GLOSARIO de DOCUMENTACION E INFORMACION CIENTIFICA* Recopil. HG/15-04-2002
AACR (Anglo American Cataloguing Rules): Conjunto de normas y reglas empleadas para la identificación normalizada de diversos tipos de material bibliográfico; la última edición de las AACR-2 ha tenido amplia difusión en los paises americanos y anglohablantes Abreviatura: Representación escrita de una palabra mediante una o varias letras; puede ser: a) sincopada (por contracción: dpto., pgs.); b) apocopada (por eliminación: ed., p.) Acceso: (1) Derecho de los ciudadanos a la consulta del patrimonio documental, de acuerdo con la normativa vigente; (2) en tratamiento automático de datos, método de utilización de una memoria para la entrada y salida de datos, en un orden independiente de su posición en el soporte primario (Conde, 1995); (3) método de consulta, en una computadora, de los registros de un fichero, según su clasificación; (4) Documento que ha sido referenciado y agregado a la colección de una biblioteca o al fondo documental de un centro de referencias (ALA, 1990) Acceso: en el mundo de la información existen por un lado, documentos y por otro citas o asientos que representan los documentos en catálogos, bibliografías o archivo que computadora y que constituyen el medio para acceder a ellos. Acceso es la facilidad, mediante técnicas especiales, con que se ayuda al usuario a encontrar una cita o asiento en un catálogo, bibliografía o archivo de computadora, o un documento en las estanterías de una biblioteca.(PGI, 1981) Acierto: Cantidad de documentos relevantes recuperados. En la capacidad del sistema para recuperar documentos relevantes (PGI, 1981) Acontecimiento: Elemento de información inscrito en una secuencia diacrónica (Escarpit, 1977) Acrónimo: Término nuevo obtenido a partir de las letras o sílabas de las palabras que integran un término compuesto (ejemplos: bit = binary digit; modem = modulador-demodulador; laser) Acta: (1) Documento redactado según características internas y externas definidas (que lo validan), para consignar la realización de un acto o la constancia de un hecho; (2) documento que relata lo tratado y acordado en una reunión de un órgano colegiado, redactado y validado por la persona que actúa de secretario (Conde, 1995), y refrendado por todos los participantes; (3) relación, exposición o informe sobre un hecho cierto; sinón.: constancia, aval, compromiso Actas (Proceedings): (1) Informes con las ponencias y comunicaciones científicas presentadas a un congreso, acompañadas casi siempre de resúmenes (y con antelación); (2) publicación con los trabajos -presentados o elaborados- sobre los asuntos o temas tratados en la conferencia, congreso, simposio, taller, coloquio o reunión), con la relación de las ponencias, resúmenes y posters, como prueba documental reciente (más frecuente en disciplinas en rápida evolución) Actividad académica (oferta): Actividad de formación, capacitación y especialización, acreditadas por autoridad competente; actividades de grado y posgrado: cursos, talleres, workshop Agradecimiento: Sección de un artículo (después de la Discusión y antes de las Referencias) en que se dan las gracias a personas y organizaciones por la ayuda, asesoramiento o asistencia financiera prestados durante la ejecución y redacción del trabajo (Day, 1996) Alcance del sistema: Area temática que abarca un sistema de información, determinando los temas “núcleo” y los temas “periféricos” (PGI, 1981) Alfabeto: Sistema simplificado de signos gráficos que sirven para: a) transcribir los sonidos elementales del habla; y b) constituir los logogramas de una lengua (Escarpit, 1977) Anuario: (1) Libro que informa de los acontecimientos en orden cronológico, año por año (también llamado anales); (2) títulos de revistas, colecciones periódicas de hechos (Guinchat, 1992); (3) resumen anual de los hechos y estadísticas del año precedente, con frecuencia sobre un tema en especial (ALA,1990) Análisis conceptual: Determinación de los distintos conceptos o ideas existentes tanto en documentos (al indizarlos), como en las preguntas de una estrategia de búsqueda (PGI, 1981)
Análisis de contenido: Conjunto de métodos muy diversos que tienden a analizar un documento para identificar la constitución semántica (Escarpit, 1977) Analógico-Digital: (1) Valor o magnitud física de un registro, o el propio dispositivo informativo, cuyos cambios se producen de forma contínua, no exacta (entre rangos, correspondiéndose con los cambios operados en el fenómeno que se mide; por ej.: un termómetro de mercurio sube y baja según la temperatura de modo paulatino) o de forma discreta y exacta, en cantidades finitas o “de a saltos” (unidades numéricas, o bits, etc.) Animación por computadora: Técnicas informáticas basadas en medios digitales para animar figuras en diferentes contextos, desde el “filme generado por computación” hasta los videojuegos, los escenarios virtuales o las animaciones para uso científico Árbitro (referee): Persona, normalmente algún colega o especialista de un área afín, a la que se pide que examine un manuscrito y, mediante su dictamen, asesore al director de una revista sobre su publicación. Se usa también el término “revisor”, pero es menos exacto (Day, 1996) Archivística: Disciplina sobre los aspectos teóricos y prácticos (tipología, organización, funcionamiento, planificación) de los archivos y el tratamiento archivístico de sus fondos documentales (Conde, 1995) Archivo: (1) Conjunto orgánico de documentos producidos o recibidos en el ejercicio de su función por las personas físicas o jurídicas, públicas y privadas. En función del organismo productor, los archivos pueden ser de la administración central, periférica, autonómica, local, judicial, etc. En función del ámbito de sus fondos: nacionales, generales, regionales, provinciales, municipales, etc. En función de la personalidad jurídica de la institución productora: archivos públicos y privados. En función del ciclo vital de los documentos pueden ser: archivos de oficina o de gestión, centrales, intermedios o históricos; (2) la institución cultural donde se reúnen, conserva, ordena y difunden los conjuntos orgánicos de documentos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura; (3) el archivo también es el local donde se conservan y consultan los conjuntos orgánicos de documentos (Conde, 1995); (4) registros de una organización cuya preservación es considerada valiosa, y su descripción y almacenamiento mejor es por origen o procedencia (ALA, 1990) Archivo: (1) Conjunto de documentos, cualesquiera que sea su fecha de publicación, su forma y la materia de que estén hechos, elaborados o por una persona, o por un organismo privado o público en función de su actividad, organizados y conservados de modo permanente como consecuencia de tal actividad (Norma AFNOR) (Guinchat, 1992); (2) en Computación: conjunto de datos ordenados mediante una operación lógica, según clases de información (identificado con un nombre y una extensión; por ej.: “glosario.doc”) Artefacto: Todo elemento de información, fenómeno u objeto identificable mediante una intervención humana (Escarpit, 1977) Artículo (paper): Obra científica, literaria u otra en prosa que forma parte de una publicación periódica (revista); incluye los artículos de divulgación científica publicados y los que estan en prensa, cuando existe la separata o constancia escrita de su publicación de la editorial Artículo científico (Scientific paper): Informe escrito y publicado en una revista científica en el que se describen los resultados originales de una investigación (Day, 1996) ASCII (American Standard Code for Information Interchange): Código básico para representar letras, números u otros símbolos, almacenarlos en la memoria de una PC, e intercambiarlos sin un formato predefinido (conjunto de caracteres “en bruto”, o “texto plano”) Atlas: Colección de mapas, cuadros, láminas, planchas, etc (Guinchat, 1992) Autenticación: Procedimiento por el cual se confiere valor jurídico a una copia, para que sustituya al documento original, mediante determinadas diligencias; según las distintas fórmulas que adopten y la autoridad que la respalde, se constituyen diferentes tipos de copia: autorizada, certificada, compulsada, testimonio, traslado, etc. La autenticación no presupone la veracidad o falsedad del contenido del documento copiado (Conde, 1995)
