Tablas de retención documental TRD Valle by Veolia Docu

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VEOLIA VALLE DEL CAUCA LISTADO DE SERIES Y SUB-SERIES

CÓD.

SERIE

ACTAS

02 03

COMPROBANTES CONTABLES COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

CONTRATOS

DECLARACIONES TRIBUTARIAS

06 07 08

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN ESTADOS FINANCIEROS ESTUDIO TÉCNICO

HISTORIALES

INFORMES

LIBROS

12 13

LICENCIAS DE SOFTWARE NOMINA

PLANES

15 16

PRESUPUESTO PROCESOS

PROGRAMAS

PROYECTOS

CÓDIGO 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 00 00 01 02 03 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 00 00 00 01 02 03 04 05 06 07 08 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 01 02 00 00 01 02 03 04 00 01 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

SUBSERIE ACTAS DE ASAMBLEA ORDINARIA DE ACCIONISTAS ACTAS DE BAJA DE EQUIPOS ACTAS DE COMITÉ DE GERENCIA ACTAS DE COMITÉ DE GESTIÓN INTEGRAL ACTAS DE COMITÉ DE OBRA ACTAS DE COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ACTAS DE ELIMINACIÓN ACTAS DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE TRABAJO ACTAS DE ENTREGA DE EQUIPOS ACTAS DE GESTIÓN SOCIAL ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA ACTAS DE PROCESOS ACTAS DE REUNIÓN ACTAS ENTRE GRANDES PRODUCTORES CONTRATO A TERCEROS CONTRATOS DE CONCESIÓN CONTRATOS DE SERVICIOS AUTORRETENCIONES DE IMPUESTO PARA LA EQUIDAD CREE CÁMARAS DE COMERCIO DECLARACIÓN DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) DECLARACIONES DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS DECLARACIONES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE DECLARACIONES DEL IMPUESTO AL PATRIMONIO IMPUESTO A LA RIQUEZA Y SU COMPLEMENTARIO DE NORMALIZACIÓN IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO - ICA Y AVISOS Y TABLEROS IMPUESTO SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD CREE RETENCIÓN DE INDUSTRIA Y COMERCIO - RETEICA

HISTORIA DE CLIENTES HISTORIA DE CLIENTES RESPEL HISTORIA DE EQUIPOS HISTORIA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS (PQR) HISTORIA DE SEGUIMIENTO PROGRAMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL HISTORIA LABORAL HISTORIAS DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO HISTORIAS DE VEHÍCULOS INFORME A ENTES DE CONTROL INFORME DE PROCESOS JUDICIALES INFORME DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE INFORMES CONSUMO COMBUSTIBLE INFORMES DE AUDITORÍA EXTERNA INFORMES DE AUDITORÍA INTERNA INFORMES DE GESTIÓN INFORMES DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD

INFORME DE INTERVENTORÍA

INFORMES DE LA OPERACIÓN INFORMES FINANCIEROS LIBROS DE CONSTITUCIÓN LIBROS OFICIALES PLAN DE EMERGENCIA PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS O DESECHOS PELIGROSOS PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL PLANEACIÓN ANUAL DE LA GESTIÓN SOCIAL PROCESOS JUDICIALES PROGRAMA AMBIENTAL PROGRAMA DE AUDITORÍA PROGRAMA DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS PROGRAMA DE CAPACITACIÓN EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PROGRAMA DE CAPACITACIONES PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE GESTIÓN SOCIAL PROGRAMA DE GRANDES PRODUCTORES PROGRAMA DE MANTENIMIENTO DE EQUIPOS Y SERVIDORES PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLÓGICA PROGRAMAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO REGISTROS DE CONTROL COMERCIAL REGISTROS DE CONTROL DE AFOROS REGISTROS DE CONTROL DE ALMACÉN REGISTROS DE CONTROL DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS REGISTROS DE CONTROL DE CAMBIOS REGISTROS DE CONTROL DE COMPRAS REGISTROS DE CONTROL DE CONSUMOS REGISTROS DE CONTROL DE CRÉDITOS REGISTROS DE CONTROL DE ENTREGA DE DOTACIÓN REGISTROS DE CONTROL DE EQUIPOS

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REGISTROS

20 21 22

REPORTES REQUERIMIENTOS SEGUROS

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 01 01

CODIFICACIÓN ÁREAS / TRD

ÁREA GERENCIA COMERCIAL GERENCIA DE OPERACIONES GERENCIA GENERAL GESTIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA GESTIÓN HUMANA INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA JURÍDICA PROYECTOS Y COMUNICACIONES SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL SUBGERENCIA DE DISPOSICIÓN FINAL

COD. DE TRD GC GO GG GA GH II GJ PC SGI DF

REGISTROS DE CONTROL DE INGRESOS REGISTROS DE CONTROL DE LIXIVIADOS REGISTROS DE CONTROL DE MANTENIMIENTO REGISTROS DE CONTROL DE MAQUINARIA Y EQUIPOS REGISTROS DE CONTROL DE OPERACIONES REGISTROS DE CONTROL DE PARQUE AUTOMOTOR REGISTROS DE CONTROL DE PESAJE REGISTROS DE CONTROL DE RECOLECCIÓN REGISTROS DE CONTROL DE RESIDUOS REGISTROS DE CONTROL DE RESPEL REGISTROS DE CONTROL DE SALIDA REGISTROS DE CONTROL DE SUMINISTROS Y ELEMENTOS DE TRABAJO REGISTROS DE CONTROL EXTERNO REGISTROS DE CONTROL INTERNO REGISTROS DE CONTROL RESPEL REGISTROS DE GENERADORES DE RESIDUOS PELIGROSOS REGISTROS DE IMPORTACIONES REGISTROS DE INSPECCIÓN REGISTROS DE INSPECCIÓN DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO REGISTROS DE OBRAS E INTERVENTORÍA REGISTROS DE OPERACIÓN POZO DE AGUA SUBTERRÁNEA REGISTROS DE PROPONENTES REGISTROS DE PROVEEDORES REGISTROS DE SERVICIO DE RECOLECCIÓN Y TRANSPORTE REGISTROS DIARIO CONSUMO DE AGUA BARREDORA MECÁNICA REPORTES PARA SUI REQUERIMIENTOS JURÍDICOS

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VEOLIA VALLE DEL CAUCA Unidad Administrativa: GERENCIA GENERAL Oficina Productora: INFRAESTRUCTURA INFORMÁTICA - II Versión TRD: 2 Fecha de Aprobación TRD: 2019 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CÓDIGO

S/Ss/ Td

TRADICIÓN DOCUMENTAL DF

NIVEL DE SEGURIDAD CR

TIEMPO DE RETENCIÓN P

DISPOSICIÓN FINAL CT

PSE0100 ACTAS

PSE0102 ACTAS DE BAJA DE EQUIPOS

PSE0109 ACTAS DE ENTREGA DE EQUIPOS

PSE1200 LICENCIAS DE SOFTWARE

FR-A7-01 Autorizaciones de traslado de equipos de cómputo

1 año

9 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central esta información será eliminada atendiendo lo dispuesto en el Artículo 28 de la ley 962 2005

2 años

8 año

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo

2 años

La información deberá ser conservada en el Archivo de Gestión mientras las licencias se encuentren vigentes; cuando haya caducado, se conservará por el tiempo sugerido y posteriormente se eliminará.

1 año

2 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios.

