Càlcul i confecció de nòmines

Per estructura o contingut de la nòmina s’entén la informació que ha d’incloure aquest document oficial estructurat en tres parts, clarament diferenciades:

• Encapçalament o capçalera: dades de l’empresa i el treballador
• Cos central: meritacions, deduccions i líquid a percebre
• Cos inferior: determinació de les bases de cotització i de la base subjecta a retenció d’IRPF

A l’encapçalament hi consten les dades d’identificació de l’empresa i del treballador. També recull el període de liquidació i el total de dies per als quals es paga el salari.

Les dades que hi han d’aparèixer són:

• Dades de l’empresa: nom de l’empresa, adreça o domicili, codi d’identificació fiscal (CIF) i codi de compte de cotització a la Seguretat Social (CCC).
• Dades del treballador: nom i cognoms del treballador, número d’identificació fiscal (NIF), número d’afiliació a la Seguretat Social (NASS), categoria o grup professional i grup de cotització (codi entre el grup 1 i l’11 de bases de cotització).
• Període de liquidació: s’hi indiquen les dades d’inici i final del temps en el qual l’empresa liquida el salari al treballador, que no pot ser superior a un mes.
• Total de dies: la retribució pot ser mensual (es liquida per 30 dies), setmanal (es compten tantes setmanes com dissabtes tingui el mes natural) o diària (es compta el nombre de dies naturals que tingui el mes).
• Antiguitat: hi ha de constar la data en la qual el treballador va començar a treballar a l’empresa.

El cos principal de la nòmina es divideix en dos apartats: meritacions i deduccions.

Les meritacions són les quantitats que percep la persona treballadora per diversos conceptes, en diners o en espècie, i sense descomptes o deduccions, pel període de liquidació al qual es refereix el rebut de salaris.

Entre les retribucions o percepcions cal fer referència i distingir entre dos tipus: percepcions salarials i percepcions no salarials:

• Percepcions salarials: estan subjectes a la cotització a la Seguretat Social i retribueixen el treball efectiu i els períodes de descans computables. Dins de les percepcions salarials hi ha el salari base i els complements o plusos salarials, a més de les hores i gratificacions extraordinàries.
• Percepcions no salarials o extrasalarials: estan excloses de cotització a la Seguretat Social, generalment, i retribueixen, per exclusió, la resta de conceptes.

Aquestes percepcions no es consideren salari pròpiament dit. Per aquest motiu no cotitzen al règim general de la Seguretat Social, però han de reflectir-se a la nòmina perquè són quantitats rebudes pel treballador. La seva finalitat és compensar situacions concretes dels treballadors, i poden englobar-se en indemnitzacions i bestretes, prestacions de la Seguretat Social, dietes o desplaçaments.

A l’import total meritat, s’hi apliquen un seguit de conceptes anomenats deduccions, que són les quantitats que es treuen del salari brut, principalment per cotitzacions a la Seguretat Social i retencions a compte de l’IRPF.

A la part final de la nòmina hi consten tres tipus de bases de cotització a la Seguretat Social:

• Base de cotització per contingències comunes (BCCC)
• Base de cotització per contingències professionals (BCCP) (accident de treball i malaltia professional) i conceptes de recaptació conjunta (atur, formació professional i fons de garantia salarial).
• Base de cotització addicional per hores extraordinàries (BCHE).

També recull una base subjecta a retenció d’IRPF sobre el total meritat, per ingressar a Hisenda o hisendes forals, segons correspongui.

En aquest apartat es deixa constància de les bases que serveixen per calcular les diverses deduccions a què està subjecte el salari dels treballadors. I també pot reflectir-se el cost per a l’empresa d’un treballador, en matèria de Seguretat Social.

La manera en què es distribueixen els diferents components salarials es denomina estructura salarial. Aquests components són de dues classes: salari base i complements salarials.

El salari base és l’import pactat respecte a l’activitat realitzada i es fixa per unitat de temps o d’obra per a cada categoria o grup professional, sense tenir en compte cap altre tipus de circumstància. Està establert al conveni col·lectiu i pot coincidir amb l’SMI.

Els complements salarials són les percepcions econòmiques o en espècie que s’afegeixen al salari base i que es meriten d’acord amb diverses casuístiques segons la prestació laboral que es du a terme. Aquests complements salarials poden ser consolidables o no consolidables. És a dir, si són consolidables, poden passar a formar part, amb caràcter permanent, del salari que percep el treballador, mitjançant pacte de les parts a partir de la negociació col·lectiva (conveni col·lectiu) o individual (contracte de treball). De totes maneres, no tenen el caràcter de consolidables aquells complements salarials que estiguin vinculats al lloc de treball o a la situació i els resultats de l’empresa, llevat hi hagi un acord en contra que ho estableixi.

Els complements salarials estan recollits a l’Estatut dels treballadors (article 26, sobre el salari, i article 84, sobre concurrència), tot i que s’estableixen normalment en conveni col·lectiu.

Hi ha tres classes de complements o plusos salarials:

• Complements personals
• Complements vinculats al treball realitzat
• Complements vinculats a la situació o els resultats de l’empresa

Els complements personals tenen a veure amb les condicions personals de cada treballador i que no s’han tingut en compte a l’hora de fixar el salari base, com per exemple el plus o complement per antiguitat (establert en funció del temps que fa que es treballa a l’empresa, siguin biennis, triennis, quinquennis, etc.), de títols o possessió de titulacions acadèmiques o professionals, d’idiomes, entre d’altres.

Els complements vinculats al treball que es realitza tenen a veure amb les característiques del lloc de treball que es du a terme i es deixen de percebre quan s’acaba la feina que origina aquest complement. Per exemple, es tractaria del plus per treball penós, perillositat o toxicitat, feina per torns, de nocturnitat, feina d’altura, de disponibilitat horària, entre d’altres. També s’hi troben alguns complements relacionats amb la quantitat o qualitat del treball realitzat, com poden ser incentius, primes, comissions i hores extraordinàries (les afegides a l’horari laboral del treballador), per exemple.

A més, s’inclouen les gratificacions extraordinàries que no depenen de la situació o resultats de l’empresa i que es meriten amb el treball efectivament prestat atès que el treballador té dret a un mínim de dues gratificacions extraordinàries l’any, una per Nadal i l’altra el mes que es pacti en conveni o acord col·lectiu (segons l’article 31 de l’Estatut dels treballadors). Les pagues extraordinàries també es poden donar prorratejades en dotze mesos o en les vegades que s’acordi.

Finalment, també es contemplen els plusos de residència en els casos en què el lloc de treball es troba allunyat del lloc de residència habitual del treballador, com pot ser el treball prestat en províncies insulars o a les ciutats de Ceuta i Melilla, i la representació comercial, entre d’altres.

Els complements vinculats a la situació o els resultats de l’empresa tenen a veure amb la participació en els beneficis de l’empresa, mitjançant una gratificació segons els resultats econòmics favorables de l’empresa o una quantia fixa pactada en conveni amb independència dels beneficis empresarials obtinguts.

Les retribucions o salari en espècie consisteixen en la valoració econòmica dels béns o serveis d’ús habitual que presta l’empresa als treballadors, com ara vehicle a disposició, allotjament, xecs guarderia, vals menjador, transport públic, préstecs al personal, entre d’altres. El salari en espècie no ha de ser superior al 30% de les percepcions salarials.

Les percepcions o retribucions no salarials no tenen la consideració de salari, ja que no tenen el caràcter de contraprestació pels serveis prestats. El treballador les rep per diversos conceptes que es poden dividir en tres blocs diferenciats:

• Indemnitzacions o bestretes
• Prestacions i indemnitzacions de la Seguretat Social
• Altres percepcions no salarials

Les indemnitzacions o bestretes (avançaments) són compensacions econòmiques per algunes despeses que realitzen els treballadors a conseqüència de la seva feina i normalment per compte de l’empresari. Així, l’empresari resta obligat a reintegrar-les ja que són despeses necessàries per al desenvolupament de l’activitat laboral. Generalment queden recollides en el conveni col·lectiu i se’n distingeixen les següents:

• Dietes de viatge i despeses de locomoció: la seva finalitat és compensar el treballador amb motiu de les despeses habituals de manutenció, estància i locomoció (quilometratge, per exemple) en els desplaçaments que hagi de fer, per compte de l’empresa i la necessitat de la seva feina, fora de la localitat del centre de treball o del seu lloc de residència.
• Plus de transport i plus de distància: es tracta de quantitats que compensen o complementen les despeses de desplaçament des del domicili del treballador fins al centre de treball (i viceversa), i/o tenen en consideració la distància que hi ha entre el lloc de residència del treballador i el centre de treball, respectivament.
• Menyscabament de diners: compensa la responsabilitat dels treballadors de caixa o caixers d’abonar possibles diferències dineràries en cobraments i pagaments o pèrdues involuntàries.
• Desgast d’estris i eines: es tracta de quantitats econòmiques que compensen el treballador per l’adquisició d’estris i eines pròpies i necessàries per al desenvolupament de l’activitat laboral i que haurien de ser facilitades per l’empresari.
• Adquisició i manteniment de roba de treball, calçat i uniformes: compensa els treballadors per l’adquisició i el manteniment de la roba de feina exigida per l’empresa i per a l’activitat desenvolupada, que hauria de ser facilitada per l’empresari.

Les prestacions i indemnitzacions de la Seguretat Social són quantitats abonades per la Seguretat Social i tenen lloc per diversos conceptes o circumstàncies, com poden ser les situacions d’incapacitat temporal, maternitat o paternitat, entre d’altres. També s’inclouen en aquest apartat les indemnitzacions corresponents a trasllats (per motius laborals), suspensions o acomiadaments del contracte de treball.

Com a altres percepcions no salarials hi ha aquelles no incloses en els dos blocs anteriors, com poden ser productes en espècie concedits de manera voluntària per l’empresa (panera de Nadal, regals, plaça de garatge, etc.) i propines obtingudes pels clients, per exemple.

Les deduccions són les quantitats que es treuen (resten) del salari brut (total meritat) que perceben els treballadors, i que donen lloc a la quantitat real o salari net que percebran per a un període de temps determinat.