Autógrafo: Documento que procede intelectual y materialmente del autor; sinón.: hológrafo Autor: (1) Persona que participa activamente en el diseño y ejecución de los experimentos, y asume la responsabilidad intelectual del resultado de la investigación que se comunica (Day, 1996); (2) Persona que desempeña el rol de mayor responsabilidad intelectual y legal (en algunos tipo de documentos también la estética y la moral) en la concepción, elaboración y forma final de una obra artística, un trabajo científico o un artefacto útil Banco de datos: (1) Conjunto de ficheros organizados en la memoria de un ordenador o de varios ordenadores interconectados (Escarpit, 1977); a veces un conjunto de bases de datos con una misma cobertura temática o un mismo fondo documental Banda sonora (Sound track): Pista o registro grabado con el sonido que acompaña a un filme de cine o una cinta de video; puede ser una imagen fotográfica de sonido (banda óptica) o un revestimiento magnético de un lado (o los dos) de la película (ALA, 1990) Base de datos (BD): Conjunto de datos organizados, con contenidos y formatos normalizados, almacenados en una computadora, para generar diversos archivos invertidos (ALA,1990) Base de Datos Bibliográfica: Conjunto de registros con referencias bibliográficas, almacenadas, estructuradas e interrelacionadas para su recuperación mediante un sistema informático Bibliofobia: Afección crónica -con ataques agudos- de ciertos bibliófagos y bibliovagos que se afanan en destruir de modo compulsivo libros y otros documentos (que además afanan), puesto que no pueden leerlos (con agrado) o que, directamente, no los entienden Bibliografía: (1) Ciencia técnica del análisis e identificación, descripción y clasificación de escritos y documentos, en particular libros y periódicos; (2) lista de obras relacionadas con un tema o un autor, citada al final de un trabajo (Escarpit, 1977); (3) documento secundario que reune citas o referencias bibliográficas -a veces con resúmenes- de los correspondientes documentos primarios (llamado: Indice bibliográfico o Revista de resúmenes) (Focad, 1994); (4) lista de trabajos, piezas o documentos que tienen alguna relación entre ellos; por ej. un autor dado, un tema o un mismo lugar de publicación (“bibliografía nacional”); difiere de un catálogo en su contenido no se limita a los fondos de una sola colección o biblioteca, y puede clasificarse en: B. analítica, B. crítica, B. de autor, B. de época, B. descriptiva, B. enumerativa, B. estadística, B. retrospectiva, B. secundaria, B. sistemática, B. temática (ALA, 1990) Bibliografía (universo): Conjunto de objetos físicos que registran información y pueden ser tratados como entidades (unidades significativas independientes). Si un contenido informativo no puede ser registrado no puede ser reproducido, y la bibliografía se limita a aquellos objetos que pueden ser reproducidos (ALA, 1990) Bibliometría: (1) Estudio cuantitativo y estadístico de la producción de libros y documentos impresos (Escarpit, 1977); (2) estudio de un conjunto de textos (corpus) por medio de métodos estadísticos a fin de determinar el avance histórico de ciertos campos, materias, tipos de autoría, modos de publicación, utilización, etc. (ALA, 1990) Bit: acrón. de binary unit; (1) Unidad de incertidumbre o información en la Teoría matemática de la información; (2) cifra en el sistema binario de numeración (Escarpit, 1977); (3) unidad mínima de información (cuantitativa) suceptible de procesar o transmitir; se obtiene cuando para una elección o interrogante existen 2 estados posibles (sí o no; 1 ó 0) equiprobables. La unión consecutiva de 8 cifras binarias (bits) de longitud fija forma un byte, el grupo elemental de memoria de una computadora que puede direccionarse de forma indivisible: un “caracter” Boletín informativo (Newsletter): Publicaciones seriada que informa a los miembros de una oficina o asociación sobre sus actividades (Guinchat, 1992); publicación periódica destinada a tratar novedades técnicas, científicas, profesionales, universitarias, literarias, etc. (Focad, 1994)
Búsqueda bibliográfica: Procedimiento para identificar una obra, pieza o documento mediante la información bibliográfica (referencial) de la misma, dentro de un sistema de información (manual o electrónico), tras un examen sistemático del mismo (ALA, 1990) Caja: Unidad de instalación, generalmente en formato normalizado, realizada en cartón neutro u otro material apto para la adecuada conservación de los documentos (Conde, 1995) Campo de datos: Parte del registro bibliográfico, de longitud variable, que contiene una categoría particular de datos asociada con la entrada en el directorio. Un campo puede contener uno o más subcampos; un campo puede ser: obligatorio, repetible, oculto, etc. (CCF, 1990) Campo de datos: Unidad y elemental de información. Parte del registro, de longitud variable o fija, que contiene un tipo de dato que se identifica por un número, nombre y atributos Campo repetible: Campo que se repite más de una vez en un mismo registro (por ej: cuando hay varios autores); los datos que se ingresan en un campo repetible se llaman ocurrencia Canal: Todo soporte material capaz de vehiculizar un mensaje en el espacio-tiempo, desde el emisor hasta el receptor (Moles, 1986) Cartograma: Representación mediante mapas de la Tierra o de parte de ella (Focad, 1994) Catálogo: (1) Lista de todos los documentos conservados en una UI (Unidad de Información) y presentados en un orden específico: por autores, títulos, lugares, editoriales, etc. (alfabético, sistemático, topográfico); (2) Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto, se describe en unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica, formal u otro criterio subjetivo, establecido de antemano (Conde, 1995) Cinta de vídeo ( magnetoscopica): Cinta magnética especial que sirve para grabar imágenes y también el sonido que se asocia con ellas (Guinchat, 1992) Cinta testigo: Cinta que contiene todo lo que sale al aire en una radio, que dura 12 o 24 horas y sirve para probar lo emitido en el día por dicho medio CIUC: Sigla del Consejo Internacional de Uniones Científicas (ICSU en inglés); publica un Anuario Clasificación: (1) Proceso de reconocimiento de clases en el contenido temático de un documento, de acuerdo con un esquema o Tabla de clasificación; (2) un vocabulario controlado precoordinado, cuyas clases forman un esquema ha ordenado jerárquicamente con una notación que traduce ese orden y con un índice alfabético que remite a la anotación (PGI, 1981) Clasificación: División sistemática de un conjunto en subconjuntos, a partir de un determinado criterio; cada subconjunto es considerado una categoría de la clasificación (Gianella, 1995) Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación (Conde, 1995) Código: (1) Ley de transformación de un lenguaje en otro lenguaje (Couffignal, 1958); (2) Sistema convencional de dos conjuntos de signos que se corresponden término a término sin homonimia ni polisemia; destinado a proteger la información bien contra los ruidos, bien contra la difusión (códigos secretos o criptogramas). A veces es utilizada para designar las convenciones culturales comunes a una fuente y a un destinatario (“códigos sociales”) (Escarpit, 1977) Colación: Descripción de los componentes materiales del documento: división de la obra (tomos, fascículs, etc.), formato (en cms.), paginación, ilustraciones, referencias bibliográficas, índices (onomástico, analítico o temático o de materias) (Guinchat, 1992) Colección: Agrupación de unidades documentales bajo un título común y en principio de duración ilimitada (Guinchat, 1992) Colección documental: (1) Conjunto de documentos reunidos bajo una denominación común según criterios objetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc) pero no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia; (2) conjunto
documentos reunidos de forma ficticia por diversos motivos (conservación, interés comercial, etc.) (Conde, 1995) Colofón: Mención que, inserta al final de una publicación, da información sobre su publicación y/o impresión; en algunos casos agrega además otra información bibliográfica (IFLA, 1993) Compatibilidad: propiedad que tienen dos sistemas de comunicación de poder ser interconectados sin pérdida de información (Escarpit, 1977) Compilación: Obra formada por varios trabajos, reunidos en una sola publicación (Guinchat, 1992) Comunicación: Exposición oral o escrita dirigida a la comunidad científica (Guinchat, 1992) Comunicación a una conferencia (Conference report): Artículo escrito para su presentación en una conferencia o reunión. La mayoría de estas comunicaciones no reúnen los requisitos de la publicación válida. Una comunicación a una conferencia bien escrita tiene que ser breve; los detalles sobre los experimentos y las citas bibliográficas se reducen al mínimo. (Day, 1996) Conocimiento: Información cognoscitiva generalizada y abstraída de la comprensión de las relaciones de causa-efecto de un fenómeno, sucedido en el ambiente externo (Masuda, 1984) Conservación (de una información): Operación consistente en transformar un información en información permanente (Couffignal, 1958) Conservación: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, la