PSE1900 REGISTROS PSE1910 REGISTRO DE CONTROL DE EQUIPOS

PROCEDIMIENTO

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TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VEOLIA VALLE DEL CAUCA Unidad Administrativa: GERENCIA COMERCIAL Oficina Productora: GERENCIA COMERCIAL - GC Versión TRD: 2 Fecha de Aprobación TRD: 2019 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CÓDIGO

S/Ss/ Td

TRADICIÓN DOCUMENTAL DF

NIVEL DE SEGURIDAD CR

TIEMPO DE RETENCIÓN P

DISPOSICIÓN FINAL CT

PSE0110 ACTAS DE GESTIÓN SOCIAL

2 años 3 años

PSE0113 ACTAS DE REUNIÓN

2 años 3 años

PSE0300 COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

2 años

3 año

1 año

2 años

Respuesta a oficios PSE0800 ESTUDIO TÉCNICO Censo Puntos Críticos Consolidado de la información recolectada

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual sobre la razón social y teniendo en cuenta lo determinado en la circular 03 de 2015 del Archivo General de la Nación en su numeral 5.

PSE0101 ACTAS

Oficios

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse y que habrá perdido sus valores primarios. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual sobre la razón social de la compañía, teniendo en cuenta lo determinado en la circular 03 de 2015 del Archivo General de la Nación en su numeral 5.

Página 5 de

Acta de realización del Censo

5. Esta serie se crea teniendo en cuenta los dispuesto en el Decreto 2981 de 2013, Artículo

Página 6 de 46, la cual se genera tanto físicamente y se conserva en Excel y Word.

Comunicado a entes de control y vigilancia PSE0900 HISTORIALES PSE0904 HISTORIA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS Carta de Repuesta Original Citación Constancia de reparación de daños a terceros La Verificación VV-INR-F-24 Liquidación de Ajustes en la Facturación Los Soportes de Caso Notificación VV-INR-F-25 Ajustes en la factura VV-INR-F-22 Registro de petición, Queja o Reclamo. Respuesta al PQR VV-INR-F-31 Viabilidad del servicio VV-INR-F-23 Constancia gestión respuesta para VV-INR-F-26 Entrega de copias del contrato de VV-INR-F-29 Verificación a solución de peticiones, VV-INR-F-30 Constancia reparación daños a terceros VV-INR-F-165 Control de visita de atención al cliente en PSE0900 HISTORIALES PSE0901 HISTORIA DE CLIENTES VV-INR-F-03 Aceptación de condiciones del servicio Carta de Cobro Contrato Correspondencia VV-INR-F01 Ficha Técnica VV-INR-F-05 Préstamo de Caja Estacionaria VV-INR-F-04 Seguimiento a clientes grandes Propuesta Comercial VV-INR-F-02 Novedades nuevos clientes GP PSE0902 HISTORIA DE CLIENTES RESPEL Ficha Técnica Propuesta Comercial Registro de Novedades Oferta mercantil (Contrato) visita a Clientes PSE1000 INFORMES

X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X X X X X X X X

2 años 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año

8 años 8 años 8 años 8 años 8 años 8 años 8 años 8 años 8 años 8 años 8 años 8 años 8 años 2 años 5 años 8 años 8 años

X X X X X X X X X X X X X X X X X

X X X X X X X X X X

* El 1 año * El 1 año * El 1 año * El 1 año * El 1 año * El 1 año * El 1 año * El 1 año * El 1 año tiempo 2 años 8 años

X X X X X X X X X X

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Esta serie actualmente es cargada al aplicativo OPEN e información anterior a su uso se está digitalizando.

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: El tiempo de retención corre a partir de la finalización de la relación comercial con el cliente.

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo

Página 7 de

PSE1001 INFORME A ENTES DE CONTROL

2 años 8 años

2 años 3 años

1 año

5 años

1 año

5 años

1 año

5 años

1 año

5 años

1 año

5 años

2 años 3 años

X X X X

1 año 1 año 1 año 1 año

PSE1003 INFORME DE SATISFACCIÓN AL CLIENTE VV-INR-F-27 Encuesta de satisfacción de cliente servicio básico VV-INR-F-28 Encuesta de satisfacción del cliente gran productor VV-INR-F-159 Encuesta de satisfacción del cliente servicio al cliente oficinas VV-INR-F-160 Encuesta de satisfacción del cliente RESPEL Consolidado Encuesta de Medición de Satisfacción de Cliente PSE1007 INFORMES DE GESTIÓN

Informe Estratégico X

PSE1400 PLANES

PSE1404 PLANEACIÓN ANUAL DE LA GESTIÓN SOCIAL Planeación y complimiento PSE1700 PROGRAMAS PSE1708 PROGRAMA DE GESTIÓN SOCIAL VV-INR-F-15 Control de actividades de gestión social VV-INR-F-16 Asistencia actividades de gestión social VV-INR-F-17 Cronograma de actividades gestión social VV-INR-F-18 Planeacion y cumplimiento de GESTIÓN

5 años 5 años 2 años 2 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Esta información es generada y conservada en Excel.

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual sobre la razón social de la compañía, teniendo en cuenta lo determinado en la circular 03 de 2015 del Archivo General de la Nación en su numeral 5.

Base de datos de clientes potenciales

PSE1009 INFORME DE INTERVENTORÍA

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Esta información se genera en Word y se conserva tanto física como electrónicamente.

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: esta información es generada y conservada en Excel

X X X X X

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios.

Página 8 de VV-INR-F-19 Percepción actividades de gestión social VV-INR-F-20 Lista de chequeo VV-INR-F-163 Verificación Efectividad de Actividades de VV-INR-F-164 Constancia de Actividades de Gestión VV-INR-F-177 Autorización de uso imagen para piezas VV-INR-F-178 Convenio de cooperación educativa (GS) VV-INR-F-179 Constancia de entrega (GS) Actas de seguimiento Asistencia de Actividades de Gestión Social. Certificado de la Actividad. Comunicados cruzados Constancia de Entrega de Donaciones Constancia de Entrega. Control de Actividades de Gestión Social. Cronograma de actividades de gestión social. Evaluación de Actividades de Gestión Social Oficios o Solicitudes de la Actividad. PQR (Peticiones, Quejas o Reclamos, si aplica). Registros Fotográficos.

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

1 año 1 año 1 año 1 año 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años

5 años 3 años 5 años 5 años 3 años 3 años 3 años 3 años 3 años 3 años 3 años 3 años 3 años 3 años 3 años 3 años 3 años 3 años 3 años

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

primarios.

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual sobre la razón social de la compañía, teniendo en cuenta lo determinado en la circular 03 de 2015 del Archivo General de la Nación en su numeral 5.

PSE1900 REGISTROS PSE1901 REGISTROS DE CONTROL COMERCIAL Cronograma de trabajo VV-INR-F-10 Relación de pagos

2 años

1 año

3 años

1 año

8 años

1 año

8 años

1 año

8 años

1 año

8 años

VV-INR-F-13 Reporte provisión mensual de facturación VV-INR-F-14 Reporte provisión mensual de facturación Tabulación de Seguimiento Clientes PSE0600

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Información se genera en Excel Cumplido el tiempo de retención en el Archivo

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL VV-INR-F-06 Consecutivo propuestas clientes GG (CC) VV-INR-F167 Tabulación seguimiento a clientes grandes generadores (CC) VV-INR-F-11 Listado de verificación de desocupados (FRC) VV-INR-F-12 Listado de verificación usuarios nuevos (FRC) VV-INR-F-187 Autorización facturación electrónica (FRC)

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual sobre la razón social de la compañía, teniendo en cuenta lo determinado en la circular 03 de 2015 del Archivo General de la Nación en su numeral 5.