Les deduccions són les següents:

• Aportacions dels treballadors o quota obrera a les cotitzacions de la Seguretat Social i conceptes de recaptació conjunta, que són el resultat de la suma de les quotes obtingudes a l’aplicar els tipus de cotització a les bases calculades.
• Retencions a compte de l’impost sobre la renda de les persones físiques (IRPF), atesa l’obligatorietat de l’empresa de retenir i ingressar a Hisenda (règim comú) o hisendes forals (règim foral: País Basc i Navarra) uns determinats percentatges a compte de la liquidació anual de l’IRPF dels treballadors sobre els rendiments del treball o prestacions per compte de la Seguretat Social (per exemple, en cas de baixa per malaltia).

Les retencions de l’IRPF es calculen aplicant un percentatge sobre la base subjecta a retenció que figura a l’últim apartat de la nòmina. A més, cal tenir en consideració l’existència de rendes exemptes de tributació, d’acord amb l’article 7 de la Llei de l’IRPF, com poden ser els següents:

• Indemnitzacions per acomiadament o cessament (en els límits establerts)
• Algunes prestacions públiques (segons la normativa vigent)
• Dietes de viatge, estada, manutenció i locomoció (dins els límits legals)

Tant els empresaris com els treballadors que duen a terme l’activitat per compte de l’empresa estan obligats a cotitzar al règim general de la Seguretat Social. Aquesta obligació de cotització s’origina al començament de la prestació del treball i es manté durant tot el període en el qual el treballador es troba d’alta en el règim general de la Seguretat Social o treballa, i fins i tot en situacions d’atur, d’incapacitat temporal o de feina discontínua.

Les cotitzacions a la Seguretat Social comprenen conseqüentment dues aportacions: l’aportació dels empresaris i l’aportació dels treballadors. Però són els empresaris els responsables de complir l’obligació de cotitzar i d’ingressar les aportacions pròpies i les dels treballadors a la Seguretat Social. L’aportació de l’empresa a la Seguretat Social suposa un cost per a l’empresari, que s’ha de sumar a la nòmina del treballador.

La cotització és un percentatge que s’aplica a la base de cotització per a l’obtenció de la quota a ingressar (bases · tipus de cotització = quotes a ingressar). Els tipus de cotitzacions els fixa el Govern amb caràcter anual, i únicament s’extingeix l’obligació de cotitzar amb la baixa del règim general de la Seguretat Social.

La finalitat de les cotitzacions és finançar part del sistema de Seguretat Social i tenir dret a la cobertura de prestacions de la Seguretat Social.

Vegeu els tipus de cotització del règim general a taula:

Incloure la sintaxis de contingut nou

Els tipus de cotització empresarials són superiors als tipus de treballadors/es, i més nombrosos. La cotització per contingències professionals (AT i MP) recau exclusivament a càrrec de l’empresari, així com la cotització per FOGASA (Fons de garantia salarial).

En el cas de la cotització per contingències professionals (accidents de treball i malalties professionals) s’apliquen unes tarifes d’acord amb la taula CNAE (Classificació Nacional d’Activitats Econòmiques), específiques en funció del grau de sinistralitat que tingui l’activitat principal que realitzi l’empresari o exerceixi la persona treballadora. En aquest sentit, les quotes satisfetes per l’empresa corresponen a quotes per incapacitat temporal (IT) i per incapacitat permanent, mort i supervivència (IMS).

No obstant això, hi ha determinades ocupacions/activitats que sempre tenen la mateixa tarifa, com per exemple el personal d’oficina, el de neteja i de vigilància, entre d’altres. En qualsevol cas, la taula de tarifes dels codis CNAE s’actualitza periòdicament d’acord amb la Llei de pressupostos generals de l’Estat.

Cal recordar que quan la persona empresària fa els tràmits de comunicació d’obertura d’un centre de treball i indica l’activitat principal que pretén exercir, segons consta en la documentació d’alta i la declaració censal (model 036/037), automàticament se li assigna un codi CNAE, que és una classificació estadística.

En el règim general de la Seguretat Social la base de cotització la constitueix la totalitat de les percepcions econòmiques, ja sigui en diners o en espècie, que han percebut els treballadors. Es desglossa de la següent manera:

• Base de cotització per contingències comunes. Engloba la cobertura derivada de malalties comunes, maternitat i accident no laboral.
• Base de cotització per contingències professionals, accidents de treball (AT) i malalties professionals (MP). Va a càrrec exclusivament de l’empresa i es divideixen en quotes per incapacitat temporal (IT), destinades a la cobertura de la incapacitat temporal i quotes per invalidesa, mort i supervivència (IMS), que cobreixen les contingències derivades d’invalidesa, mort i supervivència. El percentatge de cotització per a les contingències d’accidents de treball i malalties professionals depèn de l’activitat econòmica principal desenvolupada per l’empresa, d’acord amb la Classificació Nacional d’Activitats Econòmiques (CNAE) i del col·lectiu al que pertanyi el treballador. Aquest percentatge o tarifa varia en funció del risc de cada activitat, i pot variar segons la normativa vigent. Tot i que, per exemple, en el cas que un treballador hagi estat contractat únicament per realitzar tasques administratives, cotitzarà per l’ocupació classificada amb la tarifa de l’1% sobre la base de contingències professionals.
• Base de cotització per desocupació, formació professional i fons de garantia salarial (quotes de recaptació conjunta). Es desglossa en atur (D), la recaptació del qual es destina a cobrir l’atur, formació professional (FP), la cotització de la qual es destina a la formació i el reciclatge dels treballadors, i el fons de garantia salarial (Fogasa), destinat a garantir els salaris que no s’abonen als treballadors. La cotització per Fogasa únicament va a càrrec de l’empresa. L’import d’aquesta base és el mateix que el de la base de cotització per contingències comunes.
• Base de cotització addicional per hores extraordinàries. Es desglossa en dos tipus: extraordinàries, que cotitzen al mateix tipus que les contingències comunes i per força major, que cotitzen a tipus reduïts. Per sobre de vuitanta hores a l’any, totes les hores extraordinàries cotitzen com les hores extraordinàries normals.

Per al càlcul de la base de cotització per contingències comunes es distingeixen dos casos o tipus de retribucions: mensual o diària. És a dir, es diferencia si el treballador percep el salari cada mes (grups de l’1 al 7) o si el percep diàriament (grups del 8 a l’11).

Bases mínimes i màximes de cotització. Règim general

Vegeu les bases de cotització per a contingències comunes en el règim general per a l’any 2023 a taula:

Base de cotització en retribució mensual

En el càlcul de la base de cotització quan el salari és mensual se segueixen els següents passos:

1. Es computen les meritacions salarials del mes al qual es refereix la cotització, excloent-ne els conceptes extrasalarials no computables i les hores extraordinàries.
2. S’hi afegeix la part proporcional de les pagues extraordinàries de la forma següent: import de les pagues extraordinàries / 12 mesos
3. La base de cotització ha d’estar compresa dins el mínim i el màxim establert per a cada categoria professional, del grup 1 al 7. Si la base resultant és inferior a la mínima, es cotitzarà per aquesta base mínima, i en cas que sigui superior a la màxima, és cotitzarà per la màxima.

Base de cotització en retribució diària

En el càlcul de la base de cotització quan el salari és diari se segueixen els passos següents:

1. Es computen, de manera diària, les meritacions salarials del mes al qual es refereix la cotització, excloent-ne els conceptes extrasalarials no computables i les hores extraordinàries.
2. S’hi afegeix la part proporcional de les pagues extraordinàries de la forma següent: import de les pagues extraordinàries / 365 o 366 dies de l’any.
3. La base de cotització ha d’estar compresa dins el mínim i el màxim establert per a cada categoria professional, del grup 8 a l’11. Si la base resultant és inferior a la mínima, es cotitzarà per aquesta base mínima, i en cas que sigui superior a la màxima, és cotitzarà per la màxima. La base diària de cotització es multiplica pel nombre real de dies del mes que es tracti (28, 29, 30 o 31).

A efectes de cotització, les categories professionals es divideixen en onze grups. Els grups de l’1 al 7 comprenen les bases de cotització mensuals i cotitzen per 30 dies, amb independència dels dies que té el mes. Els grups del 8 a l’11 comprenen les bases de cotització diàries, és a dir, els treballadors inclosos en aquests grups de cotització cotitzen a la Seguretat Social pels dies naturals que té el mes que es liquida (28, 29, 30 o 31).

La base de cotització per a les contingències professionals serveix per determinar les quotes d’atur, formació professional i fons de garantia salarial i contingències professionals (accidents de treball i malalties professionals).

Per al càlcul de la base de cotització per contingències professionals corresponent a cada mes s’actua d’igual manera que amb la base de contingències comunes, però s’hi inclouen les hores extraordinàries, en cas que n’hi hagi. En la base de cotització per contingències professionals els topalls màxim i mínim estan establerts per a cada exercici en la Llei de pressupostos generals de l’Estat i actualment (2023) són aplicables els següents: 1.166,70 euros mensuals (mínim) i 4.495,50 euros mensuals (màxim).

Aquests límits, per a tots els grups professionals, es refereixen al cas de treballadors a jornada completa i per a un període de cotització d’un mes complet. Si el treballador presta els seus serveis en un període inferior, s’ha de tenir en compte la proporció. D’igual manera, en contractes a temps parcial, aquests topalls han d’aplicar-se en proporció a la jornada de treball.

La base de cotització addicional per hores extraordinàries es determina en funció de la remuneració mensual satisfeta per aquest concepte, és a dir, la que es troba a l’apartat d’hores extraordinàries de la nòmina. No hi ha límit (topalls) per a aquesta base, i per al seu càlcul únicament s’ha de determinar l’import satisfet per aquest concepte.

A l’efecte d’aquesta cotització addicional es distingeix entre hores extraordinàries motivades per força major (a un tipus de cotització més reduït) i la resta d’hores extraordinàries. En qualsevol cas, en total un treballador a jornada completa pot realitzar 80 hores extraordinàries a l’any, sense comptar aquelles que puguin venir donades per causes de força major.