preservación o prevención de posibles alteraciones físicas de los documentos, y, por otra, la restauración de estos cuando la alteración se ha producido (Conde, 1995) Consistencia: Relación de no contradictoriedad que se da en un conjunto de enunciados o formas de enunciados (Gianella, 1995) Consistencia del sistema de recuperación de información: Coherencia en la indicación o entrada un mismo tema, que se ha almacenado por el mismo o distintos indicadores, pero siempre con el mismo término; y que en la búsqueda o salida los indicadores o los usuarios realice en la estrategia de búsqueda con los mismos términos asignados en la indicación (PGI, 1981) Contexto de aplicación: Conjunto de procedimientos relativos a la transformación de la realidad derivado de un cierto campo del conocimiento científico (Gianella, 1995) Contexto de descubrimiento: Conjunto de hechos y problemas relativos a la ciencia como actividad humana. Incluye principalmente los aspectos psicológicos, históricos, económicos y sociales ligados a la producción científica (Gianella, 1995) Contexto de justificación: Conjunto de evidencias, razones y argumentos que fundamentan los enunciados científicos. Elementos de juicio que permiten evaluar la verdad o falsedad de las proposiciones (Gianella, 1995) Copia: Reproducción, simultánea o no, del texto de un documento, generalmente definida por su función o por su procedimiento de realización (Conde, 1995) Copia de seguridad: Copia de un documento realizada para conservar la información contenida en el original caso de pérdida o destrucción del mismo (Conde, 1995) Corte: Cinta o casete separado y editado (recontextualizado) con una parte de una declaración o una entrevista considerada relevante Correo electrónico (e-mail): Mensaje textual enviado y protocolizado (formato estandar) mediante una red teleinformática (computadora-modem-computadora) Creación: Operación consistente en asociar un soporte y una semántica (Couffignal, 1958) Crónica: Tipo de relato pormenorizado sobre un hecho o acontecimiento de cierta importancia, en el que prevalece la narración objetiva por sobre la interpretación y la opinión Cronología: Estudio científico de los elementos del documento que permiten determinar su fecha de origen con exactitud, su “datación” (Conde, 1995) Cuadro de clasificación: Instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de una archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc) (Conde, 1995)
Cuadro de valoración y selección: Instrumento resultante de la fase de valoración de un fondo que precisa los documentos que se deben conservar y aquellos otros que se deben eliminar al final de un periodo determinado especificando el procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambio de soporte, etc.) (Conde, 1995) Data: Fecha de un documento que puede aportar datos cronológicos (data crónica) y datos toponímicos (data tópica) sobre la redacción de dicho documento. (Conde, 1995) Dato: (1) Todo elemento significativo de información, bajo la forma que sea (Escarpit, 1977); (2) Símbolos o caracteres de un lenguaje, que se han seleccionado y combinado para portar información (ALA, 1990) Definición: Relación de identidad de significado que se establece entre un término (el definiendum) y un conjunto de términos (el definiens) (Gianella, 1995) Demo: Material de prueba destinado a la evaluación de la calidad de un proyecto o programa; puede ser gráfico, impreso, fílmico, grabado, etc. Derecho a la información: Reconocimiento legal por el que se autoriza a los ciudadanos a acceder a los registros y archivos que no estén sujetos a restricción legal de consulta (Conde, 1995) Derechos de autor (Copyright): Derecho legal exclusivo a reproducir, publicar y vender propiedad intelectual escrita (Day, 1996); (2) derecho garantizado a los autores o creadores de una obra por el que se les garantiza una remuneración compensatoria por su trabajo; comprende el derecho a: la reproducción, elaboración de trabajos derivados, distribución pública mediante venta, alquiler, arriendo, préstamo o cesión de derecho, la representación y/o exposición en público (ALA, 1990) Descripción bibliográfica: Técnica documental para la representación de un documento que supone una operación y un producto; como operación se llama también catalogación (el primer paso del tratamiento intelectual) y consiste en la extracción de los datos relevantes, para expresarlos y registrarlos de acuerdo a estrictas normas internacionales (AACR); como producto se llama también referencia bibliográfica, formada por un conjunto convencional de datos obtenidos del examen físico del soporte de información (Guinchat, 1992) Descriptor: (1) Término o etiqueta de un concepto, clase, etc. iincluído en un tesauro (vocabulario con-trolado); debe estar definido (delimitado) exactamente, con una nota de alcance. Esta es una diferencia con las listas de encabezamiento de materia (PGI, 1981); (2) Palabra clave que sirve para describir el contenido de un documento (Escarpit, 1977); (3) Término significativo que resume o denota un concepto; unidad semántica de un tesauro o vocabulario controlado; cuasi-sinón.: “palabra clave” (key-word) Desglose (documental): (1) Acción de separar dentro de un procedimiento administrativo o judicial uno o más documentos del expediente al que pertenece. (2) por extensión, en el campo del tratamiento archivístico, es la acción de segregar de un conjunto determinados documentos que por diferentes razones (conservación, formato, materia, etc.) pasan a formar nuevas unidades de instalación que deberán mantener su relación con el fondo del que proceden mediante las oportunas tablas de concordancias y referencias cruzadas (Conde, 1995) Diagrama: (1) Representación gráfica de un objeto, un proceso o un sistema, con un alto grado de generalidad (sólo las líneas principales) de sus funciones y propiedades básicas; sin.: croquis, bosquejo, esquema; (2) dibujo geométrico que sirve para relacionar las partes o componentes de un conjunto o sistema, representar una proposición, ilustrar un problema o una idea, proyectar las variaciones, simplificar una estructura compleja, etc. de gran utilidad en ciencia Diagrama de Venn: Método gráfico para mostrar (representar) las relaciones entre clases y grupos de términos (Naumis, 1999) Diaporama: Secuencia de diapositivas que se proyectan de modo sincronizado con un comentario previamente grabado (Naumis, 1999)
Diccionario: Obra de consulta, vocabulario con dos formas diferentes: a) colección de palabras de un idioma, ordenadas de modo alfabético y explicadas en el mismo idioma; b) colección de palabras de un idioma con su traducción a otro(s) (las equivalencias) (Guinchat, 1992) Director (Editor): Nombre que se da normalmente a la persona que decide lo que se publica o no se publica en una revista o en un libro de varios autores. A veces se denomina director científico y, con menos propiedad, editor (Day, 1996) Directorio: Obra de referencia con indicaciones sobre personas, organizaciones o documentos que existen en un campo determinado, en una fecha; por ej.: catálogos de libros en venta, guías de contratos, directorios de instituciones o de proyectos de I+D, etc. (Guinchat, 1992) Disciplina: Conjunto de problemas, proyectos y teorías, que guardan cierta consistencia temática y continuidad en el tiempo (Gianella, 1995) Disco Compacto (CD): Dispositivo en forma de plancha circular, con una sustancia magnética recubierta por un polímero aislante, para el almacenamiento digital de datos, portátil y de gran capacidad (un CD-ROM contiene 650 Mb = 460 disquetes; o 74 a 80 minutos) Disquete: Dispositivo con forma de disco flexible para el almacenamiento digital de datos, portátil y reusable; para guardar grandes cantidades de información existen discos removibles: magneto-ópticos, flópticos y SyQuest (un disco duro removible de lectura-escritura) Documentación: (1) Colección de documentos referentes a una materia determinada; (2) ciencia de la documentación (FID, 1989); (3) Recopilación, organización, almacenamiento, recuperación y difusión de información especializada, sobre todo de documentación científica y técnica, realizada de manera sistemática (metódica y según normas); (4) ámbito, prácticas y saberes concernientes a la actividad documentaria (testimoniar, coleccionar, archivar, registrar, referir) Documentación científico-técnica: Conjunto de documentos científico-técnicos que se refieren a un mismo tema concreto, o que son publicados con un objetivo común (FID, 1989) Documento: (1) En general: es todo soporte que tiene información registrada; por ej.: libro, revistas, artículo, informen, documento (en especial), disco, película, cinta magética, etc. Los distintos sistemas de información tratan de recuperar estos documentos