Página 9 de

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VEOLIA VALLE DEL CAUCA Unidad Administrativa: GERENCIA GENERAL Oficina Productora: JURIDICA - GJ Versión TRD: 2 Fecha de Aprobación TRD: 2019 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CÓDIGO

S/Ss/ Td

TRADICIÓN DOCUMENTAL DF

NIVEL DE SEGURIDAD CR

TIEMPO DE RETENCIÓN P

DISPOSICIÓN FINAL CT

PROCEDIMIENTO

PSE0400 CONTRATOS PSE0401 CONTRATOS ADMINISTRATIVOS

1 año

9 años

Actas

1 año

9 años

Cámara de comercio del proveedor o contratista

1 año

9 años

FR-A1-02 Ficha técnica de contratos Invitación a ofertar o solicitud de servicios de la empresa o contratante Oferta o propuesta del proveedor o contratista

1 año

10 años

1 año

9 años

1 año

9 años

Otrosí

1 año

9 años

Pólizas

1 año

9 años

Rut del proveedor o contratista

1 año

9 años

FR-A1-01 Solicitud de elaboración del contrato

1 año

FR-A1-04 Ficha control contratos

1 año

9 años

1 año

9 años

PSE0402 CONTRATOS COMERCIALES Actas Cámara de comercio del usuario o contratante FR-A1-02 Ficha técnica de contratos Invitación a ofertar o solicitud de servicios del Oferta comercial económica presentada por la Otrosí Pólizas CONVENIO DE PAGO DE USUARIO GPS Rut del usuario o contratante FR-A1-04 Ficha control contratos FR-A1-01 Solicitud de elaboración del contrato

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, se eliminará la información atendiendo lo dispuesto en el Art. 55 de la Ley 80 de 1993. El tiempo de retención en el Archivo Central correrá a partir de la finalización de la relación contractual. NOTA: El tiempo de retención corre a partir de la finalización de la relación contractual. En este tipo de contratos la empresa actúa siempre como contratante.

Página 10 de

PSE0403 CONTRATOS DE CONCESIÓN

1 año

9 años

Actas

Actas de posesión de los Alcaldes Acto administrativo que aprueba la licitación Acuerdos de pago Contrato de subsidios Oferta presentada por la empresa Otrosí Pliego de condiciones o términos de referencia Pólizas Resolución de adjudicación del contrato PSE1000 INFORMES PSE1002 INFORMES PROCESOS JUDICIALES

2 años

3 años

1 año

9 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se eliminará , pues habrá perdido su vigencia y su valor administrativo.

PSE1600 PROCESOS PSE1601 PROCESOS JUDICIALES Y ADMINISTRATIVOS Laborales Administrativos Tutelas Civil Contencioso administrativos

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se eliminará , pues habrá perdido su vigencia y su valor administrativo. Esta información deberá conservarse como constancia de lo establecido en el Artículo 2536 del Código Civil inherente a las prescripciones.

Página 11 de PSE2100 REQUERIMIENTOS PSE2101 REQUERIMIENTOS JURIDICOS Solicitud o requerimiento Respuesta al requerimiento CARTA COBRO JURIDICO Y PREJURIDICO

X X

INFORME DE CLIENTES PARA COBRO JURÍDICO PSE0600

1 año

9 años

5 años 5 años 2 años

15 años 3 años

X X X

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

FR-A1-03 Listado maestro de contratos JUR-FR-01 Normograma (JUR)

1 año

Cumplido el tiempo de retención en el archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse atendiendo lo dispuesto en la Ley 791 de 2002 Cumplido el tiempo de retención en el archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse atendiendo lo dispuesto en la Ley 791 de 2002 Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual sobre la razón social y teniendo en cuenta lo determinado en la circular 03 de 2015 del Archivo General de la Nación en su numeral 5

Página 12 de

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VEOLIA VALLE DEL CAUCA Unidad Administrativa: GERENCIA DE OPERACIONES Oficina Productora: GERENCIA DE OPERACIONES - GO Versión TRD: 2 Fecha de Aprobación TRD: 2019 CÓDIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

S/Ss/ Td

TRADICIÓN DOCUMENTAL DF

NIVEL DE SEGURIDAD CR

TIEMPO DE RETENCIÓN P

DISPOSICIÓN FINAL CT

PSE0100 ACTAS PSE0114 ACTAS ENTRE GRANDES PRODUCTORES

2 años

8 años

PSE0113 ACTAS DE REUNIÓN

2 años

8 años

2 años

8 años

PSE0900 HISTORIALES PSE0907 HISTORIAS DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO Copia de los Documentos de Identificación de los implicados Copia de los Documentos de propiedad de los Vehículos implicados Croquis Registros de Accidentalidad SOAT Tarjeta de Propiedad Versión Libre del Conductor PSE0908 HISTORIAS DE VEHÍCULOS Baja del Vehículo (cuando aplique) Certificado de Colisión Certificado de Revisión Técnico Mecánica Copia Licencia de TRÁNSITO Documentos de Venta del Vehículo (cuando aplique)

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se eliminará , pues habrá sus valores primarios. NOTA: el tiempo de retención corre a partir de la finalización de la investigación y resolución de los daños generados entre las partes implicadas.

1 años

4 años

X Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se eliminará , pues habrá perdido su vigencia y su valor administrativo. NOTA: El tiempo de retención corre a partir de la venta o la baja del activo.

Pรกgina 13 de Impuestos Manifiestos de Importaciรณn

la venta o la baja del activo.

Página 14 de PSE1000 INFORMES PSE1007 INFORMES DE GESTIÓN Informes de Gestión Consolidado de la Operación jefe de zona Cierre a contabilidad Cierre tonelada, kilometros, combustible y horas Informe key performance indicator (KPI) Informe PMA Informe Junta Directiva PSE1009 INFORMES DE LA OPERACIÓN Informe de proyecciones Continuidad del servicio de Barrido y Recolección Indicadores y Fallas proceso Recolección y barrido PSE1400 PLANES PSE1403 PLAN ESTRATÉGICO DE SEGURIDAD VIAL Análisis de Accidentalidad Capacitaciones Control Consolidado de Accidentes Informes de Capacitación Listados de Asistencia PSE1700 PROGRAMAS PSE1709 PROGRAMA DE GRANDES PRODUCTORES FR-O3-10 Supervisión de Grandes Productores con FR-O3-11 Supervisión de Grandes Productores con PSE1711 PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO Control de Alturas, Desgastes y Condiciones de VV-INR-F-141 Programación de mantenimiento Mantenimiento de Equipos Orden de Trabajo VV-INR-F-142 Orden de Trabajo Taller VV-INR-F-143 Reporte Lavado Vehículos

X X X X

2 años

3 años

1 año

2 años

8 años

X X X X

1 año 1 año 1 año 1 año

1 año 1 año 1 año 3 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Esta información es generado en Excel

X X X X

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Esta información es generado en Excel Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual sobre la razón social, teniendo en cuenta lo determinado en la circular 03 de 2015 del Archivo General de la Nación en su numeral 5. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Esta información es generado en Excel, las órdenes de trabajo sin físicas al igual que el control de Alturas, Desgastes y Condiciones de Llantas.

Página 15 de

PSE1800 PROYECTOS

PSE1900 REGISTROS PSE1903 REGISTROS DE CONTROL DE ALMACÉN Salidas de Almacén Traslado de almacén Reintegros de almacén Notas a Proveedor PSE1907 REGISTROS DE CONTROL DE CONSUMOS

2 años

3 años

1 año

4 años

X X X X X

X X X X

X X X X X

4 años 1 año 4 años 4 años 4 años

X X X X X

X X X X X X X X

1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año

1 año 1 año 2 años 2 años 2 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios.

1 año 2 años

X X X X X X X X

1 año

4 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios.