Les deduccions per hores extres consisteixen en les aportacions que realitzen els treballadors per tenir dret a la cobertura de prestacions de la Seguretat Social. Les quotes a ingressar són el resultat d’aplicar a les bases de cotització uns determinats percentatges de cotització, segons la normativa vigent:

Bases de cotització · tipus de cotització = quotes a ingressar

Hi ha alguns conceptes retributius del treball que no cotitzen a la Seguretat Social i, per tant, no es tenen en compte per calcular les bases de cotització. Les percepcions no salarials o extrasalarials (no considerades legalment salari) estan excloses de cotitzar a la Seguretat Social, llevat que no superin uns determinats límits. L’excés sobre els límits assenyalats sí que computa en la base de cotització a la Seguretat Social.

Vegeu els diversos conceptes exclosos de la base de cotització i base subjecta a retenció de l’IRPF en els casos següents:

• Despeses d’estada
• Despeses de manutenció
• Despeses de locomoció
• Indemnitzacions per defunció, trasllats, suspensions, acomiadaments i cessaments
• Prestacions de la Seguretat Social i millores per incapacitat temporal
• Assignacions assistencials
• Hores extraordinàries

Les dietes de viatge i les despeses de manutenció o d’estada són aquelles percepcions corresponents a desplaçaments del treballador fora del centre habitual de treball o lloc de residència i que compleixen els requisits següents: les quantitats cobreixen les despeses normals o estàndards de manutenció i estada degudes al desplaçament, són acreditades documentalment (factura o tiquet) en establiments d’hostaleria, per exemple, i per despeses en municipi diferent del lloc de treball habitual i de residència del treballador.

En les despeses d’estada queden exempts de cotització i retenció els imports que es justifiquin en les circumstàncies establertes.

Pel que fa a les despeses de manutenció s’ha d’acreditar el dia, el lloc i el motiu del desplaçament, però no necessiten justificació del seu import mitjançant factura o document equivalent.

Les despeses de locomoció, que són aquelles quantitats que l’empresari abona al treballador amb motiu del desplaçament d’aquest per raons laborals, ja sigui segons l’import dels bitllets en cas d’utilitzar un transport públic, o segons una quantitat determinada per quilòmetre recorregut si s’utilitza el vehicle propi.

La quantitat exclosa de cotització i retenció de l’IRPF, si el treballador utilitza mitjans de transport públic serà l’import de la despesa que es justifiqui mitjançant factura o document equivalent.

En el cas que no hi hagi justificació de l’import per part del treballador, la quantitat exclosa de cotització i retenció serà la quantitat que resulti de computar 0,26 euros per quilòmetre recorregut, a més de les despeses de peatge i aparcament que siguin justificades en suport documental. Però l’excés de 0,26 euros per quilòmetre recorregut sí que computa a efectes de cotització i retenció.

Les indemnitzacions per defunció, trasllats, suspensions, acomiadaments i cessaments atorgades per l’empresa estan exemptes de cotització a la Seguretat Social i de retenció d’IRPF fins a la quantia màxima prevista en conveni col·lectiu aplicable o norma sectorial. L’excés d’aquests límits cotitza a la Seguretat Social i tributa per IRPF. En cas que l’import de les indemnitzacions superi els límits establerts, l’excés que s’ha d’incloure en la base de cotització a la Seguretat Social es prorrateja al llarg dels dotze mesos anteriors a aquell que tingui lloc la circumstància que les motivi.

En les prestacions de la Seguretat Social i millores per incapacitat temporal concedides per les empreses resten exemptes les quantitats atorgades per l’empresari i per la Seguretat Social en les circumstàncies establertes.

Les assignacions assistencials, com poden ser les despeses d’estudis del treballador requerides per a l’activitat laboral del lloc de treball, disposades per institucions o empresaris i finançades per aquests últims, resten exemptes fins a l’import satisfet.

Les hores extraordinàries estan exemptes, excepte a la base de cotització per accidents de treball i malalties professionals, i sense perjudici de la cotització addicional per aquest concepte.

Entre les retribucions que reben els treballadors poden haver-hi béns i serveis en espècie. La valoració d’aquestes rendes en espècie es fa pel seu valor normal en el mercat, és a dir, el seu valor habitual i més estàndard que es trobi en el mercat. El valor econòmic d’aquestes rendes s’afegeix a l’apartat de meritacions i alhora es descompta el mateix import a l’apartat de deduccions. Cal remarcar que el salari en espècie no ha de ser superior al 30% del total de les remuneracions.

De totes maneres, hi ha regles específiques de valoració. Aquests rendiments del treball en espècie es valoraran d’acord amb les normes de valoració previstes en l’article 43 de la Llei de l’impost sobre la renda de les persones físiques:

• Utilització d’habitatge.
• Utilització o entrega de vehicles automòbils.
• Altres supòsits: préstecs amb un tipus d’interès inferior al legal del diner, manutenció, allotjament, viatges i semblants, primes de contracte d’assegurança, despeses d’estudis i manutenció (excepte els estudis exigits per la feina amb motiu del lloc de treball) i contribucions o plans de pensions.

En el cas de la utilització de l’habitatge es diferencia entre si aquest és propietat de l’empresa (el pagador) o no.

Si l’habitatge és propietat de l’empresa, es valora pel 10% del valor cadastral. Si aquest ha estat revisat o modificat, el percentatge que s’aplica és el 5% d’aquest valor cadastral revisat. En qualsevol cas, la valoració resultant no pot excedir del 10% de la resta de contraprestacions del treball.

Si l’habitatge no és propietat de l’empresa, es valora pel cost que té per a l’empresa, com per exemple el preu (despesa) del lloguer que es satisfà. Aquesta valoració no pot ser inferior a la que hagi estat aplicada a la regla anterior (5 o 10 per 100 sobre del valor cadastral de l’habitatge).

En el supòsit de lliurament (entrega) del vehicle es considera el cost d’adquisició per al pagador, incloent-hi els tributs que gravin l’operació (IVA, impost de matriculació, taxes, etc.).

En el supòsit d’ús es considera el 20% anual del cost, si el vehicle és propietat de l’empresa. En cas que el vehicle no sigui propietat de l’empresa, aquest percentatge (20%) s’aplicarà sobre el valor de mercat que correspondria al vehicle si fos nou.

En el supòsit d’ús i lliurament posterior es considera el 20% del valor de mercat del vehicle si fos nou.

Hi ha diversos supòsits en què l’empresa pot retribuir el treballador en espècie. Cadascun d’aquests supòsits té associada una manera d’incorporar-se a les bases de cotització i una manera de tributar.

Préstecs amb un tipus d’interès inferior al legal del diner

En aquest cas es considera renda en espècie la diferència entre l’interès pagat pel treballador i l’interès legal del diner vigent en l’exercici econòmic corresponent.

Prestacions en concepte de manutenció, allotjament, viatges i semblants

Es considera el cost per als empresaris d’aquests conceptes, inclosos els tributs que gravin l’operació, i sense perjudici de les dietes de viatge (estada i manutenció) exceptuades de gravamen.

Primes satisfetes en virtut de contracte d’assegurança

En el cas de primes o quotes satisfetes pels empresaris a entitats asseguradores per a la cobertura dels treballadors es considera el cost per als empresaris (pagador d’aquestes primes). Però no tindran la consideració de retribució en espècie les primes o quotes satisfetes per a la cobertura de malaltia del treballador, cònjuge i descendents.

Despeses d’estudis i manutenció

En el cas de despeses d’estudis i manutenció (incloses les familiars) es considera el cost per als empresaris com a retribució en espècie. De tota manera, aquelles quantitats destinades a l’actualització, capacitació o reciclatge dels treballadors exigides per al desenvolupament de les seves activitats no tindran la consideració de retribucions en espècie.

Plans de pensions

En el cas de les contribucions satisfetes a plans de pensions dels treballadors, per part de l’empresa, es considera l’import satisfet de l’aportació com a rendiments del treball en espècie.

Actualment, és habitual que augmenti el nombre de treballadors que treballen a l’estranger degut a la globalització. Aquesta circumstància pot tenir conseqüències a efectes de tributació de l’IRPF per als contribuents. Per exemple, on han de tributar: al país de destinació o al país de procedència.

En principi, s’hauria de tributar en el lloc de residència habitual, independentment del lloc on s’hagin produït aquests rendiments. De totes maneres els rendiments percebuts per treballs fets a l’estranger estan exempts de l’IRPF, segons l’article 7.p) de la Llei de l’IRPF, quan es compleixin uns requisits:

• Els treballs desenvolupats han de ser per a una empresa no resident a Espanya o per a un establiment amb seu permanent a l’estranger.
• Els treballs desenvolupats han de suposar un avantatge, un benefici per al destinatari.
• Al lloc on es portin a terme els treballs hi ha d’haver i s’ha d’aplicar un impost similar a l’IRPF, i aquest lloc, país o territori, no ha de tenir la consideració de paradís fiscal.

En qualsevol cas, l’exempció s’aplicarà únicament sobre els dies d’estada a l’estranger i fins al límit de 60.100,00 euros anuals, que comprèn tant el salari proporcional dels dies treballats a l’estranger com l’excés que se li pugui pagar al treballador de les dietes exemptes de gravamen. I aquesta exempció és incompatible per als contribuents destinats a l’estranger, amb el règim d’excessos exclosos de tributació previst en l’article 9.A.3.b) del Reglament de l’IRPF. En virtut de la qual, el contribuent pot optar per l’aplicació del règim d’excessos (article 9.A.3.b) en substitució d’aquesta exempció (article 7.p), és a dir, l’aplicació d’una exempció o l’altra.

En cas que els rendiments del treball obtinguts a l’estranger fossin superiors a 60.100 euros, l’obligat tributari hauria de deduir fins a aquesta quantitat la seva base de tributació a Espanya i únicament tributar per la part restant, segons el tipus de retenció que correspongui.

