Autoren: Tiemo von Hinckeldey und Marc Lamhofer, beide MM1– a Valantic Company
In der heutigen digitalen Ära ist die richtige Beschaffung digitaler Lösungen entscheidend für den Erfolg von Unternehmen. Innovative digitale Produkte und Dienstleistungen werden immer mehr zu einem Unterscheidungsmerkmal auf dem Markt. Daher haben Chief Procurement Officer (CPOs) und Beschaffungsorganisationen eine maßgebliche Rolle bei der Gestaltung des Erfolgs ihrer Unternehmen. Im Folgenden stehen sechs wichtige Tipps, um die richtige Auswahl, die die Software, Hardware, und Serviceleistungen beinhalten, zu treffen und somit Entscheider und Einkäufer von der Bedeutung der richtigen Beschaffung zu überzeugen.
1. Bedeutung verstehen
Grundsätzlich ist es wichtig nachzuvollziehen, dass die richtige Beschaffung digitaler Lösungen einen direkten Einfluss auf den Erfolg der Geschäftsmodelle hat. Externe Beschaffung, z. B. mit Partnerunternehmen, ermöglicht es Unternehmen, auf Fähigkeiten, Kapital, und Zeit zuzugreifen, die ihnen sonst fehlen würden, bei gleichzeitiger Risikoreduktion. Durch die richtige Auswahl des Partners können Entscheider und Einkäufer mit Qualität und Geschwindigkeit die Produktivität des Gesamtunternehmens steigern. Das unterstützt die Entwicklung innovativer Lösungen, die den angepassten Marktanforderungen entsprechen.
2. Anforderungen definieren
Anstelle von Einzelbetrachtungen sollten digitale Produkte und Dienstleistungen als komplexe, meist miteinander verbundene, Systeme mit verschiedenen Funktionen betrachtet werden. In den Anforderungen sollte man daher keine konkrete Lösung vorschreiben, sondern einen Lösungskorridor mit Kernanforderungen angeben. Diese werden iterativ mit einem Partner verfeinert.
3. Skalierbarkeit und Flexibilität
In einem Lösungsdesign sollte zunächst eine ganzheitliche Systemansicht definiert werden, ohne sich in Details der einzelnen Parameter zu verlieren. Legen Sie das Augenmerk auf einen modularen und skalierbaren Ansatz, um künftige Adaptionen kostengünstiger und schneller zu realisieren. Eine flexible Anschaffung ermöglicht somit neue Funktionen hinzuzufügen und sich an technologische Entwicklungen anzupassen, ohne große Umstellungen vornehmen zu müssen.
4. Integration und Kompatibilität
Gerade bei Lösungen mit großem Softwareanteil gilt es die Integration in bestehende Systemlandschaften zu beachten. Es muss sichergestellt werden, dass eine Software oder z. B. spezifische Middleware mit bereits vorhandenen Anwendungen kompatibel ist. Das gewünschte Produkt sollte individualisierbar (Customizing) sein, was auch zur Benutzerfreundlichkeit beiträgt. Um (Standard-)schnittstellen und Sicherheitsfragen zu klären, sollten Sie einen IT-Experten hinzuzuziehen.
5. Sicherheit und Datenschutz
In der heutigen digitalen Welt ist die Sicherheit sensibler Daten von größter Bedeutung. Insbesondere im Enterprise-Umfeld sind bestehende IT-Sicherheitsvorgaben der Gesetzgeber zu beachten. Aus diesem Grund muss eine ausgewählte Lösung nicht nur robuste Sicherheitsfunktionen bieten und den geltenden Datenschutzbestimmungen entsprechen, sondern auch in bestehende Sicherheitssysteme integrierbar sein. Eine sichere Software schützt am Ende nicht nur das Unternehmen, sondern auch Kundendaten.
6. Total Cost of Ownership des Betriebs
Eher als eine klassische Kosten-Nutzen-Analyse ist der Return on Investment (ROI) einer digitalen Lösung zu betrachten. Zudem gilt es sich im Rahmen einer Gesamtkostenanalyse (Total Cost of Ownership) klarzumachen, ob ein IT-Betrieb aufseiten des einkaufenden Unternehmens intern oder des Lieferanten besser verortet ist. Zu berücksichtigen sind hierbei langfristige Kosten wie Support, Wartung und mögliche Erweiterungen. Eine fundierte Analyse hilft dabei, die wirtschaftliche Rentabilität der Investition zu beurteilen und entsprechend die Wichtigkeit der Anschaffung, ebenso wie die Umsetzung, gegenüber Entscheidern zu unterstreichen.
Das neue Produkt als Fundament für eine gute Marktposition
Die sechs Tipps helfen, den Mehrwert der richtigen Beschaffung digitaler Produkte zu betonen. Um die Zustimmung von Entscheidern und Einkäufern zu gewinnen, sollte der Mehrwert, den eine ausgewählte Lösung für das Unternehmen bringt, klar aufgezeigt werden können. Der positive Wertbeitrag auf erfolgreiche Geschäftsmodelle, entweder durch die Optimierung heutiger Prozesse oder der Erschließung künftiger Potenziale, muss unmissverständlich sein.
Es ist essenziell, die Bedeutung der Beschaffung für digitale Produkte ganzheitlich zu betrachten und zu verstehen. Es gibt grundlegende Veränderungen und Herausforderungen, die mit der digitalen Transformation einhergehen. Erfolgreiche Beschaffung durchlebt einen Wandel, um die Komplexität neuer Lösungen abbilden zu können. Durch die Berücksichtigung der oben genannten Tipps kann die Beschaffung in der digitalen Ära erfolgreich vorangetrieben werden und somit ein Fundament für eine langfristig gute Marktposition geschaffen werden. (sk)
