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- 1. UT 7.- ALMACENES SANITARIOS. GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS OPERACIONES ADMINISTRATIVAS Y DOCUMENTACIÓN SANITARIA
- 2. ALMACENES SANITARIOS. GESTIÓN DE EXISTENCIAS E INVENTARIOS. 1- EL ALMACÉN 1.1. FUNCIONES 1.2. ALMACÉN SANITARIO 1.3. MATERIALES CENTRO SANITARIO 1.4. CONDICIONES ALMACENAMIENTO 2- CONTROL DE EXISTENCIAS 2.1. FICHAS DE ALMACÉN 2.2. INVENTARIOS 3- GESTIÓN DE EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN 4- VALORACIÓN DE EXISTENCIAS 4.1. MÉTODO LIFO 4.2. MÉTODO FIFO 4.3. PRECIO MEDIO PODNERADO
- 3. 1- EL ALMACÉN Espacio físico que alberga los ARTÍCULOS necesarios para la PRESTACIÓN DE UN SERVICIO Conjunto de PRODUCTOS y MATERIALES que están alojados en ese espacio durante un PERIODO DE TIEMPO determinado - Imprescindible disponer de una CANTIDAD y VARIEDAD MÍNIMA de materiales para garantizar el funcionamiento de la empresa (atención sanitaria) - Deberán a) Marcarse las NECESIDADES con ANTELACIÓN b) Valorar las OFERTAS DE MERCADO c) Adquirir los PRODUCTOS NECESARIOS
- 4. 1.1. FUNCIONES del ALMACÉN 1. SOLICITAR las mercancías necesarias a los PROVEEDORES 2. RECIBIR las mercancías y CONTROLARLAS para devolver las que no estén en perfecto estado 3. CONSERVAR los diferentes productos en CONDICIONES ADECUADAS y evitar su deterioro 4. ABASTECER a los diferentes SERVICIOS de la empresa 5. REGISTRAR las ENTRADAS y SALIDAS (MOVIMIENTOS) 6. REVISAR PERIÓDICAMENTE los ARTÍCULOS para retirar los caducados o alterados y reponerlos 7. Elaborar la DOCUMENTACIÓN NECESARIA para un correcto CONTROL y adecuada GESTIÓN DE EXISTENCIAS COMPRAR, DEPOSITAR y DISTRIBUIR el material necesario a las distintas ÁREAS de una empresa
- 5. 1.2. EL ALMACÉN SANITARIO El ALMACÉN SANITARIO surte de MATERIAL SANITARIO a un ÁREA, CENTRO o CONSULTA determinada. - EQUIPOS ESPECIALES para manipular mercancías: carretillas elevadoras, apiladoras o grúas. - MAQUINARIA DE ALMACENAJE y DISTRIBUCIÓN controlada por ordenadores FUNCIÓN TCAE: Controlar - las EXISTENCIAS y las FECHAS DE CADUCIDAD - el BUEN ESTADO de las mercancías almacenadas CLASIFICACIÓN DE ALMACENES: A) Según la CANTIDAD DE MATERIAL B) Según el TIPO DE PRODUCTO ALMACENADO C) Según su FUNCIONAMIENTO
- 6. 1.2. EL ALMACÉN SANITARIO A) Según la CANTIDAD DE MATERIAL 1. A. CENTRAL: gran cantidad de espacio → distribuidor de un área: suministra a distintos centros sanitarios 2. A. GENERAL: en el interior de un centro sanitario → suministra a todos los servicios o dependencias, tamaño variable 3. A. PEQUEÑO: en cada planta, escaso material, reposición de material frecuente, prestaciones inmediatas B) Según el TIPO DE PRODUCTO ALMACENADO 1. A. DE COMIDA: comidas y bebidas (servicio cocina) 2. A. DE FARMACIA 3. A. DE LENCERÍA: suele haber uno en cada planta (hospitales) C) Según su FUNCIONAMIENTO 1. A. CERRADO: acceso restringido → control total artículos 2. A. ABIERTO: acceso no limitado → control no exhaustivo
- 7. 1.3. MATERIALES EN UN CENTRO SANITARIO PRODUCTOS SANITARIOS: materiales, equipos, dispositivos e instrumentos necesarios para la prestación de un servicio sanitario. MEDICAMENTOS O FÁRMACOS: sustancias que se emplean en la prevención, diagnóstico y tratamiento de enfermedades. A) PRINCIPIO DE PARETO PRODUCTOS TIPO A: muy costosos → nº unidades bajo y control exhaustivo porque su robo o deterioro causaría grandes pérdidas Ej. Recambios de un equipo de radiología PRODUCTOS TIPO B: coste medio → nº unidades y control medio Ej. Básculas electrónicas de precisión PRODUCTOS TIPO C: coste bajo → grandes cantidades, poco control Ej. Algodón hidrófilo
