El Documento ¿Qué es un documento? Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, entre otras. ¿Qué es un documento administrativo? Los documentos administrativos son documentos escritos en el que constan datos fidedignos, que sirve de prueba o testimonio, o que proporcionan una información, especialmente de carácter histórico, oficial o legal. Características básicas Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser). Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos, ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora -o dispositivo móvil, por ejemplo- mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo. Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc. Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos pueden clasificarse de acuerdo al soporte material usado para consignar la información. A las características informaciones que conlleva.
Características del soporte material En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales. Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre un soporte que es el papel. No textuales: son los documentos que, aunque pueden contener información escrita; sin embargo, lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse Características de información Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos primarios, secundarios, y terciarios. Los documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento (libros, tesis doctorales, revistas, periódicos, boletines, actas de congresos). Los documentos secundarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios (por ejemplo, bibliografías, índices, catálogos, revistas de resúmenes). Los documentos terciarios son resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios, aunque algunos autores los definen como reproducciones mecánicas (fotocopias).
Tipos de documentos •
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Memorandos: Son notas internas utilizadas para comunicar información o instrucciones dentro de la empresa. Generalmente se usan para la comunicación entre departamentos o empleados. Informes: Son documentos escritos que recopilan y presentan información detallada sobre un tema o situación específica. Pueden ser informes de progreso, informes de ventas, financieros, de investigación, entre otros. Cartas: Son documentos escritos para comunicarse con personas externas a la empresa. Pueden ser formales o informales y se envían a clientes, proveedores, socios comerciales u otras partes interesadas. Contratos: Son documentos legales que establecen acuerdos formales entre dos o más partes. Los contratos pueden ser de compra, de arrendamiento, de servicios, de empleo, entre otros. Formularios: Son documentos para recopilar información específica de manera estructurada. Pueden ser formularios de solicitud, de registro, de evaluación, formularios de retroalimentación, entre otros.
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Políticas y procedimientos: Son documentos que establecen las normas, políticas y procedimientos internos de una empresa. Incluyen manuales de políticas y procedimientos, de empleados, códigos de conducta etc. Presentaciones: Son documentos visuales utilizados para comunicar información de manera clara y concisa. Actas de reuniones: Registran las decisiones y acciones tomadas durante una reunión. Pueden ser actas de reuniones de junta directiva, de reuniones de equipo, reuniones de proyectos, entre otros.
Véase también - Archivo de documentos - Documento de identidad - Documento electrónico - Información documental - Record Managemen
Web grafía https://es.wikipedia.org/wiki/Documento#Documento_de_archivo https://www.campustraining.es/noticias/tipos-documentos-administrativos/