Control de Consumo de Combustible PSE1915 REGISTROS DE CONTROL DE OPERACIONES FR-O3-02 Control clientes grandes productores en FR-O3-08 Control de la Operación de Grandes VV-INR-F-32 Control de la operación Barrido VV-INR-F-42 Control de la Operación de Recolección Formato de reparación de cajas estacionarias FR-O2-06 Listas de Chequeo de Barrido y limpieza Listas de Chequeo de Recolección y transporte FR-O3-05 Programación de frecuencias de Grandes FR-O3-13 Supervisión de recolección de veredas FR-O3-14 Calibración de equipos FR-O2-03 Operativos especiales FR-O2-09 Programación de mantenimiento de VV-INR-F-37 Listado maestro de planos Reportes de Novedad REGISTROS DE CONTROL DE PARQUE PSE1916 AUTOMOTOR FR-O3-16 Seguimiento a mantenimiento motocicletas VV-INR-F-57 Verificación Parque Automotor

6 meses

1 año

Página 16 de

PSE1917 REGISTROS CONTROL DE PESAJE

1 año

2 años

1 año

2 años

6 meses

1 año

2 años

1 año

6 meses

Tiquetes Báscula PSE1918 REGISTROS DE CONTROL DE RECOLECCIÓN FR-O3-01 Lista de chequeo diaria PSE1921 REGISTROS DE CONTROL DE SALIDA Guía de Salida PSE1922

REGISTROS DE CONTROL DE SUMINISTROS Y ELEMENTOS DE TRABAJO Entrega y Devolución de Consumibles FR-O2-01 Entrega y Devolución de Herramientas de trabajo

PSE1934 REGISTROS DE SERVICIO DE RECOLECCIÓN Y TRANSPORTE

1 año

4 años

VV-INR-F-43 Hoja de Ruta FR-O2-05 Constancia de Prestación del Servicio PSE1931 REGISTROS DE OPERACIÓN POZO DE AGUA PSE1935 FR-O2-08 REGISTROS DIARIO CONSUMO DE PSE1935 VV-INR-F-45 Control de aforos FR-O3-07 Reclasificación de usuarios FR-O3-15 Programación revisión técnico mecánica y FR-O3-17 Seguimiento vigencia SOAT PSV-INR-F-59 Acta de compromiso de seguridad vial VV-INR-F-61 Control preventivo a conductores

X X X X

X X

X X X X

1 año 1 año 1 año 1 año

4 años 2 años 4 años 2 años

X X

X X X X X X

6 meses

1 año 1 año 1 año Mientras

1 año 1 año

VV-INR-F-58 Evaluación daños

2 años

4 años

VV-INR-F-60 Versión del conductor para accidentes

1 año

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser conservada permanentemente.

X X X X X X X X X X

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios.

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser conservada permanentemente.

Página 17 de

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VEOLIA VALLE DEL CAUCA Unidad Administrativa: SUBGERENCIA DE DISPOSICION FINAL Oficina Productora: SUBGERENCIA DE DISPOSICIÓN FINAL - DF Versión TRD: 2 Fecha de Aprobación TRD: 2019 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CÓDIGO

S/Ss/ Td

TRADICIÓN DOCUMENTAL DF

NIVEL DE SEGURIDAD CR

TIEMPO DE RETENCIÓN P

DISPOSICIÓN FINAL CT

PROCEDIMIENTO

PSE0100 ACTAS

PSE0105 ACTAS DE COMITÉ DE OBRA

2 años 3 años

PSE0113 ACTAS DE REUNIÓN PSE0300 COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

2 años 3 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser

2 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, se eliminará la

Oficios Respuesta a oficios PSE0400 CONTRATOS Acta de inicio Acta de Finalización Planos Suspensiones Comunicaciones

Página 18 de Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se

PSE0900 HISTORIALES PSE0903 HISTORIA DE EQUIPOS

2 años 5 años

Control de Mantenimiento de Equipos Formato de mantenimiento Cumplido el tiempo de retención en el Archivo PSE0905

HISTORIA DE SEGUIMIENTO PROGRAMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Cedula Certificado de trabajo en alturas Certificados médicos de salud ocupacional Esquemas de vacunación Exámenes médicos Soportes de reentrenamiento

2 años 3 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser conservada ya que hace parte de la memoria

PSE1000 INFORMES PSE1001 INFORME A ENTES DE CONTROL

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se

2 años 8 años

2 años 0 2 años 3 años

X X

Informe ICA PSE1004 INFORMES CONSUMO COMBUSTIBLE PSE1007 INFORMES DE GESTIÓN Informe de gestión SISO y ambiental Informe mensual de Costos Kpi

X X

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser

Página 19 de Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá

PSE1700 PROGRAMAS PSE1703 PROGRAMA DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS VV-INR-F-77 Programa de calibración de equipo

1 años 2 años

PSE1711 PROGRAMA DE MANTENIMIETO PREVENTIVO VV-INR-F-74 Programación de mantenimiento preventivo de equipos de disposición final PSE1706 PROGRAMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

Generación consolidación y entrega de residuos (peligrosos y no peligrosos revisiones técnica mecánica y soat vehículos contratistas

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá

Registros Fotográficos

PSE1800 PROYECTOS

2 años 3 años

1 años 2 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual sobre la

Planos

VV-INR-F-73 Listado maestro de planos disposición final PSE1900 REGISTROS PSE1903 REGISTROS DE CONTROL DE ALMACÉN

2 años

2 años 3 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser

Entradas de Almacén Inventarios Salidas de Almacén Traslado de inventario PSE1907 REGISTROS DE CONTROL DE CONSUMOS Consumo diario de combustibles Control consumo de Agua Control consumo de Energía Toma de datos de medidores eléctricos

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse

Página 20 de

PSE1911 REGISTROS DE CONTROL DE INGRESOS

1 año

2 años

X X X

2 años 3 años 1 año 2 años 1 año 2 años

X X X

X X X X X

1 año 1 año 1 año 1 año 1 año

X X X X

2 años 3 años

X X X

1 año 1 año 1 año

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios.

VV-INR-F-65 Control de Ingresos y Salida de Vehículos PSE1912 REGISTROS DE CONTROL DE LIXIVIADOS VV-INR-F-86 Inspección diaria y semanal planta de VV-INR-F-87 Inspección mensual, trimestral y Parámetros y caracterización de Lixiviados por Laguna VV-INR-F-84 Volumen diario tratado planta de VV-INR-F-85 Registro diario de datos Planta de VV-INR-F-83 Consumibles operación Planta de VV-INR-F-82 Lavado Químico Filtros Planta de VV-INR-F-64 Planilla de control aforo de lixiviados REGISTROS DE CONTROL DE MAQUINARIA Y PSE1914 EQUIPOS VV-INR-F-78 Control de Funcionamiento de Planta VV-INR-F-75 Control Funcionamiento Moto Bombas VV-INR-F-76 Reporte de tiempo de maquinaria Control y Seguimiento a Funcionamiento de Equipos

PSE1929

X X X X X X X X

X X X X

X X

2 años 2 años 2 años 2 años 1 año

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo X X

x x

VV-INR-F-88 Lista de chequeo retro sobre llantas

1 año

VV-INR-F-89 Lista de chequeo buldócer VV-INR-F-90 Lista de chequeo retro sobre orugas VV-INR-F-91 Lista de chequeo volquetas VV-INR-F-95 Control a limpieza de vehículos VV-INR-F-68 Supervisión de disposición final

X X X X X

1 año 1 año 1 año 1 año 1 año

1 año 1 año 1 año 2 1 año

X X X X X

REGISTROS DE INSPECCIÓN DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL TRABAJO

2 años 18 años

2 años 5 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Cumplido el tiempo de retención en el Archivo

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios.