S’ha de tenir en compte aquesta normativa tant a efectes d’IRPF com de Seguretat Social quan es refereix a dietes de viatge i despeses de manutenció.

Vegeu una sèrie d’exemples de nòmines.

Un cas particular, però que no és un fet aïllat, és el supòsit de la confecció de la nòmina d’un treballador d’una empresa que pertany al règim especial de treballadors autònoms (RETA). Es dona quan la persona treballadora presta els seus serveis per compte aliè (d’altri), per la qual cosa l’empresa li confeccionarà un rebut de salaris o nòmina amb els imports corresponents a les seves meritacions. D’altra banda, aquest treballador per compte aliè també està obligat a ingressar la seva quota d’autònoms a la Seguretat Social.

En la nòmina d’aquests tipus de treballadors no s’han de descomptar les aportacions a la Seguretat Social dels treballadors, és a dir, les quotes per contingències comunes, per atur i per formació professional, atès que la quota que ingressi el treballador en el RETA ja inclou aquestes contingències obligatòries en aquest règim de la Seguretat Social.

A vegades les quotes d’autònoms d’aquest tipus de treballadors les satisfà l’empresa. D’aquesta manera, aquesta obligació personal del treballador autònom es traspassa a l’empresa (recau sobre aquesta última), amb la qual cosa rep la consideració de pagament en espècie. Aquest fet és molt rellevant, perquè permet a l’empresa deduir-se la despesa com a despeses corrents de la seva activitat empresarial (per exemple, a efectes de l’impost sobre societats (IS) en el cas que es tracti d’una societat limitada o anònima), a més de deduir-se les despeses (meritacions) de la nòmina com a despeses salarials del personal en plantilla.

Com a consideració final convé assenyalar que, a efectes de l’IRPF, aquesta nòmina de la persona treballadora enquadrada en el RETA està subjecta a retenció de l’IRPF. Per tant, s’ha d’incloure i s’ha de declarar en el model 111 i 190 de retencions a compte de l’IRPF de l’AEAT (Agència Tributària).

Hi ha situacions i supòsits especials de cotització en el règim general de la Seguretat Social en els quals s’ha d’adequar la normativa general. És el cas de les circumstàncies següents:

• Cotització durant les situacions d’incapacitat temporal (IT) per malaltia comuna, risc durant l’embaràs, risc durant la lactància natural, maternitat i paternitat. Durant aquestes situacions continua l’obligació de cotitzar a la Seguretat Social. Es tracta de la situació comunament coneguda com a baixa laboral o baixa mèdica per causa d’un accident o malaltia no laboral, situacions de risc durant l’embaràs i/o la lactància natural i durant el període de maternitat/paternitat, i tant la baixa mèdica com l’alta les expedeixen els facultatius (metges) de la Seguretat Social, tot i que en aquest període el contracte de treball es troba suspès. La base de cotització en aquestes situacions és la que correspongui al mes anterior al de la data en què s’inicien aquestes prestacions, amb l’excepció de les hores extraordinàries, que tindran en compte les hores extres realitzades i cotitzades durant l’any immediatament anterior a l’inici d’aquesta situació.

• Cotització en els supòsits d’accidents de treball (AT) i malalties professionals (MP). Segons la Llei general de la seguretat social (LGSS), s’entén per accident de treball “tota lesió corporal que el treballador pateixi amb ocasió o per conseqüència del treball que executi per compte d’altri” i per malaltia professional, “la contreta a causa del treball per compte aliè, en les activitats que s’especifiquin en el quadre vigent de malalties professionals”. Convé afegir que per lesió s’ha d’entendre no només les lesions físiques sinó també les psíquiques i psicosomàtiques (hi ha una connexió entre la lesió i el treball prestat). A més, s’inclou l’accident in itinere (el que pateix el/a treballador/a anant a la feina o en tornar del lloc de treball). En realitat, el tractament d’aquests supòsits és molt semblant al dels supòsitis del primer apartat, cotització durant les situacions d’incapacitat temporal (IT) per malaltia comuna. La diferència principal són les prestacions que percep el treballador durant el període de baixa.

• Permisos i llicències sense sou. En les situacions de permisos i llicències, i sense que la persona treballadora rebi retribucions computables, continua l’obligació de cotitzar mentre el treballador romangui en situació d’alta a la Seguretat Social. La base de cotització aplicable a efectes de les contingències comunes serà la mínima que correspon al grup de la seva categoria professional. Pel que fa a la cotització per les contingències d’accident de treball i malaltia professional, s’aplicarà el límit mínim de cotització establert.
• Contractes per a la formació. La finalitat d’aquest tipus de contractació és la qualificació professional dels treballadors, de més de setze anys i menys de vint-i-cinc, en un règim d’alternança d’activitat laboral retribuïda en una empresa amb activitat formativa, i facilitada en el marc del sistema de formació professional per a l’ocupació o del sistema educatiu. En aquest supòsit, la cotització consisteix en una quota única mensual, independentment del nombre de dies en situació d’alta del treballador en el mes corresponent i del salari percebut. L’acció protectora de la Seguretat Social engloba totes les contingències i prestacions, també la de desocupació.
• Cotització en situació de desocupació. La base de cotització en els supòsits de desocupació no és la mateixa si es tracta de desocupació per extinció laboral o per suspensió temporal o reducció de jornada:
  1. En el cas de desocupació per extinció laboral és l’INEM qui ingressa les cotitzacions a la Seguretat Social, assumeix l’aportació empresarial i descompta de la quantia de la prestació l’aportació del treballador. En aquesta situació, únicament la cotització correspon a contingències comunes.
  2. En el cas de desocupació per suspensió temporal o reducció de jornada laboral és l’empresa qui s’encarrega d’ingressar l’aportació empresarial, i l’entitat gestora ha d’ingressar l’aportació del treballador un cop realitzat el descompte corresponent de la prestació.
  3. En el cas de subsidi de desocupació és l’INEM l’única figura que cotitza a la Seguretat Social. La base de cotització serà l’equivalent a la mitjana de les bases de cotització dels últims sis mesos d’ocupació cotitzada anteriors a la situació legal de desocupació o en el moment en què va cessar l’obligació de cotitzar. A més, la base de cotització en situacions de desocupació es manté inalterable durant tot el període en què la persona treballadora estigui percebent la prestació de desocupació contributiva, en la qual continua l’obligació de cotitzar.
• Cotització en situació de pluriocupació. Si la persona treballadora es troba en aquesta situació, significa que presta els seus serveis per compte aliè a més d’una empresa inscrita en el règim general, i s’ha de sol·licitar a la Tresoreria General de la Seguretat Social la distribució de topalls de cotització respecte a la remuneració que es percebi en cada empresa. És important no confondre pluriocupació (el treballador presta els seus serveis a més d’una empresa inscrita en el règim general de la Seguretat Social) amb la situació de pluriactivitat, que es dona quan la persona treballadora desenvolupa activitats laborals i professionals que donin lloc a la seva inclusió en dos règims diferents, com per exemple, el general i el d’autònoms.
• Cotització amb contracte a temps parcial. Quan el treballador presta el seu servei per una part de la jornada laboral, és a dir, té un contracte de treball a temps parcial, hi ha particularitats a l’hora de confeccionar les nòmines i les bases de cotitzacions. D’entrada, les meritacions i les bases de cotitzacions es calculen d’acord amb les hores treballades en el mes que es consideri. Però els tipus de cotització seran els mateixos que a jornada completa. Pel que fa al càlcul de les pagues extraordinàries, aquest es realitza en proporció a la jornada realitzada.
• Cotització en casos de vaga total o parcial. El dret de vaga és un dret constitucional i es pot exercir de manera total o parcial (per exemple, per dues hores). En síntesi, el salari anual d’un treballador correspon a les hores efectivament treballades. El descompte té incidència sobre l’import brut anual de les retribucions, inclosos complements i plusos, i sobre les pagues extraordinàries. Per exemple, en el supòsit que un treballador guanyi 19.000,00 euros l’any per treballar 1.850 hores, en cas que faci un dia de vaga se li han de descomptar 8 hores de les 1.850 h (tot inclòs). El dret a vaga consta en l’article 4 de l’Estatut dels treballadors, del qual destaquen els aspectes generals següents:
  1. Les persones treballadores no tenen l’obligació de comunicar de manera individual que s’acullen al dret de vaga.
  2. Durant la vaga, el contracte de treball queda suspès i, en conseqüència, no hi ha l’obligació de treballar ni d’abonar el salari.
  3. El descompte salarial implica el descompte de la retribució ordinària, així com la part proporcional dels complements salarials i del descans setmanal. Però el descompte dels complements extrasalarials s’ha d’analitzar cas per cas, així com el de la part proporcional de les pagues extraordinàries, que s’efectuarà en el moment del seu pagament.
  4. L’empresa no té l’obligació de cotitzar a la Seguretat Social durant el període de vaga.
  5. A efectes de la Seguretat Social, l’empresa ha de comunicar la situació de vaga de les persones treballadores i en els supòsits que la porten a terme.
• Cotització dels salaris amb efecte retroactiu. La retroactivitat, en dret, implica que l’aplicació d’una norma també es pot referir a fets anteriors a la seva promulgació, és a dir, l’aplicació de la norma pot entrar en vigor abans de ser publicada i fer-se oficial. Això fa que la cotització dels salaris amb caràcter retroactiu, la diferència entre aquells que es van abonar i els que s’haurien d’haver abonat, s’efectuï mitjançant la liquidació complementària corresponent; comunament anomenats endarreriments. Per exemple, pot tractar-se d’actualitzacions salarials (d’acord amb el conveni col·lectiu) o de condicions laborals vigents no aplicades (pujada de l’índex de preus de consum, IPC), entre d’altres.
• Cotització per percepcions corresponents a vacances meritades i no gaudides. El període de vacances anuals retribuïdes no es pot substituir per compensació econòmica, segons recull l’article 38 de l’Estatut dels treballadors, i ha de ser el que s’hagi pactat en el conveni col·lectiu o el contracte individual. Però no pot ser inferior a trenta dies naturals. Les percepcions corresponents a vacances anuals reportades i no gaudides i que siguin retribuïdes a la finalització de la relació laboral, són objecte de liquidació i cotització complementària a la del mes de l’extinció del contracte. De tota manera, en els supòsits en els quals, mitjançant llei o en execució d’una llei s’estableixi que la remuneració que ha de percebre la persona treballadora hagi d’incloure la part proporcional corresponent a les vacances reportades, s’aplicaran les normes generals de cotització. D’altra banda, la normativa considera que es poden recuperar tots els dies de vacances que coincideixin amb un episodi de baixa mèdica o incapacitat temporal, i gaudir-ne un cop finalitzada la baixa o incapacitat (dins d’un període determinat). Succeeix de manera semblant en casos d’embaràs, naixença o lactància, entre d’altres.
• Cotització dels salaris de tramitació. Els salaris de tramitació són aquells salaris deixats de percebre des del moment de l’acomiadament d’un treballador fins al moment en què es coneix la sentència que considera que l’acomiadament d’aquest treballador és improcedent o nul, i el treballador sigui readmès. En aquest supòsit, és l’empresari qui ha de complir amb l’obligació de cotitzar pels salaris de tramitació, abonats com a conseqüència de processos seguits per acomiadament o extinció del contracte de treball per causes objectives. La base de cotització serà l’import dels salaris abonats per aquest concepte.