- 8. 1.3. MATERIALES EN UN CENTRO SANITARIO B) USO Y DURACIÓN: 1. material FUNGIBLE: se consume con su uso. a- DESECHABLE (un solo uso). Ej. Guantes estériles b- REUTILIZABLE (varios usos). Ej. Instrumental médico-quirúrgico 2. Material INVENTARIABLE: no se consume con su uso pero puede deteriorarse. Ej. Equipos informáticos, mobiliario C) RIESGO QUE PRODUCEN: 1. PELIGROSOS: su manipulación exige unos cuidados especiales para evitar riesgos. a- TÓXICOS: pueden provocar incluso la muerte. Ej. Metanol b- CORROSIVOS: pueden destruir tejidos vivos. Ej. Ácido clorhídrico 2. NO PELIGROSOS. Ej. Agua destilada
- 9. 1.3. MATERIALES EN UN CENTRO SANITARIO D) CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO: 1. CONDICIONES ESPECIALES a- Material LÁBIL: puede verse alterado si se modifican sus condiciones de almacenamiento - TERMOLÁBIL: sensible a la acción del calor. Ej. Vacunas - FOTOSENSIBLE: sensible a la luz directa. Ej. Frascos color topacio - HIGROSCÓPICO: sensible a la humedad. Ej. Medicamentos efervescentes b- Material ESTÉRIL: se debe mantener la esterilidad evitando la rotura de los envases o su deterioro y vigilando la fecha de caducidad. Ej. Instrumental quirófano 2. SIN CONDICIONES ESPECIALES de almacenado Ej. Fármacos que deben mantenerse en ambiente fresco y seco
- 10. 1.4. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO CONDICIONES ÓPTIMAS que aseguren que los productos están en perfecto estado y pueden ser utilizados cuando se necesiten. A) CONDICIONES ESTRUCTURALES - Edificio estable y sólido - Dimensiones que permitan el almacenamiento y la circulación de personal - Iluminación adecuada - Puertas y vías de salida libres de obstáculos - Instalaciones (agua, electricidad…) en perfecto estado - Áreas material peligroso perfectamente señalizadas e identificadas - Suelos, paredes y techos lisos, no resbaladizos y de fácil limpieza - Orden y limpieza fundamentales
- 11. 1.4. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO B) COLOCACIÓN DEL MATERIAL: Según las características del producto y las dimensiones del almacén: - en estanterías de METAL o MATERIAL NO INFLAMABLE → materiales de mayor peso y volumen en los niveles inferiores - en PALÉS y/o formando bloques → materiales voluminosos - en CONTENEDORES de diferentes formas y tamaños Siempre se deben tener en cuenta las INSTRUCCIONES DEL PROVEEDOR PRODUCTOS PELIGROSOS → áreas correctamente identificadas y separadas - ETIQUETA con a- riesgos que suponen para la salud b- precauciones en su manipulación c- símbolo o pictograma
- 12. 1.4. CONDICIONES DE ALMACENAMIENTO
- 13. 2. CONTROL DE EXISTENCIAS Es necesario saber en todo momento la CANTIDAD y TIPOS de ARTÍCULOS DISPONIBLES → FICHAS DE ALMACÉN o INVENTARIOS GESTIÓN DE EXISTENCIAS: qué CANTIDADES deberíamos tener de cada producto y CUÁNDO tendríamos que solicitar un nuevo PEDIDO 2.1. FICHAS DE ALMACÉN: Documento que sirve para anotar o registrar los MOVIMIENTOS (ENTRADAS o COMPRAS Y SALIDAS o CONSUMOS) de cada uno de los tipos de EXISTENCIAS almacenadas. Hoy en día se realiza mediante APLICACIONES INFORMÁTICAS 2.2. INVENTARIOS: REVISIÓN PERIÓDICA de los ARTÍCULOS ALMACENADOS y posterior RECUENTO MANUAL de todos ellos - RETIRADA de los productos CADUCADOS o DETERIORADOS - REPOSICIÓN en caso de que fuera necesario Fundamental hacerlo con CADA VARIEDAD DE PRODUCTO
- 14. 2. CONTROL DE EXISTENCIAS A) INVENTARIO ANUAL de todas las existencias disponibles → bloqueo de los movimientos del almacén B) INVENTARIO PERMANENTE a diario de los materiales que se han utilizado C) INVENTARIO ROTATIVO (Pareto): cuanto mayor sea el valor → inventario más frecuente y detallado DISCREPANCIAS entre los registros y el inventario → REVISIÓN ENTRADAS y SALIDAS desde el último inventario para detectar el ERROR y poder solventarlo.