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores

Consolidado de inspecciones Formatos de inspección PSE1920 REGISTROS DE CONTROL DE RESPEL Declaración de Residuos Peligrosos

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser conservada permanentemente dado que

Página 21 de

Manifiesto de carga y registros de Báscula Análisis cualitativo de laboratorio Control de maquinaria

PSE1930 REGISTROS DE OBRAS E INTERVENTORÍA

VV-INR-F-63 Programación y seguimiento semanal de actividades

PSE0600

2 años 8 años

1 año

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual sobre la

DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL VV-INR-F-70 Lista de chequeo para la construcción e

1 año

2 años

VV-INR-F-79 Control de funcionamiento guadañadora

1 año

X X

VV-INR-F-162 Derrames en portería

1 año

VV-INR-F-80 Control de funcionamiento hidrolavadora

1 año

VV-INR-F-81 Inspecciones periódicas del tanque VV-INR-F-73 Listado maestro de planos disposición

1 año

2 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo

Página 22 de

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VEOLIA VALLE DEL CAUCA Unidad Administrativa: GERENCIA GENERAL Oficina Productora: PROYECTOS Y COMUNICACIONES - PC Versión TRD: 2 Fecha de Aprobación TRD: 2019 CÓDIGO

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

S/Ss/ Td

TRADICIÓN DOCUMENTAL DF

NIVEL DE SEGURIDAD CR

TIEMPO DE RETENCIÓN P

DISPOSICIÓN FINAL

1 año

PROCEDIMIENTO

PSE2000 REPORTES PSE2001 REPORTES PARA SUI Reportes de atención al cliente Reportes de disposición final Reportes de Facturación Reportes financieros Reportes de operaciones Reportes administrativos

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Esta información es generada en Excel y cargada a la pagina del SUI Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. El documento original permanece en la gerencia general.

PSE1900 REGISTROS PSE1924 REGISTRO DE CONTROL INTERNO Control de correspondencia PSE0600 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN VHC-DE-F-05 Brief de comunicación VHC-DE-MT-03 Matriz de Comunicación Corporativa

x x

1 año 1 año

x x

1 año 1 año Perma N. A.

Página 23 de

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VEOLIA VALLE DEL CAUCA Unidad Administrativa: GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Oficina Productora: GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - GA Versión TRD: 2 Fecha de Aprobación TRD: 2019 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CÓDIGO

S/Ss/ Td

TRADICIÓN DOCUMENTAL DF

NIVEL DE SEGURIDAD CR

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

PSE0100 ACTAS

PSE0107 ACTAS DE ELIMINACIÓN PSE0112 ACTAS DE PROCESOS PSE0113 ACTAS DE REUNIÓN PSE0200 COMPROBANTES CONTABLES Comprobantes de Consignación Comprobantes de Egreso FR-A5-02 Reembolso de Caja Menor Conciliaciones Bancarias Notas al Régimen Simplificado (Cuentas de Cobro) Facturas de Compras Facturas de Ventas de Servicios - FVS Facturas de Ventas - FVA Facturas de Ventas - FA Notas Internas de Contabilidad Reembolso de Caja Menor Transferencias de Costos y Gastos Notas de Diferidos Intragrupos de Tesorería Intragrupos Provisiones Cierres Contables Orden de Compra Solicitud de Compra

X X X X

1 año

2 años

X X X

2 años 3 años 2 años 3 años 2 años 8 años

AUTORRETENCIONES DE IMPUESTO PARA LA EQUIDAD CREE Balance de comprobación Informe Fiscal de Retenciones Recibo Oficial de Pago de Impuestos Nacionales Resumen de Retenciones por concepto.

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual de la entidad, teniendo en cuenta lo determinado en la circular 03 de 2015 del Archivo General de la Nación en su numeral 5. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Cumplido el tiempo de retención en el Archivo

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central esta información será eliminada atendiendo lo dispuesto en el Artículo 28 de la ley 962 2005

PSE0500 DECLARACIONES TRIBUTARIAS PSE0501

2 años 8 años

Página 24 de

PSE0502 DECLARACIONES DE INDUSTRIA Y COMERCIO

2 años 8 años

Balance de Comprobación Comprobantes de Pago Formato de Liquidación de Impuestos PSE0503

DECLARACIÓN DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO (IVA) Balance de Comprobación Comprobantes de Pago Informe Fiscal de Retenciones Formato de Liquidación de Impuestos Recibo Oficial de Pago de Impuestos Nacionales

PSE0504

DECLARACIONES DE RENTA Y COMPLEMENTARIOS Balance de Comprobación Comprobantes de Pago Conciliación de la Utilidad (perdida) Contable y Fiscal Formato de Liquidación de Impuestos Recibo Oficial de Pago de Impuestos Nacionales

PSE0505 DECLARACIONES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Balance de Comprobación Comprobantes de Pago Informe Fiscal de Retenciones Formato de Liquidación de Impuestos Resumen de Retenciones por concepto Recibo Oficial de Pago de Impuestos Nacionales

Página 25 de

PSE0506

DECLARACIONES DEL IMPUESTO AL PATRIMONIO

2 años 8 años

Comprobantes de Pago Declaración y Pago del Impuesto al Patrimonio Recibo Oficial de Pago de Impuestos Nacionales IMPUESTO A LA RIQUEZA Y SU PSE0507 COMPLEMENTARIO DE NORMALIZACION TRIBUTARIA Anexos Declaración de Renta Liquidación del Impuesto a la Riqueza Recibo Oficial de Pago de Impuestos Nacionales PSE0508

IMPUESTO DE INDUSTRIA Y COMERCIO - ICA Y AVISOS Y TABLEROS Estado de Resultados Libro auxiliar de cuentas de ingresos por actividades

PSE0509

IMPUESTO SOBRE LA RENTA PARA LA EQUIDAD CREE Balance de Comprobación Comprobantes de Pago Formato de Liquidación de Impuestos Recibo Oficial de Pago de Impuestos Nacionales

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser eliminada, atendiendo lo dispuesto en el Artículo 632 del Decreto 624 de 1989 así como el Artículo 28 de la ley 962 de 2005. NOTA: Esta información también se conserva en PDF y queda registrada en la plataforma de pago de cada entidad. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser eliminada, atendiendo lo dispuesto en el Artículo 632 del Decreto 624 de 1989 así como el Artículo 28 de la ley 962 de 2005. NOTA: Esta información también se conserva en PDF y queda registrada en la plataforma de pago de cada entidad. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser eliminada, atendiendo lo dispuesto en el Artículo 632 del Decreto 624 de 1989 así como el Artículo 28 de la ley 962 de 2005. NOTA: Esta información también se conserva en PDF y queda registrada en la plataforma de pago de cada entidad. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser eliminada, atendiendo lo dispuesto en el Artículo 632 del Decreto 624 de 1989 así como el Artículo 28 de la ley 962 de 2005. NOTA: Esta información también se conserva en PDF y queda registrada en la plataforma de pago de cada entidad.

Página 26 de

PSE0510

RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO RETEICA

2 años 8 años

Balance de comprobación Informe Fiscal de Retenciones Comprobantes de Pago PSE0700 ESTADOS FINANCIEROS

Balance General Certificación de los Estados Financieros Dictamen del Revisor Fiscal

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central esta información se deberá conservar permanentemente debido a que refleja la historia de la entidad en temas contables y financieros importantes para la memoria de la entidad.

