La contribution d’un Système de Management Qualité dans un Plan de Continuité d’Activité et leur intégration dans un Système Global de Prévention

Cartographie de l’Activité et Système Qualité

La norme ISO 9001 promeut une approche par processus lors du développement, de la mise en œuvre et de l'amélioration de l'efficacité d'un système de management de la qualité, afin d'accroître la satisfaction des clients par le respect de leurs exigences.

Un processus est défini comme un ensemble d'activités corrélées ou en interaction qui transforme des éléments d'entrée en éléments de sortie. Les éléments de sortie d'un processus sont généralement les éléments d’entrée d'un autre processus. Les processus d'un organisme sont décris et organisés dans une cartographie afin de modéliser l’activité de l’entreprise.

Cette cartographie des processus permet donc d’établir un schéma de l’activité de l’entreprise, décomposée en processus successifs ou complémentaires et permet ainsi de travailler sur une analyse des risques et vulnérabilités propres à chaque élément.

En complément, d’autres outils sont également utiles pour l’analyse des risques et vulnérabilités qui pèsent sur l’activité de l’entreprise. Ces outils sont des outils de gestion des ressources humaines tels que l’organigramme et la cartographie des compétences.

L’organigramme permet d’organiser le pilotage stratégique et organisationnel de l’activité. La cartographie des compétences permet de déterminer les compétences clés à mobiliser pour chaque processus et de mettre en place les plans de formation.

Analyse de Risques et Vulnérabilités

L’analyse de risques et vulnérabilités est l’outil de prédiction des événements pouvant influencer de façon négative l’activité. Cette analyse, menée collégialement, par brainstorming, pourra permettre de faire un historique des événements survenus par le passé ayant impacté l’activité et d’en envisager d’autres qui pourraient survenir.

L’outil le plus intéressant pour schématiser la démarche est le diagramme SWOT (Forces / Faiblesses / Opportunités / Menaces).

L’état initial des risques, faiblesses et menaces, qu’ils soient internes (grève, pannes importantes, incendie, …) ou externes (vandalisme, fermeture administrative, rupture d’approvisionnement, …), est essentiel. Les forces intègrent les mesures de protection existantes et les opportunités peuvent représenter des mesures de prévention potentielles ou renforcer celles déjà en place.

Chaque processus, modèle d’organisation et compétence doivent passer au spectre de l’analyse SWOT pour définir les modalités de prévention et les modalités d’organisation en mode dégradé, dans le cas où les risques et menaces venaient malgré tout à se réaliser.

Plan de Continuité d’Activité

La gestion de la continuité d’activité est définie selon la norme ISO 22301 comme un processus de management holistique qui a pour double objectif :

• d’identifier les menaces potentielles pour une organisation ainsi que leurs impacts sur son activité,
• et de fournir un cadre pour construire la résilience de l’organisation, avec une capacité de réponse efficace préservant les intérêts de ses principales parties prenantes, sa réputation, sa marque et ses activités productrices de valeurs.

Un plan de continuité d’activité (PCA) a donc la fonction de décliner l’ensemble des dispositions prévues pour garantir à une organisation la reprise et la continuité de ses activités, à la suite d’un sinistre ou d’un événement perturbant gravement son fonctionnement normal.

Le PCA permet, à travers les différents scénarii identifiés lors de l’analyse précédente, de mettre en place une réponse constituée :

• des ressources mobilisables (humaines et intellectuelles, techniques et infrastructurelles, organisationnelles) qui ne seront pas affectées par le sinistre,
• des ressources externes possibles (aides financières, consultants spécialisés, …),
• des procédures de sauvegarde de données (système d’information et de communication),
• et d’une organisation, d’une architecture technique et de procédures opérationnelles qui vont permettre le fonctionnement et la mise en œuvre de différents modes dégradés de l’activité.

La démarche de réflexion associée doit être collégiale, incluant les représentants du personnel.

Un point de vigilance particulier doit être porté sur la prévention des risques psychosociaux dus aux modes dégradés d’activité et à d’éventuelles sur-sollicitations de personnel ressource.

Système Global de Prévention des Risques

On constate aujourd’hui un intérêt croissant des organisations pour la mise en place d’un Système de Management Intégré (SMI), quelles que soient leurs tailles et leurs secteurs d’activité. Le SMI désigne classiquement l’intégration des systèmes Qualité, Santé et sécurité au travail et Environnement. Il s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue de la performance globale de l’entreprise.

Dans le même esprit, l’intégration d’un plan de continuité d’activité est également envisageable, par l’approche de prévision et prévention des risques liés à l’activité. Cette démarche en est, par conséquent, d’autant plus stratégique pour la pérennité de l’entreprise.

Ainsi, de nouveaux processus tels que l’activité distancielle et le télétravail, la sécurisation des données, la mise en stock tournant de matières premières ou de produits finis, la réinstallation de process sous-traités habituellement, peuvent intégrer l’organisation de l’activité en prévision d’un événement majeur.

La sécurisation de l’activité en mode dégradé devient un processus intégré à l’activité elle-même et participe à l’amélioration continue et à la performance de l’organisation.