GESTION DE ALMACENES

GESTION DEL
ALMACENAMIENTO
“Las Bodegas deben ser proyectos de
inversión orientados a apoyar la gestión de la
empresa.”
1

DEFINICION
• La Gestión de Bodega se define como:
• “Proceso integrado a la función logística que trata de la
recepción, almacenamiento y movimientos dentro de un
mismo recinto, de materiales, materias primas y productos
semielaborados, hasta el punto de consumo por un cliente
externo o interno. Comprende además, la elaboración y
tratamiento de informes, de los datos manipulados.”
• La Gestión indica:
• Dónde y cómo deben ser almacenados los productos.
• Qué técnicas deben usarse para optimizar el espacio y
mejorar los procesos internos.
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GESTION DE EXISTENCIAS Y GESTION DE
ALMACENES
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¿QUÉ?
¿CUÁNTO?
¿CUANDO?
¿DÓNDE?
¿CÓMO?
Gestión de
Existencias
Gestión de
Almacenes
DEBE SER ALMACENADO?

OBJETIVOS DE LA GESTION DE ALMACENES
• Aprovechamiento adecuado del
espacio físico.
• Mayor rapidez de operación en
los procesos de entrega.
• Control eficiente y expedito del
manejo de materiales.
• Reducción de costos de
almacenamiento.
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PROCESOS EN LA GESTION DE ALMACENES
1) Planificación y Organización.
2) Recepción de materiales.
3) Almacenamiento.
4) Movimientos internos.
5) Despacho de materiales.
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PLANIFICACION Y ORGANIZACION
• Planificar: Se refiere a generar un curso
de acción anticipado para la ejecución de
actividades y tareas que se esperan
realizar en el futuro cercano. Implica
cuantificar los recursos anticipadamente.
• Organizar: Es asignar personas y
recursos a las actividades planificadas.
Implica también definir responsabilidades.
• En nuestro caso implica planificar y
organizar las actividades de recepción,
almacenamiento y despacho.
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HERRAMIENTAS DE LA PLANIFICACIÓN
• Con el objetivo de programar y controlar las actividades que se
deben realizar, la planificación cuenta con dos herramientas
fundamentales: la Carta Gantt y la Malla Pert.
• - Carta Gantt: Gráfico de actividades y tiempos que permite
programar y controlar la secuencia de acciones programadas.
PROGRAMACION ACTIVIDADES RECEPCIONES
Semana 1Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3
Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6
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EJEMPLO: USO DE LA CARTA GANTT
Detalle de Actividades y Tiempos Bodega QuilicuraDías
Verificar las recepciones de proveedores 1/2 día
Preparar los pedidos de las obras 1 día
Almacenar los materiales 2 días
Realizar inventario de materiales 3 días
Ordenar zona de despacho 1/2 día
Colocar ódenes de compra por faltantes 1/2 día
Despachar pedidos de obras 1 día
Actualizar inventario con ingresos y salidas 1/2 día
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RESPUESTA
PROGRAMACION DE ACTIVIDADES BODEGA QUILICURA
Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Día 5 Día 6
Realizar inventario materiales
Colocar órdenes de compra
Ordenar zona de despacho
Verificar recepciones proveed.
Almacenar los materiales
Preparar pedidos de las obras
Despachar pedidos de obras
Actualizar inventario
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PROCESO DE RECEPCION
Es el registro de mercancías que ingresan a Bodega procedente de
zonas externas (proveedores) como internas (empresa).
Es necesario:
 - Recepcionar y verificar mercancías.
 - Revisión técnica con el solicitante de la compra.
 - Generar los documentos pertinentes (guías internas).
 - Generar nuevos códigos cuando sea necesario.
 - Rechazar inconsistencias.
 - Informar del proceso.
 - Ajustarse al calendario de recepciones.
La calidad del producto final depende en gran medida del proceso de
recepción.
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FACTORES CRITICOS EN LA RECEPCION
• Tender hacia un proceso automatizado de recepción a fin de
evitar errores y burocracia.
• Reducir las inspecciones o verificaciones a las estrictamente
necesarias. Las inspecciones no añaden valor al producto.
• Contar con un calendario de recepciones (fecha y hora) que
indique además tipo de artículos y procedencia.
• Distinguir entre mercancías internas y externas; las primeras
deben contar con un procedimiento más sencillo.
• Contar con la documentación de respaldo que permita
verificar tipo de mercancía y cantidad a recepcionar.
• Proceder al almacenamiento definitivo lo más rápidamente
posible, después del proceso de recepción.