Estado de Cambio en Patrimonio Estado de Cambios en la Situación Financiera Estado de Flujo de Efectivo Estados de Resultados Notas a los Estados Financieros PSE1000 INFORMES PSE1007 INFORMES DE GESTIÓN

2 años 3 años

2 años 8 años

Indicadores Financieros y Reportes de Fallas PSE1010 INFORMES FINANCIEROS Informe Bridge Pao- Cafot Informe Cash Forecast W Informe Control de Inversiones Informe de Casa Matriz Informe Devoluciones de Banco Informe EFN Informe Estratégico Informe A (estados financieros) - INFA Informe B (BaIance) - NFB Informe Inversiones Informe Variaciones BFR y EFN Informe Variaciones en el mes

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión , esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Información es generada y conservada en Excel y Word.

Página 27 de

PSE1100 LIBROS OFICIALES

2 años

8 años

2 años

5 años

2 años

3 años

1 años 2 años

Libro de Inventario Libro Diario Libro Mayor y Balances

PSE1500 PRESUPUESTO

PSE1700 PROGRAMAS PSE1707 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Control de Salida de documentos del Archivo Central Relación Entrega al Archivo Central Tablas de retención documental PSE1900 REGISTROS PSE1906 REGISTROS DE CONTROL DE COMPRAS Comparativo de Compra Catálogos Cotizaciones Fichas Técnicas Folletos

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se deberá conservar permanentemente, debido a que refleja la historia de la Entidad en temas contables y financieros. NOTA: Esta información se encuentra también conservada en Excel y PDF. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios.

X Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios.

Ofertas Comerciales órdenes de Compra órdenes de Compra Menor Orden de Servicio Orden de servicio Menor Solicitud de Compra Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Se elimina una vez finalizada la relación financiera.

PSE1908 REGISTRO CONTROL DE CRÉDITOS

1 año

2 años

PSE1927 REGISTRO DE IMPORTACIONES

1 año

5 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, la Sub-serie deberá eliminarse, ya que habrá perdido sus valores administrativos, atendiendo lo dispuesto en la Ley 444 de 1967

1 año

2 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo

Soportes de la importación PSE1932 REGISTRO DE PROPONENTES

Página 28 de

PSE1933 REGISTRO DE PROVEEDORES

2 años 3 años

Cámara de comercio

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios.

Certificaciónes de Calidad Correspondencia Declaración de Renta Estados Financieros

NOTA: El tiempo de retención correrá a partir de la finalización de la relación comercial.

FR-A3-09 Re-evaluación de Proveedores Referencia de Experiencias Comerciales Rut

PSE2200 SEGUROS

2 años 8 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se deberá ser eliminada, atendiendo lo dispuesto en el Artículo 28 de la ley 962 de 2005. NOTA: En el caso que se inicie un proceso de reclamación, el Archivo Central deberá generar la devolución del tipo documental al Archivo de Gestión .

Página 29 de

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VEOLIA VALLE DEL CAUCA Unidad Administrativa: GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Oficina Productora: GESTIÓN HUMANA - GH Versión TRD: 2 Fecha de Aprobación TRD: 2019 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CÓDIGO

S/Ss/ Td

TRADICIÓN DOCUMENTAL DF

NIVEL DE SEGURIDAD CR

TIEMPO DE RETENCIÓN P

DISPOSICIÓN FINAL CT

PSE0100 ACTAS

PSE0113 ACTAS DE REUNIÓN

2 años

3 años

6 meses

80 años

PSE1000 INFORMES PSE1300 NÓMINA

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá conservarse permanentemente ya que en ella se establece el cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 614 de 1984 , en su artículo 15; así Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse y que habrá perdido sus valores primarios. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo

Aportes voluntarios Embargos Liquidación Nomina

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios.

Novedades de Nómina Pensiones Voluntarias y Ahorro Fomento de la Construcción Reporte de pago de seguridad social/ parafiscales PSE0900 HISTORIALES PSE0906 HISTORIA LABORAL Cartas De Incremento Certificados de estudios copias Contrato Desvinculación Documentos Afiliaciones Documentos De Ingreso Documentos De Selección VHC-GH-F-02 Entrevista de retiro VHC-GH-F-08 Evaluación de la Inducción VHC-GH-F-16 Evaluación y gestión de desemepeño Hoja De Vida Licencias, Permisos Liquidación De Cesantías Liquidación De Vacaciones Procesos Disciplinarios Procesos Sanciones VHC-GH-F-06 Listado Temas Inducción Promociones Ascensos

2 años

98 años

X Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se deberá conservar permanentemente, debido a que refleja la historia de la entidad y proceso administrativos como : Toma de decisiones en el proceso de vinculación del colaborador, pago de Seguridad Social, Demandas. Esta serie se transfiere al Archivo Central una vez el colaborador termine el vinculo laboral con la compañía. Reglamentado mediante: Circular 004 de 2003, Acuerdo 042 de Octubre 31 de 2002 y La Resolución 594 del 2000 del Archivo General de la Nación.

Página 30 de

PSE1700 PROGRAMAS PSE1705 PROGRAMA DE CAPACITACIONES Certificados de capacitación por terceros Listados de Asistencia a Capacitaciones Presentaciones de Capacitaciones PSE1900 REGISTROS REGISTROS DE CONTROL DE ENTREGA DE PSE1909 DOTACIÓN

2 años

18años

VHC-GH-F-17 Comprobante Entrega de Dotación

2 años

78 años

Entrega de elementos de protección personal

2 años

78 años

PSE1911 REGISTROS DE CONTROL DE INGRESOS

2 años

Permanente 2 años 2 años 2 años 2 años 0 2 años 2 años 2 años 0 0 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 0 0

98 años 98 años 98 años 98 años 20 años 98 años 98 años 98 años 20 años 20 años 98 años 98 años 98 años 98 años 98 años 98 años 20 años 20 años

Control de Ingreso Formato de Capacitación Inducción Corporativa PSE0600 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN VHC-GH-F-01 Descripción y Perfil del Cargo VHC-GH-F-03 Paz y salvo de retiro VHC-GH-F-04 Lista de chequeo retiro de personal VHC-GH-F-05 Concepto de aprobación candidato VHC-GH-F-07 Formulario recepción y entendimiento VHC-GH-F-09 Evaluación de conocimientos VHC-GH-F-11 Requisición de Personal VHC-GH-F-12 Requisitos de ingreso VHC-GH-F-13 Datos Personales del candidato VHC-GH-F-22 Evaluación de la Capacitación VHC-GH-F-24 Encuesta de Satisfacción del Evento VHC-GH-F-02 Entrevista de retiro VHC-GH-F-06 Listado Temas Inducción VHC-GH-F-08 Evaluación de la Inducción VHC-GH-F-16 Evaluación y gestión de desempeño VHC-GH-F-17 Comprobante Entrega de Dotación y RH-FR-01 Entrenamiento FO-HUM-32 Control diario de asistencia VHC-GH-F-25 Evaluación de la eficacia de la

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse y que habrá perdido sus valores primarios. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se deberá conservar permanentemente, debido a que refleja la historia de la entidad y proceso administrativos como : Toma de decisiones en el proceso de vinculación del colaborador, pago de Seguridad Social, Demandas. Esta serie se transfiere al Archivo Central una vez el colaborador termine el vinculo laboral con la compañía y atendiendo lo dispuesto en el Artículos 12 y 13 del Decreto 1443 de 2014 Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Esta información se encuentra en físicamente y en Word

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser eliminada ya que habrá perdido sus valores primarios.

