Formularios

• Formularios sencillos
• Formularios etiquetados
• Restricciones a la edición

Formularios sencillos

Los formularios nos permiten recoger información de los usuarios, como pueden ser datos personales, encuestas, etc. Debemos crear formularios sencillos, solicitando los datos imprescindibles para evitar problemas de comprensión.

Si necesitamos crear formularios con muchos campos, es recomendable dividirlos en apartados con un título acorde para cada grupo de elementos, por ejemplo: Datos personales, datos académicos, datos bancarios, etc.

Si los datos a introducir son complejos o requerimos un formato determinado, es recomendable incluir instrucciones y ejemplos para cumplimentarlos.

Es una mala práctica simular campos de formulario con varios puntos o espacios en blanco para conseguir la apariencia deseada, por ejemplo: "Nombre ............." puesto que a la hora de cumplimentar los datos se desconfigurará el documento y además, los usuarios que utilicen lectores de pantalla, como las personas ciegas, no entenderán qué datos se solicitan y/o dónde tienen que introducirlos.

Veamos un ejemplo de formulario inaccesible creado mediante controles de formulario simulados:

Aunque hoy en día existen formas más eficientes de crear formularios, como pueden ser a través de una página web, si deseamos realizar formularios en Word, deberemos tener en cuenta una serie de aspectos para garantizar su accesibilidad.

Habilitar la pestaña de Desarrollador

Para poder crear formularios en Word, antes debemos habilitar la pestaña de Desarrollador, oculta por defecto. Para hacerlo, seguimos los siguientes pasos:

1. Pulsamos sobre el menú Archivo y seleccionamos Opciones .
2. En la nueva ventana que aparece Opciones de Word  seleccionamos Personalizar cinta de opciones .
3. En la lista de Pestañas principales activamos la casilla de verificación de Desarrollador .
4. Finalizamos pulsando en Aceptar.

Formularios etiquetados

Una vez hablitada la pestaña, si accedemos a la pestaña  Desarrollador, en la sección de Controles de la barra de herramientas disponemos de diferentes tipos de campos de formulario para incluir en nuestro documento, como campos de texto, desplegables con opciones, cuadros de verificación, etc.

Para insertar un campo de formulario en Word, seguimos los siguientes pasos:

1. Selecciona la pestaña Desarrollador.
2. Situamos el cursor en el punto donde queremos incluir el campo de formulario.
3. En la sección de Controles de la barra de herramientas seleccionamos por ejemplo un campo de texto.
4. Los campos de texto son los dos primeros botones de la sección  y se diferencian en que el primero solo permitirá al usuario introducir texto en una línea mientras el segundo podrá introducir todo el texto que se desee.

Etiquetar campos de formulario

Una vez insertado nuestro campo de formulario, debemos utilizar un texto a modo de etiqueta para indicar qué datos deben introducirse.

Veamos un ejemplo, queremos solicitar el nombre de la persona con un campo de texto, pues antes del campo de texto introduciríamos el texto Nombre :

Ahora debemos indicar que el texto Nombre se refiere al campo de formulario deseado. Para ello, seguiremos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la vista Desarrollador .
2. Seleccionamos el control de formulario que deseamos etiquetar.
3. En la barra de herramientas dentro del apartado  Controles , pulsamos sobre  Propiedades.
4. En la nueva ventana que aparece de Propiedades de control de contenido cumplimentamos los apartados:
   1. Título. Introducimos una descripción del dato solicitado, en nuestro ejemplo: introduce tu nombre.
   2. Etiqueta: Introducimos el texto que hemos creado anteriormente como etiqueta, en nuestro caso: Nombre.
   
5. Opcionalmente tenemos una serie de opciones de configuración para los controles de formulario, como usar un estilo, impedir su eliminación o permitir varias líneas de texto. 
6. Finalizamos pulsando en Aceptar.

Como podemos comprobar en la siguiente imagen, al pasar el cursor por encima del campo de texto aparecerá el título introducido. Un lector de pantalla utilizado por una persona ciega también leerá el título, además de la etiqueta, y el usuario conocerá qué dato tiene que introducir en ese campo. Por este motivo, es fundamental no dejar campos de formulario sin etiquetar.

En el caso de documentos que deban ir firmados, es interesante poner como etiqueta "Firma" y como título "No olvides firmar el documento", especialmente útil para personas invidentes.

Restricciones a la edición

Una vez finalizado el contenido y etiquetado de todos los campos del formulario, el documento está listo para que los usuarios puedan cumplimentarlo. Sin embargo, en ocasiones es aconsejable restringir la edición de los documentos para que los usuarios no puedan modificar el contenido y se centren exclusivamente en introducir los datos solicitados.

Para restringir la edición de formularios en Word, seguimos los siguientes pasos:

1. Seleccionamos la pestaña  Desarrollador .
2. En la barra de herramientas pulsamos sogre Restringir edición .
3. Aparecerá en el panel lateral un menú de  Restringir edición y seleccionamos  Restricciones de edición.
4. En las opciones que se despliegan seleccionamos Rellenando formularios .
5. Pulsamos sobre  Sí, aplicar la protección.
6. En la nueva ventana que aparece introducimos la contraseña que deseemos y finalizamos con Aceptar.

Y nuestro documento ya está listo. Los usuarios podrán completar los campos de nuestro formulario pero no podrán editarlos.

Si posteriormente queremos modificar el documento, debemos ir a la sección de Restringir edición como hicimos en los pasos anteriores y pulsar sobre Suspender la protección  e introduciremos la contraseña.