• Registrar e informar del proceso.
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¿QUE HARÍA UD…….?
Caso 1: El proveedor entrega a tiempo el material solicitado en
cantidad y calidad, pero le advierte que es “muy similar” “casi
igual” al especificado en la O.C. y que si existe una diferencia
“inmediatamente lo solucionamos”. Ud. sabe que se trata de un
proveedor frecuente que no ha presentado problemas y por
tanto, recepciona OK el producto.
Caso 2: El proveedor entrega 200 kg. de arroz y la O.C. indica
150 kg. El transportista le dice “es que Uds siempre solicitan 200
kg” lo que es verdad según sus registros. Para no devolverse con
el sobrante, el transportista le pide que lo recepcione y lo cargue
en la siguiente orden, total “Uds siempre piden 200 kg”. Ud.
deja constancia en la Guía de Recpción de la diferencia y
procede a ingresar los 200 kg
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¿QUE HARÍA UD….(continuación)
Caso 3: Recepcionista y transportista se conocen desde
hace tiempo y han establecido una relación de
confianza mutua. Un Viernes por la tarde, el
transportista le solicita que le guarde unos pallets hasta
el lunes, para no devolverse con ellos a la empresa. Ud.
Los recepciona y los deja en una zona al aire libre. Por la
noche, los guardias están autorizados a encender
fogatas en los tambores, usando las maderas existentes
en los patios, por lo tanto, los pallets fueron
consumidos. El Lunes, el transportista indignado por lo
ocurrido, solicitó hablar con la Gerencia. Esta le hizo ver
que no existía documento alguno de recepción y por lo
tanto no podía responsabilizarse de lo ocurrido y que
lamentaba profundamente el hecho.
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ALMACENAMIENTO
Definición: Es el proceso operativo que corresponde a
la guarda y conservación de los materiales con los
mínimos riesgos para el producto, las personas y la
empresa.
OJETIVOS:
• Aprovechamiento adecuado del espacio físico.
• Mayor rapidez de operación.
• Control más eficiente y expedito en el manejo de
materiales
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TIPOS DE ALMACENAMIENTO-1
• Por Racking: Permite el uso eficiente del espacio
vertical, almacenando en grandes racks. Sin embargo,
la recogida requiere del uso de sistemas
automatizados.
• Por Zonas: Agrupa productos de características
comunes juntos, en lugares de fácil acceso. Puede
perderse espacio, pero se gana en tiempo y facilidad de
acceso.
• Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamaño de
los lotes y el espacio disponible sin relacionar las
características de los productos. Se utiliza
eficientemente el espacio de la bodega, pero no ayuda
a la recogida.
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TIPOS DE ALMACENAMIENTO-2
• De Temporada o Promocionales: Los productos sujetos a
estacionalidades son ubicados en áreas de fácil recogida y
abastecimiento para minimizar los costos de manipulación.
• Cuarentena de Alto Riesgo: Existencias de alto valor,
tóxicas, sustancias químicas peligrosas, etc, requieren
condiciones especiales de almacenamiento, incluyendo
acceso restringido. Mucho control y supervisión.
• De Temperatura Controlada: Es necesario tener en cuenta
la seguridad de los operarios; deben protegerse de los
cambios bruscos de temperatura. La manipulación puede
ser también más lenta debido al tiempo limitado que se
puede pasar en estos ambientes.
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ZONAS DE ALMACENAMIENTO POR ROTACION
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CLASE “A”
Fuerte Rotación
CLASE “B” Mediana Rotación
CLASE “C”
Baja Rotación
Mostrador a Público
Zona de
Descarga Zona de Carga Rampa

COSTOS DEL ALMACENAMIENTO
A pesar de ser una función importante, el
almacenamiento no agrega valor al producto, solo
costos; éstos son:
• Depreciación de equipos, instalaciones y edificios.
• Supervisión, mano de obra, manejo interno de
materiales.
• Consumo de energía, combustible, calefacción.
• Seguros.
• Deterioros, pérdidas y obsolescencia.
• Intereses sobre el valor de los materiales
almacenados.
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FACTORES CRITICOS DEL
ALMACENAMIENTO
• Contar con referencias únicas entre productos y
ubicaciones.
• Contar con el Plano de Bodega actualizado.
• Controlar la regla de salida predefinida (FIFO – LIFO).
• Mantener los registros de existencias actualizados.
• Contar con estantes y casilleros apropiados a cada
artículo.
• Vigilar la rotación de productos.
• Mantener en óptimas condiciones los implementos de
seguridad.
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