PD-AQ-03 Procedimiento control documentos.pdf

Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 1 de 71. OBJETOEste procedimiento tiene por objeto definir los requisitos para controlar, revisar, aprobar,divulgar, cambiar los documentos y datos del Sistema de gestión integral QHSE, como losdocumentos de origen externo.2. ALCANCEEste procedimiento aplica a la documentación interna y externa generada en los serviciosprestados por la organización.3. DEFINICIONES Y ABREVIATURASDocumento: Información y su medio de soporte. Puede ser papel, disco magnético, fotografía.Puede variar o versionarse.Especificación: Documento que establece requisitos.Copia Controlada: Copia de los documentos que están sujetos a una actualización continúa.Manual de gestión integral: Es donde MAB INGENIERIA DE VALOR declara en formageneral las políticas y la naturaleza de nuestro sistema de gestión integral.Plan de calidad: Documento que especifica que procedimientos y recursos asociadosdeben aplicarse, quien debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto o proyectoespecifico.Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad o proceso.Registro: Documento que presenta resultados obtenidos, o proporciona evidencia de lasactividades. No puede variar, versionarse, ni actualizarse.Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cualestransforman elementos de entrada en resultados.QHSE (Quality, Health, Safety, Environment): Calidad, seguridad industrial y saludocupacional, Medio Ambiente.

Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 2 de 74. DESCRIPCIÓNEl manejo y control de los documentos permite: Identificarlos en el área o el personal de contacto apropiado para su gestión. Ubicarlos fácilmente. Definir pautas de actualización periódica, y la revisión por parte de personalautorizado. Asegurar la disponibilidad de las versiones vigentes en los lugares en donde serequieren los documentos. Asegurar el retiro de uso de documentos obsoletos para impedir su difusión, o suconservación en caso de ser necesario, por razones de preservación de información opara fines legales. Asegurar que sean archivados debidamente para evitar su pérdida o deterioro. Asegurar que sean revisados y aprobados por las personas con la autoridad y/oresponsabilidad definida para al fin.4.1 DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL4.1.1 Estructura Documental del Sistema de Gestión Integral QHSE

Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 3 de 74.1.2 Controles a realizar4.1.2.1 ElaboraciónLos documentos son elaborados y/o modificados, por el responsable del proceso.4.1.2.2 Revisión y AprobaciónEn los documentos (procedimientos e instructivos) del Sistema de Gestión Integral apareceráindicado el cargo de quien revisa y aprueba el documento. Los documentos originales seránresponsabilidad del Director QHSE.Las revisiones y/o modificaciones de los documentos estarán a cargo del Director QHSE ydel responsable de elaborarlo. La Aprobación de los documentos del sistema de gestiónintegral, estará a cargo de la Gerencia, o por quien ésta autorice previamente. A excepciónde los formatos del sistema de gestión integral, que serán aprobados por la Dirección QHSE.4.1.2.3 Cambios en los documentosCambiar un documento es introducir modificaciones que aseguren su aplicación yfuncionalidad. Todo cambio de un documento implica una nueva elaboración, revisión,aprobación, versión y distribución.El documento debe ser actualizado inmediatamente con una nueva versión por el DirectorQHSE, cuando ocurre cualquier tipo de cambio. Los cambios realizados de versión a versiónserán controlados por el Director QHSE en el AN-AQ-03-01 Listado Maestro deDocumentos Internos, específicamente en la casilla de “Resumen cambio”.El estado de revisión vigente de los documentos del sistema de gestión integral lo identificael Director QHSE en AN-AQ-03-01 Listado Maestro de Documentos Internos. Lasversiones del listado se deben actualizar cada vez que se presenten cambios de versión enlos documentos.4.1.2.4 Distribución y ArchivoLa distribución de los documentos se realiza mediantehttp://www.mab.com.co/procedimientos (procedimientos e instructivos) y en el sistema paragestión de documentos (http://www.mab.com.co/documental) Icono SGI (formatos), lasversiones disponibles para consulta serán las vigentes y será el área QHSE quien notifique lamodificación de cualquier documento mediante correo electrónico.

Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 4 de 7Los documentos del sistema de gestión integral se encuentran en las páginas anteriormentedescritas (cuerpo del documento), las hojas de actualización se encuentran en original en laDirección QHSE, y cada vez que se generen cambios en la documentación estas seactualizaran.El personal que tiene acceso directo a la herramienta de formatos es Director deInterventoría, Residente, Coordinador, Profesional de Apoyo, Topógrafo, Secretaria, Directorde proceso y deberá informarse a la Dirección QHSE de cualquier ingreso o retiro delpersonal, pues se deberá garantizar la disponibilidad para consulta y protección de lainformación ante personal ajeno a la organización.Para el caso, de los procedimientos, instructivos, manuales todo el personal de laorganización tiene acceso, razón por la cual cualquier impresión no autorizada que se realicede alguno de los documentos, será penalizada, ya que solo se admiten las copias impresascontroladas tal y como lo describe el procedimiento.En caso de requerirse copia física de algún documento que se encuentra en la página web,deberá solicitarse a la Dirección QHSE.La distribución y control de los Planes de Calidad es responsabilidad del Director deInterventoría.La distribución de MF-RH-12-No. Manual de funciones y perfil de cargo se realizamediante la página www.mab.com.co/manuales, en donde las versiones disponibles paraconsulta serán las vigentes y será el Director Recursos Humanos quien notifique lamodificación de cualquier documento mediante correo electrónico.El responsable o usuario de un documento debe destruir la totalidad o parte del documentodesactualizado, cuando se informe de cambios en la documentación en el sistema.Si se desea conservar un documento como preservación del conocimiento o propósito legal,se debe identificar, por medio de un sello con la frase: OBSOLETO o NO VALIDO.Todo documento obsoleto y/o inválido se debe identificar adecuadamente para un uso nopropuesto inicialmente, como por ejemplo para utilizarse como borrador se debe identificarmediante una X, / o un tachado visible, y superpuesta en el texto del documento.Las versiones desactualizadas de los planes de calidad en original deben ser marcadascomo obsoletas y guardadas en los respectivos archivos durante el tiempo que estipuleconveniente el responsable.

Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 5 de 74.2 DOCUMENTOS TÉCNICOSActas financieras contratista, Actas Legales Contratista, Actas financieras Interventoría,Actas Legales Interventoría, Acta de costos, Acta de obra.4.2.1 Controles a realizar4.2.1.1 ElaboraciónLos documentos técnicos son elaborados por el Profesional de Apoyo y/o personaldesignado para tal fin, con la supervisión del Director de Interventoria y/o Gerencia Técnicadel proyecto. Estos documentos que son aprobados por la interventoría, deben ser incluidosen el FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros.4.2.1.2 Revisión y AprobaciónLos documentos técnicos y administrativos son revisados por el Director de interventoría conel fin de realizar las correcciones y ajustes pertinentes. En caso de que no sean revisadospor el Director deben ser revisados por la Gerencia y se evidencia en el mismo documento.La aprobación de estos documentos la realiza la Gerencia y/o por quien él autoricepreviamente.4.2.1.3 Distribución y ArchivoUna vez determinado por la Gerencia o Director, a quién se debe entregar cada documento,el profesional de Apoyo de cada proyecto es el encargado de su distribución.Estos documentos deben estar archivados cuando se encuentren totalmente diligenciados ycon las respectivas firmas de aprobación por las partes.Todo documento obsoleto y/o inválido se debe identificar adecuadamente para un uso nopropuesto inicialmente, como por ejemplo para utilizarse como borrador se debe identificarmediante una X, / o un tachado visible, y superpuesta en el texto del documento.4.2.1.4 CambiosLos documentos pueden sufrir cambios necesarios como resultado de la revisión del Directorde Interventoría y del proceso de aprobación del Gerente, los cambios que considerennecesarios serán realizados por el profesional de Apoyo o el Residente y revisados por elDirector de Interventoría antes de la entrega final al cliente.

Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 6 de 74.3 DOCUMENTOS EXTERNOSTérminos de Referencia de Interventoría y/o del consultor y/o contratista, Pliegos deCondiciones de Interventoría y/o del Consultor y/o contratista, Especificaciones Técnicas,Planos, Esquemas, Diseños, Resoluciones , Normas, Decretos, Leyes, Manuales del Cliente,Datos en medio magnético, Cintas de video.4.3.1 Controles a realizarTodo documento que no sea elaborado por MAB INGENIERIA DE VALOR debe ser incluidoen el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos.Para controlar la documentación de origen externo, se debe asegurar que: La documentación esté identificada, verificada, protegida, evitando su pérdida, daño odeterioro. El almacenamiento de los documentos suministrados por el cliente serealiza bajo las condiciones ambientales y de almacenamiento necesarias (bodega,archivadores, carpetas, A-Z y otros que eviten el daño o deterioro). En caso, que seextravíe un documento, se dañe o sufra deterioro, mientras el proyecto se encuentrevigente se le informa al cliente para que este sea remitido nuevamente. Si eldocumento externo, corresponde al area administrativa tambien se hace necesaria lasolicitud. Al producto suministrado por el cliente (manuales, propuestas, planos, entre otros), sele realiza el control mediante el AN-AQ-03-04 Listado maestro de documentosexternos el cual se diligencia a medida que el cliente va entregando documentación.Igualmente, se debe realizar con la documentación enviada por el contratista y/oconsorciado.Esta actividad es realizada por el responsable del proceso y/o del proyecto. Los documentos externos deben tener un sello con la palabra CONTROLADO oCOPIA CONTROLADA Se distribuyen a los cargos que lo requieran, dejándose registro en el FR-AQ-03-03Control de documentos entregados. Esta distribución es responsabilidad delencargado del proceso y/o del proyecto. Cuando el cliente o quien sea el responsable modifique un documento externo, elresponsable del proceso y/o del proyecto, debe registrar en AN-AQ-03-04 ListadoMaestro de Documentos Externos el nuevo documento y se debe identificar elanterior como obsoleto y/o No Válido. En la casilla de observaciones, se debeidentificar o describir el documento al cual reemplaza. Los encargados de la distribución, deben recoger los documentos obsoletos y distribuirlos vigentes a quienes tengan la necesidad, registrándolo en el FR-AQ-03-03 Controlde documentos entregados. En el caso que estos documentos obsoletos no puedan

Código: PD-AQ-03Versión:06Fecha: 19 – Sep. -2014PROCEDIMIENTOCONTROL DE DOCUMENTOSHoja: 7 de 7eliminarse, el encargado del proceso y/o del proyecto, deben archivarlos con un rótulode “OBSOLETO” y/o “NO VALIDO”, de tal forma que prevengan su uso nointencionado. Para asegurarse que los documentos de origen externo tales como, normas y leyes,están vigentes, se verificará anualmente o cuando se requiera el número de la versióno la fecha de publicación de los documentos expedida por las diferentes entidades porcada encargado del proceso y/o del proyecto. El control del documento con respecto a los préstamos se debe registrar en el FR-AQ-03-05 Control de documentos prestados, con el fin de identificar la trazabilidad decada uno de los documentos y evitar su pérdida. El control del documento deberá realizarse por el encargado del proceso y/o proyecto,quien será el responsable de determinar a qué personal entregar el documento para larevisión, y en el documento deberá quedar registrado el nombre y/o la firma de lapersona enterada. Con respecto al control de los planos, una vez son incluidos en el AN-AQ-03-04Listado Maestro de Documentos Externos, se les debe colocar el sello deCONTROL DE DOCUMENTO EXTERNO (Ver IN-INT-13-03 Instructivo control,revisión y aprobación de planos). Todos los documentos de origen externo que no estén debidamente identificados ensu pasta y/o lomo deberán identificarse adecuadamente antes de ser archivados yregistrarse en el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos.Para los proyectos de Estudio y diseños mediante el FR-DIS-14-08 Verificación y revisiónde diseños, se hace el control y seguimiento hasta la aprobación y envío a la entidadcontratante. Por lo cual, no se hace necesario el ingreso de la documentación en el AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos.5. ANEXOSFR-AQ-03-03 Control de documentos entregados.FR-AQ-03-05 Control de documentos prestados.AN-AQ-03-01 Listado Maestro de Documentos Internos.AN-AQ-03-04 Listado Maestro de Documentos Externos.FR-MAB-04-08 Listado Maestro de Registros.FR-DIS-14-08 Verificación y revisión de diseñosSello de CONTROL DE DOCUMENTO EXTERNO

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