o parte de ellos; (2) en especial: tipo de publicación, no impresa tipo gráficamente y publicada por organismos internacionales, que tiene como característica de su identificación con una sigla y un número propio de cada organismo; (3) como sinónimo de publicación oficial o gubernamental, sobre todo en Estados Unidos, donde en la Biblioteca del Congreso, el Departamento de Publicaciones Oficiales se denomina Departamento de Documentos, y la editorial de Publicaciones Oficiales del país se denomina Superintendencia de Documentos (PGI, 1981) Documento: (1) Información registrada sobre un soporte físico y que posee características que le confieren un carácter legal (FID, 1989); (2) Conjunto de signos-mensajes fijados mediante trazas sobre un soporte (Escarpit, 1977); (3) Toda expresión en el lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso en soporte informático. Se incluyen los ejemplares no originales de ediciones (ley de patrimonio histórico español, art. 49). Un documento de archivo es el testimonio actual de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal (Conde, 1995) Documento: (1) Conjunto formado por un soporte de información y los datos registrados en ese soporte y su significado, que sirve para la consulta, estudio o comprobación (Guinchat, 1992); (2) Todo registro del conocimiento susceptible de ser descrito y analizado para su posterior recuperación; sinón.: conocimiento registrado (Naumis, 1999); (3) material de distintas clases en el que se registra un trabajo, parte de éste, o muchas obras; entre los diversos tipos figuran: libros, hojas impresas, gráficos, manuscritos, grabaciones sonoras, y de video, películas cine-matográficas, archivos de datos legibles por computadora, etc. (ALA, 1990); (4) mensaje probatorio con finalidad informativa (Currás, 1985)
Documento: (1) Soporte informativo testimonial, de valor p-referencial, situado, coleccionable y validado; (2) artefacto cultural definido en diversos ámbitos según 5 variables: sus datos, su formato, su soporte, su valor y la convalidación social que obtiene; (3) residuo, residencia, depósito y acumulador de un número finito de relaciones informativas; (4) registro debidamente convalidado y situado, que sirve (a alguien) como prueba (suficiente); (5) conocimiento o saber registrado y autorizado Documento científico: (1) Información registrada sobre un soporte físico, que contiene información científica (FID, 1989) Documento de archivo: (1) Documento guardado en una archivo. (2) documento único en su género, o precioso, cuyas condiciones de almacenamiento están reguladas rigurosamente para garantizar su conservación (FID, 1989) Documento de reunión: Trabajo o escrito presentado antre un congreso, una conferencia, un simposio, seminario, workshop u otro evento científico, técnico o profesional, en tanto haya sido publicado como resúmen, artículo o en actas de la reunión (no incluye exposiciones orales, posters u otras comunicaciones que carecen de registro institucional) Documento no publicado: Documento editado en un número muy limitado de copias y sin revisión científica previa (FID, 1989) Documento primario: Documento que contiene información original (FID, 1989) Documento secundario: Documento que es el resultado del tratamiento analítico-sintético de uno o más documentos primarios (FID, 1989) Documento técnico normativo: Documento oficial que contiene y establece reglas, especificaciones, requisitos, normas, etc. en el campo de la técnica y la producción (FID, 1989) Documento terciario: Lista o catálogo ordenado de documentos secundarios (FID, 1989) Documentología: Conjunto de ciencias y técnicas que se relacionan con el establecimiento, la explotación, la conservación y la difusión de documentos (Escarpit, 1977) Documentos de patente: Documento, publicado o no, que contiene información sobre una invención, un proyecto industrial, un modelo de utilidad o una marca de fábrica y certifica los derechos de inventores, propietarios de patentes, etc. (FID, 1989) Duplicación: Publicación repetida de los mismos documentos o datos (FID, 1989) Edición: Total de copias de una obra impresa, a partir de un trabajo de composición (FID, 1989) Edición: Todos los ejemplares de una publicación producidos del mismo original y editados por el mismo centro, bien sea por contacto directo o por procedimientos fotográficos u otros. Véase, además, edición facsímil (IFLA, 1993); conjunto de ejemplares de una obra que son impresos de una sola vez con el mismo molde (Naumis, 1999) Editor (Publisher): Persona u organización que se ocupa de las actividades empresariales relativas a la publicación de un libro o revista [por influencia del inglés editor se usa también en español para referirse al director de una publicación, al redactor o al corrector de estilo; estos usos crean confusión] (Day, 1996) Editor: Persona responsable de una publicación que reune la contribución de varios autores, y que en general no suele participar de su contenido (figura como director); por ej.: obra colectiva, actas de congresos, antologías, etc. (Guinchat, 1992); jefe o autoridad responsable de todo lo publicado en la obra, sección o fascículo a su cargo, que debe supervisar, corregir y a veces titular sus partes Espacio de información: Campo que existe dentro de un espacio conectado con las redes de información, caracterizado por: a) no tener fronteras, y b) tener elementos implicados en acciones orientadas por objetivos relacionados a través de la red (Masuda, 1984) Esquema: Representación no redundante de todo objeto aparato o procedimiento mediante un número mínimo de signos (Escarpit, 1977) Estrategia de búsqueda: (1) Análisis y formulación del método óptimo mediante el cual una demanda particular de información puede ser contestada por el sistema de recuperación de in-
formación (PGI, 1981); (2) régimen de averiguación, fórmulas de interrogación, preguntas preparadas para explorar una base de datos, un repertorio, etc.; (3) plan adoptado para toda una búsqueda (o una parte de ella) que orienta la selección de los términos y las instrucciones específicas, en la formulación de la consulta en un sistema de información; el plan comprende esquemas lógicos para la recuperación en cierta medida independientes del las bases de datos, pero el vocabulario y los procedimientos deben adecuarse al sistema específico de recuperación al formular la consulta según una u otra estrategia (ALA, 1990) Etiqueta: Representación de conceptos por medio de signos; cuando son números o letras la etiqueta recibe el nombre de notación, y si son palabras recibe el nombre de término, encabezamien- to de materia, palabra clave (key-word) o descriptor (PGI, 1981) Exploración: Movimiento de investigación de la información en un campo por un canal cualquiera; cuando es lineal y regular se habla más bien de barrido (Escarpit, 1977) Extracto: Fragmento de un texto redactado a partir del texto del documento (Guinchat, 1992) Facsímil: Reproducción fidedigna de un original generalmente por procedimientos mecánicos, que recogen sus aspectos formales (grafía, color, etc) (Conde, 1995) Factor de confidencia: Valor que describe si un conjunto de datos debe ser tratado como verdadero Factor de impacto: coeficiente obtenido en una base de datos para juzgar la calidad de las revistas científicas; una publicación con un factor de impacto alto (el número promedio de citas por artículo publicado, según frecuencia en el Science Citation Index) es más leída que otra cuyo factor de impacto es menor (Day, 1996). Por extensión, el FI también se usa para ponderar la difusión de los artículos (frecuencia de citas) de un investigador y su desempeño Fascículo: (1) Cuadernillo o entrega de una obra que se publica fraccionada; (2) excepcionalmente, obra completa que forma parte de una colección (Guinchat, 1992) FID: Federación Internacional para la Información y Documentación (creada en 1895 como IIB) Filtrado: Revisión y selección de los documentos recuperados mediante una estrategia de búsqueda a fin de entregar al usuario los más relevantes (PGI, 1981) Folleto: Documento formado por un máximo de 48 páginas y que constituye una unidad bibliográfica (Afnor) (Guinchat, 1992) Fonograma: Registro sonoro de un acontecimiento musical, un ruido u otro tipo, en soportes varios (analógicos / digitales; disco de vinilo o CD, casete o disquete con mp3) para su reproducción Formato: (1) Aspecto general y estructura de una publicación impresa, incluidas las proporciones, el tamaño, calidad y estilo del papel y la encuadernación, el diseño tipográfico, etc.; (2) en el tratamiento de la información: disposición de los datos en un soporte de almacenamiento, de entrada o de salida, y el código o las instrucciones que rigen esa disposición; (3) en sentido más amplio: representación física particular (específica) de un documento (ALA, 1990) Fotograma: Registro unitario de un acontecimiento visual (espectáculo, experimento, paisaje) que se obtiene con una cámara filmadora; cada una de las imágenes que forman sucesivamente una película o filme cinematográfico FTP (File Tranfer Protocol): Sofware (formulario codificado, conjunto de reglas) que permite trasferir archivos a distancia (entre las computadoras de Internet); asegura fidelidad en los formatos y contenidos, y sirve para textos, programas e imágenes (el Gopher, en cambio, es sólo de textos); es muy conocido el TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet Protocol) Fuente: Toda entidad productiva de información y emitidora de mensajes.