- 15. 3. GESTIÓN DE EXISTENCIAS PROCESO que permite calcular la CANTIDAD y VARIEDAD de los PRODUCTOS que deben ser ALMACENADOS. - Se debe tener en cuenta y alcanzar un equilibrio entre: a- la CANTIDAD de mercancías NECESARIA para poder SATISFACER en todo momento las POSIBLES DEMANDAS b- COSTE que supone el ALMACENAMIENTO - La mayoría de empresas AJUSTAN AL MÁXIMO las CANTIDADES DE MERCANCÍAS en el ALMACÉN para a- AHORRAR COSTES INNECESARIOS b- EVITAR PÉRDIDAS elevadas por ROBOS o INCENDIOS - RIESGO: FALTA DE MERCANCÍAS o DESABASTECIMIENTO o ROTURA DE INVENTARIOS o STOCKS en casos de DEMANDA PUNTUAL EXAGERADA Y NO ESPERADA
- 16. 3. GESTIÓN DE EXISTENCIAS 1. DEPÓSITO MÁXIMO de un artículo, teniendo en cuenta: a) capacidad máxima del almacén b) costes de su almacenamiento c) costes generados en cada compra efectuada 2. DEPÓSITO MÍNIMO para evitar desabastecimiento a) plazo de entrega de proveedores b) demanda de servicios por parte de los pacientes 3. DEPÓSITO ACTIVO: depósito máximo – mínimo o conjunto de productos que tienen movimientos en una empresa 4. DEPÓSITO DE SEGURIDAD o DE RESERVA para evitar desabastecimientos por - entregas de materiales por los proveedores fuera de plazo - demandas muy elevadas no previstas por parte de los pacientes 5. PUNTO DE PEDIDO: momento en el que se deben pedir nuevas unidades de un producto en función del plazo de provisión. PUNTO PEDIDO = (CONSUMO DIARIO x DÍAS EN SERVIR PEDIDO) + DEPÓSITO SEGURIDAD • MODELO DE PREVISIÓN PERFECTA (no aplicable en el ámbito sanitario): si se conocieran los plazos de provisión y las demandas potenciales se podría saber con exactitud el PUNTO DE PEDIDO
- 17. 4. VALORACIÓN DE EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN Proceso mediante el cual una empresa CUANTIFICA la CANTIDAD DE DINERO INMOVILIZADO que tiene como MERCANCÍA ALMACENADA y que deja de utilizar para otras cosas (coste de oportunidad) - Se deben tener en cuenta los COSTES: a- DIRECTOS: precio unitario de los productos comprados con los descuentos, portes, seguros e impuestos. b- INDIRECTOS: costes generales que repercuten sobre los anteriores. Ej. Alquiler local, agua, luz, etc. - CAPITAL GLOBAL INMOVILIZADO: Cantidades almacenadas x su coste - PRODUCTOS ALMACENADOS NO se compran en una FECHA ÚNICA → el PRECIO al adquirirlos puede VARIAR de una vez a otra
- 18. 4. VALORACIÓN DE EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN A) MÉTODO FIFO: first in, first out, se consumirán primero los productos más antiguos - se consumirán primero los que caduquen primero, pero se valorarán al primer precio que se compraron - método adecuado si los precios no oscilaran mucho B) MÉTODO LIFO : last in, first out, se consumirán primero los productos más recientes (teniendo en cuenta fecha caducidad) - método adecuado si los precios van en aumento C) MÉTODO PRECIO MEDIO PONDERADO: Cada vez que tenga lugar una nueva compra se deberá calcular de nuevo el PMP para consumos posteriores.