Conjuntament amb les liquidacions de les nòmines, el càlcul i la liquidació de les quotes a la Seguretat Social esdevé una de les tasques primordials en qualsevol empresa. L’empresa també ha de dur a terme la correcta comunicació a la Tresoreria General de la Seguretat Social de les bases de cotitzacions i variacions que hi hagi a la plantilla del mes que es liquida.

A través dels mitjans electrònics, informàtics i telemàtics que l’Administració posa a disposició de les empreses (el sistema RED actualment vigent, per exemple), aquestes han de facilitar la informació necessària per al càlcul de les quotes que s’han d’ingressar, ja sigui en concepte d’aportacions empresarials o dels treballadors.

El pagament de les quotes a la Seguretat Social és una obligació mensual. L’empresari és la figura responsable de l’ingrés de les cotitzacions a càrrec de l’empresa i la dels treballadors que formen part de la seva plantilla. Aquestes quotes s’ingressen el mes següent al de la seva meritació.

El càlcul de les quotes que s’han d’ingressar a la Seguretat Social s’efectua aplicant a la base de cotització que correspongui el tipus de cotització que pertoqui, d’acord amb la normativa vigent. La presentació dels documents de cotització per a l’ingrés de les quotes es pot realitzar en les entitats financeres autoritzades per poder actuar com a oficines recaptadores. A més, convé recordar que la principal font de finançament del sistema de Seguretat Social són les quotes o aportacions obligatòries dels treballadors i dels empresaris.

D’altra banda, per a l’empresa és important conèixer els pagaments que ha de fer mensualment, a efectes de Seguretat Social, no només per la seva previsió i planificació de tresoreria, sinó també per al coneixement del seus costos laborals. De mitjana, les aportacions empresarials a la Seguretat Social representen al voltant d’un terç de la base de cotització de la persona treballadora.

Quan es parla dels documents de cotització a la Seguretat Social es fa referència al model RLC (rebut de liquidació de cotitzacions, l’antic TC1) i al model RNT (relació nominal de treballadors, l’antic TC2). El model RNT inclou tota la informació sobre les altes, baixes i bases de cotització de tots els treballadors de l’empresa durant el mes de liquidació de quotes i informa d’aquells que tenen dret a bonificacions i/o reduccions. D’altra banda, l’RLC mostra el pagament realitzat per l’empresa de la cotització mensual a la Seguretat Social, a més d’una llista dels treballadors objecte de liquidació del període en qüestió. Aquests documents són fitxers utilitzats per les empreses a l’hora de comunicar-se amb la TGSS. Cal recordar que l’Administració pretén augmentar l’ús de les comunicacions electròniques en el context actual de les TIC (tecnologies de la informació i comunicació).

El pagament de les cotitzacions a la Seguretat Social mitjançant el sistema RED (remissió electrònica de documents) o sistema XARXA s’ha de fer mensualment i a través d’aquestes modalitats de pagament: càrrec en compte o pagament electrònic.

• Si s’efectua a través de càrrec en compte, l’import resultant de la liquidació de quotes es carregarà al compte bancari comunicat per l’usuari del servei. En aquest cas, el càrrec bancari es realitzarà des del dia 1 fins al dia 22 del mes següent al de la liquidació.
• Si s’efectua a través de pagament electrònic, l’usuari del servei obtindrà un rebut de liquidació de cotització, que és el resultat del càlcul realitzat per la Tresoreria General de la Seguretat Social, on consta una capçalera de pagament, que permetrà satisfer la liquidació de quotes mitjançant una entitat financera autoritzada. D’aquesta manera s’eviten errors de càlcul de les quotes a ingressar, degut al càlcul automàtic de la liquidació efectuat per la TGSS.

En aquest cas, el termini d’ingrés de les quotes serà des del dia 1 fins a l’últim dia hàbil del mes següent al de la liquidació.

No complir amb les obligacions de la Seguretat Social en el termini i forma que la Seguretat Social indica pot comportar patir sancions de l’Administració.

Un cop finalitzat el termini reglamentari de pagament, si les quotes a la Seguretat Social no han estat ingressades, l’Administració aplicarà un recàrrec i, si és procedent, interessos de demora. Aquests interessos són els recàrrecs vigents que s’aplicarien a la quota total, en cas que la presentació dels documents de cotització es faci dins del termini establert (però sense el pagament de les quotes): recàrrec del 10% o 20% en funció de si l’ingrés de les quotes es fa dins del primer mes, segon mes o a partir del segon mes següent al venciment del termini establert, respectivament.

Si no es presenta el model RNT, s’aplicarà un recàrrec del 20% si es paga el deute en el termini establert en la reclamació de deute o acta de liquidació de la Seguretat Social, i el 35% si aquest ingrés de les quotes degudes es fa amb posterioritat a aquest termini, a més, dels corresponents interessos de demora. El tipus d’interès de demora és l’interès legal del diner vigent en cada moment del període de meritació, augmentat en un 25 per cent, llevat que la Llei de pressupostos generals de l’Estat n’estableixi un de diferent.

A l’actualitat la forma de comunicar els documents de cotització a la Seguretat Social depèn de la modalitat del sistema: sistema de liquidació directa o sistema d’autoliquidació.

• Per als usuaris del sistema de liquidació directa (SLD), RED Directa, l’empresa accedeix al sistema i comunica la informació pertinent a l’Administració.
• Per als usuaris del sistema d’autoliquidació, RED Internet, l’empresa genera i envia un fitxer FAN (fitxer d’aplicació de nòmines) a l’Administració amb les dades requerides.

A través de l’SLD l’empresari no necessita una aplicació informàtica de gestió de nòmines, perquè accedeix directament al sistema. En la modalitat RED Internet (autoliquidació) i per a l’enviament del fitxer de dades (FAN), sí que és necessari un programari de gestió de nòmines.

En qualsevol cas, per tal de poder interactuar amb l’Administració és necessària la sol·licitud i disposició de certificat digital d’usuari (persona física o jurídica) que representi l’obligat tributari i/o envers la Seguretat Social. El certificat digital és un document digital o clau púbica que identifica l’usuari a l’hora de fer tràmits en línia amb l’Administració (presentar documents de cotització, declaracions i liquidacions d’impostos, pagaments de sancions, entre d’altres).

Conjuntament amb els documents rebut de liquidació de cotitzacions (RLC) i la relació nominal de treballadors (RNT), els empresaris han de comunicar mensualment a la TGSS tots els conceptes retributius de la nòmina abonats als treballadors. Aquesta comunicació s’ha de fer a través d’un fitxer anomenat “fitxer CRA” (conceptes retributius abonats), que inclourà per a cadascun dels treballadors en plantilla el següent detall d’informació:

• Conceptes retributius
• Indicador de cotització (inclòs i/o exclòs de cotització)
• Import en euros

Aquesta informació, amb els conceptes identificats per un codi assignat per la TGSS, s’envia a través del sistema XARXA a la Seguretat Social.

Hi ha determinades situacions en què la quota a ingressar a la Seguretat Social es veu reduïda, és a dir, hi ha supòsits en els quals els costos de Seguretat Social es redueixen, amb l’objecte d’incentivar, per exemple, l’accés a l’ocupació de diversos col·lectius (persones amb discapacitat, conversió de contractes en indefinits, en risc d’exclusió, entre d’altres).

Aquest fet succeeix tant per a les quotes del règim general de la Seguretat Social com per a les del règim especial de treballadors autònoms, i d’acord amb la normativa vigent del període corresponent. Únicament poden haver-hi bonificacions i reduccions de quotes quan l’empresari es trobi al corrent de pagament envers la Seguretat Social en la data de concessió.

El certificat d’estar al corrent de pagaments a la Seguretat Social es pot descarregar des del web de la Seguretat Social. En algunes situacions es pot demanar, com per exemple en concursos i contractes públics, per accedir a subvencions i bonificacions, entre d’altres tràmits amb les administracions públiques.

A grans trets, es pot dir que les bonificacions de quotes es produeixen respecte de l’aportació empresarial i les reduccions de quotes es poden establir tant per a l’aportació empresarial com la dels treballadors. Actualment, es poden englobar les bonificacions i reduccions en els següents grups:

• Bonificacions i reduccions a la contractació de caràcter general.
• Incentius per a la contractació de joves (en determinats supòsits).
• Incentius per al manteniment d’ocupació/ transformació de contractes temporals en indefinits.
• Bonificacions i reduccions a la Seguretat Social per a treballadors autònoms (per exemple, l’anomenada tarifa plana autònoms que consisteix en la cotització durant els dotze primers mesos immediatament següents a la data d’efectes de l’alta, d’una quota única mensual de 60 euros, que inclourà tant les contingències comunes com les professionals).
• Exoneració (alliberament) de quotes per a persones de més de 65 anys.
• Bonificacions i reduccions a la contractació dirigides a àmbits específics.