(Escarpit, 1977) Glosario: Vocabulario donde son decriptos los términos técnicos de una lengua (tecnolecto) con palabras de la misma lengua (y a veces con equivalentes en otras) (Guinchat, 1992) Guión: Texto escrito con las indicaciones de cámara, diálogos, sonido, escenografía, vestuario y movimientos en escena para su conversión en un objeto audiovisual; propuesta literaria (con palabras) para componer un texto narrativo icónico (con imágenes) mediante su transcodificación, que incluye: la historia, los personajes, las acciones, el espacio, el tiempo, el narrador y los diálogos (iniciado en la radio, pasa al cine y la TV)
Hardware: (1) Soporte físico informático; dotación y componentes materiales (ALA, 1990); (2) toda parte física del sistema de tratamiento de la información (Escarpit, 1977) ; (3) Voz ingl.: conjunto de componentes que integran la parte material de una computadora (DRAE, 2001), con esta reciente incorporación la Real Academia deja atrás la irrisoria “quincallería” de las primeras traducciones al español (en las décadas de 1970/80), y adopta a la “computadora” (aunque mantiene el “ordenador”, un préstamo del francés, de uso en España) Hoja de cálculo: Versión informática de una matriz de datos (compuesta por filas, numeradas, y por columnas, alfabéticas), que sirve para representar en pantalla 2 dimensiones; la HC-3D, tridimensional, opera con 3 coordenadas: fila, columna y página Hoja de trabajo: Formulario en el que se vuelcan los datos que corresponden al documento que se registra; planilla electrónica para volcar los elementos de información de un documento Icono: Imagen física de un objeto real, y por extensión la imagen física que pueda ser leída denotati-vamente (Escarpit, 1977) Ilustración: Representación esquemática, pictórica o gráfica que aparece en la publicación (IFLA, 1993) Impresión: Todos los ejemplares de una edición producidos al mismo tiempo o en una sola operación (IFLA, 1993) IMRYD (IMRAD): Sigla con las iniciales de Introducción, Métodos, Resultados y Discusión, el esquema de organización de la mayoría de los artículos científicos modernos (Day, 1996) Incalculables: Libros impresos entre el año 1455 y el 1500 (Day, 1996) Índice: Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como los instrumentos de referencias y descripción (Conde, 1995) Indización: (a) Asignación de etiquetas (signos o términos) a los documentos, de acuerdo con su tema, concepto, clase, etcétera (b) Asignación de un término de entrada para localizar un documento por autor o por título (indicación de autor o de título) o por materia (indicación temática). Este concepto es utilizado por LISA (Library and Information Science Abstracts) en su afán de unificar la terminología bibliotecológica, documentaria y de la ciencia de la información (c) Proceso de esa asignación solamente en la entrada del Sistema, reservándose el concepto de iniciación de búsqueda para la salida del Sistema (d) Proceso de esa asignación en la entrada y salida del Sistema; por lo tanto, en este caso será sinónimo de recuperación del información (también en su sentido más general, porque ésta en su sentido más estricto, sería sinónimo de búsqueda de la información) (PGI, 1981) Industrias de información: Industrias que procesan, recuperan y suministran información cognoscitiva, o fabrican y comercializan equipos relacionados con la misma (Masuda, 1984) Inédito: Escrito original no publicado (no impreso); a veces tiene cierta difusión oral o manuscrita, por lo que su “estatus científico” es problemático Infobasura: Mensajes o material descartable, de baja o nula calidad e interés para el receptor Infoestructura: Conjunto de dispositivos y disposiciones (técnico-legales) que aseguran la actividad comunicacional y documentaria de una organización o entidad social de cualquier tamaño Infofax: Material transcripto (“bajado o desgrabado”) de diferentes medios que tiene un redactor periodístico en su computadora conectada a una red Infografía: Ilustración que combina varios elementos visuales (dibujos, tablas, cronogramas, fotos) a fin de ofrecer una información sintética, de gran uso en el periodismo científico Información: (1) Contenido de las señales o mensajes transmitidos o recibidos. (2) datos referentes a una materia (FID, 1989); (2) Unión (ensemble) de un soporte y de una semántica. Semántica (de una información): efecto psicológico de una información. Soporte (o forma): fenómeno físico asociado a una semántica para constituir un información (Couffignal, 1958); (3) Todas las ideas, hechos y trabajos imaginativos de la mente que se han comunicado,
registrado, publicado y/o propagado formal o informalmente, en cualquier forma (ALA, 1990) Información: Relación situacional informada entre un sujeto y un objeto que hace posible la selección de acciones para que el propio sujeto pueda conseguir algún tipo de valor de uso. Puede ser: a) información afectiva: basada en la sensibilidad y las emociones (dolor, comodidad, tristeza, etc.); b) información ambiental: ligada a la relación entre un organismo y el mundo exterior necesaria para mantener su propia existencia; c) información cognoscitiva: que surge de una proyección de futuro; es lógica y selectora de acciones; se usa para la detección y previsión; d) información orgánica: relacionada con las funciones fisiológicas que mantiene la vi- da de un organismo; e) información objetivada: que es separada de su sujeto (Masuda, 1984) Información: Relación significante y diversa entre dos estados, reales o posibles Información bibliográfica: Datos sobre las características formales de documentos, sus temas centrales (materias) y objetivos, que sirven para la identificación y localización de dichos documentos (FID, 1989) Información científica: Información producida y utilizada en los procesos de actividad cognoscitiva y práctica de la sociedad (FID, 1989) Información discursiva: Información donde soporte está formado por cadenas de un lenguaje determinado (Couffignal, 1958) Información documental: Información contenida en un documento, la del propio documento o la información acerca del mismo (FID, 1989) Información permanente: Información donde el soporte subsiste dentro del espacio más allá de la instante en el cual se manifestó (Couffignal, 1958) Información unívoca: Información donde el soporte y la semántica están en correspondencia perfecta (Couffignal, 1958) Informática: (1) Término general que designa el conjunto de dispositivos y de señales que permite la introducción de información en un sistema (Escarpit, 1977); (2) estudio de la estructura y las propiedades de la información, así como la aplicación de la tecnología a la organización, almacenamiento, recuperación y propagación de dicha información (ALA, 1990); (3) procesa-miento automático de datos con el auxilio de dispositivos electrónicos u otros (Acad. de Fcia.) Informe (Report): (1) Documento que contiene los resultados de una investigación o de un estudio (Informe final); (2) documento que contiene la relación de las actividades de un organismo durante un determinado período (Informe de actividad o Informe de avance) (Guinchat, 1992) Informe técnico: Monografía editada en uno o más volúmenes, de circulación restringida -con frecuencia de caracter institucional- y de diverso género (ensayo, libro de resúmenes, actas de congreso, manuales, material didáctico, libros de texto) Inventario: Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. El inventario debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito (Conde, 1995) ISBN (International Standard Book Number): Número Internacional Normalizado de Libros. Número de días cifras, con un dígito de control y precedido por un prefijo alfabético. El ISBN identifica una edición de una obra publicada por un editor concreto y es único para esa edición. Lo asigna la agencia nacional del ISBN y se basa en la norma ISO 2108-1978 (E) Documentation-International Standard Book Numbering (ISBN) (IFLA, 1993). Código internacional, único para una edición determinada; identifica una edición de una obra publicada por un editor específico.