Página 31 de

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VEOLIA VALLE DEL CAUCA Unidad Administrativa: GERENCIA GENERAL Oficina Productora: GERENCIA GENERAL - GG Versión TRD: 2 Fecha de Aprobación TRD: 2019 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CÓDIGO

S/Ss/ Td

TRADICIÓN DOCUMENTAL DF

NIVEL DE SEGURIDAD CR

TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL P

PSE0100 ACTAS

PSE0103 ACTAS DE COMITÉ DE GERENCIA

Perman ente

PSE0101 ACTAS DE ASAMBLE ORDINARIA DE

Perman X

PSE0300 COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

X 0

Permanente

X X

Alcaldía Municipal Correspondencia General (incluye permisos ambientales) Superintendencia de Servicios Públicos

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se deberá conservar permanentemente, debido a que refleja la historia de la Entidad en temas contables y financieros y atendiendo lo dispuesto en el Artículo 49 del Título XI de la Ley 594 de 2000. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se deberá conservar permanentemente, debido a que refleja la historia de la Entidad en temas contables y financieros y atendiendo lo dispuesto en el Artículo 49 del Título XI de la Ley 594 de 2000.

CRA PSE1000 INFORMES

PSE1007 INFORMES DE GESTIÓN

Informe Anual de Gestión

Perman ente

Página 32 de

PSE1100 LIBROS

Perman ente

Libros de reuniones de junta directiva

Perman ente

1 año

Libros de reunión de asambeas

PSE1101 LIBROS DE CONSTITUCIÓN

Libro Geenral de Accionistas

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información se deberá conservar permanentemente, debido a que refleja la historia de la Entidad en temas contables y financieros y atendiendo lo dispuesto en el Artículo 49 del Título XI de la Ley 594 de 2000. NOTA: Esta información será custodiada por la Gerencia General

PSE1900 REGISTROS PSE1924 REGISTRO DE CONTROL INTERNO

Control Diario de Correspondencia PSE0600 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN VHC-DE-F-01 Gestión del Cambio

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios.

Página 33 de

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VEOLIA VALLE DEL CAUCA Unidad Administrativa: GERENCIA GENERAL Oficina Productora: PREVENCIÓN, SEGURIDAD Y SALUD Versión TRD: 2 Fecha de Aprobación TRD: 2019 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CÓDIGO

S/Ss/ Td

TRADICIÓN DOCUMENTAL DF

NIVEL DE SEGURIDAD CR

TIEMPO DE RETENCIÓN P

DISPOSICIÓN FINAL CT

PSE0100 ACTAS

PSE0106

ACTAS DE COMITÉ DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

PSE0108 PSE0113 PSE1000 PSE1008

ACTAS DE ENTREGA DE ELEMENTOS DE TRABAJO ACTAS DE REUNIÓN INFORMES INFORMES DE INSPECCIONES DE SEGURIDAD

1 año

9 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá conservarse permanentemente ya que en ella se establece el cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 614 de 1984 , en su artículo 15; así como lo dispuesto en el Decreto-Ley 1295 de 1994 y Decreto 1443 de 2014, Decreto 1072 y resolución 1111.

X X

3 años 2 años

5 años 2 años

X X

2 años

18 años

Permanente

X X

Hasta que cese el Hasta que cese el

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios atendiendo lo dispuesto en Literal 6 del Artículo 12 y 13 del Decreto 1443 de 2014 NOTA: Se genera en Word

Reportes de Inspección de Seguridad Lista de chequeo Registro Fotográfico PSE1401 PLAN DE EMERGENCIA Evaluación de Vulnerabilidad PSE1713 PROGRAMAS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL Análisis de Puesto de Trabajo Certificados médicos de salud ocupacional Matriz de Accidentalidad.

X X

Plan de trabajo de Seguridad y Salud en el Trabajo

Permanente

Programación Biomecánico

Permanente

Programación Condiciones de Seguridad

20 años 20 años

PROCEDIMIENTO

X X

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá conservarse permanentemente ya que en ella se establece los programas de salud y prevención del colaborador, los cuales se encuentran reglamentados por el Decreto 1443 de 2014, la Ley 1562 de 2012 del Congreso de la República, la Resolución 2013 de 1986 , los Artículos 02 y 05 de la Resolución 1016 de

Página 34 de Artículos 02 y 05 de la Resolución 1016 de 1989 y los artículos 4 y 16 de la Resolución 2346 de 2007 del Ministerio del Trabajo y la Seguridad Social

Programación Riesgo Biológico Programación riesgo Laboral Reporte de Incidentes de Trabajo Reportes de Accidentes de Trabajo PSE1712 PROGRAMA DE VIGILANCIA EPIDEMIOLOGICA Esquema de Vacunación Índices Lesiones Incapacitantes Informe de Ausentismos Informe de medición de condiciones higiénicas Informe de Salud

Estos documentos se encuentra en digital en X X X X X

X X X X X

Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información se deberá conservar permanentemente, debido a que refleja la historia de la entidad y proceso administrativos como : Toma de decisiones en el proceso de vinculación del colaborador, pago de Seguridad Social, Demandas. Esta serie se transfiere al Archivo Central una vez el colaborador termine el vinculo laboral con la compañía y atendiendo lo dispuesto en el Artículos 12 y 13 del Decreto 1443 de 2014

PSE1900 REGISTROS

PSE1909

REGISTROS DE CONTROL DE ENTREGA DE DOTACIÓN

PSE 0600 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL FR-A2-04 Lista de inspección para escaleras y andamios FR-A2-05 Lista de inspección para sistemas y equipos de FR-A2-07 Hoja de vida sistemas y equipos para trabajo FR-A2-08 Inspección de elementos de protección FR-A2-09 Evaluación de la inducción en SST PSS-FR-03 Acta de rehabilitación y reintegro laboral FR-A2-12 Evaluación de los elementos de protección FR-A2-14 Permiso para trabajo eléctrico FR-A2-15 Inspección de cambios de elementos de FR-A2-16 Reporte de incidentes de trabajo FR-A2-18 Consolidado de seguimiento a casos médicos y FR-A2-19 Inspección de extintores FR-A2-20 Entrega y/o inspección de botiquín FR-A2-21 Inspección de seguirdad corte de césped FR-A2-22 Inspección de seguridad en rutas de barrido y FR-A2-23 Permiso para trabajo en alturas FR-A2-24 Inspección de seguridad para operarios de FR-A2-25 Lista de chequeo técnicos de mantenimiento de FR-A2-26 Permiso para trabajos en espacios confinados FR-A2-27 Inspecciones de seguridad para contratistas FR-A2-29 Control de primeros auxilios y consumo de FR-A2-30 Inspecciones locativas

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el 2 años 2 años Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el 2 años Hasta que cese el Hasta que cese el 2 años 2 años

20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Página 35 de FR-A2-31 Inspecciones de seguridad a vehículos FR-A2-33 Reporte de actos y/o condiciones inseguras FR-A2-34 Permiso para trabajo en caliente FR-A2-36 Seguimiento médico laboral FR-A2-37 Consolidado de accidentes e incidentes de FR-A2-38 Consolidado de actos y condiciones inseguras FR-A2-44 Cronograma charlas de 5 minutos FR-A2-45 Matriz IPER Contratistas FR-A2-52 Inspección preoperacional de plataforma FR-A2-54 Inspección preoperacional para guadaña FR-A2-55 Inspección preoperacional para compresor FR-A2-56 Inspección preoperacional de herramientas FR-A2-57 Inspección preoperacional de equipo de oxiFR-A2-58 Inspección preoperacional de grúa elevadora FR-A2-59 Inspección preoperacional para motosierra FR-A2-60 Inspección preoperacional para sopladora PSS-FR-02 Relato libre del trabajador FR-A2-62 Inspección pre-operacional montacargas FR-A2-63 Inspección de eslingas de izaje FR-A2-64 Hoja de vida de eslingas FR-D2-42 Investigación de incidente, accidente de FR-D2-43 Lecciones aprendidas VC-GO-F-07 Visita de seguridad VHC-GO-F-03 Análisis de trabajo seguro VHC-GO-F-23 Registro Investigación de AT - IT. PSS-FR-01 Consentimiento informado prueba VHC-GO-F-04 Control de visitantes VHC-GO-F-07 Visita de Seguridad. VHC-GO-F-24 Costeo de Accidentes Laborales. VHC-GO-F-48 Control de Visitantes PTA PC-SGI-RG-29 Control visitas de seguridad.