La confecció de les nòmines i el pagament dels salaris als treballadors comporta a l’empresari l’obligació de retenir a compte de l’IRPF l’import corresponent segons el que estableix la normativa tributària vigent, i també li suposa a l’empresa l’ingrés de les retencions en temps i forma a l’Agència Estatal d’Administració Tributària (AEAT). És a dir, la persona pagadora és la persona obligada a retenir a compte de l’IRPF i ingressar la retenció. I, en aquest sentit, l’obligació de practicar retenció neix quan es paguen les rendes objecte de retenció.

Per aquest motiu, cal partir del càlcul de la base computable a efectes de l’IRPF, tenint en compte les remuneracions que computen i les que no computen a aquest impost. I una vegada determinada la base de l’IRPF sotmesa a retenció, s’aplica sobre aquesta base el percentatge (tipus de retenció) corresponent que suposa l’import de retenció. Aquest percentatge es calcula en funció dels ingressos (salaris) anuals estimats i de les circumstàncies personals i familiars dels treballadors. Caldria afegir que el percentatge de retenció que s’aplica a la nòmina dels treballadors és un aspecte determinant i clau per optimitzar la tributació en l’IRPF de la persona treballadora. Per exemple, ingressar una quantitat superior a la que correspongui suposaria avançar diners a Hisenda (i no disposar-ne) a compte de la declaració de la renda.

Tot i que la normativa de l’IRPF i de la Seguretat Social no han de coincidir en tots els casos, sí que ho fan en el tractament de percepcions en espècie i treballs fets a l’estranger. El que s’aplica a la base de cotització de la Seguretat Social sobre aquestes qüestions també és aplicable a la base de l’IRPF.

Convé afegir, a més, que la recaptació d’impostos és un element crucial i té com a finalitat el finançament de les despeses i inversions de l’Estat, per exemple les sanitàries, les educatives, les de seguretat i defensa, les d’infraestructures, entre d’altres. D’aquesta manera, la persona treballadora per compte aliè contribueix al sosteniment de l’Estat.

D’altra banda, per a l’empresa és important estar al corrent dels pagaments (sortides de caixa) periòdics, a fi de preveure i planificar la seva tresoreria i evitar situacions de manca de tresoreria, ja sigui per pagaments de retencions, de cotitzacions, salaris o pagues extres. També és important conèixer i preveure els cobraments futurs (entrades de caixa).

Hi ha un certificat d’estar al corrent de pagament fiscal (obligacions tributàries) expedit per Hisenda, i que es pot descarregar des del web de l’Agència Tributària. En algunes situacions es pot requerir, a l’àmbit públic o privat, com en el cas de la Seguretat Social (certificat d’estar al corrent de pagaments a la Seguretat Social).

Les retencions a compte de l’IRPF s’ingressen en el lloc on la persona física o jurídica, l’empresari en aquest cas, rebi les notificacions de l’Agència Tributària, que determina l’adscripció a una oficina tributària determinada. És a dir, a Hisenda (règim comú) o a hisendes forals (règim foral: País Basc i Navarra). En aquest sentit, en termes generals es parla d’Hisenda, règim comú, per no portar a confusió.

Mitjançant el model 145 de comunicació de dades al pagador, la persona treballadora informa sobre la seva situació personal i familiar actual, amb la finalitat de poder determinar el tipus de retenció de l’IRPF que s’aplicarà en la nòmina, a partir d’una estimació de la retribució anual i dades personals i familiars facilitades. Habitualment, això succeeix en començar l’any natural o a l’inici de la relació laboral entre el treballador i l’empresa.

La persona treballadora es fa responsable de la informació facilitada i la seva veracitat. La comunicació de dades falses al pagador o la falta de comunicació de variacions en les dades comunicades anteriorment és una infracció tributària del perceptor.

El model 145 (figura) el posa a disposició d’empreses, professionals i particulars l’Agència Tributària al seu web. Les dades més rellevants d’aquest model són les següents:

• Situació familiar
• Fills i altres descendents
• Ascendents
• Grau de discapacitat pròpia, d’ascendents o descendents
• Pensions a favor del cònjuge o dels fills
• Pagaments per adquisició de l’habitatge habitual amb finançament aliè

https://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Modelos_formularios/modelo_145.shtml

Aquesta informació detallada té validesa per a l’any en curs, però davant d’algun canvi de circumstàncies el treballador ho ha de comunicar a l’empresa perquè pugui actualitzar o regularitzar el tipus de retenció que s’ha d’aplicar a la persona treballadora.

D’altra banda, el pagador haurà de conservar a la disposició de l’Administració tributària les comunicacions de les dades que incideixin en la determinació del percentatge de retenció degudament signades, així com els documents aportats pels contribuents per justificar aquesta informació. Aquests últims poden sol·licitar en qualsevol moment al pagador l’aplicació d’un tipus de retenció superior al que resulti estimat, d’acord amb la normativa vigent.

La retenció que cal practicar sobre els rendiments del treball és el resultat d’aplicar a la quantia total de les retribucions que computen el tipus de retenció que correspongui.

No hi ha l’obligació de retenir sobre els rendiments del treball quan les retribucions íntegres anuals no superin les quanties que s’indiquen a taula en funció del nombre de fills i altres descendents i de la situació familiar de la persona contribuent.

Per determinar el límit quantitatiu excloent de l’obligació de retenir s’ha de tenir en compte el següent, d’acord amb la legislació vigent (articles 80-89 del Reglament de l’IRPF):

1. Contribuent solter, vidu, divorciat o separat legalment amb descendents, quan tingui dret a la reducció establerta per a unitats familiars monoparentals (les formades pel pare o la mare i tots els fills menors no emancipats que convisquin amb l’un o amb l’altra).
2. Contribuent casat i no separat legalment, el cònjuge del qual no obtingui rendes anuals superiors a 1.500,00 €, excloses les exemptes.
3. Els que es trobin en una altra situació diferent de les dues anteriors: solters sense fills, casats amb un cònjuge que tingui rendes anuals superiors a 1.500,00 €, excloses les exemptes, solters amb fills quan conviuen també amb l’altre progenitor i els contribuents que no manifestin estar en cap de les situacions anteriors.

A efectes de retenció, i en les situacions esmentades, s’entén per fills i altres descendents que donen dret al mínim per descendents aquells que són més joves de 25 anys o majors d’aquesta edat discapacitats, que convisquin amb el contribuent i no tinguin rendes anuals superiors a 8.000,00 €, excloses les exemptes.

Una vegada comprovades les quantitats subjectes a retenció, s’ha de calcular el percentatge o tipus de retenció aplicable als salaris dels treballadors.

Per a aquest procediment se segueixen els passos següents:

1. Determinació de la base per al càlcul del tipus de retenció
2. Determinació del mínim personal i familiar
3. Determinació de la quota de retenció
4. Determinació del tipus de retenció:
   • Tipus i import previ de retenció
   • Minoracions de l’import previ de retenció
   • Tipus de retenció aplicable
5. Determinació de l’import anual de retencions

1. Determinació de la base per al càlcul del tipus de retenció

La base per al càlcul del tipus de retenció es determina restant a la quantia total de les retribucions una sèrie de minoracions:

• Quantia total de les retribucions: l’import íntegre que percebrà la persona treballadora al llarg de l’any. S’hi inclouen totes les retribucions anuals, tant les fixes com les variables previsibles, dineràries i en espècie (sense incloure l’ingrés a compte), amb les úniques excepcions de les contribucions empresarials a plans de pensions, plans de previsió social empresarial i mutualitats de previsió social que redueixen la base imposable de l’impost, i els endarreriments imputables a exercicis anteriors.
• Minoracions: la quantia total de les retribucions anuals es minorarà en els conceptes següents:
  • Despeses deduïbles: s’inclouen les cotitzacions a la Seguretat Social i a mutualitats generals obligatòries de funcionaris, així com les detraccions per drets passius i les cotitzacions a col·legis d’orfes o entitats similars. També les quotes satisfetes a sindicats i col·legis professionals, quan la col·legiació tingui caràcter obligatori per a l’acompliment del treball, amb el límit de 500 euros anuals. A més, amb caràcter general, es podran deduir en concepte d’unes altres despeses, 2.000,00 euros anuals.
  • Reduccions per irregularitat: aquesta reducció parteix de l’obtenció dels anomenats rendiments irregulars, que comporten una reducció del 30 %; és a dir, s’aplicarà aquesta reducció als rendiments que tinguin un període de generació superior a dos anys i pels quals no s’hagi aplicat aquesta reducció en el termini dels cinc períodes impositius anteriors, així com aquells qualificats reglamentàriament com a obtinguts de forma notòriament irregular en el temps, com per exemple, quantitats satisfetes per l’empresa als empleats amb motiu de trasllat a un altre centre de treball, premi a un treballador en la seva jubilació per haver estat treballant a l’empresa durant més de trenta anys, i aquells inclosos a l’article 11 del Reglament de la Llei de l’IRPF.
  • Reducció per obtenció de rendiments del treball, en què es distingeixen els casos següents:
    • Increment addicional per a treballadors actius amb discapacitat: si el primer declarant, cònjuge, fill 1, 2, 3 o 4 són treballadors actius amb discapacitat, s’ha d’assenyalar la seva situació seleccionant la clau que correspongui entre les següents:
      • Discapacitat en grau igual o superior al 33%: increment de 3.500,00 €
      • Discapacitat en grau igual o superior al 33% que necessitin ajuda de terceres persones o discapacitat en grau igual o superior al 65%: increment de 7.750,00 €
    • Increment per mobilitat geogràfica: els contribuents desocupats inscrits a l’oficina d’ocupació que acceptin un lloc de treball en un municipi diferent al de la seva residència habitual i que la traslladin a un nou municipi; s’incrementarà fins 2.000,00 € la despesa deduïble amb caràcter general.
    • Amb caràcter general: la quantia que en cada cas correspongui de les que s’indiquen a taula:

2. Determinació del mínim personal i familiar per calcular el tipus de retenció

El mínim personal i familiar per al càlcul del percentatge de retenció és el resultat de sumar el mínim del contribuent i els mínims per descendents, ascendents i discapacitat que s’indiquen a continuació, segons resulti de la situació personal i familiar comunicada per la persona perceptora a l’empresa o entitat pagadora mitjançant el model 145.