ISSN (International Standard Serial Number): Número Internacional Normalizadora de Publicaciones Seriadas. Número de ocho cifras con un dígito de control y precedido por un prefijo alfabético. El ISSN junto con el título clave identifica de forma unívoca un título determinado de una publicación seriada (véase Manual ISDS, I). Se asigna por el Sistema Internacional de Datos sobre Publicaciones Seriadas (ISDS) y se basa en la norma ISO 32971986 (IFLA, 1993). Código internacional para la identificación de una publicación en serie (sea periódica o no, impresa o electrónica) Ítem bibliográfico: el objeto físico que se describe con los datos que contiene un segmento del registro. Véase también ítem principal, ítem relacionado (CCF, 1990) Ítem: conjunto de datos informativos percibido, designado y tratado globalmente.(Escarpit,1977) Lámina: hoja con ilustración, con o sin texto explicativo, que no forma parte de la secuencia de hojas o páginas de los preliminares ni de la secuencia principal.(IFLA, 1993) Lámina: Ilustración fuera de texto que no se cuenta en la paginación de una obra (Guinchat, 1992) Literatura Gris: Término genérico usado para designar y tipificar un conjunto heterogéneo de materiales de diversos formatos y escasa difusión, como Informes técnicos e institucionales, Actas de reuniones, tesis, etc.; sinón.: “material gris” Lectura: Producción de información obtenida por exploración de un documento (Escarpit, 1977) Léxico: Conjunto de palabras de una lengua en un momento dado de su historia; un léxico puede ser general o especializado (Escarpit, 1977) Libro: Ver las múltiples y divergentes definiciones en Anexo de la Unidad 1. La palabra “libro” procede de “liber, libri”, que en su origen significaba la porción interior de los árboles de donde los romanos obtenían el papel, y también es la raíz de la voz “libre” y “libertad” Manuscrito: (1) Papel o libro escrito a mano -o, por extensión, dactilografiado- que tiene algún valor histórico o literario; los primeros manuscritos eran de papiro (-3.500, con forma de rollo), substituídos más tarde por el pergamino (ss. II-IV, con forma de códice) y el papel (s. XIV) Maqueta: Reproducción a escala reducida de un aparato, máquina, decoración, obra de arte u otro artefacto (Guinchat, 1992) Memoria: (1) Dispositivo para el almacenamiento de información en una computadora (memoria ROM y RAM); (2) Función que asegura la conservación de la semántica de las informaciones recibidas (Couffignal, 1958); (3) propiedad de cualquier material o sistema de conservar en un estado “presente” mediante una actualización constante la(s) modificacion(es) o cambio(s) de estado (variaciones, deformaciones, mutaciones, alteraciones) ocurridos con anterioridad Memoria: Documento que reúne lo actuado y aprobado por una institución en un período dado, en general un año Mensaje: Secuencia significativa de signos o conjuntos significativos de trazos (Escarpit, 1977) Microforma: Término genérico que designa todo tipo de soporte fotografiado (microfilme, microficha, etc.) utilizado para reproducir microimágenes, y que designa también cada uno de los ejemplares realizados (Conde, 1995) Monografía: Libro especializado y detallado escrito por especialistas para especialistas (Day, 1996) Monografía: Trabajos sobre un tema particular, en uno o varios volúmenes, que puede aparecer de una vez o durante un tiempo previsto según un plan establecido (Guinchat, 1992) Muestra: (1) Señal, indicio, demostración o prueba de algo; (2) la parte o porción extraída de un conjunto mediante métodos que autorizan a considerarla como representativa del total Norma: (1) Disposición de cumplimiento obligatorio (imperativa) acordada, aprobada y sancionada por algún cuerpo legislativo (Asamblea, Parlamento, Suprema Corte, Consejo) como “norma legal” o jurídica; (2) Especificación confeccionada por un equipo o comité de especialistas y expertos para determinar las características de un producto, equipo o procedimiento: “norma técnica” (ISO, UNE, IRAM); es una regla no obligatoria, a no ser que sea incluída en una norma legal; (3) código de comportamiento social que orienta y estructura la conducta de los
individuos que la comparten (grupos de pertenencia o de referencia) y sanciona lo prohibido en tanto “pauta cultural” Obras de referencia / de consulta: Documento “secundario”, elaborado a partir de otros originales (los “primarios”), que son recopilados y organizados para orientar búsquedas específicas, para referir un conjunto y no para ser leído en su totalidad (guías, catálogos, enciclopedias, etc.) Original: Documento hecho por voluntad de su autor y conservado en la materia y forma en que se emitió. La originalidad lleva implícita la autenticidad administrativa, diplomática o jurídica, pero no la veracidad del contenido. Pueden considerarse también documentos originales los autógrafos, los heterógrafos y los originales múltiples (Conde, 1995) Página Web: Archivos codificados en lenguaje HTML que emulan una “página” e integran un sitio Web; la página inicial o principal de cada sitio se llama “home page” (página-índice) Palabra clave: palabra significativa seleccionada de un documento para ser usada como término de recuperación. Véase: “descriptor” (PGI, 1981) Párrafo (parágrafo): (1) Cada una de las divisiones de un escrito señaladas por letra mayúscula al principio de línea, y punto y aparte al final del fragmento de escritura (del lat.: paragrâphus) Patente: Título de propiedad industrial, identificado por un número oficial que protege un invento debidamente descrito, en la medida de la reivindicaciones que enuncia y durante un tiempo determinado (Afnor) (Guinchat, 1992); documento con información relevante sobre inventos o registros de marcas, concedida por autoridad nacional competente para el monopolio de los derechos de producción, uso, venta o usufructo de los mismos (Focad, 1994) Patrimonio documental: la totalidad de documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el ejercicio de su función por cualquier entidad de carácter público, por personas jurídicas en cuyo capital participe el estado u otras entidades públicas, y por las privadas (físi-cas o jurídicas) gestoras de servicios públicos. También la documentación con una antigüedad superior a los 40 años, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus actividades por las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o religioso y por las entidades, fundaciones y asociaciones culturales y educativas de carácter privado. También integran el Patrimonio Documental los documentos con una antigüedad superior a 100 años, generados, conservados o reunidos por otras entidades particulares o personas físicas (Conde, 1995) Pertinencia: Conformidad dada por el usuario, de que el documento recuperado es adecuado a su necesidad de información (PGI, 1981) PGI: Programa General de Información (IGP en inglés), para “promover, coordinar y normalizar el intercambio de información científica y técnica”; iniciado en 1976 por UNISIST-Unesco Pie de imprenta: Conjunto de datos referidos a la producción del documento, tales como el editor, lugar de la edición (ciudad), fecha(s), copyrigth, datos de la impresión (Guinchat, 1992) Plano: Documento cartográfico que representa mediante diferentes técnicas cualquier superficie, volumen o perspectiva (Conde, 1995) Plazo de reserva: Período de tiempo durante el cual, según normativa vigente, una documentación no puede ser consultada públicamente (Conde, 1995) Portada: Página, generalmente del principio de la publicación, que presenta la información más completa sobre ésta y la(s) obra (s) que incluye y que lleva normalmente la información más completa sobre el título, una mención de responsabilidad y la totalidad o parte de la mención de publicación (pie de imprenta). Cuando los elementos normalmente presentados en la porta-da están divididos sin repetición entre dos páginas encaradas, las dos páginas en conjunto se consideran como portada (IFLA, 1993) Precisión: Capacidad del sistema de no recuperar documentos no relevantes (PGI, 1981) Principio de procedencia: Principio fundamental de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Deriva-