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Permanente Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el Hasta que cese el 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años

20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años

X X X X X X X

20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años 20 años

X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá ser conservada en microfilmación

Página 36 de

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VEOLIA VALLE DEL CAUCA Unidad Administrativa: GERENCIA GENERAL Oficina Productora: SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Versión TRD: 2 Fecha de Aprobación TRD: 2019 SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

CÓDIGO

S/Ss/ Td

TRADICIÓN DOCUMENTAL DF

NIVEL DE SEGURIDAD CR

TIEMPO DE RETENCIÓN

DISPOSICIÓN FINAL

2 años

3 años

PSE0113 ACTAS DE REUNIÓN

2 años

PSE1000 INFORMES PSE1007 INFORMES DE GESTIÓN Informe de monitoreos ambientales Informes ambientales

X X

5 años 1 año

0 0

X X

PSE1005 INFORMES DE AUDITORÍA EXTERNA

4 años

PSE1706 Informe de Auditoría VHC-GO-F-17

4 años

PSE1400 PLANES PSE1402

PLAN DE GESTIÓN INTEGRAL DE RESIDUOS O DESECHOS PELIGROSOS Acta de disposición de residuos

4 años

Registros de recolección

4 años

PSE0100 ACTAS

PSE0104 ACTAS DE COMITÉ DE GESTIÓN INTEGRAL

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y central, esta información deberá eliminarse y que habrá perdido sus valores primarios. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y Central, esta información deberá ser conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual sobre la razón social y teniendo en cuenta lo determinado en la circular 03 de 2015 del Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y central, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y central, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá ser conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual sobre la razón social y teniendo en cuenta lo determinado en la circular 03 de 2015 del Archivo General de la Nación en su numeral 5. NOTA: Esta información se genera atendiendo lo dispuesto en el Artículo 10 del Decreto 4741

Página 37 de

Propuestas de gestores de residuos

1 año

lo dispuesto en el Artículo 10 del Decreto 4741 de 2005 y es conservada también en PDF

PSE1700 PROGRAMAS

PSE1701 PROGRAMA AMBIENTAL

2 años

3 años

PSE1702 PROGRAMA DE AUDITORIA VHC-GO-F-15 Evaluación del auditor

4 años

VHC-GO-F-16 Calificación del auditor externo

4 años

VHC-GO-PR-01 Programa de Auditoria

4 años

VHC-GO-PL-01 Plan de Auditoría

4 años

PSE1705 PROGRAMA DE CAPACITACIONES

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de gestión, esta información deberá ser conservada permanentemente dado que corresponde a un trabajo intelectual sobre la razón social y teniendo en cuenta lo determinado en la circular 03 de 2015 del Archivo General de la Nación en su numeral 5.

FR-D2-21 Evaluación de la inducción ambiental

1 año

2 años

Listados de asistencia

1 año

2 años

PSE1900 REGISTROS PSE1904

REGISTROS DE CONTROL DE CALIBRACIÓN DE EQUIPOS Certificado de Calibración de la Basculas

PSE1907 REGISTROS DE CONTROL DE CONSUMOS

2 años

Formato medición de pozo CVC

PSE1913 REGISTROS DE CONTROL DE MANTENIMIENTO

2 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de central, esta información deberá eliminarse y que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: La información es generada y conservada en Excel y a Excepción del Informe Ambiental que es en Word.

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de central, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios y es creada teniendo en cuenta el literal G del Artículo 10 del Decreto 4741 de 2005. NOTA: Documentos son generados en Excel, las evaluaciones y listados de asistencia se tienen Físicos. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión y central, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: El tiempo de retención correrá a partir de la dada de baja del equipo; esta información es generado en Excel y en PDF. Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Gestión, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Esta información es generado y conservada en Excel

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: El tiempo de retención correrá a partir

Página 38 de NOTA: El tiempo de retención correrá a partir de la dada de baja del equipo; esta información es generado en Excel y en PDF.

Certificado de Mantenimiento Transformadores PSE1926 REGISTRO DE GENERADORES DE RESIDUOS

2 años

5 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo

PSE1928 REGISTROS DE INSPECCIÓN Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Central, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. Esta Serie es creada teniendo en cuenta el Artículo 12 del Decreto 1443

FR-D2-18 V5 Inspeccion kit de derrames

1 año

2 años

SGI-FR-03 Inspección sistema de tratamiento de aguas residuales

1 año

2 años

Permanente

N.A.

2 años

3 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Central, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Esta información es conservada en archivo digital.

2 años

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo de Central, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: esta información es generada en archivo digital.

FR-D2-14 Lista de chequeo ambiental PSE1919 REGISTROS DE CONTROL DE RESIDUOS

X X

NOTA: Esta información es generada y conservada en archivo digital.

Registro Generación de Residuos Solidos

PSE1905 REGISTROS DE CONTROL DE CAMBIOS

Acta aprobación de documentos

Página 39 de

PSE0600 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN FR-D2-12 Registro de emergencias FR-D2-23 Programacion de simulacros de FR-D2-25 Lista de chequeo transporte de FR-D2-26 Generación de residuos peligrosos FR-D2-27 Relación de residuos no peligrosos y FR-D2-28 Lista de chequeo transporte de FR-D2-33 Matriz de control de comunicaciones FR-D2-41 Lista de inducción SST-MA FR-D2-20 Programa ambiental FR-D2-40 Inventario de transformadores PC-GH-F-01 V4 Perfil del Auditor PC-GO-F-14 Lista de chequeo o comprobación VHC-GO-F-05 Listado de documentos externos VHC-GO-F-06 Plantilla para elaborar manuales y VHC-GO-F-08 Caracterización de procesos VHC-GO-F-18 Registro de acciones correctivas y VHC-GO-F-19 Registro acción de mejora VHC-GO-F-25 Acta de reunión VHC-GO-F-36 Lista de asistencia VHC-GO-F-42 Plantilla para elaborar programas FR-D2-35 Caracterización de residuos FR-D2-34 Evaluación de simulacros de emergencias VHC-GO-F-02 Identificación de aspectos Indicadores VHC-GO-F-01 Listado maestro de documentos Descripción y perfil del cargo Manuales de prestación de servicio FR-D2-24 Matriz de requisitos legales Procedimientos SGI-FR-01 Control de fallas Revisión por la dirección FR-D2-38 Consolidado de fallas ambientales

X X X X X X X X

X X X

1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año 1 año Permanente Permanente

2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años 2 años N.A. N.A.

X X X X X X X X X X

N.A. N.A. N.A. N.A. N.A.

X X X X X

N.A. 2 años 2 años 2 años

X X X X

X X

X X X X X

X X X X

Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente Permanente 1 año 1 año 1 año

X X

Permanente

N.A.

X X X

Permanente Permanente Permanente

N.A. N.A. N.A.

X X X

Permanente

N.A.

Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, esta información deberá eliminarse ya que habrá perdido sus valores primarios. NOTA: Esta información es conservada en archivo digital.

NOTA: Esta información es generada y conservada en archivo digital.

X X Magné X

NOTA: Esta información es generada y conservada en archivo digital