Mínim del contribuent:

• Quantia aplicable amb caràcter general: 5.550 € anuals
• Augment per l’edat del contribuent: per a contribuents d’edat superior a 65 anys és de 6.600 € anuals i per a contribuents d’edat superior a 75 anys: 8.100 € anuals.

Mínim per descendents:

• Requisits: donen dret a l’aplicació del mínim per descendents, en la data de meritació de l’impost, els fills i altres descendents del contribuent que siguin menors de 25 anys o discapacitats de qualsevol edat, que convisquin amb el contribuent i no tinguin rendes anual superiors a 8.000,00 euros, excloses les exemptes. L’ordre dels descendents es determina en funció de la seva data de naixement.
• Quanties aplicables amb caràcter general: per cada descendent que compleixi els requisits, s’apliquen les quanties següents:
  • Per al primer: 2.400 € anuals
  • Per al segon: 2.700 € anuals
  • Per al tercer: 4.000 € anuals
  • Per al quart i següents: 4.500 € anuals
• Augment per descendents menors de tres anys: quan el descendent sigui menor de tres anys, el mínim anterior s’augmentarà en 2.800 € anuals. També serà procedent l’augment esmentat en els supòsits d’adopció o acolliment, tant preadoptiu com permanent, amb independència de l’edat del menor.
• Regles de còmput: a efectes de determinar el mínim personal i familiar per calcular el percentatge de retenció, quan dos o més contribuents tinguin dret a l’aplicació del mínim per descendents, el seu import es prorratejarà entre ells a parts iguals.

Mínim per ascendents:

• Requisits: donen dret a l’aplicació del mínim per ascendents, en la data de meritació de l’impost, els pares, avis i altres ascendents en línia directa del perceptor que siguin majors de 65 anys o discapacitats de qualsevol edat, que convisquin amb el perceptor almenys la meitat del període impositiu, és a dir, 183 dies, i que no tinguin rendes anuals superiors a 8.000 €, excloses les exemptes.
• Quanties aplicables amb caràcter general: per cada ascendent major de 65 anys o amb discapacitat, independentment de la seva edat, 1.150 euros anuals. Quan l’ascendent sigui major de 75 anys, el mínim s’augmentarà en 1.400 € addicionals, fet que genera 2.550 € anuals.
• Regles de còmput: a efectes de determinar el mínim personal i familiar per calcular el percentatge de retenció, quan dos o més contribuents tinguin dret a l’aplicació del mínim per ascendents, el seu import es prorratejarà entre ells a parts iguals.

Mínim per discapacitat:

• El mínim per discapacitat està constituït per la suma del mínim per discapacitat del contribuent i el mínim per discapacitat d’ascendents i descendents.
• Mínim per discapacitat del contribuent: les quanties aplicables amb caràcter general són de 3.000 € anuals i 9.000 € anuals quan s’acrediti un grau de discapacitat igual o superior al 65%. A més, en concepte de despeses d’assistència el mínim s’augmentarà en 3.000 € anuals, quan el contribuent acrediti necessitar ajuda de terceres persones o mobilitat reduïda, o un grau de discapacitat igual o superior al 65%.
• Mínim per discapacitat d’ascendents i descendents: les quanties aplicables amb caràcter general són de 3.000 € anuals i 9.000 € anuals quan s’acrediti un grau de discapacitat igual o superior al 65%. A més, en concepte de despeses d’assistència el mínim s’augmentarà en 3.000 € euros anuals, quan s’acrediti que necessiten ajuda de terceres persones o mobilitat reduïda, o un grau de discapacitat igual o superior al 65%.

3. Determinació de la quota de retenció

Per determinar la quota de retenció de l’impost cal efectuar les operacions successives següents:

• A la base per calcular el tipus de retenció anteriorment determinada, i sempre que sigui positiva, se li aplica l’escala de retenció de taula, i s’obté una primera quota (quota 1).

• Per calcular el tipus de retenció al mínim personal i familiar, se li aplica la mateixa escala de retenció esmentada. Així s’obté una segona quota (quota 2).

• La quota de retenció està constituïda per la diferència positiva entre les quotes 1 i 2. Si la diferència entre les quotes 1 i 2 és negativa o igual a zero (0), la quota de retenció serà igual a 0. També, la quota de retenció serà igual a 0 quan la base per calcular el tipus de retenció sigui una quantitat negativa o igual a 0.

Una part de la quota de l’IRPF l’estableixen les autonomies, per la qual cosa poden haver-hi diferències en els tipus màxims entre comunitats autònomes.

Consideracions sobre les anualitats per aliments a favor dels fills:

Quan la persona contribuent satisfaci anualitats per aliments als seus fills per decisió judicial i si el seu import és inferior a la base liquidable general, s’aplicarà l’escala general i l’escala complementària separadament a l’import de les anualitats per aliments i a la resta de la base liquidable general, sempre que no tinguin dret al mínim per descendents respecte a aquests fills. En aquests supòsits, l’import de les anualitats per aliments serà aquell indicat en el model 145.

4. Determinació del tipus de retenció

Per determinar el tipus previ de retenció caldrà efectuar els passos següents:

• Per a l’obtenció del tipus previ de retenció i amb caràcter general, cal dividir la quota de retenció per la retribució anual, multiplicat per 100 (amb la finalitat que doni un percentatge). El tipus previ de retenció s’expressa en números amb dos decimals, arrodonint-lo al més pròxim.

• L’import previ a la retenció és el resultat d’aplicar el tipus previ de retenció a la quantia total de les retribucions anuals previsibles:

• En segon lloc, es tenen en compte les minoracions de l’import previ de la retenció.
  • Minoracions per rendiments obtinguts a Ceuta o Melilla, amb dret a deducció prevista a l’article 68.4 de la Llei de l’IRPF i article 80.2 del RIRPF: en aquest cas, la quota de retenció es divideix per dos.
  • Minoracions per haver comunicat el perceptor que efectua pagaments per préstecs per a l’adquisició del seu habitatge habitual o rehabilitació: aquesta informació s’haurà fet en el model 145 i s’aplicarà una minoració per aquest concepte consistent en el 2% de la quantia total de les retribucions totals anuals, sempre que l’import de les retribucions íntegres anuals de la persona perceptora sigui inferior a la quantitat de 33.007,20 euros anuals. L’adquisició d’aquest habitatge s’hauria d’haver efectuat abans de l’1 de gener de 2013.

  Rendes obtingudes a Ceuta o Melilla

  En aquests casos cal tenir en compte el tractament específic segons la normativa vigent.

• La determinació del tipus de retenció aplicable s’obté de la divisió de l’import previ de la retenció menys la quantia de deducció i minoració de pagaments per préstec (en cas que n’hi hagi) i les retribucions totals anuals. Si la diferència entre la base per a calcular el tipus de retenció i el mínim personal i familiar és zero o és negativa, el tipus de retenció serà zero.

Tipus especials de retenció

El procediment tractat per al càlcul del percentatge de retenció s’aplica a les retribucions en nòmina, però hi ha uns tipus fixos o mínims de retenció anomenats tipus especials de retenció que poden variar segons la legislació vigent i actualment són els que es mostren a taula:

Tot i això, cal revisar la normativa per detallar-ne els matisos o particularitats a l’hora d’aplicar-los. En qualsevol cas, convé assenyalar que la persona perceptora dels rendiments del treball pot sol·licitar al seu pagador l’aplicació d’un tipus de retenció superior al que correspongui, en els termes previstos a l’article 88.5 del Reglament de l’IRPF (RIRPF). Per tant, en aquesta circumstància, l’import de la retenció serà el resultat d’aplicar el percentatge de retenció superior sol·licitat pel perceptor a la quantia total de les retribucions que es satisfacin o s’abonin.

5. Determinació de l’import de la retenció

L’import anual de les retencions és el resultat d’aplicar el tipus de retenció d’acord amb el que estableixi la llei en cada cas, a la quantia computable, a efectes de l’IRPF, que correspongui.

El reglament de l’impost sobre la renda de les persones físiques (RIRPF) regula de manera detallada els supòsits en què és procedent la regularització del tipus de retenció de l’IRPF en el cas dels rendiments del treball, així com el procediment per a practicar aquesta regularització (art.87 i 88 RIRPF).

En cas que hi hagi canvis en la situació personal i/o familiar o de caràcter econòmic de la persona treballadora i aquests comportin un replantejament dels càlculs inicials del tipus de retenció, escaurà regularitzar el percentatge de retenció a partir d’aquell moment fins al final de l’any natural.

L’Agència Tributària facilita un servei en línia per al càlcul del tipus de retenció, amb la finalitat de posar a disposició de la ciutadania un servei àgil i còmode per al tractament d’aquesta qüestió.

A aquest serveix s’hi accedeix des de la pàgina web de l’Agència Tributària. Una vegada s’ha accedit a aquest servei, cal introduir la següent informació:

• Dades personals: DNI, any de naixement, situació familiar i tipus de contracte de la persona treballadora.
• Ascendents i descendents que conviuen amb la persona perceptora i característiques sol·licitades.
• Dades econòmiques: retribució anual del treballador i despeses deduïbles, entre altres detalls rellevants, com poden ser els pagaments per préstec per a l’adquisició del seu habitatge habitual i dades de regularització del tipus de retenció.

En definitiva, es tracta d’informar i detallar les dades sol·licitades al model 145, a fi de disposar o aproximar-se al tipus de retenció aplicable en el rebut de salaris d’una persona treballadora.

Els principals documents que l’empresari ha de presentar a l’Agència Tributària a efectes de l’IRPF són la declaració-liquidació de retencions i ingressos a compte (model 111) i la declaració informativa resum anual de retencions i ingressos a compte (model 190).