dos del principio de procedencia son: a) el principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interno de un fondo de responder a la organización y competencias de la institución o organismo productor; b) el principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la organización dada al fondo por la institución o organismo productor, ya que está debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento. (Conde, 1995) Procedencia: Denominación reservada para la organización o persona que ha creado, conservado, reunido y utilizado un documento, con motivo de su actividad como persona física o jurídica (Conde, 1995) Producción bibliográfica: Artículos, libros, capítulos de libros, presentaciones a congresos, tesis, informes técnicos y , publicados o en prensa (con constancia de editorial) Programa: Anuncio, declaración o exposición previa, breve y pública de una actividad o reunión; plan estratégico de acción Programa de computación (ver: software): Conjunto unitario de instrucciones que permite a un ordenador realizar funciones diversas, como el trtamiento de textos, el diseño de gráficos, la resolución de problemas matemáticos, el manejo de bancos de datos, etc. (DRAE, 2001) Protocolo: (1) Informe que consiste en la descripción minuciosa y pautada de las propiedades relevantes de un cierto fenómeno (Gianella, 1995); (2) Convención o regla (sintáctica) que regula los procedimientos, códigos y prioridades en la transferencia de datos entre computadoras en una red; (3) serie ordenada de escritos matrices y otros documentos que un notario o escribano autoriza -y custodia- de acuerdo a ciertas formalidades; (4) descripción completa de los pasos de un test de evaluación, psicológico o médico Proyecto: Documento con el conjunto de la información escrita, gráfica u otra, para obtener un producto, realizar una construcción o prestar un servicio (incluye la documentación técnica: cálculos, especificaciones, detalles, presupuesto, normativa, etc.) Proyecto de investigación: Informe académico que define y guía el proceso de gestación y desarrollo de conocimiento original, de interés y calidad científica o tecnológica. Por lo general es confeccionado de acuerdo a ciertas normas y presentado ante una institución -local o internacional- para obtener financiamiento, y consta de: título, autores y entidad, resúmen, objetivos, antecedentes, fundamentación y marco teórico, contenido, plan y metodología, cronograma, formas de evaluación, aplicaciones y destinatarios (si las hubiere), unidad ejecutora, régimen legal (si corresponde), requerimientos técnicos, datos de los autores (y su curriculum vitae), y dos anexos: uno con la bibliografía o las fuentes de consulta, y el otro con los presupuestos desagregados por rubro y por fechas (calendario de gastos) Publicación: Acto que consiste en difundir un mensaje (en general mediante un documento reproducido) entre una población no definida (Escarpit, 1977) Publicación en serie: Publicación, en forma impresa o no, editada en partes sucesivas -usualmente con una designación numérica o cronológica- a la que se tiene la intención de continuar indefinidamente. Son publicaciones en serie: las revistas, los diarios y periódicos, los anales y las series monográfica (Norma ISO 3297) Publicación en serie (Journal, Review): Publicación de autores múltiples -en algunos países tiene un título legal- que aparece normalmente a intervalos regulares y predefinidos, cuyos fascículos, que suelen tener un resumen, se encadenan cronológica y numéricamente durante un periodo no limitado a priori (Guinchat, 1992) Publicación en varios volúmenes: Publicación monográfica con un determinado número de partes físicamente separadas (cosa distinta de una publicación en fascículos) que se sabe que ha sido concebida o publicada como un todo; las partes separadas pueden tener sus propios títulos y menciones de responsabilidad.(IFLA, 1993) Publicación monográfica: Publicación completa en un volumen, o completa, o con la intención de completarse en un número limitado de volúmenes. La ISBD (M) se limita a publicaciones de 1801 o posteriores con texto y/o ilustraciones impresas (por ej., libros impresos) o en relieve
para utilización por los ciegos (por ejemplo, las libros de Braille). Para monografías anteriores a 1801 véase ISBD (A).(IFLA, 1993) Publicación preliminar (Preprint): Copia de una comunicación editada antes de la publicación definitiva del conjunto correspondiente y distribuida en tirada limitada (Guinchat, 1992) Publicidad: Conjunto de sistemas de comunicación y de difusión integrada en un sistema de relaciones económicas.(Escarpit, 1977) Punto de acceso: Término, número, código u otro signo por que se identifica, almacena y se puede buscar un registro bibliográfico determinado; en bases de datos, campo que permite acceder a un registro o fichero; por ej.: el campo de autor, título, fecha, editorial, etc. (ALA,1990) Recuperación de la información: Métodos, técnicas y procedimientos que permiten la búsqueda y el acceso a la información almacenada en estructuras voluminosas o complejas, con múltiples criterios de búsqueda y puntos de acceso (bases y bancos de datos) Redundancia: Relación entre la información máxima (teórica) de un mensaje salida de una fuente y la información real emitida, trasmitida y recogida. En sentido general, grado de inutilidad de un signo (Escarpit, 1977) Registro: (1) Documento sobre el que se plasma la acción administrativa y jurídica de control que la expedición, salida, entrada y circulación de los documentos. Es un instrumento de control, normalmente en forma de volumen que contiene la inscripción generalmente numerada en orden cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente asentadas. Estas informaciones suelen proceder de los actos administrativos (por ejemplo, el registro civil) o de actos administrativos ya reflejados en otros documentos a los que jurídicamente el registro puede sustituir; (2) oficina en la que se realiza generalmente en la acción de registrar y es designada con el mismo nombre (Conde, 1995) Registro: (1) Conjunto de campos de datos lógicamente relacionados por un atributo o identificador referidos a una misma entidad o concepto (registro lógico en Informática); (2) localización de un medio de almacenamiento que puede contener uno o más registros lógicos (registro físico); (3) unidad de carga informativa de un soporte, con todos los datos primarios o elementales de un documento; (4) unidad compositiva indivisible que permite la identificación de un mensaje Registro bibliográfico: Colección de cadenas de caracteres específicamente definidas, que incluye el rótulo del registro, el directorio, y los datos bibliográficos que escriben uno o más ítems bibliográficos tratados como una entidad. Un registro bibliográfico puede contener uno o más segmentos dentro de un registro (CCF, 1990) Registro de propiedad: Obras protegidas por derecho de autoría, prioridad y exclusividad (intelectual e industrial): patentes, marcas, modelos de utilidad, modelos y diseños Relevancia: Conformidad dada por un especialista en el tema, o en información de un área específica, de que el documento es adecuado a la necesidad de información del usuario (PGI, 1981) Resumen (Abstract): Versión abreviada de un artículo científico que suele condensar cada una de sus secciones; Difiere del sumario, que es una sinopsis de las conclusiones (Day, 1996) Revisiones (o síntesis): Informe sobre el estado de avance de un tema o campo, fundamentado en la evaluación de la literatura durante un periodo determinado (Guinchat, 1992) Revista: Publicación en serie editada por fascículos o entregas, cuya periodicidad no es inferior a una semana; de aparición periódica (modo preferencial) o irregular Ruido: (1) En comunicación: cualquier disturbio en un mensaje, después de la misión y antes de la recepción; (2) en documentación: es la cantidad de documentos no pertinentes o no relevantes recuperados (PGI, 1981) Separata (Reprints): (1) Artículo de revistas que se imprime por separado y se envía a los autores (normalmente por un precio); las separatas (a veces llamadas sobretiros o tirada aparte) circulan ampliamente entre los científicos (Day, 1996); (2) copia de un artículo que conserva la numeración e idéntica presentación de la publicación de la que procede (Guinchat, 1992)
Serie: (1) Conjunto de documentos generados por un productor en el desarrollo de una actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento; serie cerrada: que ha dejado de editarse por desaparición del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la norma de procedimiento (Conde, 1995); (2) Grupo de publicaciones independientes pero relacionadas entre sí por que cada una, además de su título propiamente dicho, lleva también un título colectivo para el conjunto, es decir, el título propiamente dicho de la serie; cada una de las publicaciones independientes pueden ir numeradas o no (IFLA, 1993) Sigla: Abreviatura por suspensión que consiste en representar una palabra o grupo de palabras sólo por sus iniciales (ejemplos: ONU, UNESCO, OEA) (Conde, 1995) Signo (señal): Elemento indivisible de un lenguaje, signo designa un elemento permanente, señal un elemento transitorio.(Couffignal, 1958) Signo: (1) Toda variación de energía que denota algo distinto a su propia existencia. (2) en lingüísti- ca y en semiología, entidad portadora de sentido compuesta de un significante percibido y de un significado ausente de la percepción (Escarpit, 1977) Sistema de gestión documental: Sistema de información documental cuya misión es almacenar, procesar, recuperar y difundir información contenida en documentos.