia, etc.)
.

 Profesional: perfil de aquellas personas, cuya especialidad en algún tema
funcional o técnico sirve para la atención específica de algún trámite solicitado
a la entidad
.

 Mejora flujo de información y comunicación, la pone a disposición de
usuarios de Sede Central y oficinas anexas. Cumple con la política de
transparencia en cuanto a publicación de información oportuna
IV. Beneficios
Administración controlada por los mismos usuarios responsables;
adquiriendo suficiencia organizacional para mantener esta solución operativa.
Acceso rápido a la información, facilitando la administración de documentos
(distribución, control, flujo, roles de seguridad y mantenimiento) y establece
una colaboración eficiente
.

IV. Beneficios
 Reduce la complejidad en la administración de la información
.

 Disminuye los tiempos de búsqueda de información
IV. Beneficios
.

 Reduce los costos de recursos y horas hombres para elaborar información
IV. Beneficios
.

V. Requisitos Técnicos
PHP para Windows, versión php-5.2.17-Win32-VC6-x86.msi
Servidor de Aplicaciones (Windows):
 Servidor de aplicaciones APACHE
 Versión httpd-2.2.21-win32-x86-no_ssl
 Espacio físico 1 GB (espacio libre para instalación)
 Memoria 2 GB

V. Requisitos Técnicos
Servidor de Base de Datos:
 Servidor de BD SQL Server 2008 R2, opcionalmente SQL Server
Express 2008
 Software .Net 3.5 SP1 para Bases de Datos
 Espacio físico 6 GB (espacio libre para instalación)
 Memoria 1 GB SQL Server Express 2008 – 4GB ediciones
superiores

¿Cuál es el procedimiento para obtener el Sistema de Trámite Documentario
y los Certificados Digitales para poder utilizar la Firma Digital?:
VI. Proceso de Implementación del Sistema de Trámite Documentario

Solicitar información
de Sistema de Trámite
Documentario que
use Firma Digital
Solicitar
demo
ENTIDAD
SOLICITANTE
¿Sistema cumple
nuestras expectativas?
¿estamos listos para
implementarlo?
Coordinar con RENIEC
convenio de obtención de
Certificados DigitalesActivar certificados
digitales
Solicitar a ONGEI con
oficio, implementación de
Sistema
Ejecutar piloto de
uso del STDComunicar
conformidad a
PCM-ONGEIRealizar despliegue
a todas las áreas.
Procesar solicitud de
Certificados y dar conformidad
a convenio
Informar sobre el Sistema
de Trámite Documentario
y Certificados Digitales
Realizar demo y
atender consultas
Verificar que se
recibió el oficio
Indicar URL para
descargar código fuente
e instructivos
Realizar asesorías técnicas
en fechas coordinadas.
Validar que el Sistema
está configurado y probado
Realizar etapa
de capacitación
Generar acta de etapa
de configuración y capacitación
realizada
Al culminar etapa de
piloto generar acta
Registrar resultado
de implementación y cerrar
proyecto

¿Quienes lo tienen implementado?:
.

¿Quienes están próximos a completar su implementación?:
.

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