Estan obligats a presentar el model 111 totes les persones físiques, jurídiques i altres entitats obligades a retenir o ingressar a compte que satisfacin o abonin alguna de les rendes següents:

• Rendiments del treball
• Rendiments que siguin contraprestació de les següents activitats econòmiques:
  • Activitats professionals
  • Activitats agrícoles o ramaderes
  • Activitats forestals
  • Activitats empresarials amb rendiments determinats segons el mètode d’estimació objectiva
• Rendiments procedents de la propietat intel·lectual, industrial, de la prestació d’assistència tècnica, de l’arrendament de béns mobles, negocis o mines, del subarrendament sobre els béns anteriors i els procedents de la cessió del dret a l’explotació del dret d’imatge.
• Premis que es lliurin com a conseqüència de la participació en jocs, concursos, rifes o combinacions aleatòries.
• Guanys patrimonials derivats dels aprofitaments forestals dels veïns en muntanyes públiques.
• Contraprestacions com a conseqüència de la cessió de drets d’imatge, a la qual s’hagi d’aplicar el règim especial d’imputació de rendes.

El passos a seguir per a l’emplenament del model 111 en referència exclusivament a les rendes de les persones treballadores per compte aliè són:

1. Indicar l’any natural (en quatre xifres) i el període (mes o trimestre), pel qual es fa la declaració-liquidació dels rendiments.
2. Emplenar els rendiments del treball. En aquest epígraf es fan constar els rendiments del treball subjectes a retenció o a ingrés a compte de l’IRPF, efectuats pel declarant, corresponents al període objecte de declaració i distingint entre rendiments dineraris i rendiments satisfets en espècie.
   • Rendiments dineraris: s’informa sobre els rendiments abonats en metàl·lic.
     • Casella 01. Nombre de perceptors: nombre total de persones físiques a les quals el declarant hagi satisfet, durant el període corresponent, retribucions o contraprestacions dineràries subjectes a retenció a compte de l’IRPF en concepte de rendiments del treball.
     • Casella 02. Import de les percepcions: suma de les retribucions o contraprestacions dineràries íntegres subjectes a retenció satisfetes pel declarant durant el període corresponent en concepte de rendiments del treball.
     • Casella 03. Import de les retencions: import total de les retencions corresponents a les percepcions dineràries satisfetes pel declarant durant el període corresponent en concepte de rendiments del treball.
   • Rendiments en espècie: s’informa sobre els rendiments abonats en espècie.
     • Casella 04. Nombre de perceptors: nombre total de persones físiques a les quals el declarant hagi satisfet, durant el període considerat, retribucions o contraprestacions en espècie subjectes a ingrés a compte de l’IRPF en concepte de rendiments del treball.
     • Casella 05. Valor de les percepcions en espècie: suma de les retribucions o les contraprestacions en espècie satisfetes durant el període corresponent, valorades conforme a les regles que estableix l’article 43 de la Llei de l’impost, en concepte de rendiments del treball.
     • Casella 06. Import dels ingressos a compte: import total dels ingressos a compte que correspongui efectuar sobre les percepcions en espècie satisfetes pel declarant durant el període corresponent en concepte de rendiments del treball.
3. Indicar el total de la liquidació. En aquest apartat es calcula el total de la liquidació en les caselles següents:
   • Casella 28. S’hi consigna la suma de les retencions i els ingressos a compte que, per tots els conceptes, s’hagin fet constar en els epígrafs anteriors d’aquest apartat.
   • Casella 30. S’hi consigna el resultat final de la declaració. Si el resultat és positiu, ha d’ingressar-se en el Tresor públic aquesta quantitat. Però si el resultat de la casella 30 és negatiu es marca amb una X la casella corresponent (declaració negativa) i igualment s’ha de presentar la declaració, encara que el resultat sigui zero, si l’empresari té treballadors en plantilla o quan ja s’hagi presentat el trimestre o mes anterior, segons la modalitat de presentació, de l’any natural en curs. Aquest fet convé tenir-lo en compte i implica mantenir-se al dia de la normativa aplicable.

Vegeu el model 111 de l’IRPF a figura:

La presentació de la declaració-liquidació del model 111 s’efectua de manera electrònica a través d’internet. La utilització del format paper pràcticament es troba en desús o l’Administració en molts casos ja no ho permet.

En aquest sentit, l’empresari o persona autoritzada necessita disposar d’identificació digital (certificat digital/signatura electrònica) com en el cas d’operar electrònicament amb la Seguretat Social.

L’obligatorietat de presentar autoliquidacions periòdiques del model 111 pot ser trimestral o mensual.

És d’obligació trimestral per a empresaris individuals en estimació objectiva o directa, professionals, societats i ens sense personalitat jurídica. El termini de presentació amb obligació trimestral és de l’1 al 15 d’abril, juliol, octubre i gener, respectivament pel 1r, 2n, 3r i 4t trimestre, és a dir, a trimestre vençut, amb domiciliació bancària com a forma de pagament.

És d’obligació mensual per a empresaris individuals, professionals, societats i ens sense personalitat jurídica amb un volum d’operacions o xifra de negocis (INCN) superior a 6.010.121,04 € (import declarat l’any anterior) i per a subjectes passius de l’IVA que portin de forma obligatòria els llibres registre a través de la seu electrònica de l’AEAT i les administracions públiques, inclosa la Seguretat Social. El termini de presentació amb obligació mensual és de l’1 al 15 de cada mes, a mes vençut, amb domiciliació bancària com a forma de pagament.

En ambdós casos, si l’autoliquidació no es paga amb domiciliació bancària, sinó a través del codi NRC (número de referència complet), el termini de presentació i pagament és fins al dia 20, a trimestre o a mes vençut, respectivament. Una vegada obtingut el codi NRC, es pot presentar el model 111, associant-lo al pagament realitzat a través del codi NRC.

El resum anual de retencions i ingressos a compte de l’IRPF (model 190) és la declaració anual informativa en la qual s’incorporen les quanties consignades en totes les declaracions periòdiques realitzades al llarg de l’any; és a dir, és com un resum d’allò declarat. Han de presentar aquest model empreses, autònoms i altres ens que hagin presentat el model 111.

A més, amb caràcter general, s’han d’incloure en aquest model les rendes satisfetes per la persona o ens declarant corresponents als rendiments del treball, incloses les dietes per desplaçament i despeses de viatge exceptuades de gravamen.

A partir de la utilització d’un programa de gestió de nòmines i de comptabilitat, on hi consten registrades les factures de professionals subjectes a retenció i la resta d’informació, tant el model 111 com el 190 es poden obtenir de forma àgil.

El model 190 informa sobre el nombre de perceptors de rendes relacionats amb la persona declarant, l’import total de les quanties (percepcions) relacionades i l’import total de les retencions i ingressos a compte relacionats, és a dir, aquelles retencions i ingressos a compte abonats per la persona declarant al Tresor públic. Per tant, la quantia total declarada en el model 190 de l’import total de les retencions i ingressos a compte ha de coincidir amb la suma de les quantitats presentades i ingressades periòdicament (de forma trimestral o mensual) al llarg de l’any.

A l’interior del model 190 es presenten de forma desglossada i detallada, mitjançant claus i subclaus facilitades per l’Agència Tributària, els detalls i tipus de percepcions relacionades amb la persona declarant (qui presenta la declaració resum anual). Per exemple, la clau A s’empra per als rendiments del treball per compte aliè (treballadors en nòmina). Aquestes claus i subclaus poden ser actualitzades, d’acord amb la normativa vigent. Cal mantenir-se al dia dels nous requeriments normatius.

De la mateixa manera que succeeix amb els documents de cotització, no portar a terme les obligacions en temps i forma envers l’IRPF comporta l’aplicació de recàrrecs i, si és procedent, interessos de demora, segons la legislació vigent.

Com a norma general, els empresaris han de conservar la documentació relativa a la presentació dels models a efectes d’IRPF durant un període de quatre anys.

La presentació de la declaració resum anual (model 190) s’efectua de manera electrònica a través d’internet, mitjançant certificat digital o signatura electrònica, per part de la persona usuària que realitzi la presentació.

El termini de presentació del model 190 per via telemàtica a través d’internet és entre el dia 1 i 31 del mes de gener de cada any, en relació amb les operacions que corresponguin a l’any natural anterior.

El certificat de retencions de l’IRPF per a la renda és un document que acredita l’import que la persona contribuent ha avançat a Hisenda a través de les retencions que s’han pagat amb factures a clients o a través de les nòmines dels treballadors.

La informació del certificat hauria de coincidir amb aquella de què disposa l’Agència Tributària i que es pot obtenir mitjançant l’esborrany o dades fiscals de la declaració de la renda.

Segons l’article 108.3 del Reglament de l’IRPF, les empreses, autoritats públiques o professionals que hagin fet ingressos en nom de la persona contribuent, han de facilitar el certificat de retencions de l’IRPF per poder incorporar aquesta informació a l’hora de presentar la declaració de la renda (model 100: declaració de l’impost sobre la renda de les persones físiques). En cas que l’ens obligat no faciliti el certificat de retencions s’exposa a una infracció tributària lleu amb una sanció de 150,00 euros per cada certificat no emès.

En qualsevol cas, la persona contribuent pot adreçar-se directament a Hisenda i sol·licitar o consultar les dades que hi constin, de forma electrònica o digital, i descarregar-se-les o incorporar-les si està fent la declaració de la renda.

La informació que inclou el certificat de retencions de l’IRPF és la següent:

• Import íntegre dels rendiments del treball (en diners o en espècie)
• Retencions practicades sobre aquestes prestacions
• Import de la retenció judicial per aliments
• Import de les reduccions per rendes irregulars
• Import de les despeses fiscalment deduïbles (cotitzacions a la Seguretat Social, per exemple)
• Endarreriments corresponents a exercicis anteriors, amb indicació de l’exercici de meritació, retencions, import de despeses i import íntegre
• Imports retornats per beneficiaris de la Seguretat Social, indicant l’exercici de la percepció, l’import indegudament percebut i l’import reintegrat
• Rendes exemptes de l’IRPF amb indicació de la prestació i l’import abonat