(PGI, 1981) Sistema de Harvard: Sistema de referencias bibliográficas en el que estas se citan en el texto por el apellido del autor, el año de publicación y la página; ejemplo: Smith (1950: 13) (Day, 1996) Sistema de orden de mención: Sistema de referencias bibliográficas en el que se citan por orden numérico, a medida que se mencionan por primera vez en el texto; así, las referencias aparecen ordenadas por el orden de mención, y no por orden alfabético (Day, 1996) Sistema numérico alfabético: Sistema de citas bibliográficas en el que las referencias se ordenan a alfabéticamente en la sección de Referencias o de Obras citadas, se enumeran y se citan luego en el texto por su número. Es una variación del sistema de Harvard (Day, 1996) Sitio Web (Website): Conjunto de archivos articulados lógicamente en torno a una temática, administrados por un titular, y accesibles mediante una “página-índice” (home page) en Internet Software: (1) Secuencia lógica y completa de instrucciones para operar -en un orden definido- una computadora a fin de resolver un problema predefinido; consta del algoritmo y la codificación (lenguaje de programación: PASCAL, JAVA, XML); (2) conjunto de procesos mentales que permiten el funcionamiento de un sistema de trata-miento de la información (Escarpit, 1977); (3) conjunto de programas con que opera una computadora, mientras están almacenados en forma electrónica en su memoria; (4) Soporte lógico informático; dotación y componentes lógicos de una computadora; programas, rutinas, procedimientos y documentación anexa, relacionados con la explotación, funcionamiento y manejo de un sistema de proceso de datos (ALA, 1991); (5) Voz ingl.: conjunto de programas, instrucciones y reglas informáticas para ejecutar ciertas tareas en una computadora (DRAE, 2001), con esta reciente incorporación la Real Academia abandona el forzado “logical” (un préstamo del “logiciel” francés), con que se tradujo software del inglés por años, y adopta la voz “computadora” (aunque mantiene el “ordenador”, otro préstamo de uso sobre todo en España) Soporte: (1) Material en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas fotográficas, etc) (Conde, 1995); (2) material en cuya superficie se registra información, tal como el papel, la cinta de video o el disco compacto; (3) en quím.: sustancia inerte que, en un proceso, proporciona la adecuada superficie de contacto o fija alguno de sus reactivos (DRAE, 2001); (4) sostén, asiento, trama, plataforma o estructura física que permite sobrellevar una carga o peso (también: aguantar, tolerar, sufrir una cierta carga informativa); (5) porción de masa-energía condensada y estabilizada según un sistema referencial; (6) cualquier pieza, segmento, sistema, residuo o unidad material con aptitud para a-portar, ex-portar, re-portar y trans-portar datos y para re-ferir, con-ferir y trans-ferir información
Tasa de acierto: Relación entre los documentos relevantes recuperados y la totalidad de documento relevantes del sistema (PGI, 1981) Tasa de precisión: Relación entre los documentos relevantes recuperados y la totalidad de los documentos recuperados (PGI, 1981) Tesauro: Según UNESCO un tesauro puede definirse de acuerdo a su función o de acuerdo a su estructura. Desde el punto de vista de su función, un tesauro es una herramienta de control terminológico utilizada para traducir a un lenguaje más restringido (lenguaje documentario, lenguaje de información) el lenguaje natural usado en los documentos y utilizados por los indizadores y usuarios. Desde el punto de vista de su estructura, el tesauro es un vocabulario controlado y dinámico de términos que guardan entre sí relaciones semánticas y genéricas, que se aplica a un campo específico del conocimiento (PGI, 1981); (2) vocabulario controlado de términos organizados mediante relaciones y dependencias jerárquicas u otro tipo, cuya finalidad es facilitar el almacenamiento y la recuperación de la información. (Conde, 1995) Tesauro: vocabulario controlado y dinámico de términos genérica y sistemáticamente relacionados que cubren un área específica del conocimiento Tesis: Trabajo de investigación exigido por una universidad o centro de altos estudios al candidato a un grado académico o título profesional; prueba que el candidato es capaz de realizar estudios y proyectos originales. El término “tesis doctoral” (dissertation) designa las tesis exigidas a un doctorando para la obtención del título de doctor (Day, 1996); (2) Trabajo de investigación original presentado ante una universidad o centro de altos estudios con el fin de obtener un grado académico o título profesional Texto: (1) Lo escrito en el cuerpo de un libro o artículo, excluyendo titulillos, notas, ilustraciones u otros elementos de la página (ALA, 1990); (2) secuencia coherente de mensajes inscritos por la lectura (Escarpit, 1977); (3) enunciado o conjunto coherente de enunciados orales o escritos; (4) pasaje citado de una obra escrita u oral (DRAE, 2001) Titulillo: título que se repite en las páginas consecutivas de un libro o revista. Los títulos de los artículos de las revistas a menudo se abrevian y se utilizan como titulillos. (Day, 1996) Título: Palabra, frase o grupo de caracteres que aparece en la publicación designando bien a ésta o a la obra contenida en ella (o cualquiera de un grupo de obras individuales). Una publicación contiene habitualmente varios títulos (título original, propio, principal, completo, alternativo, complementario, traducido, paralelo; en la portada, en la cubierta, en el lomo), y cada uno de estos títulos pueden ser idénticos o diferir unos de otros (Guinchat, 1992; IFLA, 1993) Título clave: Título único asignado a una publicación seriada por el Sistema Internacional de Datos sobre Publicaciones Seriadas (ISDS) y inseparablemente unido con su Número Internacional Normalizado de Publicaciones Seriadas (ISSN) (IFLA, 1993) Título común: Parte del título que figura en un grupo de publicaciones relacionadas, además del de los diferentes títulos de sección. El título común sirve para indicar esta interrelación y junto con el título de sección identifica una publicación dada. El título común puede ser también común a una publicación principal y su(s) suplemento(s) y a una serie principal y su subserie, cuando el(los) suplemento(s)/subserie(s) tienen título(s) dependiente(s) (IFLA, 1993) Título paralelo: Título propio en otra lengua y/o escritura; o título de una obra individual incluída en una publicación sin título colectivo; o título en otra lengua y/o escritura presentado como equivalente del título propio. También pueden presentarse títulos paralelos en comunión con títulos propios en las menciones de serie / subserie (IFLA, 1993) Título propio: Título principal de una publicación; el título de una publicación en la forma en que aparece en la portada o sustituto de portada. El título propio incluye el título alternativo, pero excluye los títulos paralelos y la información complementaria. En publicaciones que contienen varias obras individuales, el título propio es el título colectivo. Se considera que una publicación no tiene título propio cuando contiene varias obras individuales y no existe título
colectivo. Una serie o subserie tienen también su título propio. Algunos títulos propios se componen de varios títulos, llamados título como en y título(s) dependiente(s) (IFLA, 1993) Traducción: Conversión de un lenguaje natural a otro natural, o de un lenguaje natural a un lenguaje controlado (PGI, 1981) Trasferencia tecnológica: Actividades convenidas con empresas u organizaciones públicas y privadas (contratos de obra y servicio, asesoramiento, consultoría, etc.) Transformación (de una información): Operación que consiste en cambiar el soporte de una información sin que cambie su semántica (Couffignal, 1958) Transmisión (de una información): Operación por la cual la semántica de una información es transportada desde una región del espacio a otra (Couffignal, 1958) Tratamiento del información: Todo proceso consistente en recoger, detener, combinar, analizar y restituir los datos (Escarpit, 1977) Unidad de información: Infraestructura formada por medios públicos de procesado y suministro de información, combinando la computación y redes de telecomunición; con estas unidades podrá tenerse información fácil, rápida y barata en cualquier momento-lugar (Masuda, 1984) URL (Uniform Resource Locator): Dirección electrónica de cada computadora en la Internet; sirve para su identificación unívoca cuando se usa un programa “navegador” (Browser) Valor primario: Valor derivado de la finalidad inmediata por la cual el documento es producido por la institución, de carácter fiscal, judicial, administrativo, etc. (Conde, 1995) Valor secundario: Valor que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico, informativo u otros (Conde, 1995) Valoración: Fase del tratamiento documental que consiste en analizar y determinar los valores (primarios y secundarios) de las series o colecciones, fijando los plazos de transferencia, de acceso y de conservación (o eliminación) total o parcial (Conde, 1995) Vídeocasete: Cinta a la vez sonora y visual, que puede proyectarse mediante aparato de vídeo, sobre una pantalla de televisión o de cine (Guinchat, 1992) Vocabulario controlado: Conjunto limitado de términos de significado técnico (unívoco), de uso en la confección de tesauros y obras de referencia Volumen: Cuerpo material de un libro encuadernado, que reúne bajo una misma cubierta un cierto número de elementos tales como hojas y cuadernos que contienen la obra completa, o uno o más tomos de ella, o está constituído por dos o más escritos diferentes (DRAE, 2001) Fuentes: ALA (1990); CCF (Common Communication Format-PGI, 1990); Conde (1995); Couffignal (1950); Day (1986); DRAE (2001); Escarpit (1977); FID (1991); FOCAD (1994); Guinchat (1992); IFLA-ISBD (M), 1993); Masuda (1986); Naumis (1999); PGI (1981)
* Publicado como “Anexo documental” (p. 763-790) en vol. 2 de “Pensar y hacer investigación”, obra colectiva, coordinada y editada por el Dr. Daniel Dei (Editorial Hernandarias, 2002)